Fehlteilmanagement in der Fertigung: Aufträge am Laufen halten

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Ein Lieferant verspricht, ein fehlendes Bauteil beschleunigt zu liefern. Der Einkauf hat einen Plan, um den Rückstand aufzuholen. Die Produktion muss aber noch wissen, ob das Bauteil rechtzeitig eintrifft, um den Liefertermin des Auftrags zu halten – und was bis dahin gefertigt werden soll.

Genau darum geht es beim Fehlteilmanagement in der Fertigung. Wer jedem fehlenden Teil mit demselben Aufwand nachgeht, verteilt seine Aufmerksamkeit auf Probleme mit ganz unterschiedlichen Folgen. Am meisten bringt eine Maßnahme, die einen zugesagten Liefertermin sichert oder einen noch vermeidbaren Stillstand verhindert.

SkyPlanner APS verknüpft die Materialverfügbarkeit mit den Produktionskapazitäten und Prioritäten. Sobald Sie den Fehlbestand geprüft und die Maßnahmen festgelegt haben, entsteht daraus ein gemeinsamer Produktionsplan. So verbringen Sie weniger Zeit damit, die Auftragsreihenfolgen an den Maschinen neu aufzubauen, und haben mehr Zeit, den entscheidenden Störfall zu lösen.

Was ist Fehlteilmanagement in der Fertigung?

Fehlteilmanagement bedeutet, fehlende Materialien oder Bauteile, die die Produktion gefährden, zu erkennen, den tatsächlichen Fehlbestand zu prüfen, Prioritäten zu setzen und die Versorgung sicherzustellen. Dabei wird das Versorgungsproblem mit den betroffenen Arbeitsgängen, der Kundenzusage und einer praktisch umsetzbaren Abhilfemaßnahme verknüpft.

Ein Fehlbestand bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Lagerbestand null ist. Material kann im Regal liegen, ohne dass es für alle Aufträge reicht, die es bis zum nächsten Wareneingang benötigen. Bestand kann auch deshalb nicht verfügbar sein, weil er bereits anderweitig reserviert ist, noch geprüft werden muss oder zum geplanten Start am falschen Ort liegt.

Auch liegt nicht bei jedem Fehlbestand ein Lieferantenversagen vor. Verspätete Wareneingänge, ungenaue Bestandsdaten, nicht gebuchte Verbräuche, Ausschuss, Kommissionierfehler und ein geänderter Auftragsbedarf können dazu führen, dass einem Arbeitsgang das benötigte Material fehlt. Eine übergreifende Störung der Lieferkette kann zwar Fehlbestände verursachen. Im Werk bleibt die unmittelbar anstehende Entscheidung aber konkret: Welche Arbeitsgänge sind betroffen, und was können wir dagegen tun?

MRP ermittelt Materialbedarfe und Versorgungslücken. Die Lagerreichweite hilft einzuschätzen, wie lange die Versorgung ausreicht. Das Fehlteilmanagement geht einen Schritt weiter: Es legt fest, welche bestätigte Lücke zuerst geschlossen werden soll, und setzt die gewählte Maßnahme in Arbeitsgänge um, die die Produktion tatsächlich ausführen kann.

Fehlbestände vor der Eskalation prüfen

Gehen Sie vom betroffenen Arbeitsgang aus, nicht nur von der Teilenummer. Eine Fehlteilmeldung ist dann hilfreich, wenn sie zeigt, was fehlt, wo es gebraucht wird und wann es einsetzbar sein muss.

Tragen Sie dazu folgende Informationen zusammen:

• Die benötigte Materialspezifikation und Menge einschließlich der Mengeneinheit.
• Die physisch vorhandene, verwendbare Menge und der davon bereits für andere Bedarfe zugesagte Anteil.
• Die betroffenen Aufträge und Arbeitsgänge mit den zugesagten Lieferterminen.
• Die erwartete Eingangsmenge und ein belastbarer Verfügbarkeitstermin, gegebenenfalls unter Berücksichtigung von Warenannahme, Prüfung und innerbetrieblichem Transport.
• Weitere fehlende Materialien oder Kapazitätsengpässe, die die Fertigstellung weiterhin verhindern würden.
• Die für den nächsten Schritt verantwortliche Person und den Zeitpunkt, zu dem die Lage erneut geprüft wird.

