Registo de tempos de produção: dê utilidade às horas reais

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Todos registaram um turno completo, mas a equipa de planeamento continua sem conseguir explicar por que razão uma tarefa repetida demora mais do que o previsto. Algumas horas estão imputadas à ordem inteira, outras a um departamento, e o operador que se lembra da interrupção já foi para casa.

O registo de tempos de produção deve eliminar essa incerteza. Associa o tempo real à tarefa de produção e à operação em que o trabalho foi realizado, com contexto suficiente para apoiar a decisão seguinte. O objetivo não é apenas contabilizar as horas de ontem. É deixar de andar à procura de explicações e atribuir uma duração mais credível ao trabalho de amanhã.

O SkyPlanner liga esses registos ao plano de produção. Os operadores registam o tempo nas tarefas, os planeadores podem analisar os tempos reais e o histórico de produção permite melhorar as estimativas de duração das etapas do processo. O Arcturus, a IA do SkyPlanner para a programação da produção, calcula depois como encaixar esse trabalho entre as restantes ordens que disputam a mesma capacidade.

O que é o registo de tempos de produção?

O registo de tempos de produção consiste em registar o tempo dedicado ao trabalho de produção, associando-o a uma tarefa específica ou a uma operação de uma ordem. Para ser útil, o registo deve identificar o que foi feito, onde e quais os momentos que delimitam o tempo medido. As quantidades e os pormenores das interrupções ajudam a explicar o que representa o tempo registado.

Este registo responde a uma pergunta diferente da do controlo de assiduidade. Saber que alguém esteve presente durante um turno não indica quanto tempo demorou uma operação de quinagem nem quanto tempo será necessário para o próximo lote.

Distinga estas medidas de tempo:

Medida de tempo	O que permite saber	O que, por si só, não permite determinar
Tempo de presença	Quanto tempo uma pessoa esteve presente ou teve a presença registada no sistema de ponto	Em que operações de produção foi utilizado esse tempo
Tempo de mão de obra registado	Horas-pessoa imputadas a uma tarefa ou atividade	Durante quanto tempo uma máquina esteve ocupada
Tempo de funcionamento da máquina	Durante quanto tempo o equipamento esteve em funcionamento	Todo o tempo de carregamento, preparação ou espera que afetou a tarefa
Tempo decorrido da operação	O tempo entre os eventos definidos como início e fim, incluindo os intervalos intermédios	Que parte desse intervalo correspondeu a trabalho ativo

Duas pessoas podem trabalhar em conjunto durante uma hora e totalizar duas horas de mão de obra. Uma máquina também pode funcionar enquanto o operador trabalha noutro local. Somar todas as horas registadas e usar esse total para reservar a máquina na próxima tarefa seria confundir o esforço de mão de obra com o tempo decorrido.

Antes de introduzir um novo sistema de registo, decida a que pergunta os dados devem responder. Para o planeamento da produção, a pergunta mais importante é geralmente esta: de quanto tempo precisa esta operação nos recursos que têm de a executar?

Associe cada registo de tempo a uma tarefa e a uma operação, com um significado claro

Comece por uma operação recorrente cuja estimativa costuma causar problemas. Acompanhe o percurso do registo, desde o centro de trabalho até à pessoa que atualiza o plano seguinte. Em que ponto deixa de ser claro o que o registo representa?

O número da ordem, por si só, pode não bastar. A mesma ordem pode incluir corte, quinagem e montagem, cada qual com recursos e durações diferentes. Registe os tempos por operação, para que um excesso de tempo na montagem não fique diluído no total da ordem.

A rotina de registo deve guardar:

• A referência da tarefa ou da ordem e a operação específica.
• O centro de trabalho e a pessoa ou as pessoas que executam o trabalho.
• Os eventos de início, pausa, retoma e conclusão, conforme aplicável.
• A quantidade concluída e o contexto relevante do lote ou do produto.
• Uma explicação da interrupção ou correção, quando esta altera a forma como o tempo deve ser interpretado.

Defina o significado desses eventos em conjunto com quem executa o trabalho. O início da operação inclui a preparação, ou o processamento só começa depois de concluída a preparação? O que acontece quando o trabalho para por falta de um componente? Como é feita a passagem de uma tarefa para o turno seguinte? Se as respostas variarem entre equipas, os totais não serão comparáveis, mesmo que todos os registos estejam completos.

Mantenha o tempo de preparação identificável quando a dimensão dos lotes varia. Um lote pequeno e um lote grande podem exigir uma preparação semelhante, mas tempos de processamento muito diferentes. Juntar ambos num único tempo médio por peça pode fazer com que a próxima ordem pequena pareça muito mais fácil de executar do que realmente é.

O mesmo cuidado aplica-se ao trabalho partilhado. Se um operador acompanhar várias máquinas, defina como imputar o seu tempo sem contar a mesma hora de mão de obra mais do que uma vez. Se várias pessoas trabalharem na mesma operação, distinga o esforço de mão de obra do tempo durante o qual o centro de trabalho esteve ocupado.

