Henkilöstösuunnittelu tuotannossa: enemmän kuin vuorolista

Testipenkki on vapaa ja seuraava tilaus valmis testattavaksi, mutta testauksen osaava työntekijä on poissa. Koneen aikataulun mukaan työ valmistuu yhä tänään. Työnjohtaja tietää, ettei niin käy.

Juuri tämä ristiriita henkilöstösuunnittelun on tuotannossa ratkaistava. On tärkeää tietää, ketkä ovat vuorossa. Tuotannossa on kuitenkin tiedettävä myös, mitkä työt he voivat todella saada valmiiksi, millä laitteilla ja mihin toimituksiin työt ehtivät.

SkyPlanner yhdistää henkilöstö- ja työvuorosuunnittelun tuotannon aikatauluun. Sinä määrität miehityksen ja prioriteetit, ja hienokuormitukseen tarkoitettu tekoäly Arcturus laskee työjärjestyksen määrittämäsi kapasiteetin perusteella. Kun miehitys muuttuu, voit käyttää vähemmän aikaa työjonojen korjaamiseen ja enemmän aikaa siihen, miten pidät toimituslupaukset.

Mitä henkilöstösuunnittelu tuotannossa tarkoittaa?

Henkilöstösuunnittelu tuotannossa tarkoittaa sen suunnittelua, milloin ihmiset työskentelevät ja missä heidän työpanostaan tarvitaan tuotannon toteuttamiseen. Siinä henkilöstön saatavuus, sopivat työtehtävät ja vuorojen miehitys yhdistetään asiakastilausten valmistumiseen tarvittaviin työvaiheisiin.

Suunnittelussa on ratkaistava kaksi toisiinsa liittyvää kysymystä:

Suunnittelukysymys	Mitä vastauksesta on käytävä ilmi
Ketkä miehittävät vuoron?	Käytettävissä olevat työntekijät, heidän työpisteensä tai tiiminsä sekä työaikansa.
Mitä tällä miehityksellä saadaan tuotannossa valmiiksi?	Toteuttamiskelpoinen järjestys tilausten työvaiheille siten, että tarvittavat ihmiset, laitteet ja materiaalit ovat käytettävissä ja edeltävät työt valmiina oikeaan aikaan.

Vuorolista vastaa ensimmäiseen kysymykseen. Toteuttamiskelpoisen tuotantoaikataulun on vastattava myös toiseen. Vaikka osaston jokainen vuoro olisi miehitetty, tilaus voi silti joutua odottamaan, koska ainoa pätevä testaaja on kiinni muussa työssä.

Tämä ero auttaa valitsemaan oikean ohjelmiston. Jos kiireellisin ongelma on löytää tekijät avoimiin vuoroihin, arvioi erityisesti vuorojen miehitystä sekä työaikoja ja työsuhteita koskevia sääntöjä, joita vuorolistan on noudatettava. Jos hyväksytyt miehitysmuutokset puolestaan tekevät koneiden työjonoista ja toimituspäivistä jatkuvasti epärealistisia, tarvitset myös tuotannon hienokuormitusjärjestelmän eli APS-järjestelmän laskentaa, joka huomioi näiden väliset yhteydet.

SkyPlanner tuo henkilöstön työpistesijoitukset ja työvuorot osaksi tätä tuotannonsuunnittelua. Työjärjestyksen suunnittelusta laajemmin kerromme hienokuormituksen oppaassa.

Miksi riittävä henkilöstömäärä ei aina tarkoita riittävää kapasiteettia

Henkilöstön kokonaismäärä ja viikoittaiset työtunnit ovat hyödyllinen lähtökohta. Kumpikaan ei kuitenkaan kerro, onko oikea henkilö käytettävissä tiettyyn työvaiheeseen ennen sen määräaikaa.

Tarkista ensin pätevyys. Vapaana oleva työntekijä ei automaattisesti voi korvata prosessia tavallisesti hoitavaa henkilöä. Sijaisella on oltava työhön tarvittava osaaminen ja lupa sen tekemiseen. Selvitä, mihin tehtäviin työntekijä todella soveltuu, ennen kuin lasket hänet käytettävissä olevaan kapasiteettiin.