So vermeiden Sie teure Maßnahmen, die am eigentlichen Problem vorbeigehen. Ist das richtige Bauteil bereits im Haus, aber noch nicht an der Arbeitsstation angekommen, hilft eine weitere Bestellung nicht beim heutigen Fertigungsstart. Liegt ein Wareneingang im Sperrlager, ist er durch seine bloße Anwesenheit im Lager noch kein verwendbarer Produktionsbestand.

Unterscheiden Sie zwischen einem erwarteten und einem bestätigten Wareneingang. Fragen Sie den Lieferanten, was tatsächlich fertiggestellt oder versandt wurde – nicht nur, ob die ursprüngliche Zusage noch gilt. Die Produktion braucht einen belastbaren Planungstermin. Ein optimistisches Datum, das aus der Bestellung der Vorwoche übernommen wurde, kann verschleiern, dass der Rückstand nicht aufgeholt wird – bis der nächste geplante Start verpasst ist.

Priorisieren Sie Liefertermine, die Sie noch sichern können

Die größte Fehlmenge hat nicht automatisch die höchste Priorität. Das gilt ebenso für das teuerste Bauteil oder den Auftrag, dessen Kunde am hartnäckigsten nachfragt.

Fragen Sie bei jedem bestätigten Fehlbestand: Was würde sich für die Lieferung ändern, wenn dieser Fehlbestand behoben wäre? Betrachten Sie alle noch ausstehenden Arbeitsgänge des betroffenen Auftrags. Ein früherer Materialeingang hilft nur, wenn danach noch genügend Zeit für die jeweils erforderliche Bearbeitung, Endbearbeitung, Montage, Prüfung und den Versand bleibt.

Entscheidend ist daher nicht allein der Liefertermin beim Kunden. Maßgeblich ist der späteste Zeitpunkt, zu dem das Material verwendbar sein muss, damit die restlichen Arbeitsgänge noch rechtzeitig abgeschlossen werden können. Ein Bauteil, das am Mittwoch eintrifft, kann eine Lieferung am Donnerstag noch ermöglichen. Für eine andere Lieferung am selben Tag kann es bereits zu spät sein, wenn noch eine externe Endbearbeitung ansteht.

Vergleichen Sie Fehlbestände anhand von drei praxisnahen Fragen:

1. Was steht auf dem Spiel? Klären Sie, welche Kundenzusage, welcher Produktionsstillstand oder welche Gruppe von Aufträgen betroffen ist. Orientieren Sie sich an den geschäftlichen Prioritäten, die Ihr Team vereinbart hat.

2. Lässt sich das mit der vorgeschlagenen Maßnahme noch abwenden? Prüfen Sie die übrigen Materialien, die verbleibenden Arbeitsgänge und die verfügbaren Kapazitäten. Geben Sie kein Geld für die beschleunigte Lieferung eines Bauteils aus, wenn ein anderes den Liefertermin ohnehin unmöglich macht.

3. Wie viel Zeit bleibt zum Handeln? Ein noch haltbarer Liefertermin kann unerreichbar werden, während sich alle um einen weniger dringenden Störfall kümmern.

Manche Fehlbestände müssen sofort eskaliert werden, weil sie mehrere Aufträge oder ein entscheidendes Produktionszeitfenster gefährden. Bei anderen kann der bestätigte reguläre Wareneingang abgewartet werden, ohne einen Liefertermin zu verschieben. Machen Sie diesen Unterschied sichtbar, damit Einkauf, Produktion und Vertrieb nach denselben Prioritäten arbeiten.

