Zarządzanie niedoborami materiałów: realizuj zlecenia bez przerw

Strona główna » Zasoby » Zarządzanie niedoborami materiałów: realizuj zlecenia bez przerw

Szacowany czas czytania: 10 minut

Dostawca obiecuje przyspieszyć dostawę brakującego komponentu. Dział zakupów ma plan naprawczy. Produkcja nadal jednak musi wiedzieć, czy komponent dotrze na tyle wcześnie, by uratować termin realizacji zlecenia, i co produkować w oczekiwaniu na dostawę.

Na tym właśnie polega zarządzanie niedoborami materiałów. Poświęcanie każdej brakującej części tyle samo uwagi rozprasza wysiłki między problemy o zupełnie różnych skutkach. Najbardziej przydatne jest działanie, które pozwala dotrzymać uzgodnionego terminu dostawy lub zapobiec przestojowi, którego wciąż można uniknąć.

SkyPlanner APS łączy informacje o dostępności materiałów ze zdolnościami produkcyjnymi i priorytetami. Po potwierdzeniu niedoboru i podjęciu decyzji o sposobie działania przekształca te dane we wspólny harmonogram produkcji. Mniej czasu poświęcasz na układanie od nowa kolejek operacji na maszynach, a więcej na rozwiązanie problemu, który rzeczywiście ma znaczenie.

Na czym polega zarządzanie niedoborami materiałów w produkcji?

Zarządzanie niedoborami materiałów to proces identyfikowania, weryfikowania i usuwania braków materiałów lub komponentów zagrażających produkcji oraz ustalania kolejności działań. Łączy problem z zaopatrzeniem z konkretnymi pracami, których on dotyczy, zobowiązaniem wobec klienta i praktycznym działaniem naprawczym.

Niedobór nie zawsze oznacza zerowy stan magazynowy. Materiał może leżeć na półce, ale nie wystarczać na wszystkie zlecenia, które potrzebują go przed kolejnym przyjęciem dostawy. Zapas może też być niedostępny, ponieważ jest zarezerwowany na inne potrzeby, czeka na kontrolę lub znajduje się w miejscu, z którego nie zdąży trafić na planowane rozpoczęcie pracy.

Nie każdy niedobór oznacza też, że zawiódł dostawca. Opóźnione przyjęcia dostaw, błędne stany magazynowe, niezarejestrowane zużycie, braki produkcyjne, pomyłki przy kompletacji i zmiany zapotrzebowania wynikającego ze zleceń mogą sprawić, że do wykonania operacji zabraknie materiału. Niedobory mogą wynikać z szerszych zakłóceń w łańcuchu dostaw, ale decyzja, którą trzeba podjąć w zakładzie, pozostaje konkretna: których prac dotyczy problem i co możemy z nim zrobić?

MRP wskazuje zapotrzebowanie materiałowe i braki w zaopatrzeniu. Pokrycie zapasów pomaga ocenić, na jak długo wystarczy dostępny materiał. Zarządzanie niedoborami idzie o krok dalej: polega na ustaleniu, którym potwierdzonym brakiem zająć się najpierw, i przełożeniu wybranego działania na prace możliwe do wykonania na produkcji.

Zweryfikuj niedobór, zanim go eskalujesz

Zacznij od operacji, której dotyczy problem, a nie tylko od numeru części. Zapis o niedoborze staje się użyteczny wtedy, gdy określa, czego brakuje, gdzie materiał jest potrzebny i kiedy musi nadawać się do użycia.

Zbierz następujące informacje:

• Wymagana specyfikacja i ilość materiału wraz z jednostką miary.
• Rzeczywista ilość materiału nadającego się do użycia oraz jego dotychczasowe przydziały do innych potrzeb.
• Zlecenia i operacje, których dotyczy niedobór, wraz z uzgodnionymi terminami dostaw.
• Ilość materiału w nadchodzącej dostawie i wiarygodny termin jego dostępności, z uwzględnieniem przyjęcia, kontroli i transportu wewnętrznego, jeśli mają zastosowanie.
• Inne brakujące materiały lub ograniczenia zdolności produkcyjnych, które nadal uniemożliwiałyby zakończenie prac.
• Osoba odpowiedzialna za kolejne działanie i termin ponownego sprawdzenia sytuacji.

Pozwala to uniknąć kosztownych działań, które nie rozwiązują właściwego problemu. Jeśli właściwy komponent jest już w zakładzie, ale nie dotarł na stanowisko robocze, kolejny zakup nie pomoże rozpocząć pracy dzisiaj. Jeśli przyjęty materiał jest objęty kwarantanną, sama jego obecność w magazynie nie oznacza, że można go użyć w produkcji.

