Produktionszeiterfassung: Ist-Zeiten sinnvoll nutzen

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Alle haben eine volle Schicht gebucht. Trotzdem kann die Planung nicht erklären, warum ein wiederkehrender Arbeitsgang länger dauert als geschätzt. Manche Stunden sind auf den gesamten Auftrag gebucht, andere auf eine Abteilung. Und der Mitarbeiter, der sich an die Unterbrechung erinnert, hat schon Feierabend.

Produktionszeiterfassung soll diese Unklarheit beseitigen. Sie ordnet die tatsächlich benötigte Zeit dem Produktionsauftrag und dem Arbeitsgang zu, bei dem sie angefallen ist. Dabei hält sie genügend Kontext für die nächste Entscheidung fest. Es geht nicht nur darum, die Stunden von gestern zu dokumentieren. Ziel ist, Erklärungen nicht mehr hinterherlaufen zu müssen und die Dauer künftiger Arbeiten verlässlicher anzusetzen.

SkyPlanner verknüpft diese Zeiterfassung mit dem Produktionsplan. Mitarbeiter erfassen Zeiten für ihre Arbeitsgänge, Planer können die Ist-Zeiten prüfen, und historische Produktionsdaten helfen dabei, die Dauer einzelner Prozessschritte besser abzuschätzen. Arcturus, die KI für die Feinplanung in SkyPlanner, berechnet anschließend, wie sich die Arbeiten neben den anderen Aufträgen einplanen lassen, die dieselben Kapazitäten benötigen.

Was ist Produktionszeiterfassung?

Produktionszeiterfassung erfasst die für Fertigungsarbeiten aufgewendete Zeit und ordnet sie einem bestimmten Fertigungsauftrag oder einem Arbeitsgang innerhalb eines Auftrags zu. Ein aussagekräftiger Eintrag zeigt, was wo erledigt wurde und durch welche Ereignisse der erfasste Zeitraum abgegrenzt ist. Mengenangaben und Details zu Unterbrechungen helfen zu verstehen, wofür die erfasste Zeit steht.

Sie beantwortet eine andere Frage als die Anwesenheitserfassung. Dass jemand während einer Schicht anwesend war, sagt noch nichts darüber aus, wie lange ein Biegevorgang gedauert hat oder wie viel Zeit das nächste Los benötigen wird.

Unterscheiden Sie diese Zeitgrößen:

Zeitgröße	Was sie aussagt	Was sie allein nicht aussagt
Anwesenheitszeit	Wie lange eine Person anwesend oder eingestempelt war	Für welche Arbeitsgänge diese Zeit aufgewendet wurde
Erfasster Personalzeitaufwand	Wie viele Personenstunden einem Arbeitsgang oder einer Tätigkeit zugeordnet sind	Wie lange eine Maschine belegt war
Maschinenlaufzeit	Wie lange eine Anlage gelaufen ist	Welche Belade-, Rüst- oder Wartezeiten den Arbeitsgang beeinflusst haben
Verstrichene Zeit des Arbeitsgangs	Die Zeit zwischen den festgelegten Start- und Endereignissen, einschließlich zwischenzeitlicher Unterbrechungen	Wie viel davon tatsächlich für aktive Arbeit aufgewendet wurde

Wenn zwei Personen eine Stunde lang gemeinsam arbeiten, entstehen zwei Personenstunden. Eine Maschine kann außerdem weiterlaufen, während ihr Bediener an anderer Stelle arbeitet. Wer alle erfassten Stunden addiert und die Summe als nächste Maschinenbelegung ansetzt, verwechselt Personalaufwand mit verstrichener Zeit.

Legen Sie vor der Einführung eines neuen Erfassungssystems fest, welche Frage die Daten beantworten müssen. Für die Produktionsplanung lautet die entscheidende Frage meist: Wie viel Zeit benötigt dieser Arbeitsgang auf den Ressourcen, die ihn ausführen müssen?

