Malzeme eksikliği yönetimi: Siparişler ilerlesin

Ana Sayfa » Kaynaklar » Malzeme eksikliği yönetimi: Siparişler ilerlesin

Tahmini okuma süresi: 10 dakika

Tedarikçi, eksik bir bileşeni hızla göndereceğine söz veriyor. Satın alma ekibinin aksaklığı gidermek için bir planı var. Ancak üretim ekibinin hâlâ iki soruya yanıt bulması gerekiyor: Bileşen, siparişin zamanında yetişmesini sağlayacak kadar erken gelecek mi ve gelene kadar hangi işler yapılmalı?

Malzeme eksikliği yönetiminin asıl işi budur. Eksik her parçanın peşine aynı ölçüde düşmek, dikkati sonuçları birbirinden çok farklı sorunlara dağıtır. En yararlı adım, taahhüt edilen bir teslimatı koruyan veya hâlâ önlenebilecek bir duruşu engelleyen adımdır.

SkyPlanner APS, malzeme kullanılabilirliğini üretim kapasitesi ve önceliklerle ilişkilendirir. Eksikliği doğrulayıp nasıl müdahale edeceğinize karar verdikten sonra bu girdileri ortak bir üretim çizelgesine dönüştürür. Böylece makinelerdeki iş sıralarını yeniden oluşturmaya daha az, sonucu etkileyen asıl sorunu çözmeye daha fazla zaman ayırırsınız.

Üretimde malzeme eksikliği yönetimi nedir?

Malzeme eksikliği yönetimi, üretimi riske atan malzeme veya bileşen eksiklerini belirleme, doğrulama, önceliklendirme ve giderme sürecidir. Tedarik sorununu, etkilenen işlerle ve müşteriye verilen taahhütle birlikte ele alarak uygulanabilir bir çözüm adımına bağlar.

Malzeme eksikliği her zaman stok bakiyesinin sıfır olduğu anlamına gelmez. Rafta malzeme bulunabilir, ancak bir sonraki mal kabulüne kadar bu malzemeye ihtiyaç duyan tüm siparişlere yetmeyebilir. Stok; başka işlere ayrıldığı, muayene beklediği veya planlanan başlangıç için gereken yerde bulunmadığı için de kullanılamıyor olabilir.

Her eksiklik, tedarikçinin yükümlülüğünü yerine getirmediği anlamına da gelmez. Geciken mal kabulleri, hatalı stok kayıtları, kaydedilmeyen tüketim, fire, malzeme toplama hataları ve sipariş talebindeki değişiklikler bir işi ihtiyaç duyduğu malzemeden yoksun bırakabilir. Tedarik zincirindeki daha geniş çaplı bir aksama da eksikliğe yol açabilir. Ancak fabrikada o anda verilmesi gereken karar somuttur: Hangi işler etkileniyor ve ne yapabiliriz?

MRP, malzeme ihtiyaçlarını ve tedarik açıklarını belirler. Stok karşılama süresi, mevcut ve gelecek malzemelerin ne zamana kadar yeteceğini değerlendirmeye yardımcı olur. Malzeme eksikliği yönetimi bir adım daha ileri gider: Doğrulanmış hangi açığın önce kapatılacağına karar verir ve seçilen çözümü üretimin uygulayabileceği işlere dönüştürür.

Konuyu üst mercilere taşımadan önce eksikliği doğrulayın

Yalnızca parça numarasından değil, etkilenen operasyondan başlayın. Bir eksiklik kaydı; neyin eksik olduğunu, nerede gerektiğini ve ne zaman kullanılabilir olması gerektiğini gösterdiğinde işe yarar.

