Planeamento de pessoal na produção: para além da escala de turnos

A bancada de ensaios está livre, a próxima ordem de fabrico está pronta e o técnico que pode realizar os ensaios está ausente. O plano de ocupação das máquinas continua a indicar que o trabalho termina hoje. O responsável de produção sabe que isso não vai acontecer.

É esta lacuna que o planeamento de pessoal na produção tem de colmatar. Saber quem está de turno é importante, mas a produção também precisa de saber que trabalhos essas pessoas conseguem efetivamente concluir, em que equipamentos e a tempo de que entregas.

O SkyPlanner liga o planeamento de pessoal e de turnos à programação da produção. Define o pessoal afeto ao trabalho e as prioridades; Arcturus, a inteligência artificial de programação do SkyPlanner, calcula a sequência de trabalho com base na capacidade que definiu. Quando há alterações no pessoal disponível, pode dedicar menos tempo a refazer as filas de trabalho e mais tempo a decidir como cumprir os seus compromissos.

O que é o planeamento de pessoal na produção?

O planeamento de pessoal na produção consiste em definir quando as pessoas trabalham e onde são necessárias para realizar o trabalho de produção. Liga a disponibilidade dos trabalhadores, a sua afetação a tarefas adequadas e os turnos com pessoal atribuído às operações necessárias para concluir as encomendas dos clientes.

Há duas decisões interligadas:

Questão de planeamento	O que a resposta deve mostrar
Quem vai assegurar o turno?	As pessoas disponíveis, os centros de trabalho ou equipas a que serão afetas e os horários que vão cumprir.
O que pode a produção concluir com esse pessoal?	Uma sequência exequível das operações das ordens de fabrico, com as pessoas, os equipamentos e os materiais necessários disponíveis no momento certo e as operações anteriores concluídas a tempo.

Uma escala de turnos responde à primeira pergunta. Um plano de produção exequível tem de responder também à segunda. Um departamento pode ter todos os turnos assegurados e, ainda assim, ter uma ordem de fabrico em espera porque o único técnico qualificado para os ensaios está ocupado noutro trabalho.

Esta distinção ajuda a escolher o software adequado. Se o problema imediato é preencher turnos por assegurar, centre a avaliação na cobertura dos turnos e nas regras laborais que a escala tem de respeitar. Se as alterações de pessoal aprovadas tornam constantemente desatualizadas as filas de trabalho das máquinas e as datas de entrega, também precisa de um sistema APS (Advanced Planning and Scheduling) que calcule o plano tendo em conta essas interligações.

O SkyPlanner integra a afetação de pessoal e os turnos nessa tarefa de planeamento da produção. Para conhecer o método de sequenciação de forma mais abrangente, consulte o nosso guia de programação da produção.

Porque ter pessoal suficiente nem sempre significa ter capacidade utilizável suficiente

O número total de trabalhadores e as horas de trabalho semanais são pontos de partida úteis. Mas nenhum destes dados indica se a pessoa certa está disponível para uma determinada operação antes do respetivo prazo.

Comece pelas qualificações. Um trabalhador disponível não pode necessariamente substituir quem habitualmente executa um processo. O substituto tem de ter as competências e a autorização necessárias para realizar o trabalho. Antes de contabilizar essa disponibilidade como capacidade, determine a que tarefas pode efetivamente afetar cada trabalhador.

Verifique depois os horários. Um operador com formação que trabalha no turno do fim do dia não pode assegurar uma operação marcada para a manhã que exija a presença de um operador. Da mesma forma, uma pessoa não pode operar continuamente dois centros de trabalho em simultâneo só porque ambas as máquinas têm disponibilidade no calendário.

O grau de atenção que o processo exige também conta. Algumas operações precisam de um operador do princípio ao fim; outras exigem a sua presença na preparação, seguindo-se um ciclo de máquina sem supervisão. Contabilizar cada hora de máquina como uma hora completa de operador pode levar a subestimar a capacidade. Por outro lado, assumir que todos os ciclos decorrem sem supervisão pode gerar um plano que a equipa não consegue executar. Represente o funcionamento real da sua produção.

Por fim, acompanhe o percurso da ordem de fabrico para lá desse centro de trabalho. Recuperar a capacidade de ensaio não permite recuperar a data de entrega se a encomenda já não chegar a tempo à embalagem ou à expedição. Um bom planeamento de pessoal na produção liga a disponibilidade das pessoas a toda a rota de produção, em vez de dar a decisão por concluída assim que o turno tem pessoal atribuído.