Jede Zeitbuchung braucht einen Auftrag, einen Arbeitsgang und eine klare Bedeutung

Beginnen Sie mit einem wiederkehrenden Arbeitsgang, dessen Zeitschätzung regelmäßig Probleme verursacht. Verfolgen Sie die Zeitbuchung von der Arbeitsstation bis zu der Person, die den nächsten Plan aktualisiert. An welcher Stelle wird unklar, was die Buchung aussagt?

Eine Auftragsnummer allein reicht unter Umständen nicht aus. Derselbe Auftrag kann Schneiden, Biegen und Montage umfassen – jeweils mit unterschiedlichen Ressourcen und Dauern. Erfassen Sie die Zeiten auf Arbeitsgangebene, damit eine Zeitüberschreitung bei der Montage nicht in der Gesamtsumme des Auftrags untergeht.

Bei der Zeiterfassung sollten folgende Angaben festgehalten werden:

• Die Kennung des Arbeitsgangs oder Auftrags sowie der konkrete Arbeitsgang.
• Die Arbeitsstation und die Person oder Personen, die die Arbeit ausführen.
• Je nach Ablauf die Ereignisse für Beginn, Unterbrechung, Fortsetzung und Abschluss.
• Die fertiggestellte Menge und die relevanten Angaben zum Los oder Produkt.
• Eine Erläuterung zu Unterbrechungen oder Korrekturen, wenn diese die Interpretation der Zeit verändern.

Vereinbaren Sie mit den ausführenden Mitarbeitern, was diese Ereignisse bedeuten. Wird der Arbeitsgang bereits beim Rüsten gestartet oder erst nach der Vorbereitung, wenn die Bearbeitung beginnt? Was passiert, wenn die Arbeit wegen eines fehlenden Bauteils stoppt? Wie wird ein Arbeitsgang an die nächste Schicht übergeben? Wenn verschiedene Teams diese Fragen unterschiedlich beantworten, sind die Summen selbst dann nicht vergleichbar, wenn alle Einträge vollständig sind.

Bei wechselnden Losgrößen muss die Rüstzeit separat erkennbar bleiben. Ein kleines und ein großes Los können einen ähnlichen Vorbereitungsaufwand haben, aber sehr unterschiedliche Bearbeitungszeiten benötigen. Werden Rüsten und Bearbeiten zu einer durchschnittlichen Zeit pro Stück zusammengefasst, kann der nächste kleine Auftrag deutlich weniger aufwendig erscheinen, als er tatsächlich ist.

Dieselbe Sorgfalt ist nötig, wenn mehrere Arbeiten parallel laufen oder mehrere Personen gemeinsam arbeiten. Betreut ein Bediener mehrere Maschinen, vereinbaren Sie, wie seine Zeit zugeordnet wird, ohne dieselbe Personenstunde mehrfach zu zählen. Arbeiten mehrere Personen an einem Arbeitsgang, trennen Sie ihren Personalaufwand von der verstrichenen Zeit, in der die Arbeitsstation belegt war.

Zeiten im Arbeitsablauf erfassen statt erst zum Wochenschluss rekonstruieren

Papierformulare und nachträglich ausgefüllte Stundenzettel können ein Anfang sein. Allerdings müssen sich die Mitarbeiter dabei an Einzelheiten erinnern, die inzwischen nicht mehr so präsent sind. Eine gerundete Summe, die am Freitag eingetragen wird, erklärt selten eine kurze Unterbrechung vom Dienstag.

Nutzen Sie stattdessen einen kurzen, ereignisbasierten Ablauf direkt am Arbeitsgang. Mit dem Timer in SkyPlanner können Mitarbeiter in der Fertigung Beginn, Unterbrechung, Fortsetzung und Abschluss für ihre Arbeitsgänge erfassen. So ist die Zeit direkt mit dem Prozessschritt verknüpft, statt dass eine Führungskraft später Stunden ohne klaren Bezug den Aufträgen zuordnen muss.

Der Ablauf ist einfach: den richtigen Arbeitsgang auswählen, die Erfassung zum vereinbarten Arbeitsbeginn starten, nach den festgelegten Regeln pausieren, bei Wiederaufnahme der Arbeit fortsetzen und nach Abschluss des Arbeitsgangs beenden. Erklären Sie die Regeln anhand eines echten Arbeitsgangs an der Arbeitsstation – einschließlich einer Unterbrechung und einer Schichtübergabe. Wer nur einen ununterbrochenen Ablauf vorführt, lässt die schwierigen Fälle offen.

