Üretimde personel planlama: Vardiya listesinin ötesinde

Test tezgâhı boş, sıradaki sipariş hazır, ancak testi yapabilecek teknisyen işe gelmemiş. Makine çizelgeniz hâlâ işin bugün biteceğini gösteriyor. Üretim sorumlunuz ise bitmeyeceğini biliyor.

Üretimde personel planlamanın kapatması gereken boşluk tam da budur. Vardiyada kimin olduğunu bilmek önemlidir. Ancak üretim için bu kişilerin hangi işleri, hangi ekipmanla ve hangi teslimata yetişecek şekilde gerçekten tamamlayabileceğini de bilmek gerekir.

SkyPlanner, personel ve vardiya planlamasını üretim çizelgesiyle birleştirir. Personel görevlendirmelerini ve öncelikleri siz belirlersiniz; çizelgeleme için geliştirilen yapay zekâsı Arcturus, tanımladığınız kapasiteye göre iş sırasını hesaplar. Personel durumu değiştiğinde iş kuyruklarını yeniden düzenlemeye daha az, teslimat taahhütlerinizi nasıl koruyacağınıza karar vermeye daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

Üretimde personel planlama nedir?

Üretimde personel planlama, çalışanların ne zaman çalışacağını ve üretimin yürütülmesi için emeklerine nerede ihtiyaç duyulacağını planlamaktır. Çalışanların müsaitlik durumunu, uygun görevlendirmeleri ve personel atanan vardiyaları, müşteri siparişlerini tamamlamak için gereken operasyonlarla ilişkilendirir.

Burada birbiriyle bağlantılı iki karar vardır:

Planlama sorusu	Yanıtta bulunması gerekenler
Vardiyada kimler çalışacak?	Müsait çalışanlar, görev alacakları iş merkezleri veya ekipler ve çalışma saatleri.
Üretim bu kadroyla hangi işleri tamamlayabilir?	Siparişlere ait operasyonların uygulanabilir bir sıraya konması; gerekli personelin, ekipmanın ve malzemenin doğru zamanda hazır olması ve önceki işlerin zamanında tamamlanması.

Vardiya listesi ilk soruyu yanıtlar. Uygulanabilir bir üretim çizelgesinin ikinci soruyu da yanıtlaması gerekir. Bir bölümün personel ihtiyacı eksiksiz karşılanmış olsa bile, testi yapmaya yetkin tek çalışan başka bir işle meşgul olduğu için bir sipariş bekleyebilir.

Bu ayrım, doğru yazılımı seçmenize yardımcı olur. Acil sorununuz boş vardiyalara personel atamaksa değerlendirmede vardiyaların personel ihtiyacının karşılanmasına ve vardiya listenizin uyması gereken çalışma kurallarına odaklanın. Onaylanan personel değişiklikleri makine iş kuyruklarını ve teslimat tarihlerini sürekli geçersiz kılıyorsa İleri Planlama ve Çizelgeleme (APS) sisteminin bu unsurları birlikte ele alan hesaplamasına da ihtiyacınız vardır.

SkyPlanner, personel görevlendirmelerini ve vardiyaları bu üretim planlama sürecine dahil eder. İşleri sıralama yöntemini daha kapsamlı incelemek için üretim çizelgeleme rehberimize bakın.

Yeterli personel neden her zaman yeterli kullanılabilir kapasite demek değildir?

Toplam çalışan sayısı ve haftalık çalışma saatleri yararlı birer başlangıç noktasıdır. Ancak ikisi de belirli bir operasyon için doğru kişinin, işin tamamlanması gereken zamandan önce müsait olup olmadığını göstermez.

Önce yetkinlikleri değerlendirin. Bir çalışanın müsait olması, süreci normalde yürüten kişinin yerine geçebileceği anlamına gelmez. Yerine geçecek kişinin işi yapabilecek yetkinliğe ve yetkiye sahip olması gerekir. Bu çalışanları kullanılabilir kapasite olarak hesaba katmadan önce, hangi görevlendirmelerin gerçekten uygun olduğunu belirleyin.