Şu bilgileri bir araya getirin:

• Gerekli malzemenin teknik özellikleri ve ölçü birimiyle birlikte miktarı.
• Fiziksel stoktaki kullanılabilir miktar ve bu miktardan daha önce başka işler için ayrılan paylar.
• Etkilenen siparişler ve operasyonlar ile bunlara ilişkin teslimat taahhütleri.
• Gelecek miktar ve gerektiğinde mal kabul, muayene ve tesis içi taşıma süreleri de hesaba katılarak belirlenen, güvenilir kullanılabilirlik tarihi.
• İşin tamamlanmasını yine de engelleyecek diğer malzeme eksikleri veya kapasite kısıtları.
• Bir sonraki adımdan sorumlu kişi ve durumun ne zaman yeniden kontrol edileceği.

Bu yaklaşım, yanlış soruna pahalı çözümler uygulanmasını önler. Doğru bileşen zaten tesisteyse ancak iş merkezine ulaşmamışsa, yeniden satın almak bugünkü işe başlama sorununu çözmez. Gelen malzeme karantinadaysa, depoda bulunması onu üretimde kullanılabilir stok hâline getirmez.

Beklenen mal kabulü ile teyit edilmiş mal kabulünü birbirinden ayırın. Tedarikçiye yalnızca ilk verdiği sözün geçerli olup olmadığını değil, gerçekte hangi üretimin tamamlandığını veya hangi malzemenin sevk edildiğini sorun. Üretimin, planlamada esas alabileceği güvenilir bir tarihe ihtiyacı vardır. Geçen haftaki satın alma siparişinden kopyalanan iyimser bir tarih, bir sonraki işin başlangıcı da kaçırılana kadar sorunu gizleyebilir.

Hâlâ yetiştirebileceğiniz teslimata öncelik verin

Eksik miktarın en yüksek olduğu malzeme otomatik olarak en yüksek önceliğe sahip değildir. En pahalı bileşen ya da müşterisi en sık arayan sipariş de öyle.

Doğrulanmış her eksiklik için şunu sorun: Bu eksikliği gidermek teslimat açısından neyi değiştirecek? Etkilenen siparişin kalan operasyonlarını baştan sona inceleyin. Malzemenin erken gelmesi, ancak gerekli talaşlı imalat, son işlem, montaj, muayene ve sevkiyat adımları için hâlâ yeterli zaman varsa işe yarar.

Dolayısıyla kritik olan yalnızca müşterinin teslimat tarihi değildir. Asıl belirlenmesi gereken, kalan operasyonların zamanında tamamlanabilmesi için malzemenin en geç ne zaman kullanılabilir olması gerektiğidir. Çarşamba günü gelen bir bileşen, perşembe günkü bir sevkiyatı kurtarabilirken dışarıda son işlem görmesi gereken başka bir sipariş için geç kalmış olabilir.

Eksiklikleri şu üç pratik soruyla karşılaştırın:

1. Risk altında olan ne? Etkilenen müşteri taahhüdünü, üretim duruşunu veya sipariş grubunu belirleyin. Ekibinizin üzerinde uzlaştığı iş önceliklerini esas alın.

2. Önerilen adım bu riski giderebilir mi? Diğer malzemeleri, kalan operasyonları ve kullanılabilir kapasiteyi kontrol edin. Başka bir bileşenin eksikliği aynı teslimatı zaten imkânsız kılıyorsa, tek bir bileşeni hızlandırmak için para harcamayın.

3. Harekete geçmek için ne kadar zaman kaldı? Herkes daha az acil bir sorunla uğraşırken, hâlâ yetiştirilebilecek bir siparişi yetiştirmek imkânsız hâle gelebilir.

Bazı eksiklikler, birden fazla siparişi veya kritik bir üretim zaman aralığını tehdit ettiği için derhâl üst mercilere taşınmalıdır. Bazılarıysa teslimat tarihini değiştirmeden, normal akışta geleceği teyit edilmiş malzemeyi bekleyebilir. Satın alma, üretim ve satış ekiplerinin aynı önceliklerle çalışması için bu ayrımı görünür kılın.