Legen Sie besonderen Wert darauf, dass der richtige Arbeitsgang ausgewählt wird. Selbst eine zeitlich exakt erfasste Buchung verfälscht die Schätzgrundlage für beide Arbeitsgänge, wenn sie dem falschen zugeordnet ist. Prüfen Sie, ob die Mitarbeiter die auszuwählende Arbeit eindeutig erkennen und wissen, an wen sie sich bei unklaren Referenzen wenden können.

Hier spart die digitale Zeiterfassung auf Arbeitsgangebene Verwaltungsaufwand. Die Buchung ist bereits der Arbeit zugeordnet, die sie beschreibt. Dadurch wird weniger Zeit benötigt, um Zettel einzusammeln, Handschriften zu entziffern und nachzufragen, zu welchem Auftrag ein Stundenblock gehört. Eine konsequente Nutzung ist wichtiger, als jedes denkbare Feld auszufüllen.

Erst die Aufzeichnungen prüfen, dann die Zeitschätzung ändern

Stellen Sie sich einen wiederkehrenden Montagearbeitsgang vor: Für ein festgelegtes Los sind eine halbe Stunde Rüstzeit und zwei Stunden Bearbeitungszeit geplant. Ein Mitarbeiter beginnt um 08:00, schließt das Rüsten um 08:30 ab und arbeitet bis 10:00. Dann unterbricht ein fehlendes Bauteil die Arbeit für eine halbe Stunde. Der Mitarbeiter setzt die Arbeit um 10:30 fort und stellt das Los um 11:00 fertig.

Wenn die Zeiterfassung während der Unterbrechung pausiert und die Rüstzeit separat erkennbar bleibt, ergeben sich aus den Aufzeichnungen drei unterschiedliche Sichtweisen:

Betrachtung des Arbeitsgangs	Zeit	Bedeutung für die Planung
Vom Beginn bis zum Abschluss	Drei Stunden	Das Los war drei Stunden nach Arbeitsbeginn fertig
Erfasste Arbeitszeit einschließlich Rüsten	Zweieinhalb Stunden	Die erfasste Arbeitszeit entsprach der geplanten Summe aus Rüst- und Bearbeitungszeit
Unterbrechung wegen fehlender Komponenten	Eine halbe Stunde	Prüfen, ob die Komponenten rechtzeitig bereitstanden und ob die Arbeitsstation blockiert blieb

Wer die gesamten drei Stunden als Bearbeitungszeit wertet, setzt die geschätzte Dauer für Wiederholaufträge zu hoch an. Wer die Unterbrechung dagegen vollständig ausblendet, erkennt nicht, warum das Los den nächsten Arbeitsgang später als erwartet erreichte.

Klären Sie, was während der Unterbrechung mit der Arbeitsstation geschah. Konnte sie für einen anderen Arbeitsgang genutzt werden, oder verhinderte die unfertige Baugruppe das? Davon hängt die verfügbare Kapazität ab – auch wenn der Bediener während der Unterbrechung nicht aktiv an diesem Los arbeitete.

Die längere Zeitspanne zwischen Beginn und Ende belegt nicht, dass der Bediener ineffizient gearbeitet hat. Sie gibt vielmehr Anlass, die Aufzeichnungen und die Produktionsbedingungen zu prüfen. Klären Sie diesen Punkt, bevor Sie eine Dauer ändern oder die Leistung beurteilen.

Mit geprüften Ist-Zeiten die Dauer von Wiederholaufträgen besser planen

Prüfen Sie Auffälligkeiten, solange die Beteiligten sie noch erklären können. Achten Sie auf fehlende Endmeldungen, überlappende Einträge, unplausible Zeitangaben und Buchungen, die dem falschen Arbeitsgang zugeordnet wurden. Eine Person, die für die Klärung dieser Fälle zuständig ist, bringt mehr als ein Wochenbericht voller ungeklärter Abweichungen.