Lässt sich der Termin mit keiner umsetzbaren Maßnahme mehr halten, informieren Sie den Kunden frühzeitig und vereinbaren Sie einen neuen verbindlichen Termin. Einen unmöglichen Termin weiterhin als „dringend“ zu kennzeichnen, schafft keine zusätzliche Produktionszeit.

Wählen Sie Maßnahmen, die am Ergebnis etwas ändern

Eine beschleunigte Beschaffung ist sinnvoll, wenn ein früherer Eingang verwendbaren Materials beeinflusst, was Sie fertigstellen können. Fragen Sie gezielt nach der Menge und dem Ankunftstermin, die dafür erforderlich sind. Eine bestätigte Teillieferung kann wertvoller sein als eine unbestätigte Zusage für die gesamte Bestellmenge.

Bevor Sie einen teuren Expressversand beauftragen, prüfen Sie, ob Warenannahme und Prüfung die Lieferung bearbeiten können und ob anschließend die benötigten Produktionsressourcen verfügbar sind. Eine kürzere Transportzeit bringt wenig, wenn das Material danach bis über den Versandtermin hinaus auf eine freie Maschine wartet.

Andernorts verfügbarer Bestand kann eine weitere Möglichkeit bieten. Prüfen Sie Spezifikation, Zustand, Transportdauer und bereits zugesagte Mengen für andere Bedarfe, bevor Sie seine Verwendung genehmigen. Einen Fehlbestand von einem Kunden auf einen anderen zu verlagern, ist eine unternehmerische Entscheidung und keine Bestandskorrektur.

Ein Ersatzmaterial oder Ersatzbauteil benötigt die entsprechenden Freigaben durch Technik und Qualitätssicherung sowie gegebenenfalls die Zustimmung des Kunden. Eine ähnliche Beschreibung oder Abmessung ist keine Erlaubnis zur Verwendung. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung auch die Zeit, die diese Freigaben benötigen.

Eine geänderte Reihenfolge kann die Produktion am Laufen halten, während ein blockierter Arbeitsgang wartet. Wählen Sie Arbeitsgänge, für die das Material verfügbar ist und alle Voraussetzungen erfüllt sind. Prüfen Sie anschließend, welche gemeinsam genutzten Ressourcen sie beanspruchen. Eine freie Maschine jetzt auszulasten, kann die falsche Entscheidung sein, wenn dadurch das Zeitfenster in der Endbearbeitung belegt wird, das der vorrangige Auftrag nach Eintreffen seines Materials benötigt.

Auch eine Teilfertigung oder Teillieferung kann helfen, sofern der Prozess und die Vereinbarung mit dem Kunden dies zulassen. Halten Sie die Mengen und die verbleibende Lieferverpflichtung eindeutig fest. Andernfalls können mehrere nur teilweise fertiggestellte Aufträge knappes Material verbrauchen, ohne dass eine einzige versandfähige Lieferung entsteht.

Beispiel: gleiches Bauteil, unterschiedliche Maßnahmen

Stellen Sie sich zwei Aufträge vor, die jeweils 40 Stück desselben Bauteils benötigen. Es sind aber nur 40 verwendbare Stück verfügbar. Weitere 40 sind für Freitag bestätigt.

Auftrag A soll am Donnerstag versendet werden. Alle anderen Materialien liegen bereit. Erhält er die verfügbaren Bauteile, lassen sich die restlichen Arbeitsgänge noch vor dem Versand abschließen. Auftrag B ist am darauffolgenden Dienstag fällig, benötigt jedoch ein weiteres Bauteil, das erst am Montag verwendbar sein wird.

Auftrag A. Er benötigt 40 Bauteile; alle anderen Materialien liegen bereit. Die Fertigstellung am Donnerstag ist machbar, wenn die dafür noch benötigte Kapazität freigehalten wird. Geben Sie die verfügbare Menge für A frei und sichern Sie die Kapazität für seine restlichen Arbeitsgänge.

Auftrag B. Er benötigt 40 Bauteile, kann aber wegen eines zweiten fehlenden Materials bis Montag nicht weiterbearbeitet werden. Prüfen Sie, ob der Wareneingang am Freitag zur Einsatzbereitschaft am Montag passt und die restlichen Arbeitsgänge eine Lieferung am Dienstag zulassen.

