Управління дефіцитом матеріалів: не зупиняйте виконання замовлень

Головна » Ресурси » Управління дефіцитом матеріалів: не зупиняйте виконання замовлень

Орієнтовний час читання: 10 хвилин

Постачальник обіцяє прискорити поставку компонента, якого бракує. Відділ закупівель уже має план усунення затримки. Але виробництву ще потрібно з’ясувати, чи надійде цей компонент достатньо рано, щоб виконати замовлення вчасно, і які завдання виконувати до його надходження.

Саме в цьому й полягає завдання управління дефіцитом матеріалів. Якщо приділяти однакову увагу кожній відсутній деталі, зусилля розпорошуються між проблемами з дуже різними наслідками. Найкорисніша дія — та, що допомагає дотриматися погодженого строку поставки або запобігти зупинці, якої ще можна уникнути.

SkyPlanner APS пов’язує наявність матеріалів із виробничими потужностями та пріоритетами. Після того як ви підтвердите дефіцит і визначите подальші дії, система на основі цих даних складає спільний виробничий графік. Ви витрачаєте менше часу на перебудову черг завдань для верстатів і більше — на розв’язання справді важливої проблеми.

Що таке управління дефіцитом матеріалів у виробництві?

Управління дефіцитом матеріалів — це виявлення й перевірка нестачі матеріалів або компонентів, що загрожує виробництву, визначення пріоритетності таких випадків та усунення дефіциту. Цей процес дає змогу пов’язати проблему постачання з конкретними виробничими завданнями, зобов’язаннями перед клієнтом і практичними діями для відновлення виконання замовлення.

Дефіцит не завжди означає нульовий залишок на складі. Матеріал може бути в наявності, але його кількості не вистачить на всі замовлення, яким він потрібен до наступного надходження. Запас також може бути недоступним, бо його вже зарезервовано для інших потреб, він очікує перевірки або на момент запланованого початку робіт перебуває не там, де потрібен.

Не кожен дефіцит означає й те, що постачальник не виконав своїх зобов’язань. Затримки надходжень, неточні облікові залишки, невраховане споживання, брак, помилки під час відбору та зміни потреб за замовленнями — усе це може залишити виробниче завдання без потрібного матеріалу. Причиною дефіциту може бути й масштабніший збій у ланцюгу постачання, але на підприємстві передусім потрібно з’ясувати: яких робіт це стосується і що ми можемо зробити?

MRP визначає потреби в матеріалах і виявляє, яких матеріалів бракує для їх задоволення. Покриття запасів допомагає оцінити, на скільки вистачить наявних та очікуваних матеріалів. Управління дефіцитом — це наступний крок: вирішити, яку підтверджену нестачу усувати першою, і перетворити обрані дії на завдання, які виробництво зможе виконати.

Перевірте дефіцит, перш ніж передавати проблему на вищий рівень

Почніть із технологічної операції, якої стосується нестача, а не лише з номенклатурного номера деталі. Запис про дефіцит стає корисним, коли з нього зрозуміло, чого бракує, де це потрібно і коли матеріал має бути придатним та доступним для використання.

Зберіть такі дані:

• Вимоги до матеріалу та потрібна кількість із зазначенням одиниці виміру.
• Фактична кількість матеріалу, придатного для використання, і вже наявні зобов’язання щодо цього запасу.
• Замовлення й технологічні операції, яких стосується дефіцит, та погоджені строки поставок.
• Кількість матеріалу, що має надійти, та реалістична дата його готовності до використання, за потреби — з урахуванням приймання, перевірки й внутрішнього переміщення.
• Інші матеріали, яких бракує, або обмеження потужностей, що й надалі заважатимуть завершенню робіт.
• Відповідальний за наступну дію та час повторної перевірки ситуації.

Це допомагає уникнути дорогих дій, спрямованих не на ту проблему. Якщо потрібний компонент уже на підприємстві, але ще не дістався робочого центру, додаткова закупівля не забезпечить сьогоднішнього початку робіт. Якщо отримана партія перебуває в карантині, сама її наявність на складі не робить її доступним для виробництва запасом.