Tarkista seuraavaksi ajoitus. Iltavuorossa oleva koulutettu käyttäjä ei voi hoitaa aamuksi ajoitettua työvaihetta, joka vaatii jatkuvaa läsnäoloa. Yksi ihminen ei myöskään voi käyttää kahta työpistettä yhtä aikaa jatkuvaa huomiota vaativassa työssä vain siksi, että molempien koneiden kalentereissa on tilaa.

Myös prosessin vaatima huomio on otettava huomioon. Osa työvaiheista vaatii käyttäjän läsnäoloa koko ajan. Toisissa käyttäjä tekee asetukset, minkä jälkeen kone käy ilman valvontaa. Jos jokainen konetunti lasketaan kokonaiseksi käyttäjän työtunniksi, kapasiteetti voidaan arvioida liian pieneksi. Jos taas kaikki konejaksot oletetaan valvomattomiksi, suunnitelmasta voi tulla mahdoton toteuttaa. Kuvaa siis tuotannon todellinen toimintatapa.

Seuraa lopuksi tilauksen etenemistä myös kyseisen työpisteen jälkeen. Testauskapasiteetin palauttaminen ei pelasta toimituspäivää, jos tilaus ei enää ehdi pakkaukseen tai lähetykseen. Hyvä henkilöstösuunnittelu tuotannossa yhdistää ihmisten saatavuuden koko työvaiheketjuun. Päätöstä ei siis pidetä valmiina vain siksi, että vuoroon on saatu tekijä.

Poissaolo muuttaa muutakin kuin vuorolistaa

Kuvitellaan sähkölaitteiden kokoonpanotuotantoa, jossa tilaukset etenevät kokoonpanosta jatkuvaa läsnäoloa vaativaan lopputestaukseen ja sen jälkeen pakkaukseen. Iltapäivän testaaja ilmoittaa sairastuneensa. Testipenkillä on tilaa, mutta vuoroon ei ole osoitettu ketään pätevää käyttämään sitä.

Työnjohtajalla on useita toimintavaihtoehtoja:

Toimenpide	Mitä on tarkistettava ennen päätöstä
Siirretään pätevä työntekijä kokoonpanosta testaukseen	Miltä kokoonpanotöiltä hänen työpanoksensa jää pois, ja mitkä muut tilaukset ovat niistä riippuvaisia?
Hyväksytään ylimääräinen testausvuoro pätevälle testaajalle	Ehtivätkö testatut tilaukset vielä ajoissa pakkaukseen ja lähetykseen?
Pidetään nykyinen miehitys ja muutetaan työjärjestystä	Mitkä tilaukset saadaan vielä valmiiksi, ja mitkä toimituslupaukset vaativat huomiota?

Kokoonpanotyöntekijän siirtäminen voi olla oikea ratkaisu. Se ei kuitenkaan lisää työaikaa vaan siirtää sitä tuotannon yhdestä osasta toiseen. Testauksen työjono etenee paremmin, mutta kokoonpanon jono voi samalla jäädä jälkeen.

Ylimääräinen vuoro voi lisätä käytettävissä olevaa kapasiteettia, mutta vain jos ihmiset ja laitteet ovat saatavilla ja vuoro on hyväksytty. Jos lisätestaus tehdään vasta viimeisen pakkausmahdollisuuden jälkeen, tilaus ei ehdi samaan lähetykseen.

Hyödyllinen kysymys ei siis ole vain ”Kuka voi ottaa tämän vuoron?” vaan ”Mitä tällä miehityspäätöksellä saadaan toimitettua, ja minkä muun työn kustannuksella?”

Juuri tässä SkyPlanner säästää suunnittelutyötä. Kun miehityksen ja kapasiteetin muutokset on kirjattu, Arcturus voi laskea tuotannon aikataulun uudelleen työvaiheiden yhteydet huomioiden. Sinun ei tarvitse korjata jokaista muutoksesta kärsivää työjonoa erikseen. Sinä päätät miehityksestä, ja SkyPlanner auttaa hallitsemaan päätöksen vaikutuksia tuotantoon.