Startbereiter Auftrag C. Er benötigt das knappe Bauteil nicht, beansprucht aber dieselbe Ressource für die Endbearbeitung. Planen Sie ihn nur so ein, dass die für A benötigte Endbearbeitungskapazität erhalten bleibt.

Die verfügbare Menge A zuzuteilen, ist hier durch das Gesamtbild aus Einsatzbereitschaft und Liefermöglichkeiten gerechtfertigt – nicht allein durch den früheren Liefertermin. Weitere Exemplare des gemeinsamen Bauteils für B im Eilverfahren zu beschaffen, würde nichts daran ändern, dass das andere Bauteil erst am Montag verwendbar ist.

Aus demselben Grund greift auch der Rat „Fertigen Sie alles, was startbereit ist“ zu kurz. C zu bearbeiten kann sinnvoll sein. Der Auftrag darf aber nicht die Kapazität belegen, die es ermöglicht, A noch termingerecht fertigzustellen.

Verzögert sich das für Montag erwartete zweite Bauteil, muss über B neu entschieden werden. Fehlteilliste, Materialreservierungen und Fertigungsplan müssen diese Änderung übereinstimmend abbilden.

Maßnahmen zur Terminsicherung in einen SkyPlanner-Fertigungsplan umsetzen

Eine Fehlteilliste zeigt, wo Handlungsbedarf besteht. Sie allein kann die verbleibenden Arbeiten jedoch nicht mit allen anderen Aufträgen im Werk abstimmen. Genau hier bietet SkyPlanner einen praktischen Vorteil.

Ist die Materialberücksichtigung in der Feinplanung aktiviert, bezieht SkyPlanner die mit der Produktion verknüpften Materialien und deren gepflegte Verfügbarkeit in die Planberechnung ein. Anhand der Wareneingangstermine aus Bestellungen lassen sich erwartete Lieferungen bei der Terminierung der darauf angewiesenen Arbeitsgänge berücksichtigen. Wird ein verspäteter Wareneingang aktualisiert und der Plan neu berechnet, fließt die Änderung in die Produktionsplanung ein, statt nur als Notiz im Einkauf zu stehen.

Arcturus, die KI für die Feinplanung in SkyPlanner, plant die Arbeiten anhand der konfigurierten Kapazitäten, Schichten, Abhängigkeiten zwischen Arbeitsgängen und Prioritäten. Das Ergebnis sehen Sie im Gantt-Fertigungsplan. Dort können Sie prüfen, wann die betroffenen Arbeiten eingeplant sind, wie sich die restlichen Arbeitsgänge einfügen und was sich für andere Aufträge geändert hat.

Im obigen Beispiel bestätigt der Planer zunächst die verwendbare Menge und genehmigt deren Zuteilung. Die gepflegten Materialdaten und die festgelegten Prioritäten bilden anschließend die Grundlage für die Neuberechnung des Fertigungsplans. Der Planer prüft die verbleibenden Arbeitsgänge von A, die spätere Einsatzbereitschaft von B und die Einplanung von C auf der gemeinsam genutzten Ressource. Um die Gesamtauswirkungen auf die Produktion zu erkennen, muss er nicht jede Maschinenbelegung einzeln neu aufbauen.

Sie entscheiden, welche Zusagen abgesichert werden sollen; SkyPlanner berechnet darauf aufbauend den Fertigungsplan. Bei begrenzten Ressourcen können Kundenprioritäten die Planungsreihenfolge beeinflussen. Das spart Planungsaufwand, während die kaufmännische Entscheidung bei den Verantwortlichen für die Kundenbeziehung bleibt.

SkyPlanner lässt sich über seine offene REST API mit jedem ERP- oder MES-System verbinden. So können Sie vorhandene Auftrags- und Materialdaten für eine Feinplanung mit begrenzten Kapazitäten nutzen, statt ein funktionierendes ERP-System zu ersetzen, nur um die Maßnahmen zur Terminsicherung abzustimmen.