Розрізняйте очікуване та підтверджене надходження. Запитайте постачальника, що вже фактично виготовлено чи відвантажено, а не лише чи залишається чинною початкова обіцянка. Для планування виробництву потрібна реалістична дата. Оптимістична дата, скопійована з минулотижневого замовлення на закупівлю, може приховувати проблему з відновленням графіка аж до чергового зірваного початку робіт.

Надайте пріоритет поставці, яку ще можна виконати вчасно

Найбільша кількісна нестача не означає автоматично найвищого пріоритету. Те саме стосується найдорожчого компонента або замовлення, за яким телефонують найнаполегливіше.

Для кожного підтвердженого випадку дефіциту запитайте: що зміниться для поставки, якщо усунути цю нестачу? Простежте всі операції, які ще залишилося виконати за відповідним замовленням. Раніше надходження матеріалу допоможе лише тоді, коли ще вистачає часу на потрібні етапи: механічну й фінішну обробку, складання, перевірку та відвантаження.

Отже, важлива не лише дата поставки клієнту. Потрібно знати найпізніший момент, коли матеріал має стати доступним для використання, щоб устигнути виконати решту маршруту. Компонент, який надійде в середу, може врятувати одне відвантаження в четвер, але запізнитися для іншого, якщо там ще потрібна фінішна обробка в підрядника.

Порівнюйте випадки дефіциту за трьома практичними запитаннями:

1. Що під загрозою? Визначте, чи йдеться про зобов’язання перед клієнтом, зупинку виробництва або групу замовлень. Керуйтеся бізнес-пріоритетами, які погодила ваша команда.

2. Чи допоможе запропонована дія виправити ситуацію? Перевірте інші матеріали, решту операцій і доступні потужності. Не платіть за прискорене постачання одного компонента, якщо через відсутність іншого виконати поставку вчасно все одно неможливо.

3. Скільки часу залишилося на дії? Поки всі займаються менш нагальною проблемою, замовлення, яке ще можна було виконати вчасно, може втратити цей шанс.

Деякі випадки дефіциту потребують негайної ескалації, оскільки загрожують кільком замовленням або критично важливому проміжку часу у виробничому графіку. В інших випадках можна дочекатися підтвердженого надходження у звичайному порядку без зміни строків поставки. Зробіть цю різницю очевидною, щоб закупівлі, виробництво та продажі керувалися однаковими пріоритетами.

Якщо реального способу надолужити відставання немає, завчасно повідомте клієнта й погодьте новий строк. Позначка «терміново» біля нездійсненної дати не додає часу, якого бракує виробництву.

Оберіть дію, яка змінить результат

Прискорення постачання корисне, коли раніша готовність матеріалу до використання змінює те, що ви встигнете завершити. Запитуйте саме ту кількість і той час прибуття, які дадуть такий результат. Підтверджене часткове відвантаження може бути ціннішим за непідтверджену обіцянку поставити весь обсяг замовлення на закупівлю.

Перш ніж погоджувати дорожче перевезення, перевірте, чи зможуть служби приймання й контролю якості вчасно опрацювати вантаж і чи будуть після цього доступні потрібні виробничі ресурси. Виграш у часі транспортування мало що дає, якщо матеріал дочекається вільного верстата лише після запланованого строку відвантаження.

Іншим виходом може стати запас в іншому місці. Перш ніж дозволити його використання, перевірте відповідність вимогам, стан, час переміщення та вже наявні зобов’язання щодо цього запасу. Перенести дефіцит з одного клієнта на іншого — це бізнес-рішення, а не виправлення складського обліку.

Заміна матеріалу або компонента потребує належного погодження інженерної служби та служби якості, а також погодження клієнта, якщо воно потрібне для такої зміни. Схожий опис чи розмір не є дозволом на використання. Ухвалюючи рішення про відновлення графіка, врахуйте час на погодження.