Päivitä suunnitelma miehitysmuutosten mukaiseksi SkyPlannerilla

Tarkenna miehitys käytännön tasolle

SkyPlanner tukee henkilöstörekisteriä, työntekijäryhmiä, oletusvuoroja ja päiväkohtaisia työpistesijoituksia. Voit osoittaa henkilön tai ryhmän työpisteen vuoroon ja muuttaa sijoitusta tietylle päivälle.

Näin suunnitelma perustuu konkreettiseen miehitykseen. Pelkkä tieto siitä, että osasto työskentelee iltapäivisin, ei riitä, vaan suunnitelmasta näkyy, kuka tai mikä ryhmä työpisteessä työskentelee kyseisenä päivänä. Kun sijaisesta sovitaan, muutos voidaan kirjata päiväkohtaiseen sijoitukseen muuttamatta kaikkien tulevien vuorojen normaalia miehitystä.

Henkilökohtaisesta viikkonäkymästä voit tarkastella myös yksittäisen työntekijän vuoroja. Se täydentää tuotannon työpistekohtaista tarkastelua: työnjohtaja näkee koneen kalenterin lisäksi työntekijälle suunnitellun viikon.

Kirjaa muutos ja päätä sitten kapasiteetin lisäämisestä

SkyPlanner sisältää lomien ja poissaolojen suunnittelun, joten tiedossa olevat poissaolot voidaan ottaa huomioon henkilöstön saatavuudessa. Kun poissaolo tai työpistesijoituksen muutos vaikuttaa työpisteen käytettävissä olevaan kapasiteettiin, päivitä miehitys- ja kapasiteettitiedot ennen töiden uudelleenajoitusta.

Jos ratkaisuksi valitaan ylimääräinen vuoro, suunnittelija voi lisätä sen, osoittaa siihen henkilön tai työntekijäryhmän ja määrittää työajan. Lisävuoro näkyy Gantt-aikajanalla, ja sen kapasiteetti on käytettävissä uudessa hienokuormituslaskennassa.

Sinä päätät, onko miehitetyn työajan lisääminen perusteltua. SkyPlanner ajoittaa työt hyväksymäsi kapasiteetin mukaan. Näin voit arvioida lisävuoron kustannusta suhteessa tilauksiin, joiden valmistumista se auttaa, sen sijaan että lisäisit tunteja selvittämättä niiden vaikutusta.

Anna Arcturus-tekoälyn laskea ja tarkastele vaikutuksia Gantt-näkymässä

Arcturus laskee aikataulun määritetyn kapasiteetin, tuotannon sääntöjen, prioriteettien, materiaalien ja työvaiheiden riippuvuuksien perusteella. Sinä ohjaat prioriteetteja ja suojaat lukituksilla päätökset, joiden on pysyttävä voimassa.

Tarkastele miehitysmuutoksen jälkeen uutta Gantt-aikataulua niiden tilausten osalta, joihin muutos vaikuttaa. Onko kriittinen työvaihe siirtynyt? Voiko seuraava työvaihe yhä alkaa sen jälkeen suunnitellusti? Onko muita töitä siirtynyt tieltä? Tavoitteena on tehdä toimituspäätös päivitetyn suunnitelman perusteella, ei luottaa täyteen vuorolistaan samalla, kun koneen työjono on vanhentunut.

Kun Autopilot on käytössä, olennaiset muutokset voivat käynnistää uudelleenlaskennan niin, että asettamasi säännöt ja lukitukset pysyvät voimassa. Tämä vähentää toistuvaa työtä, jota aikataulun pitäminen muuttuvien olosuhteiden tasalla vaatii. Samalla myynti ja tuotanto saavat selkeämmän pohjan keskustella uudesta toimituspäivästä tai miehitetyn lisätyöajan hyödystä.