Odróżniaj dostawę oczekiwaną od potwierdzonej. Zapytaj dostawcę, co faktycznie zostało ukończone lub wysłane, a nie tylko o to, czy pierwotna obietnica nadal obowiązuje. Produkcja potrzebuje wiarygodnej daty do planowania. Optymistyczny termin przepisany z zeszłotygodniowego zamówienia zakupu może maskować problem z nadrobieniem opóźnienia aż do chwili, gdy po raz kolejny nie uda się rozpocząć pracy na czas.

Daj priorytet dostawie, której termin można jeszcze uratować

Największa brakująca ilość nie oznacza automatycznie najwyższego priorytetu. Podobnie jest z najdroższym komponentem czy zleceniem klienta, który najczęściej dzwoni.

Przy każdym potwierdzonym niedoborze zapytaj: co usunięcie tego braku zmieni w realizacji dostawy? Prześledź pozostałe operacje danego zlecenia. Wcześniejsze dostarczenie materiału pomoże tylko wtedy, gdy zostanie jeszcze czas na wymagane etapy: obróbkę, wykańczanie, montaż, kontrolę i wysyłkę.

Liczy się więc nie tylko termin dostawy do klienta, ale też najpóźniejszy moment, w którym materiał musi nadawać się do użycia, aby pozostałe operacje marszruty nadal dało się wykonać na czas. Komponent dostarczony w środę może uratować jedną czwartkową wysyłkę, a dla innej dotrzeć zbyt późno, jeśli przed nią trzeba jeszcze wykonać operację wykańczania u kooperanta.

Porównaj niedobory, zadając trzy praktyczne pytania:

1. Co jest zagrożone? Ustal, o jakie zobowiązanie wobec klienta, przestój produkcji lub grupę zleceń chodzi. Kieruj się priorytetami biznesowymi uzgodnionymi w zespole.

2. Czy proponowane działanie pozwoli uratować sytuację? Sprawdź pozostałe materiały, operacje do wykonania i dostępne zdolności produkcyjne. Nie płać za przyspieszenie dostawy jednego komponentu, jeśli brak innego i tak uniemożliwia dotrzymanie tego samego terminu.

3. Ile czasu zostało na działanie? Termin zlecenia, który można jeszcze uratować, może stać się nieosiągalny, gdy wszyscy zajmują się mniej pilnym problemem.

Niektóre niedobory wymagają natychmiastowej eskalacji, ponieważ zagrażają kilku zleceniom lub kluczowemu oknu produkcyjnemu. W innych przypadkach można poczekać na potwierdzoną dostawę w normalnym trybie bez zmiany terminu dostawy do klienta. Jasno pokaż tę różnicę, aby zakupy, produkcja i sprzedaż działały według tych samych priorytetów.

Gdy nie ma realnej możliwości nadrobienia opóźnienia, poinformuj klienta odpowiednio wcześnie i uzgodnij nowy termin. Dalsze określanie terminu, którego nie da się dotrzymać, jako „pilnego” nie zapewni brakującego czasu na produkcję.

Wybierz działanie, które zmieni wynik

Przyspieszanie dostawy ma sens wtedy, gdy wcześniejsza dostępność materiału nadającego się do użycia zmienia zakres prac, które można ukończyć. Poproś o taką ilość i taki termin przybycia, które rzeczywiście na to wpłyną. Potwierdzona wysyłka części zamówienia może być cenniejsza niż niepotwierdzona obietnica realizacji całego zamówienia zakupu.

Zanim zdecydujesz się na droższy transport ekspresowy, sprawdź, czy dział przyjęć i kontrola jakości zdołają obsłużyć dostawę oraz czy później będą dostępne wymagane zasoby produkcyjne. Skrócenie transportu niewiele daje, jeśli materiał będzie następnie czekać na maszynę aż do momentu, gdy minie termin wysyłki.

Innym rozwiązaniem może być zapas dostępny w innej lokalizacji. Zanim zezwolisz na jego użycie, potwierdź specyfikację, stan materiału, czas przemieszczenia oraz istniejące zobowiązania dotyczące tego zapasu. Przeniesienie niedoboru z jednego klienta na drugiego to decyzja biznesowa, a nie korekta stanu magazynowego.

Zastosowanie zamiennego materiału lub komponentu wymaga odpowiedniej akceptacji działu technicznego i jakości, a także zgody klienta, jeśli taka zmiana jej wymaga. Podobny opis lub wymiar nie jest zgodą na użycie zamiennika. Podejmując decyzję o sposobie nadrobienia opóźnienia, uwzględnij czas potrzebny na uzyskanie akceptacji.