Ardından zamanlamayı kontrol edin. Akşam vardiyasında çalışan eğitimli bir operatör, sabaha planlanmış ve operatörün başında bulunmasını gerektiren bir operasyonu üstlenemez. Benzer şekilde, iki makinenin takviminde de boşluk olması, bir kişinin aynı anda iki iş merkezini kesintisiz çalıştırabileceği anlamına gelmez.

Sürecin operatöre ne ölçüde ihtiyaç duyduğu da önemlidir. Bazı operasyonlarda operatörün baştan sona işin başında olması gerekir; bazılarında ise operatörün yaptığı hazırlığın ardından makine gözetimsiz çalışır. Her makine saatini tam bir operatör saati olarak saymak kapasiteyi olduğundan düşük gösterebilir. Her çevrimin gözetimsiz yürüdüğünü varsaymak ise ekibin uygulayamayacağı bir plan ortaya çıkarabilir. Üretiminizin gerçekte nasıl işlediğini plana yansıtın.

Son olarak siparişin o iş merkezinden sonraki adımlarını da takip edin. Sipariş artık paketlemeye veya sevkiyata yetişemiyorsa test kapasitesini geri kazanmak teslimat tarihini kurtarmaz. Üretimde iyi bir personel planlaması, vardiyaya personel atandığında kararı tamamlanmış saymak yerine çalışanların müsaitlik durumunu üretim rotasının tamamıyla ilişkilendirir.

Bir çalışanın yokluğu yalnızca vardiya listesini değiştirmez

Siparişlerin montajdan sonra teknisyen gözetiminde son testten geçtiği ve ardından paketlendiği bir elektrik montaj atölyesi düşünün. Öğleden sonra vardiyasının test teknisyeni hastalandığını ve gelemeyeceğini bildiriyor. Test tezgâhında yer var, ancak o vardiyada tezgâhı kullanmak üzere görevlendirilmiş yetkin bir çalışan yok.

Üretim sorumlusunun önünde birkaç seçenek vardır:

Seçenek	Karar vermeden önce kontrol edilecekler
Yetkin bir çalışanı montajdan teste kaydırmak	Bu kişinin ayırdığı süre hangi montaj işlerinden eksilecek ve başka hangi siparişler bu işlere bağlı?
Yetkin bir teknisyenle ek test vardiyasını onaylamak	Test edilen siparişler yine de paketlemeye ve sevkiyata zamanında yetişecek mi?
Mevcut kadroyu koruyup iş sırasını değiştirmek	Hangi siparişler hâlâ tamamlanabilir, hangi teslimat taahhütleri için önlem almak gerekir?

Montaj çalışanını teste kaydırmak doğru karar olabilir. Ancak bu, ek çalışma süresi yaratmaz; mevcut süreyi üretimin bir bölümünden diğerine aktarır. Test kuyruğu rahatlarken montaj kuyruğu geride kalabilir.

Ek vardiya kullanılabilir kapasiteyi artırabilir, ancak bunun için personel ve ekipmanın müsait olması ve vardiyanın onaylanması gerekir. Son paketleme fırsatı geçtikten sonra yapılan ek testler, siparişi aynı sevkiyata yetiştirmez.

Bu yüzden asıl soru yalnızca “Bu vardiyada kim çalışabilir?” değildir. “Bu personel kararı sayesinde neleri teslim edebiliriz, hangi işleri ise ötelemiş oluruz?” sorusunu da sormak gerekir.

SkyPlanner tam da bu noktada planlama iş yükünü azaltır. Personel ve kapasite değişiklikleri kaydedildikten sonra Arcturus, etkilenen her kuyruğu tek tek düzeltmenize gerek bırakmadan, bağlantılı üretim çizelgesini yeniden hesaplayabilir. Personel kararını siz verirsiniz; SkyPlanner bu kararın üretime etkilerini yönetmenize yardımcı olur.