Mikä muuttui UTUlla

Sähkökeskuksia ja kojeistoja valmistava UTU suunnitteli aiemmin tuotantoaan osastokohtaisissa Excel-taulukoissa. ERP-järjestelmän päivitykset eivät aina välittyneet tuotantoon, ja realistista kapasiteettia oli vaikea hahmottaa. Toimituslupausten pitäminen vaati matkan varrella muutoksia ja uudelleenjärjestelyjä.

Siirtyessään Oracle NetSuiteen UTU valitsi SkyPlannerin yhdistämään hienokuormituksen ERP-järjestelmään. Nyt SkyPlanner kokoaa Ulvilan tehtaan linjat ja osastot samaan järjestelmään. Toimitusketjuasiantuntija Kalle Kalliomäki nostaa esiin Gantt-aikajanan ja tekoälypohjaisen automaattisen hienokuormituksen yhdistelmän: kapasiteetti, kuormitus ja työjärjestys näkyvät yhdessä.

Henkilöstötietojen kytkeminen tuotannonsuunnitteluun on erityisen tärkeää projektitoimituksissa. UTU kertoo, että esimerkiksi sairauspoissaolot voidaan ottaa huomioon pitkän aikavälin kapasiteettisuunnitelmassa. Näin asentajien työt voidaan ajoittaa tarkemmin. Päivitetty työjono välittyy tuotantolinjalle sekunneissa.

UTU arvioi myös säästävänsä noin kaksi tuntia viikossa, kun taulukoita ei enää tarvitse päivittää käsin. Olennainen muutos ei ole vain selkeämpi kalenteri. Henkilöstö- ja kapasiteettitiedot on kytketty tehtäviin töihin, ja tuotantosuunnitelman pitäminen käyttökelpoisena vaatii vähemmän käsityötä.

Lue UTU:n kokemukset SkyPlannerista.

Arvioi henkilöstösuunnittelua tuotannossa todellisen muutostilanteen avulla

Hyödyllinen ohjelmistoesittely ei rajoitu valmiin viikkovuorolistan näyttämiseen. Ota esimerkiksi jokin viimeaikainen henkilöstömuutos ja kysy, miten se vaikutti tilauksiisi.

Valitse yksi työvaihe, johon tarvitaan pätevä henkilö tai tiimi. Ota mukaan tiedot henkilöstön saatavuudesta eri vuoroissa, edeltävistä ja seuraavista työvaiheista sekä olennaisista toimituslupauksista. Käy sitten läpi poissaolo, hyväksytyn sijaisen käyttö tai lisävuoro.

Ratkaisevaa on, näetkö päätöksen molemmat puolet: käyttöön osoitetun henkilöstön ja työjärjestyksen, jossa tilausten työvaiheet voidaan tällä henkilöstöllä toteuttaa. Jos henkilön siirto saa yhden työpisteen jälleen toimimaan mutta viivästyttää toista, myös tämän seurauksen on oltava mukana arvioinnissa. Jos prosessissa sama työntekijä hoitaa useita työpisteitä tai koneet käyvät osan ajasta ilman valvontaa, ota juuri tämä tilanne mukaan esittelyyn. Näin tuotantomalli vastaa oman tuotantosi toimintatapaa.

SkyPlanner on vahva valinta, kun toistuvana haasteena on päivittää tuotantosuunnitelma henkilöstötilanteen muuttuessa. Sen henkilöstö- ja vuorotoiminnot näyttävät henkilöstön saatavuuden, Arcturus hoitaa hienokuormituksen laskennan ja Gantt havainnollistaa tuloksen. Päätät edelleen itse prioriteeteista ja lisäkapasiteetista, mutta niihin liittyvää käsityötä tarvitaan vähemmän.

Voit jatkaa liiketoiminnassasi jo käytössä olevien järjestelmien käyttöä: SkyPlanner integroituu mihin tahansa ERP- tai MES-järjestelmään avoimen REST API -rajapintansa kautta.

Varaa SkyPlanner-esittely, jossa käsitellään oman tuotantosi henkilöstömuutosta. Jos haluat ensin tutustua hienokuormitusympäristöön, kokeile SkyPlanneria demotiedoilla.