Gestão de faltas de materiais: faça avançar as encomendas

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Um fornecedor promete acelerar a entrega de um componente em falta. O departamento de compras tem um plano para resolver a situação. A produção continua a precisar de saber se o componente chegará a tempo de cumprir a encomenda e o que deve produzir entretanto.

É esse o verdadeiro papel da gestão de faltas de materiais. Dar a mesma atenção a todas as peças em falta dispersa os esforços por problemas com consequências muito diferentes. A ação mais útil é a que permite cumprir uma entrega acordada ou evitar uma paragem que ainda é possível impedir.

O SkyPlanner APS cruza a disponibilidade de materiais com a capacidade de produção e as prioridades. Depois de confirmar a falta e decidir como atuar, transforma essa informação num plano de produção partilhado. Assim, dedica menos tempo a refazer a sequência de tarefas de cada máquina e mais tempo a resolver a exceção que realmente importa.

O que é a gestão de faltas de materiais na indústria?

A gestão de faltas de materiais consiste em identificar, verificar, priorizar e resolver faltas de materiais ou componentes que põem a produção em risco. Relaciona o problema de abastecimento com o trabalho afetado, o compromisso assumido com o cliente e uma ação concreta para recuperar a situação.

Uma falta de material nem sempre significa que o saldo de stock é zero. Pode haver material em armazém, mas não em quantidade suficiente para todas as encomendas que precisam dele antes da próxima receção. O stock também pode estar indisponível por estar reservado para outras encomendas, a aguardar inspeção ou num local que não permite iniciar a produção conforme previsto.

Nem todas as faltas resultam de uma falha do fornecedor. Atrasos nas receções, registos de stock incorretos, consumos não registados, rejeições, erros de separação de material e alterações nas necessidades das encomendas podem deixar uma tarefa sem o material necessário. Uma perturbação mais ampla na cadeia de abastecimento pode provocar faltas, mas a decisão imediata na fábrica continua a ser concreta: que trabalho está afetado e o que podemos fazer?

O MRP identifica as necessidades de materiais e as insuficiências de abastecimento. A cobertura de stocks ajuda a avaliar durante quanto tempo o abastecimento será suficiente. A gestão de faltas dá o passo seguinte: decidir qual das faltas confirmadas deve ser resolvida primeiro e traduzir a resposta em trabalho que a produção possa executar.

Confirme a falta antes de a encaminhar para resolução urgente

Comece pela operação afetada, não apenas pela referência da peça. Um registo de falta de material torna-se útil quando indica o que falta, onde é necessário e quando tem de estar em condições de utilização.

Reúna os seguintes dados:

• A especificação e a quantidade do material necessário, incluindo a unidade de medida.
• A quantidade fisicamente existente em condições de utilização e os compromissos já assumidos sobre essa quantidade.
• As encomendas e operações afetadas, com os respetivos compromissos de entrega.
• A quantidade a receber e uma data de disponibilidade credível, que tenha em conta a receção, a inspeção e a movimentação interna, quando aplicável.
• Outros materiais em falta ou restrições de capacidade que continuariam a impedir a conclusão.
• O responsável pela próxima ação e a data da próxima verificação da situação.

Isto evita gastar dinheiro a resolver o problema errado. Se o componente correto já está nas instalações, mas ainda não chegou ao centro de trabalho, uma nova compra não permitirá iniciar a produção hoje. Se o material recebido está em quarentena, o facto de estar no armazém não significa que possa ser utilizado na produção.

Distinga uma receção prevista de uma receção confirmada. Pergunte ao fornecedor o que foi efetivamente concluído ou expedido, em vez de perguntar apenas se mantém o compromisso inicial. A produção precisa de uma data credível para planear; uma data otimista copiada da ordem de compra da semana anterior pode ocultar o problema até voltar a falhar o início de uma tarefa.

Dê prioridade à entrega que ainda pode cumprir

A maior quantidade em falta não é automaticamente a prioridade mais alta. O mesmo se aplica ao componente mais caro ou à encomenda do cliente que mais insiste.

Para cada falta confirmada, pergunte: o que mudaria para a entrega se esta falta fosse resolvida? Analise as operações que ainda faltam executar na encomenda afetada. Antecipar a chegada do material só ajuda se ainda houver tempo para a maquinação, o acabamento, a montagem, a inspeção e a expedição, conforme aplicável.

Por isso, o prazo decisivo não é apenas a data de entrega ao cliente. É o momento limite em que o material tem de estar em condições de utilização para ainda ser possível executar as restantes operações da rota de produção. Um componente que chega na quarta-feira pode permitir cumprir uma expedição na quinta-feira, mas chegar demasiado tarde para outra que ainda exige uma operação de acabamento externo.

Compare as faltas com base em três perguntas práticas:

1. O que está em risco? Identifique o compromisso com o cliente, a paragem de produção ou o conjunto de encomendas afetado. Siga as prioridades de negócio acordadas pela equipa.