Personel değişikliklerine göre planınızı SkyPlanner ile güncelleyin

Personel planını somutlaştırın

SkyPlanner; personel kayıtlarını, çalışan gruplarını, varsayılan vardiyaları ve güne özel iş merkezi atamalarını destekler. Bir kişiyi veya grubu bir iş merkezinin vardiyasına atayabilir, bu atamayı belirli bir gün için değiştirebilirsiniz.

Böylece plan, somut personel görevlendirmelerine dayanır: Yalnızca “bölüm öğleden sonraları çalışıyor” demek yerine, o gün iş merkezine kimin veya hangi grubun atandığı bellidir. Bir çalışanın yerine kimin geçeceği kararlaştırıldığında, gelecekteki tüm vardiyaların normal düzenini değiştirmeden, güne özel atamayı buna göre güncelleyebilirsiniz.

Kişi bazlı haftalık görünümde, bir çalışanın vardiyalarını da inceleyebilirsiniz. Bu görünüm, üretimi iş merkezi bazında incelemeyi tamamlar: Üretim sorumlusu yalnızca makinenin takvimini değil, çalışanın planlanan haftasını da görebilir.

Değişikliği kaydedin, ardından kapasite ekleyip eklemeyeceğinize karar verin

SkyPlanner izin planlaması da sunar; böylece önceden bilinen izinleri personelin müsaitlik durumuna dahil ederek plan yapabilirsiniz. Bir çalışanın yokluğu veya başka bir göreve atanması, iş merkezinin kullanılabilir kapasitesini değiştiriyorsa işleri yeniden hesaplamadan önce ilgili personel atamalarını ve kapasiteyi güncelleyin.

Çözüm ek bir vardiya açmaksa planlamacı bu vardiyayı ekleyebilir, bir kişi veya çalışan grubu atayabilir ve çalışma saatlerini belirleyebilir. Ek vardiya Gantt zaman çizelgesinde görünür ve güncellenen çizelgeleme hesabında kullanılabilir hâle gelir.

Personelin ek çalışma süresinin gerekli ve buna değer olup olmadığına siz karar verirsiniz. SkyPlanner daha sonra onayladığınız kapasiteyle çizelgeleme yapar. Böylece ne sağlayacağını kontrol etmeden çalışma saati eklemek yerine, ek vardiyanın maliyetini tamamlanmasına katkı sağlayacağı siparişlerle ilişkilendirebilirsiniz.

Arcturus hesaplasın, sonuçları Gantt üzerinde inceleyin

Arcturus, tanımlanmış kapasiteyi üretim kuralları, öncelikler, malzemeler ve süreçler arasındaki bağımlılıklarla birlikte değerlendirerek çizelgeyi hesaplar. Öncelikleri siz yönlendirir, değişmeden kalması gereken kararları kilitlerle korursunuz.

Bir personel değişikliğinden sonra, etkilenen siparişler için oluşan Gantt çizelgesini inceleyin. Kritik operasyonun zamanı değişti mi? Sonraki süreç adımı hâlâ onu takip edebiliyor mu? Başka yerdeki işler ötelendi mi? Amaç, güncelliğini yitirmiş bir makine kuyruğunun yanında güven veren, eksiksiz bir vardiya listesi tutmak değil; güncellenen plana dayanarak teslimat kararı vermektir.

Autopilot etkinleştirildiğinde, ilgili değişiklikler kurallarınız ve kilitleriniz geçerliliğini korurken yeniden hesaplamayı tetikleyebilir. Bu, çizelgeyi değişen koşullara uyumlu tutmak için yapılan tekrarlı işleri azaltır. Ayrıca satış ve üretim ekiplerine, güncellenen bir tarihi veya personelin ek çalışma süresinin sağlayacağı faydayı değerlendirmek için daha net bir dayanak sunar.

UTU için neler değişti?

Elektrik panoları ve şalt donanımları üreten UTU, daha önce üretimi her bölüme ait ayrı Excel dosyalarında planlıyordu. ERP’deki güncellemeler üretim sahasına her zaman ulaşmıyor, gerçekçi kapasiteyi görmek zor oluyordu. Teslimat taahhütlerini yerine getirmek için süreç boyunca değişiklikler ve yeniden düzenlemeler yapmak gerekiyordu.