Siparişi yetiştirmenin uygulanabilir bir yolu yoksa müşteriyi erkenden bilgilendirin ve yeni bir taahhüt üzerinde anlaşın. Gerçekleşmesi mümkün olmayan bir tarihi “acil” diye nitelendirmeye devam etmek, üretim için gereken ek zamanı sağlamaz.

Sonucu değiştirecek bir çözüm seçin

Tedariki hızlandırmak, malzemenin daha erken kullanılabilir hâle gelmesi tamamlayabileceğiniz işleri değiştiriyorsa faydalıdır. Bu farkı yaratacak miktarı ve varış zamanını talep edin. Teyit edilmiş bir kısmi sevkiyat, satın alma siparişinin tamamı için verilen ancak teyit edilmemiş bir sözden daha değerli olabilir.

Ek ücretli hızlı nakliyeyi onaylamadan önce, mal kabul ve muayene ekiplerinin gelen malzemeyi işleyebileceğini ve ardından gerekli üretim kaynaklarının müsait olacağını kontrol edin. Malzeme daha sonra planlanan sevkiyat saati geçene kadar makine bekleyecekse, nakliyede kazanılan zamanın pek değeri kalmaz.

Başka bir yerdeki kullanılabilir stok da bir çözüm olabilir. Kullanımına izin vermeden önce teknik özelliklerini, durumunu, transfer süresini ve daha önce hangi işler için ayrıldığını doğrulayın. Malzeme eksikliğini bir müşteriden diğerine taşımak, stok düzeltmesi değil, işletme adına verilen bir karardır.

Muadil bir malzeme veya bileşen için ilgili mühendislik ve kalite onayları ile değişikliğin gerektirdiği müşteri onayı alınmalıdır. Benzer bir tanıma veya ölçüye sahip olmasını, kullanım izni olarak görmeyin. Çözüm kararında onay için gereken süreyi de hesaba katın.

İş sırasını değiştirmek, malzeme nedeniyle ilerleyemeyen bir iş beklerken üretimin sürmesini sağlayabilir. Malzemeleri ve diğer ön koşulları hazır olan işleri seçin, ardından bu işlerin kullanacağı ortak kaynakları kontrol edin. Şu anda boş olan bir makineyi doldurmak, öncelikli siparişin malzemesi geldiğinde ihtiyaç duyacağı son işlem kapasitesini tüketiyorsa yanlış bir karar olabilir.

Süreç ve müşteriyle yapılan anlaşma izin veriyorsa kısmi üretim veya sevkiyat da yardımcı olabilir. Miktarları ve yerine getirilmesi gereken kalan taahhüdü açıkça belirtin. Aksi hâlde kısmen tamamlanmış birkaç sipariş, sevk edilebilir tek bir teslimat bile ortaya çıkarmadan kıt malzemeyi tüketebilir.

Örnek: Aynı bileşen için farklı çözüm kararları

Aynı bileşenden her biri 40 adet gerektiren iki sipariş düşünün. Kullanılabilir yalnızca 40 adet var. Cuma günü 40 adet daha geleceği teyit edilmiş.

A siparişinin perşembe günü sevk edilmesi gerekiyor. Diğer malzemeleri hazır ve mevcut bileşenler bu siparişe verilirse kalan operasyonlar sevkiyattan önce tamamlanabilir. B siparişinin teslim tarihi ise bir sonraki salı, ancak ihtiyaç duyduğu başka bir bileşen pazartesi gününe kadar kullanılabilir olmayacak.

A siparişi. 40 adet bileşene ihtiyaç duyuyor; diğer malzemeleri hazır. Kalan operasyonlar için gereken kapasite korunursa perşembe günü tamamlanması mümkün. Mevcut miktarın A için kullanılmasını onaylayın ve kalan üretim rotası için gereken kapasiteyi koruyun.

B siparişi. 40 bileşene ihtiyaç duyuyor, ancak başka bir malzemenin eksikliği pazartesiye kadar ilerlemeyi engelliyor. Cuma günkü malzeme girişini, pazartesi üretime hazır olma durumu ve salı teslimatına kadar tamamlanması gereken operasyonlarla birlikte değerlendirin.