2. A ação proposta permite recuperar a situação? Verifique os outros materiais, as operações restantes e a capacidade disponível. Não pague para antecipar a entrega de um componente se a falta de outro tornar impossível cumprir a mesma entrega.

3. Quanto tempo resta para agir? Pode tornar-se impossível cumprir o prazo de uma encomenda enquanto todos se ocupam de uma exceção menos urgente, mesmo que inicialmente ainda fosse possível cumpri-lo.

Algumas faltas exigem intervenção imediata por colocarem em risco várias encomendas ou uma janela de produção crítica. Outras podem aguardar uma receção normal confirmada sem alterar qualquer entrega. Torne essa distinção visível para que compras, produção e vendas trabalhem segundo as mesmas prioridades.

Quando não for viável recuperar o prazo, informe o cliente atempadamente e acorde um novo compromisso. Continuar a classificar uma data impossível como «urgente» não cria o tempo de produção que falta.

Escolha uma resposta que altere o resultado

Acelerar o fornecimento é útil quando ter o material em condições de utilização mais cedo altera o que consegue concluir. Peça a quantidade e a hora de chegada que fazem essa diferença. Uma expedição parcial confirmada pode valer mais do que uma promessa não confirmada de entrega da totalidade da ordem de compra.

Antes de assumir o custo de um transporte urgente, verifique se a receção e a inspeção conseguem processar a chegada e se os recursos de produção necessários estarão disponíveis a seguir. Ganhar tempo no transporte pouco adianta se o material ficar depois à espera de uma máquina até passar o prazo de expedição.

O stock disponível noutro local pode ser uma alternativa. Confirme a especificação, o estado, o tempo de transferência e os compromissos já assumidos antes de autorizar a sua utilização. Transferir uma falta de um cliente para outro é uma decisão de negócio, não uma correção de inventário.

Um material ou componente de substituição exige a devida aprovação da engenharia e da qualidade, bem como a aprovação do cliente, se a alteração a exigir. Uma descrição ou dimensão semelhante não constitui autorização para o utilizar. Inclua o tempo necessário para obter as aprovações na decisão sobre como recuperar o prazo.

Alterar a sequência das tarefas pode manter a produção a avançar enquanto uma tarefa bloqueada aguarda. Escolha trabalho que disponha dos materiais e das condições prévias necessários e verifique depois que recursos partilhados irá ocupar. Ocupar uma máquina livre agora pode ser a decisão errada se isso retirar à encomenda prioritária o período de acabamento de que precisará quando o seu material chegar.

Produzir ou expedir parcialmente também pode ajudar, quando o processo e o acordo com o cliente o permitem. Defina claramente as quantidades e o compromisso que fica por cumprir. Caso contrário, várias encomendas parcialmente concluídas podem consumir material escasso sem que nenhuma fique pronta para expedição.

Exemplo: o mesmo componente, diferentes decisões para recuperar os prazos

Imagine duas encomendas que precisam, cada uma, de 40 unidades do mesmo componente. Só estão disponíveis 40 unidades em condições de utilização. Estão confirmadas mais 40 para sexta-feira.

A encomenda A tem expedição prevista para quinta-feira. Os restantes materiais estão prontos e, se receber os componentes disponíveis, é possível executar as operações em falta antes da expedição. A encomenda B tem entrega prevista para a terça-feira seguinte, mas outro componente de que precisa só estará em condições de utilização na segunda-feira.

Encomenda A. Precisa de 40 componentes; os restantes materiais estão prontos e é possível concluí-la na quinta-feira, desde que se reserve a capacidade necessária para as operações que faltam. Autorize a afetação da quantidade disponível à encomenda A e reserve capacidade para o restante percurso de produção.

Encomenda B. Precisa de 40 componentes, mas a falta de outro material impede o avanço até segunda-feira. Verifique se a receção de sexta-feira permite ter tudo pronto na segunda-feira e executar as operações restantes a tempo da entrega na terça-feira.

Encomenda C, pronta a produzir. Não precisa do componente em falta, mas disputa o mesmo recurso de acabamento. Programe-a apenas numa posição que preserve a capacidade de acabamento necessária para A.

Neste caso, a afetação da quantidade disponível a A justifica-se pela avaliação conjunta das condições de produção e entrega, e não apenas por ter o prazo mais próximo. Acelerar o fornecimento de mais unidades do componente comum para B não resolveria a outra falta que a bloqueia até segunda-feira.

O mesmo raciocínio explica por que razão «produzir tudo o que estiver pronto» é um conselho incompleto. Produzir C pode ser útil, mas não pode ocupar a capacidade que permite recuperar o prazo de A.

Se o segundo componente previsto para segunda-feira se atrasar, será necessária uma nova decisão sobre B. A lista de faltas, as afetações de materiais e o programa de produção têm de refletir essa alteração de forma coerente.