Зміна послідовності завдань може підтримати роботу виробництва, поки заблоковане завдання очікує. Обирайте роботи, для яких є потрібні матеріали й виконано всі передумови, а потім перевіряйте, які спільні виробничі ресурси вони займуть. Завантажити вільний верстат зараз може бути хибним рішенням, якщо через це буде зайнято час на фінішну обробку, потрібний пріоритетному замовленню після надходження його матеріалу.

Часткове виготовлення або відвантаження також може допомогти, якщо це дозволяють технологічний процес і домовленість із клієнтом. Чітко визначте кількості та зобов’язання щодо решти замовлення. Інакше кілька частково виконаних замовлень можуть витратити дефіцитний матеріал, так і не давши жодної готової до відвантаження поставки.

Приклад: один компонент — різні рішення для відновлення графіка

Уявімо два замовлення, кожному з яких потрібно 40 одиниць одного й того самого компонента. Доступні лише 40 придатних до використання одиниць. Надходження ще 40 підтверджено на п’ятницю.

Замовлення A потрібно відвантажити в четвер. Решта матеріалів для нього готова, а операції, що залишилися, можна встигнути виконати до відвантаження, якщо виділити йому наявні компоненти. Замовлення B потрібно відвантажити наступного вівторка, але інший потрібний йому компонент буде доступний для використання лише в понеділок.

Замовлення A. Потрібно 40 компонентів; інші матеріали готові, і завершити роботу в четвер можливо, якщо зберегти для неї потрібні потужності. Погодьте використання наявної кількості для A та забезпечте можливість виконати решту його маршруту.

Замовлення B. Потребує 40 компонентів, але через відсутність іншого матеріалу робота не може просуватися до понеділка. Перевірте, чи узгоджується п’ятничне надходження з готовністю в понеділок і чи вистачить часу на решту маршруту для поставки у вівторок.

Готове до виконання замовлення C. Не потребує дефіцитного компонента, але використовує той самий ресурс для фінішної обробки. Ставте його в графік лише так, щоб зберегти необхідну для замовлення A потужність фінішної обробки.

У цьому випадку виділення наявної кількості для замовлення A обґрунтоване повною картиною готовності та можливостей поставки, а не лише тим, що строк виконання A настає раніше. Навіть прискорене постачання додаткової кількості спільного компонента для B не усуне іншої перешкоди, яка блокує його до понеділка.

Ця ж логіка пояснює, чому поради «запускайте все, що готове» недостатньо. Виконання C може бути корисним, але воно не повинно займати потужності, завдяки яким A ще можна виконати вчасно.

Якщо надходження другого компонента в понеділок затримається, рішення щодо B доведеться переглянути. Цю зміну потрібно узгоджено відобразити в переліку дефіцитних матеріалів, їх закріпленні за замовленнями та графіку виробництва.

Втілюйте рішення щодо подолання дефіциту в графіку SkyPlanner

Перелік дефіцитних матеріалів показує, що потребує уваги. Проте сам по собі він не допоможе розмістити решту робіт у графіку з урахуванням усіх інших замовлень підприємства. Саме тут SkyPlanner дає практичну перевагу.

Якщо ввімкнено планування з урахуванням матеріалів, SkyPlanner розраховує графік на основі матеріалів, пов’язаних із виробництвом, та актуалізованих даних про їх доступність. Дати надходження за замовленнями на закупівлю дають змогу враховувати очікувані поставки під час визначення строків робіт, які потребують цих матеріалів. Якщо надходження затримується, оновлення його дати й перерахунок графіка врахують цю зміну в плануванні виробництва — вона не залишиться лише в примітці відділу закупівель.

Arcturus, штучний інтелект SkyPlanner для календарного планування виробництва, розраховує графік робіт з урахуванням заданих потужностей, змін, залежностей між технологічними операціями та пріоритетів. Результат відображається на діаграмі Ганта. Ви можете перевірити, коли заплановано роботи, яких торкнувся дефіцит, як у графік вкладається решта маршруту та що змінилося для інших замовлень.

У наведеному прикладі фахівець із планування спочатку підтверджує кількість, придатну до використання, і затверджує рішення про її розподіл. Актуалізовані дані про матеріали та вибрані пріоритети стають основою для перерахунку виробничого графіка. Далі фахівець перевіряє маршрут A, пізнішу готовність B і місце C у графіку спільного ресурсу. Щоб зрозуміти сукупний вплив на виробництво, не потрібно окремо перебудовувати чергу на кожному верстаті.