Zmiana kolejności operacji może utrzymać ciągłość produkcji, gdy zablokowana operacja czeka na materiał. Wybierz prace, dla których dostępne są materiały i spełnione pozostałe warunki rozpoczęcia, a następnie sprawdź, jakie współdzielone zasoby produkcyjne zajmą. Uruchomienie pracy na wolnej maszynie może okazać się błędem, jeśli zajmie ona później zasób do wykańczania w czasie potrzebnym priorytetowemu zleceniu po nadejściu materiału.

Pomóc może również wyprodukowanie lub wysłanie części zamówienia, jeśli pozwalają na to proces i ustalenia z klientem. Jasno określ ilości i pozostałe zobowiązanie. W przeciwnym razie kilka częściowo zrealizowanych zleceń może zużyć deficytowy materiał, nie dając ani jednej dostawy gotowej do wysyłki.

Przykład: ten sam komponent, różne sposoby reagowania na niedobór

Wyobraź sobie dwa zlecenia, z których każde wymaga 40 sztuk tego samego komponentu. Dostępnych jest tylko 40 sztuk nadających się do użycia. Dostawa kolejnych 40 jest potwierdzona na piątek.

Wysyłka zlecenia A jest zaplanowana na czwartek. Pozostałe materiały są gotowe, a operacje do wykonania można zmieścić przed wysyłką, jeśli zlecenie otrzyma dostępne komponenty. Termin zlecenia B przypada na następny wtorek, ale inny potrzebny do niego komponent będzie nadawał się do użycia dopiero w poniedziałek.

Zlecenie A. Wymaga 40 komponentów. Pozostałe materiały są gotowe, a zakończenie w czwartek jest możliwe, jeśli zabezpieczysz zdolności produkcyjne potrzebne do wykonania pozostałych operacji. Zatwierdź przydział dostępnej ilości do zlecenia A i zabezpiecz realizację pozostałej części marszruty.

Zlecenie B. Wymaga 40 komponentów, ale brak drugiego materiału blokuje realizację do poniedziałku. Sprawdź, czy piątkowe przyjęcie dostawy, gotowość materiałowa w poniedziałek i pozostałe operacje pozwolą zrealizować dostawę we wtorek.

Gotowe do realizacji zlecenie C. Nie wymaga brakującego komponentu, ale korzysta z tego samego zasobu do operacji wykańczających. Umieść je w kolejności realizacji tylko tak, by zachować zdolności produkcyjne potrzebne do wykończenia zlecenia A.

Przydział dostępnej ilości do zlecenia A uzasadnia tu pełny obraz gotowości do produkcji i możliwości dotrzymania dostawy, a nie sam fakt, że A ma wcześniejszy termin. Przyspieszenie dostawy większej ilości wspólnego komponentu dla B nie usunęłoby odrębnej przeszkody blokującej to zlecenie do poniedziałku.

Z tego samego powodu rada „realizuj wszystko, co jest gotowe” nie wystarcza. Wykonanie zlecenia C może być przydatne, ale nie może zająć zdolności produkcyjnych, które pozwalają uratować termin zlecenia A.

Jeśli dostępność drugiego komponentu dla B przesunie się z poniedziałku na później, trzeba podjąć nową decyzję. Zmianę tę należy spójnie uwzględnić na liście niedoborów, w przydziałach materiałów do zleceń i w harmonogramie produkcji.

Przełóż decyzję o działaniach naprawczych na harmonogram w SkyPlanner

Lista niedoborów może wskazać, co wymaga uwagi. Sama jednak nie pozwoli rozplanować pozostałych operacji z uwzględnieniem wszystkich innych zleceń w zakładzie. Właśnie tu SkyPlanner daje praktyczną przewagę.

Po włączeniu harmonogramowania uwzględniającego materiały SkyPlanner oblicza harmonogram na podstawie materiałów powiązanych z produkcją oraz aktualizowanych danych o ich dostępności. Terminy dostaw z zamówień zakupu pozwalają uwzględnić oczekiwane dostawy przy wyznaczaniu terminów operacji, które wymagają tych materiałów. Aktualizacja opóźnionego terminu dostawy i ponowne przeliczenie harmonogramu sprawiają, że zmiana trafia do planowania produkcji, zamiast pozostać jedynie notatką w dziale zakupów.

Arcturus, sztuczna inteligencja SkyPlanner do harmonogramowania, rozplanowuje operacje z uwzględnieniem skonfigurowanych zdolności produkcyjnych, zmian roboczych, zależności między operacjami i priorytetów. Wynik jest widoczny na wykresie Gantta. Możesz sprawdzić, na kiedy zaplanowano operacje dotknięte niedoborem, jak w harmonogramie mieści się pozostała część marszruty i co zmieniło się dla innych zleceń.