Integre o registo no trabalho, em vez de o reconstruir no fim da semana

As folhas em papel e os registos de horas preenchidos a posteriori podem ser um ponto de partida, mas obrigam as pessoas a recordar pormenores quando estes já são menos claros. Um total arredondado introduzido na sexta-feira raramente explica uma breve interrupção ocorrida na terça-feira.

Em alternativa, adote uma rotina simples de registo de eventos durante a execução da tarefa. No SkyPlanner, a funcionalidade Timer permite aos trabalhadores do chão de fábrica registar os eventos Start, Paused, Continued e Finished nas respetivas tarefas. Assim, o tempo fica associado à etapa do processo, em vez de obrigar um supervisor a descobrir mais tarde a que ordens pertencem horas sem identificação.

Na prática, a sequência é simples: identificar a tarefa correta, iniciar o registo quando começa o trabalho acordado, fazer pausa quando as regras de registo o exigem, retomar quando o trabalho recomeça e concluir quando a operação termina. Explique a regra com uma tarefa real no centro de trabalho, incluindo uma interrupção e uma passagem de turno. Demonstrar apenas uma execução sem interrupções deixa os casos difíceis por resolver.

Dê especial atenção à escolha da operação correta. Mesmo um registo com tempos rigorosamente medidos prejudica as estimativas de ambas as tarefas se for associado à tarefa errada. Confirme que os trabalhadores conseguem reconhecer o trabalho que estão a selecionar e sabem a quem recorrer quando a referência não é clara.

É aqui que o registo digital por tarefa reduz o esforço administrativo. O registo já está associado ao trabalho que descreve, pelo que se perde menos tempo a recolher folhas, decifrar a letra e perguntar a que ordem pertence um conjunto de horas. É mais importante registar de forma consistente do que preencher todos os campos possíveis.

Analise o registo antes de alterar a estimativa

Imagine uma operação de montagem recorrente, com meia hora de preparação e duas horas de processamento previstas para um lote definido. Um operador começa às 08:00, termina a preparação às 08:30 e trabalha até às 10:00. A falta de um componente obriga então a interromper o trabalho durante meia hora. O operador retoma às 10:30 e conclui o lote às 11:00.

Com o registo em pausa durante a interrupção e o tempo de preparação identificável, os dados permitem três leituras diferentes:

Perspetiva da operação	Tempo	Significado para o planeamento
Do início ao fim	Três horas	O lote ficou concluído três horas após o início do trabalho
Trabalho registado, incluindo a preparação	Duas horas e meia	O tempo de trabalho registado correspondeu ao total previsto para a preparação e o processamento
Interrupção por falta de componentes	Meia hora	Investigar a disponibilidade dos componentes e se o centro de trabalho permaneceu bloqueado

Contabilizar as três horas como tempo de processamento iria inflacionar a estimativa para a repetição da tarefa. Ignorar por completo a interrupção ocultaria o motivo pelo qual o lote chegou à operação seguinte mais tarde do que o previsto.

Procure saber o que aconteceu ao centro de trabalho durante a pausa. Podia ser utilizado para outra tarefa ou a montagem inacabada impedia essa utilização? A resposta afeta a capacidade disponível, mesmo que o operador não tenha estado a trabalhar ativamente neste lote durante esse intervalo.

Um tempo decorrido mais longo não prova que o operador tenha trabalhado de forma ineficiente. Levanta uma questão sobre o registo e as condições de produção. Esclareça-a antes de alterar uma duração ou avaliar o desempenho.

Use os tempos reais validados para estimar melhor a duração das tarefas recorrentes

Analise as exceções enquanto as pessoas envolvidas ainda as conseguem explicar. Verifique se há registos sem conclusão, sobreposições, durações pouco plausíveis ou registos atribuídos à operação errada. Ter alguém responsável por resolver estes problemas é mais útil do que um relatório semanal cheio de desvios por explicar.

O SkyPlanner permite fazer essa análise com vários níveis de detalhe. O Job Report mostra o tempo real registado por tarefa, pessoa e centro de trabalho, ajudando a comparar as durações previstas e reais das operações. O All Timelogs Report apresenta os eventos, com data e hora, que compõem o total. O Order Item Report permite ainda acompanhar a progressão de cada item da encomenda ao longo da produção.

Consulte o registo detalhado para compreender um desvio e, depois, compare execuções da mesma tarefa em condições equivalentes. Verifique a operação, a quantidade do lote, o recurso, o método e a forma como são contabilizadas a preparação e as interrupções. Uma alteração na combinação de produtos não significa, por si só, que o processo esteja mais lento.

No SkyPlanner, o campo de tempo da etapa do processo inclui a função Graph, que estima a duração com base em dados históricos. Esta função requer dados de encomendas anteriores. Assim, os planeadores podem aproveitar de forma prática a experiência de produção acumulada, em vez de copiarem repetidamente uma estimativa inicial otimista.