SkyPlanner bietet für diese Prüfung mehrere Detailebenen. Der Job Report zeigt die erfasste Ist-Zeit mit Bezug zum Arbeitsgang, zur Person und zur Arbeitsstation. So lassen sich geplante und tatsächliche Arbeitsgangdauern vergleichen. Der All Timelogs Report liefert die mit Zeitstempeln versehenen Ereignisse, aus denen sich die Gesamtzeit zusammensetzt. Der Order Item Report zeigt ergänzend, wie die Auftragsposition die Produktion durchlaufen hat.

Nutzen Sie die detaillierten Aufzeichnungen, um eine Abweichung zu verstehen. Vergleichen Sie anschließend wiederkehrende Arbeiten unter vergleichbaren Bedingungen. Prüfen Sie dazu Arbeitsgang, Losgröße, Ressource und Arbeitsmethode sowie den Umgang mit Rüstzeiten und Unterbrechungen. Ein veränderter Produktmix bedeutet nicht automatisch, dass der Prozess langsamer geworden ist.

Im Zeitfeld eines Prozessschritts bietet SkyPlanner die Funktion Graph, die die Dauer anhand historischer Daten schätzt. Dafür werden Daten vergangener Aufträge benötigt. Planer können so die gesammelte Produktionserfahrung praktisch nutzen, statt immer wieder eine optimistische ursprüngliche Schätzung zu übernehmen.

Diese historischen Daten sind umso wertvoller, je besser die erfassten Arbeiten vergleichbar sind. Ordnen Sie die Schätzung in den Kontext des Arbeitsgangs ein, den Sie gerade planen. Leiten Sie aus uneinheitlichen Zeitbuchungen nicht stillschweigend eine verbindliche Vorgabezeit ab. Eine Zeitstudie in der Fertigung hat einen anderen Zweck: Sie dient dazu, eine Vorgabezeit für klar definierte Arbeit zu ermitteln.

Eine besser geschätzte Dauer muss auch in den gesamten Produktionsplan einfließen. In SkyPlanner legen Sie Prozessschritte, Dauern, geeignete Arbeitsstationen und Abhängigkeiten fest. Arcturus plant die Arbeit anhand der hinterlegten Kapazitäten und Prioritäten ein; das Ergebnis sehen Sie im Gantt-Diagramm. Sie steuern die Prioritäten und sichern Ihre Entscheidungen mit Regeln und Sperren ab.

Der Nutzen geht über den betrachteten Arbeitsgang hinaus. Eine realistischere Dauer verändert den verbleibenden Spielraum für andere Arbeitsgänge auf derselben Ressource und den möglichen Start nachgelagerter Arbeitsgänge. SkyPlanner berechnet diese Zusammenhänge in der Feinplanung. So müssen Sie nach einer Korrektur die Auftragsreihenfolge seltener von Hand neu aufbauen.

Die neue Routine mit einem klar begrenzten Pilotprojekt in der Produktion einführen

Beginnen Sie mit einem wiederkehrenden Arbeitsgang, seiner üblichen Arbeitsstation und den Menschen, die seine Zeiten erfassen und nutzen. Beziehen Sie den Planer ein, der die geschätzte Dauer pflegt, sowie die Führungskraft, die unvollständige Buchungen klären kann. Erläutern Sie das Ziel klar: weniger Rückfragen nach der Schicht, fairere Vergleiche und ein Plan, der die tatsächliche Arbeit abbildet.

Begleiten Sie im Pilotprojekt mehrere repräsentative Durchläufe, darunter auch einen mit einer üblichen Unterbrechung oder Übergabe. Prüfen Sie die gesamte Kette:

1. Kann der Bediener den richtigen Arbeitsgang erkennen und die Zeit darauf buchen, ohne jedes Mal eine zusätzliche Erklärung zu benötigen?

2. Bilden die Ereignisse, die Menge und die Behandlung der Rüstzeit den tatsächlichen Ablauf ab?

3. Kann die zuständige Führungskraft einen fraglichen Eintrag klären, solange die Einzelheiten noch bekannt sind?

4. Kann der Planer vergleichbare Durchläufe gegenüberstellen und erklären, was bei der nächsten Schätzung geändert werden sollte?