Was mehr Transparenz bei der Materialverfügbarkeit für Eskomatic verändert hat

Der Lohnzerspaner Eskomatic organisierte die Bearbeitungsreihenfolge früher weitgehend von Hand in einem älteren ERP- und Produktionssteuerungssystem. Weil die Materialverfügbarkeit nur eingeschränkt sichtbar war, wurden Fehlteile mitunter erst kurz vor dem geplanten Start eines Arbeitsgangs erkannt.

Mit SkyPlanner erhielt Eskomatic eine übersichtlichere Darstellung der Bearbeitungsreihenfolge im Gantt-Diagramm. Neben der anstehenden Produktionsauslastung wurden auch Fehlteile sichtbar. Das Unternehmen berichtet von weniger materialbedingten Produktionsstillständen und einer genaueren Festlegung von Lieferterminen durch die automatische Kapazitätsbelegungsplanung.

Für Produktionsplaner im Fehlteilmanagement liegt darin der praktische Nutzen: weniger Zeit für die Suche nach Gründen, warum Arbeiten nicht starten können, und eine klarere Grundlage für die Entscheidung, was noch geliefert werden kann.

Maßnahmen abschließen – nicht nur Einträge in der Fehlteilliste

Legen Sie für jede Maßnahme zur Terminsicherung einen Verantwortlichen und einen nächsten Prüftermin fest. Der Einkauf bestätigt die Maßnahmen zur Materialversorgung; Lager und Qualitätssicherung bestätigen, dass das Material zur Verwendung verfügbar ist. Die Produktionsplanung aktualisiert die Reihenfolge, und der Vertrieb kommuniziert geänderte Lieferzusagen. In einem kleinen Fertigungsbetrieb kann eine Person mehrere Rollen übernehmen. Die nötigen Übergaben müssen trotzdem stattfinden.

Schließen Sie einen Klärungsfall nicht allein deshalb ab, weil ein Lieferant den Versand der Ware meldet. Bestätigen Sie, dass die benötigte Menge verwendbar ist, dass die betroffenen Arbeiten im Fertigungsplan tatsächlich ausführbar eingeplant sind und dass den ausführenden Mitarbeitern der aktuelle Plan vorliegt.

Lernen Sie anschließend aus wiederkehrenden Problemen. Erfassen Sie materialbedingte Stillstandszeiten, die Zuverlässigkeit von Zusagen zur Engpassbehebung und die Lieferzusagen, die durch die Maßnahmen tatsächlich abgesichert wurden. Gehen Sie wiederkehrenden Bestandsfehlern, ungeplanten Verbräuchen oder unzuverlässigen Wareneingängen auf den Grund. Weniger offene Einträge in der Fehlteilliste sind kein Erfolg, wenn unfertige Aufträge lediglich an anderer Stelle warten.

Für Fertigungsbetriebe, die regelmäßig mit verspäteten Materiallieferungen umgehen und die Belegung gemeinsam genutzter Maschinen planen müssen, bietet SkyPlanner APS einen praktischen Weg, Entscheidungen zur Terminsicherung in einen umsetzbaren Fertigungsplan zu überführen. Die manuelle Abstimmung zwischen Materiallisten und Maschinenbelegung wird reduziert. So kann sich das Team darauf konzentrieren, Liefertermine abzusichern.

Buchen Sie eine SkyPlanner-Demo und bringen Sie einen konkreten Fehlteilfall, die Aufträge mit Bedarf an diesem Material und einen bestätigten Wareneingangstermin mit. Besprechen Sie daran, was jetzt gefertigt werden kann, was warten muss und wie sich die Entscheidung auf die übrige Produktion auswirkt. Wenn Sie SkyPlanner zunächst selbst erkunden möchten, testen Sie SkyPlanner mit Demodaten oder nutzen Sie den KI-gestützten Einstieg in SkyPlanner Assistant.