Esse histórico ganha valor quando os registos dizem respeito a trabalhos comparáveis. Use a estimativa no contexto da operação que está a planear; não transforme registos de tarefas diferentes num tempo padrão formal de mão de obra sem uma análise explícita. Um estudo de tempos de produção tem uma finalidade distinta: estabelecer um tempo padrão para um trabalho definido.

Uma duração mais rigorosa também tem de ser integrada no plano global de produção. No SkyPlanner, define as etapas do processo, as durações, os centros de trabalho elegíveis e as dependências. O Arcturus programa o trabalho de acordo com a capacidade e as prioridades configuradas, e o diagrama de Gantt apresenta o resultado. As prioridades ficam sob o seu controlo, e as regras e os bloqueios permitem salvaguardar as suas decisões.

O benefício vai além da operação em análise. Uma duração mais realista altera a disponibilidade para outras tarefas no mesmo recurso e o momento em que as operações seguintes podem começar. O SkyPlanner calcula a programação tendo em conta essas ligações, reduzindo a necessidade de refazer manualmente as filas de trabalho após cada correção.

Introduza a rotina com um projeto-piloto de produção bem delimitado

Comece por uma tarefa recorrente, pelo centro de trabalho onde é habitualmente executada e pelas pessoas que registam e utilizam os respetivos tempos. Envolva o planeador responsável por manter a estimativa atualizada e o supervisor que pode resolver um registo incompleto. Explique claramente o objetivo: menos pedidos de esclarecimento após o turno, comparações mais justas e um plano que reflita o trabalho.

Durante o projeto-piloto, acompanhe várias execuções representativas, incluindo uma interrupção habitual ou uma passagem de turno. Verifique toda a cadeia:

1. O operador consegue identificar e registar a operação correta sem precisar de uma explicação de cada vez?

2. Os eventos, a quantidade e a forma de contabilizar a preparação refletem o que realmente aconteceu?

3. O supervisor consegue esclarecer um registo duvidoso enquanto os pormenores ainda estão disponíveis?

4. O planeador consegue comparar execuções semelhantes e explicar o que deve mudar na próxima estimativa?

5. A duração revista permite obter uma programação exequível em conjunto com as restantes encomendas?

Verifique se diminuiu o tempo gasto a obter os registos em falta e se há menos registos por explicar ou atribuídos incorretamente. Confirme também se a nova rotina acrescenta passos desnecessários no centro de trabalho. Corrija as referências ou regras de registo que causem confusão antes de alargar a rotina a outros departamentos.

O registo de tempos de produção conquista a confiança da equipa quando esta vê que a informação é utilizada com bom senso. Se cada registo de duração elevada der origem a uma acusação, as pessoas terão motivos para ocultar interrupções. Se o registo ajudar a garantir a disponibilidade dos componentes e a tornar realista a carga de trabalho do dia seguinte, será mais fácil perceber o seu valor.

Escolha um registo de tempos que melhore a próxima decisão de produção

Ao avaliar software de registo de tempos de produção, teste mais do que o registo de entradas. Peça ao fornecedor que acompanhe uma operação real, desde os eventos registados até à comparação entre o previsto e o real e à programação seguinte. Inclua uma pausa, um lote de dimensão diferente e outra encomenda à espera do mesmo recurso.

É por isso que o SkyPlanner é uma escolha sólida para fabricantes que precisam tanto de tempos reais por tarefa como de programação da produção. O temporizador, os relatórios e a estimativa de durações com base no histórico têm um objetivo comum: fornecer informação credível sobre os tempos para ajudar a planear o trabalho, com menos necessidade de conciliar registos dispersos.

Também pode manter os sistemas que já utiliza para gerir a empresa. O SkyPlanner integra-se com qualquer ERP ou MES através da sua API REST aberta, que também permite enviar dados de registo de tempos. Integre a informação de produção relevante, em vez de transformar a transferência manual noutra tarefa permanente.

A experiência da Piristeel ilustra esse valor prático. Este fabricante de sistemas de segurança para coberturas dependia de folhas de cálculo e ordens de trabalho impressas, com poucos dados para apurar os custos após a produção. A implementação faseada do SkyPlanner, a par do desenvolvimento do ERP e da integração com o Visma Nova, reuniu a informação de produção e a programação detalhada. A Piristeel refere que se perde menos tempo de trabalho com registos e relatórios no chão de fábrica. A mudança não se limitou a uma folha de tempos mais completa: tornou a informação de produção mais fácil de utilizar na gestão diária.

Agende uma demonstração do SkyPlanner e traga uma operação recorrente, a estimativa atual e alguns registos de tempos recentes. Inclua as outras tarefas que utilizam o mesmo centro de trabalho. Assim, poderá ver de forma concreta como tempos reais mais claros podem melhorar tanto a próxima estimativa como o plano em que esta se insere. Se preferir explorar primeiro, experimente o SkyPlanner com dados de demonstração.