Uma ausência altera mais do que a escala de turnos

Imagine uma unidade de montagem elétrica onde as ordens de fabrico passam da montagem para os ensaios finais, que exigem a presença de um técnico, e depois para a embalagem. O técnico de ensaios do turno da tarde avisa que está doente. Há disponibilidade na bancada de ensaios, mas não há nenhuma pessoa qualificada afeta à sua utilização nesse turno.

O responsável de produção tem várias opções:

Medida	O que verificar antes de decidir
Transferir um trabalhador qualificado da montagem para os ensaios	Que trabalhos de montagem deixam de contar com essa pessoa e que outras ordens de fabrico dependem desses trabalhos?
Aprovar um turno extra de ensaios com um técnico qualificado	As encomendas ensaiadas ainda chegarão a tempo à embalagem e à expedição?
Manter o pessoal disponível e alterar a sequência de trabalho	Que ordens de fabrico ainda podem ser concluídas e que compromissos de entrega exigem atenção?

Transferir o trabalhador da montagem pode ser a decisão certa. Mas isso não cria tempo de trabalho adicional: transfere esse tempo de uma área da produção para outra. A fila de ensaios avança, enquanto uma fila de montagem pode ficar atrasada.

Um turno extra pode criar mais capacidade utilizável, mas apenas se houver pessoas e equipamentos disponíveis e se o turno for aprovado. Realizar mais ensaios depois da última oportunidade de embalagem não permitirá manter a expedição prevista.

Por isso, a pergunta útil não é apenas «Quem pode assegurar este turno?», mas sim «O que podemos entregar com esta decisão de afetação de pessoal e que trabalho fica adiado?»

É aqui que o SkyPlanner reduz o esforço de planeamento. Depois de registadas as alterações de pessoal e de capacidade, Arcturus pode recalcular o plano de produção tendo em conta as interligações, sem que tenha de corrigir cada fila afetada separadamente. A decisão sobre o pessoal é sua; o SkyPlanner ajuda a gerir as consequências dessa decisão na produção.

Atualize o plano com o SkyPlanner quando houver alterações de pessoal

Concretize a afetação de pessoal prevista

O SkyPlanner permite manter um registo de pessoal, criar grupos de trabalhadores, definir turnos predefinidos e afetar pessoas a centros de trabalho em dias específicos. Pode atribuir uma pessoa ou um grupo ao turno de um centro de trabalho e alterar essa afetação para um determinado dia.

Assim, o plano assenta numa afetação concreta de pessoal: não indica apenas que «o departamento trabalha de tarde», mas quem, ou que grupo, está afeto ao centro de trabalho nesse dia. Quando se acorda uma substituição, a afetação desse dia pode refletir a mudança sem alterar o padrão habitual de todos os turnos futuros.

A vista semanal por pessoa também permite consultar os turnos de cada trabalhador. É um complemento útil à análise da produção por centro de trabalho: o responsável pode ver a semana planeada da pessoa, e não apenas o calendário da máquina.

Registe a alteração e depois decida se deve acrescentar capacidade

O SkyPlanner inclui o planeamento de ausências, permitindo ter em conta as ausências já conhecidas ao planear a disponibilidade. Quando uma ausência ou uma reafetação altera a capacidade utilizável de um centro de trabalho, atualize a afetação de pessoal e a capacidade afetadas antes de recalcular o trabalho.

Se a solução for um turno extra, o planeador pode adicioná-lo, atribuir-lhe uma pessoa ou um grupo de trabalhadores e definir o horário de trabalho. Esse turno adicional aparece na linha temporal de Gantt e passa a estar disponível para o cálculo da programação atualizada.

Cabe-lhe decidir se as horas adicionais com pessoal atribuído se justificam. O SkyPlanner programa depois a produção com a capacidade que aprovou. Assim, pode relacionar o custo de um turno extra com as ordens de fabrico que esse turno pode ajudar a concluir, em vez de acrescentar horas sem verificar o que permitem realizar.

Deixe Arcturus calcular e analise as consequências no Gantt

Arcturus combina a capacidade configurada com as regras de produção, as prioridades, os materiais e as dependências entre processos para calcular o plano. Define as prioridades e utiliza bloqueios para preservar as decisões que têm de se manter.