W powyższym przykładzie planista najpierw potwierdza ilość zdatną do użycia i zatwierdza decyzję o przydziale materiału. Aktualizowane dane materiałowe oraz wybrane priorytety stanowią następnie podstawę do ponownego przeliczenia harmonogramu produkcji. Planista sprawdza marszrutę A, późniejszą gotowość B oraz miejsce C w harmonogramie wspólnego zasobu produkcyjnego. Aby ocenić łączny wpływ na produkcję, nie trzeba osobno przebudowywać kolejki operacji na każdej maszynie.

Ty decydujesz, których zobowiązań należy dotrzymać; SkyPlanner oblicza harmonogram z uwzględnieniem tych decyzji. Gdy zasoby produkcyjne są ograniczone, priorytety klientów mogą wpływać na kolejność operacji w harmonogramie. Ogranicza to nakład pracy przy planowaniu, a decyzje handlowe pozostają w rękach osób odpowiedzialnych za relacje z klientami.

SkyPlanner integruje się z dowolnym systemem ERP lub MES przez otwarte REST API. Możesz połączyć istniejące dane o zleceniach i materiałach z harmonogramowaniem produkcji przy ograniczonych zasobach, zamiast wymieniać działający system ERP tylko po to, by skoordynować plan działań naprawczych.

Co lepszy wgląd w dostępność materiałów zmienił w Eskomatic

Eskomatic, firma świadcząca usługi obróbki skrawaniem, wcześniej ustalała kolejki operacji w dużej mierze ręcznie, korzystając ze starszego systemu ERP i sterowania produkcją. Ograniczony wgląd w dostępność materiałów sprawiał, że niedobory mogły wychodzić na jaw dopiero tuż przed planowanym rozpoczęciem operacji.

Dzięki SkyPlanner firma Eskomatic zyskała czytelniejszą kolejkę operacji na wykresie Gantta oraz widok niedoborów materiałowych wraz z nadchodzącym obciążeniem produkcji. Firma informuje o mniejszej liczbie przestojów spowodowanych brakiem materiałów i dokładniejszym wyznaczaniu terminów dostaw dzięki automatycznemu rozplanowaniu prac z uwzględnieniem obciążenia produkcji.

Dla planisty zajmującego się niedoborami to konkretna korzyść: mniej czasu na ustalanie, dlaczego operacje nie mogą się rozpocząć, i jaśniejsza podstawa do oceny, które dostawy nadal można zrealizować.

Doprowadź działania do końca, nie tylko zamykaj pozycje na liście niedoborów

Dla każdego działania naprawczego wyznacz osobę odpowiedzialną i termin kolejnej weryfikacji. Dział zakupów potwierdza ustalenia dotyczące dostawy, magazyn i dział jakości — dostępność materiału zdatnego do użycia, planowanie produkcji aktualizuje kolejność operacji, a sprzedaż przekazuje informacje o zmianach uzgodnionych terminów dostaw. W małym zakładzie jedna osoba może pełnić kilka ról, ale nadal trzeba zadbać o przekazanie informacji między nimi.

Nie uznawaj problemu za rozwiązany tylko dlatego, że dostawca poinformował o wysyłce towaru. Potwierdź, że wymagana ilość materiału jest zdatna do użycia, że operacje dotknięte niedoborem można wykonać w terminach przewidzianych w harmonogramie i że osoby, które będą je realizować, dysponują aktualnym planem.

Następnie wyciągaj wnioski z powtarzających się problemów. Monitoruj czas przestojów spowodowanych brakiem materiałów, wiarygodność deklarowanych terminów usunięcia problemu oraz to, których zobowiązań dotyczących dostaw faktycznie udało się dotrzymać dzięki podjętym działaniom. Szukaj źródeł powtarzających się błędów ewidencyjnych, nieplanowanego zużycia i zawodnych dostaw. Mniej otwartych pozycji na liście niedoborów nie oznacza sukcesu, jeśli niezakończone zlecenia po prostu czekają w innym miejscu.

W zakładach, które regularnie mierzą się z opóźnionymi dostawami materiałów i konkurencją zleceń o te same maszyny, SkyPlanner APS pozwala w praktyczny sposób przełożyć decyzje naprawcze na wykonalny plan produkcji. Ogranicza ręczne uzgadnianie list materiałowych z kolejkami operacji na maszynach, dzięki czemu zespół może skupić się na dotrzymaniu terminów dostaw.

Umów prezentację SkyPlanner i przygotuj jeden rzeczywisty przypadek niedoboru, zlecenia zużywające ten materiał oraz potwierdzony termin dostawy. Na tej podstawie omówimy, co można uruchomić teraz, co musi poczekać i jak decyzja wpłynie na resztę produkcji. Jeśli wolisz najpierw samodzielnie poznać system, wypróbuj SkyPlanner na danych demonstracyjnych lub przejdź przez „Pierwsze kroki” ze wsparciem sztucznej inteligencji w Asystencie SkyPlanner.