Concretize a decisão de recuperação num programa de produção no SkyPlanner

Uma lista de faltas permite identificar o que exige atenção. Mas, por si só, não permite encaixar o trabalho restante entre todas as outras encomendas da fábrica. É aqui que o SkyPlanner oferece uma vantagem prática.

Quando está ativada a opção de considerar os materiais na programação, o SkyPlanner calcula o programa com base nos materiais associados à produção e nos dados de disponibilidade mantidos atualizados. As datas de chegada das encomendas de compra permitem ter em conta os fornecimentos previstos ao programar o trabalho que deles depende. Ao atualizar uma chegada em atraso e recalcular, essa alteração passa a refletir-se no planeamento da produção, em vez de ficar apenas numa nota das compras.

O Arcturus, a IA de programação da produção do SkyPlanner, programa o trabalho em função da capacidade, dos turnos, das dependências entre operações e das prioridades configurados. O resultado é apresentado no programa em Gantt. Pode verificar quando está previsto executar o trabalho afetado, como se encaixam as operações restantes e o que mudou para as outras encomendas.

No exemplo acima, o planeador começa por confirmar a quantidade utilizável e autorizar a decisão de afetação do material. Os dados atualizados sobre os materiais e as prioridades escolhidas servem depois de base ao recálculo do programa de produção. O planeador revê o percurso de A, a disponibilidade mais tardia dos materiais de B e a posição de C no programa do recurso partilhado. Não é necessário refazer separadamente a fila de trabalho de cada máquina para compreender o efeito conjunto na produção.

Decide que compromissos proteger; o SkyPlanner calcula o programa de produção com base nessas decisões. Quando os recursos são limitados, as prioridades dos clientes podem influenciar a sequência de produção. Assim, reduz-se o trabalho de planeamento, mantendo as decisões comerciais nas mãos de quem é responsável pela relação com o cliente.

O SkyPlanner integra-se com qualquer ERP ou MES através da sua API REST aberta. Em vez de substituir um ERP funcional só para coordenar o plano de recuperação, pode ligar os dados existentes de encomendas e materiais à programação da produção com capacidade finita.

O que mudou na Eskomatic com maior visibilidade sobre os materiais

A Eskomatic, empresa de maquinação por subcontratação, organizava as filas de trabalho em grande parte manualmente, num sistema antigo de ERP e controlo da produção. A pouca visibilidade sobre a disponibilidade dos materiais fazia com que as faltas pudessem ser detetadas demasiado perto do início previsto de uma tarefa.

Com o SkyPlanner, a Eskomatic passou a dispor de uma fila de trabalho mais clara em Gantt e a visualizar as faltas de materiais a par da carga de produção prevista. A empresa relata menos paragens de produção por falta de materiais e maior precisão na definição das datas de entrega, graças à programação automática da carga.

Para um planeador que gere faltas de materiais, esta é a mudança que importa: menos tempo a descobrir por que razão o trabalho não pode começar e uma base mais clara para decidir o que ainda é possível entregar.

Conclua a ação, não se limite a fechar a linha na lista de faltas

Atribua a cada ação de recuperação um responsável e defina a próxima verificação. As compras confirmam a solução de fornecimento; as equipas de armazém e qualidade confirmam a disponibilidade de material utilizável; o planeamento da produção atualiza a sequência; e a equipa comercial comunica qualquer alteração ao compromisso de entrega. Numa fábrica pequena, uma pessoa pode acumular várias funções, mas a passagem de informação entre elas continua a ser necessária.

Não dê uma ocorrência por resolvida só porque o fornecedor diz que a mercadoria foi expedida. Confirme que a quantidade necessária pode ser utilizada, que é possível integrar o trabalho afetado no programa de produção e que as pessoas que o vão executar dispõem do plano atualizado.

Depois, aprenda com os problemas recorrentes. Acompanhe o tempo de paragem causado por faltas de materiais, a fiabilidade dos compromissos de recuperação e os compromissos de entrega que as ações efetivamente permitiram cumprir. Investigue na origem os erros recorrentes nos registos, os consumos não previstos ou a falta de fiabilidade das receções. Ter menos linhas em aberto na lista de faltas não é um êxito se as encomendas por concluir estiverem apenas à espera noutro ponto.

Para as fábricas que lidam regularmente com atrasos de materiais e máquinas partilhadas, o SkyPlanner APS é uma forma prática de traduzir a decisão de recuperação num plano de produção executável. Reduz a conciliação manual entre listas de materiais e filas de trabalho das máquinas, para que a equipa se possa concentrar em assegurar as entregas.

Agende uma demonstração do SkyPlanner e traga um caso real de falta de material, as encomendas que o consomem e uma data de chegada confirmada. Use esse caso para discutir o que pode ser produzido já, o que tem de esperar e como a decisão afeta o resto da produção. Se preferir explorar primeiro, experimente o SkyPlanner com dados de demonstração ou siga o percurso de primeiros passos com apoio de IA no Assistente do SkyPlanner.