Após uma alteração de pessoal, analise no Gantt o plano resultante para as ordens de fabrico afetadas. A operação crítica mudou de horário? A etapa seguinte do processo ainda pode realizar-se a tempo? Houve trabalho noutras áreas que ficou adiado? O objetivo é tomar uma decisão de entrega com base no plano revisto, e não confiar numa escala com todos os turnos assegurados quando as filas de trabalho das máquinas estão desatualizadas.

Com o Autopilot ativado, as alterações relevantes podem desencadear um novo cálculo, mantendo em vigor as suas regras e os seus bloqueios. Isto reduz o trabalho repetitivo necessário para manter o plano alinhado com a evolução das condições. Dá também às equipas comercial e de produção uma base mais clara para discutir uma nova data ou a utilidade de acrescentar horas de trabalho com pessoal atribuído.

O que mudou na UTU

A UTU, fabricante de quadros e aparelhagem elétrica, planeava anteriormente a produção em folhas de Excel separadas por departamento. As atualizações do ERP nem sempre chegavam ao chão de fábrica e era difícil ter uma visão realista da capacidade. Cumprir as datas de entrega prometidas exigia alterações e reajustes ao longo do processo.

Quando a UTU migrou para o Oracle NetSuite, escolheu o SkyPlanner para ligar a programação da produção ao ERP. O SkyPlanner reúne agora as linhas e os departamentos da sua fábrica de Ulvila num único sistema. Kalle Kalliomäki, especialista em cadeia de abastecimento, destaca a combinação da linha temporal de Gantt com a programação automática baseada em IA: a capacidade, a carga e a sequência de trabalho ficam visíveis em conjunto.

A ligação à disponibilidade do pessoal é especialmente relevante para as entregas de projetos. A UTU refere que fatores como as baixas por doença podem ser tidos em conta no seu plano de capacidade a longo prazo, ajudando a programar com maior precisão o trabalho dos instaladores. A fila de trabalho atualizada chega à linha em segundos.

A UTU estima também poupar cerca de duas horas por semana por ter deixado de atualizar manualmente as folhas de cálculo. A principal mudança não é apenas ter um calendário mais organizado. A informação sobre pessoal e capacidade está ligada ao trabalho a realizar, o que reduz o esforço manual necessário para manter o plano de produção útil.

Leia a opinião da UTU sobre o SkyPlanner.

Avalie o planeamento de pessoal com uma alteração real na produção

Uma demonstração de software útil deve ir além de mostrar uma escala semanal já preenchida. Leve um exemplo recente de uma alteração na disponibilidade de pessoal e pergunte que impacto teve nas suas encomendas.

Escolha uma operação que dependa de uma pessoa ou equipa qualificada. Inclua a sua disponibilidade por turno, o trabalho a montante e a jusante e os compromissos de entrega relevantes. Depois, analise um cenário de ausência, de substituição por alguém aprovado para a função ou de um turno extra.

O teste consiste em verificar se consegue ver os dois lados da decisão: o pessoal que disponibilizou e a sequência de encomendas que pode aproveitar essa disponibilidade. Se a transferência de uma pessoa permitir retomar o trabalho num centro de trabalho, mas atrasar outro, essa consequência deve fazer parte da avaliação. Se um processo envolver operadores partilhados entre centros de trabalho ou funcionamento sem acompanhamento, inclua essa situação específica na demonstração, para que o modelo de produção corresponda à forma como a sua fábrica trabalha.

O SkyPlanner é uma excelente opção quando o problema recorrente é refletir as alterações na disponibilidade de pessoal num plano de produção atualizado. As suas funcionalidades de pessoal e turnos permitem visualizar os recursos humanos disponíveis, o Arcturus faz os cálculos da programação da produção e o Gantt apresenta o resultado. As decisões sobre prioridades e capacidade adicional continuam nas suas mãos, com menos trabalho manual associado.

Pode manter os sistemas que já utiliza na gestão da sua empresa: o SkyPlanner integra-se com qualquer ERP ou MES através da sua REST API aberta.

Agende uma demonstração do SkyPlanner com base numa alteração de pessoal da sua própria produção. Se preferir explorar primeiro o ambiente de programação da produção, experimente o SkyPlanner com dados de demonstração.