Ви вирішуєте, виконання яких зобов’язань потрібно забезпечити; SkyPlanner розраховує графік з урахуванням цих рішень. За обмежених виробничих ресурсів пріоритети клієнтів можуть впливати на послідовність робіт. Це скорочує обсяг роботи з планування, а комерційні рішення залишаються за людьми, відповідальними за відносини з клієнтами.

SkyPlanner інтегрується з будь-якою ERP- або MES-системою через свій відкритий REST API. Ви можете використовувати наявні дані про замовлення та матеріали для календарного планування виробництва з урахуванням обмежених потужностей, а не замінювати робочу ERP-систему лише заради узгодження плану подолання дефіциту.

Що змінилося для Eskomatic завдяки чіткішій інформації про доступність матеріалів

Компанія Eskomatic, яка виконує механічну обробку на замовлення, раніше формувала черги робіт переважно вручну в застарілій системі ERP та оперативного управління виробництвом. Через недостатню прозорість даних про доступність матеріалів дефіцит міг виявлятися незадовго до запланованого початку виробничого завдання.

Завдяки SkyPlanner компанія Eskomatic отримала наочнішу чергу робіт на діаграмі Ганта та змогу бачити дефіцит матеріалів поряд із майбутнім виробничим завантаженням. За даними компанії, зупинок виробництва через нестачу матеріалів стало менше, а автоматичне планування завантаження дало змогу точніше визначати дати поставки.

Для фахівця з планування, який працює з дефіцитом матеріалів, практична користь саме в цьому: менше часу на з’ясування причин, через які роботу не можна почати, і чіткіша основа для визначення того, які замовлення ще можна виконати вчасно.

Доводьте дії до результату, а не просто закривайте рядок у переліку дефіциту

Для кожної дії з подолання дефіциту призначте відповідального та строк наступної перевірки. Відділ закупівель підтверджує заходи з постачання; склад і служба якості — доступність матеріалів, придатних до використання; фахівці з планування виробництва оновлюють послідовність робіт; відділ продажів повідомляє про зміни в зобов’язаннях щодо поставки. На невеликому підприємстві одна людина може виконувати кілька ролей, але передавати інформацію між цими етапами все одно потрібно.

Не вважайте проблему закритою лише тому, що постачальник повідомив про відвантаження. Переконайтеся, що потрібна кількість матеріалу придатна до використання, відповідні роботи реально можна виконати за графіком, а їх виконавці мають актуальний план.

Далі робіть висновки з повторюваних проблем. Відстежуйте тривалість простоїв через матеріали, надійність обіцяних строків відновлення робіт і те, виконання яких зобов’язань щодо поставки вдалося забезпечити завдяки вжитим заходам. З’ясовуйте першопричини повторюваних помилок в обліку, незапланованого споживання та проблем із надійністю постачання. Менша кількість відкритих рядків у переліку дефіциту — не успіх, якщо незавершені замовлення просто чекають в іншому місці.

Для підприємств, яким регулярно доводиться планувати роботу з урахуванням затримок матеріалів і використання тих самих верстатів для різних замовлень, SkyPlanner APS — практичний спосіб втілити рішення щодо подолання дефіциту в реалістичному виробничому плані. Система зменшує потребу вручну узгоджувати переліки матеріалів із чергами робіт на верстатах, щоб команда могла зосередитися на дотриманні строків поставки.

Замовте демонстрацію SkyPlanner і підготуйте один реальний випадок дефіциту, замовлення, що потребують цього матеріалу, та підтверджену дату його надходження. На цьому прикладі обговоріть, що можна запустити зараз, що має зачекати та як рішення вплине на решту виробництва. Якщо хочете спочатку ознайомитися самостійно, спробуйте SkyPlanner із демонстраційними даними або пройдіть початкове налаштування за допомогою ШІ в Помічнику SkyPlanner.