Üretime hazır C siparişi. Eksik olan bileşene ihtiyaç duymuyor, ancak son işlem için aynı kaynağı kullanıyor. C’yi yalnızca A’nın ihtiyaç duyduğu son işlem kapasitesini koruyacak bir zaman aralığında üretime alın.

Burada kullanılabilir miktarın A’ya tahsis edilmesini haklı kılan, yalnızca teslim tarihinin daha erken olması değil, üretime hazırlık ve teslimat koşullarının bir bütün olarak değerlendirilmesidir. B için ortak bileşenden daha fazla miktarı acilen tedarik etmek, pazartesiye kadar beklemesine neden olan diğer malzeme eksikliğini gidermez.

Aynı mantık, “hazır olan her işi üretime alın” önerisinin neden yetersiz kaldığını da gösterir. C’yi üretmek faydalı olabilir, ancak A’nın teslimatını kurtarmak için gereken kapasiteyi işgal etmemelidir.

Pazartesi beklenen ikinci bileşen gecikirse B için yeniden karar verilmesi gerekir. Eksik malzeme listesi, malzeme tahsisleri ve üretim çizelgesi bu değişikliği birlikte yansıtmalıdır.

Telafi kararını SkyPlanner’da üretim çizelgesine dönüştürün

Eksik malzeme listesi, hangi konulara müdahale etmeniz gerektiğini gösterebilir. Ancak tek başına, kalan işleri fabrikadaki diğer tüm siparişlerle uyumlu biçimde çizelgeye yerleştiremez. SkyPlanner’ın pratik avantajı burada ortaya çıkar.

Malzemeyi dikkate alan çizelgeleme etkinleştirildiğinde SkyPlanner, çizelgeyi hesaplarken üretimle ilişkilendirilmiş malzemeleri ve bunların sistemde güncel tutulan kullanılabilirlik bilgilerini kullanır. Satın alma siparişlerinin beklenen varış tarihleri, bu malzemelere ihtiyaç duyan işlerin zamanlamasında dikkate alınır. Geciken bir varış tarihini güncelleyip çizelgeyi yeniden hesapladığınızda, değişiklik yalnızca bir satın alma notunda kalmaz; üretim planlamasına da yansır.

SkyPlanner’ın çizelgeleme yapay zekâsı Arcturus, tanımlanmış kapasiteyi, vardiyaları, operasyon bağımlılıklarını ve öncelikleri dikkate alarak işleri çizelgeler. Sonuçları Gantt çizelgesinde görebilirsiniz. Etkilenen işlerin ne zamana planlandığını, kalan operasyonların çizelgeye nasıl yerleştiğini ve diğer siparişlerde nelerin değiştiğini inceleyebilirsiniz.

Yukarıdaki örnekte planlamacı önce kullanılabilir miktarı doğrular ve malzemenin nasıl kullanılacağına ilişkin kararı onaylar. Ardından, güncel tutulan malzeme bilgileri ve belirlenen öncelikler, üretim çizelgesinin yeniden hesaplanmasına temel oluşturur. Planlamacı A’nın rotasını, B’nin daha geç hazır olmasını ve C’nin ortak kaynak çizelgesindeki yerini inceler. Üretim üzerindeki toplam etkiyi anlamak için her makinenin iş sırasını ayrı ayrı yeniden oluşturmak gerekmez.

Hangi taahhütleri koruyacağınıza siz karar verirsiniz; SkyPlanner çizelgeyi bu kararlar doğrultusunda hesaplar. Kaynaklar sınırlı olduğunda müşteri öncelikleri, işlerin çizelgedeki sırasını etkileyebilir. Böylece planlama iş yükü azalırken ticari değerlendirme, müşteri ilişkilerinden sorumlu kişilerin elinde kalır.