UTU, Oracle NetSuite’e geçerken üretim çizelgelemeyi ERP ile birleştirmek için SkyPlanner’ı seçti. SkyPlanner artık Ulvila fabrikasının hatlarını ve bölümlerini tek sistemde bir araya getiriyor. Tedarik Zinciri Uzmanı Kalle Kalliomäki, Gantt zaman çizelgesi ile yapay zekâ destekli otomatik çizelgelemenin birlikte kullanılmasını öne çıkarıyor: Kapasite, yük ve iş sırası bir arada görülebiliyor.

Personel bilgilerinin planla bağlantılı olması, özellikle proje teslimatlarında önem taşıyor. UTU, hastalık izni gibi etkenleri uzun vadeli kapasite planında dikkate alabildiğini ve bunun montajcıların işlerini daha hassas çizelgelemeye yardımcı olduğunu belirtiyor. Güncellenen iş kuyruğu üretim hattına saniyeler içinde ulaşıyor.

UTU ayrıca, elektronik tabloları artık elle güncellemediği için haftada yaklaşık iki saat tasarruf ettiğini tahmin ediyor. Asıl değişiklik yalnızca daha düzenli bir takvim değil. Personel ve kapasite bilgileri, çalışanların yapması gereken işlerle ilişkilendiriliyor; üretim planını işe yarar tutmak için daha az manuel işlem gerekiyor.

UTU’nun SkyPlanner değerlendirmesini okuyun.

Personel planlamayı üretiminizde yaşanan gerçek bir değişiklikle değerlendirin

Faydalı bir yazılım demosu, hazırlanmış bir haftalık vardiya çizelgesini göstermekle yetinmemelidir. Yakın zamanda yaşadığınız bir personel değişikliğini örnek olarak getirin ve bunun siparişlerinize etkisini sorun.

Gerekli yetkinliğe sahip bir kişiye veya ekibe bağlı olan bir operasyon seçin. Bu kişi veya ekibin hangi vardiyalarda çalışabildiğini, operasyonun öncesindeki ve sonrasındaki işleri ve önemli teslimat taahhütlerini de değerlendirmeye dahil edin. Ardından bir devamsızlık durumunu, yerine çalışması onaylanmış bir kişinin görevlendirilmesini veya ek vardiya açılmasını adım adım inceleyin.

Burada ölçüt, kararın her iki yönünü de görebilmenizdir: çalışmak üzere ayırdığınız personeli ve bu personelin yapabileceği işlere göre oluşan sipariş sırasını. Bir personelin başka bir iş merkezine aktarılması o iş merkezini yeniden çalışır hâle getirirken diğerinde gecikmeye yol açıyorsa, bu sonuç da değerlendirmenizin bir parçası olmalıdır. Süreçlerinizde birden fazla iş merkezine hizmet veren operatörler veya operatör gözetimi olmadan çalışan makineler varsa, üretim modelinin işleyişinize uyması için bu özel durumu da demoya dahil edin.

Personel durumundaki değişiklikleri üretim planına yansıtmak sürekli uğraştığınız bir sorunsa, SkyPlanner güçlü bir seçenektir. Personel ve vardiya işlevleri mevcut personel durumunu ortaya koyar, Arcturus çizelgeleme hesaplamasını yapar, Gantt ise sonucu görünür kılar. Öncelikler ve ek kapasiteyle ilgili kararlar sizde kalırken bunlar için gereken manuel iş yükü azalır.

İşletmenizde kullandığınız mevcut sistemleri koruyabilirsiniz: SkyPlanner, açık REST API üzerinden her türlü ERP veya MES ile entegre olur.

Kendi üretiminizdeki bir personel değişikliğini ele almak için SkyPlanner demosu için randevu alın. Önce çizelgeleme ortamını keşfetmek isterseniz SkyPlanner’ı demo verileriyle deneyin.