5. Führt die überarbeitete Dauer zusammen mit den anderen Aufträgen zu einem umsetzbaren Plan?

Achten Sie darauf, ob weniger Zeit für das Nachfragen zu Buchungen anfällt und ob es weniger ungeklärte oder falsch zugeordnete Einträge gibt. Prüfen Sie auch, ob die neue Routine unnötige Schritte an der Arbeitsstation verursacht. Klären Sie missverständliche Zuordnungen oder Erfassungsregeln, bevor Sie das Verfahren auf weitere Abteilungen ausweiten.

Produktionszeiterfassung schafft Vertrauen, wenn das Team sieht, dass die Informationen sinnvoll genutzt werden. Wird jede lange Zeitbuchung zum Vorwurf, haben die Beschäftigten einen Grund, Unterbrechungen zu verbergen. Helfen die Aufzeichnungen dagegen dabei, Komponenten rechtzeitig bereitzustellen und die Arbeitslast für morgen realistisch zu planen, ist ihr Nutzen leichter nachvollziehbar.

Zeiterfassung wählen, die bessere Entscheidungen in der Produktion ermöglicht

Prüfen Sie bei der Auswahl einer Software zur Produktionszeiterfassung mehr als nur das An- und Abmelden. Bitten Sie den Anbieter, einen realen Arbeitsgang durchgängig zu zeigen: von den erfassten Ereignissen über den Soll-Ist-Vergleich bis zur nächsten Feinplanung. Beziehen Sie eine Unterbrechung, eine andere Losgröße und einen weiteren Auftrag ein, der auf dieselbe Ressource wartet.

Deshalb ist SkyPlanner eine überzeugende Wahl für Fertigungsunternehmen, die sowohl Ist-Zeiten je Arbeitsgang als auch Feinplanung benötigen. Der Timer, die Berichte und die Dauerschätzung anhand historischer Daten dienen einem gemeinsamen Ziel: verlässlichen Zeitinformationen, mit denen Sie die Arbeit planen können – bei weniger Abstimmungsaufwand zwischen getrennten Aufzeichnungen.

Die Systeme, mit denen Sie Ihr Unternehmen bereits steuern, können Sie weiterhin nutzen. Über seine offene REST API lässt sich SkyPlanner in jedes ERP- oder MES-System integrieren. Auch Zeitbuchungsdaten können über die API übermittelt werden. Verknüpfen Sie die relevanten Produktionsdaten, statt deren manuelle Übertragung zu einer weiteren Daueraufgabe zu machen.

Die Erfahrungen von Piristeel zeigen den praktischen Nutzen. Der Hersteller von Dachsicherheitsprodukten arbeitete zuvor mit Tabellen und ausgedruckten Arbeitsaufträgen; für die Nachkalkulation standen nur wenige Daten zur Verfügung. Die schrittweise Einführung von SkyPlanner führte Produktionsinformationen und Feinplanung zusammen, begleitet von der Weiterentwicklung des ERP-Systems und der Integration von Visma Nova. Piristeel berichtet, dass in der Produktion weniger Arbeitszeit für das Erfassen und Melden von Arbeiten verloren geht. Die Umstellung brachte nicht nur vollständigere Zeitnachweise: Produktionsinformationen ließen sich auch leichter für die tägliche Steuerung nutzen.

Buchen Sie eine SkyPlanner-Demo und bringen Sie einen wiederkehrenden Arbeitsgang, seine aktuelle Zeitschätzung und einige neuere Zeitaufzeichnungen mit. Beziehen Sie auch die anderen Arbeitsgänge ein, die dieselbe Arbeitsstation nutzen. So können Sie konkret sehen, wie aussagekräftigere Ist-Zeiten sowohl die nächste Schätzung als auch den dazugehörigen Plan verbessern können. Wenn Sie sich lieber zunächst selbst umsehen möchten, testen Sie SkyPlanner mit Demodaten.