SkyPlanner, açık REST API’si üzerinden her türlü ERP veya MES ile entegre olur. Yalnızca telafi planını koordine etmek için çalışan ERP sisteminizi değiştirmek yerine, mevcut sipariş ve malzeme verilerinizi sonlu kapasiteye dayalı üretim çizelgeleme ile birleştirebilirsiniz.

Malzeme durumunu daha net görmek Eskomatic’te neleri değiştirdi?

Fason talaşlı imalat şirketi Eskomatic, daha önce iş sıralarını eski bir ERP ve üretim kontrol sisteminde büyük ölçüde elle düzenliyordu. Malzeme kullanılabilirliğinin yeterince görünür olmaması nedeniyle eksiklikler, işin planlanan başlangıcına çok az zaman kala fark edilebiliyordu.

SkyPlanner ile Eskomatic, iş sırasını Gantt üzerinde daha net görmeye ve yaklaşan üretim yükünün yanında malzeme eksikliklerini de izlemeye başladı. Şirket, malzeme eksikliğinden kaynaklanan üretim duruşlarının azaldığını ve yükün otomatik çizelgelenmesi sayesinde teslim tarihlerinin daha doğru belirlenebildiğini bildiriyor.

Malzeme eksiklikleriyle uğraşan bir planlamacı için asıl fayda budur: işin neden başlayamadığını anlamaya daha az zaman harcamak ve hangi siparişlerin hâlâ teslim edilebileceğine daha net bilgilerle karar vermek.

Yalnızca eksiklik kaydını kapatmayın, aksiyonu da tamamlayın

Her telafi aksiyonu için bir sorumlu ve bir sonraki kontrol zamanını belirleyin. Satın alma, tedarik için ne yapılacağını teyit eder; depo ve kalite ekipleri malzemenin kullanılabilirliğini doğrular; üretim planlama iş sırasını günceller; satış ise teslimat taahhüdündeki değişiklikleri iletir. Küçük bir fabrikada tek kişi birden fazla rol üstlenebilir, ancak bu bilgi ve sorumluluk aktarımları yine de yapılmalıdır.

Tedarikçi malların sevk edildiğini söyledi diye eksiklik kaydını kapatmayın. Gerekli miktarın kullanılabilir olduğunu, etkilenen işin çizelgede gerçekleştirilebilecek şekilde planlandığını ve işi yapacak kişilerin elinde güncel planın bulunduğunu doğrulayın.

Ardından tekrarlayan sorunlardan ders çıkarın. Malzeme kaynaklı duruş sürelerini, telafi için verilen sözlerin ne ölçüde tutulduğunu ve alınan aksiyonların gerçekte hangi teslimat taahhütlerini koruduğunu izleyin. Tekrarlayan kayıt hatalarını, plansız tüketimi veya beklenen tarihte gerçekleşmeyen malzeme girişlerini kaynağında araştırın. Tamamlanmamış siparişler yalnızca başka bir yerde bekliyorsa açık eksiklik kayıtlarının azalması başarı sayılmaz.

Sık sık geciken malzemeleri ve ortak kullanılan makineleri koordine etmek zorunda kalan fabrikalar için SkyPlanner APS, telafi kararını uygulanabilir bir üretim planına dönüştürmenin pratik bir yoludur. Malzeme listeleri ile makine iş sıralarını elle uzlaştırma ihtiyacını azaltır; böylece ekip, teslimatları korumaya odaklanabilir.

SkyPlanner demosu için randevu alın; gerçek bir malzeme eksikliğini, o malzemeyi tüketen siparişleri ve teyit edilmiş bir malzeme giriş tarihini görüşmeye getirin. Bu örnek üzerinden hangi işlerin şimdi başlayabileceğini, hangilerinin beklemesi gerektiğini ve kararın üretimin geri kalanını nasıl etkilediğini ele alın. Önce kendiniz keşfetmek isterseniz SkyPlanner’ı demo verileriyle deneyin veya SkyPlanner Assistant’taki yapay zekâ destekli Başlangıç akışını kullanın.