Pencatatan Waktu Produksi: Manfaatkan Data Jam Aktual

Beranda » Sumber Daya » Pencatatan Waktu Produksi: Manfaatkan Data Jam Aktual

Perkiraan waktu baca: 10 menit

Semua orang sudah mencatat jam kerja satu shift penuh, tetapi tim perencanaan masih belum bisa menjelaskan mengapa job berulang membutuhkan waktu lebih lama daripada estimasinya. Sebagian jam dicatat untuk pesanan secara keseluruhan, sebagian lagi untuk departemen, sementara operator yang ingat kejadian terhentinya pekerjaan sudah pulang.

Pencatatan waktu produksi seharusnya menghilangkan ketidakjelasan itu. Waktu aktual dicatat untuk job produksi dan operasi yang dikerjakan, disertai konteks yang cukup untuk mengambil keputusan berikutnya. Tujuannya bukan sekadar mempertanggungjawabkan jam kerja kemarin, melainkan agar tidak perlu lagi terus mencari penjelasan dan agar durasi pekerjaan esok hari lebih dapat diandalkan.

SkyPlanner menghubungkan pencatatan tersebut dengan rencana produksi. Operator mencatat waktu pada job, tim perencanaan dapat meninjau data aktualnya, dan riwayat produksi membantu menghasilkan estimasi waktu tahapan proses yang lebih baik. Arcturus, kecerdasan buatan SkyPlanner untuk penjadwalan, lalu menghitung penempatan pekerjaan tersebut bersama pesanan lain yang memperebutkan kapasitas.

Apa itu pencatatan waktu produksi?

Pencatatan waktu produksi adalah pencatatan waktu yang digunakan untuk pekerjaan produksi dan dikaitkan dengan job atau operasi pesanan tertentu. Catatan yang berguna menunjukkan pekerjaan yang dilakukan, tempat pelaksanaannya, serta batas awal dan akhir waktu yang digunakan. Jumlah hasil produksi dan rincian gangguan membantu menjelaskan apa yang tercakup dalam waktu tersebut.

Informasi yang diberikan berbeda dari pencatatan kehadiran. Mengetahui bahwa seseorang hadir selama satu shift tidak menjelaskan berapa lama operasi penekukan berlangsung atau berapa waktu yang dibutuhkan batch berikutnya.

Bedakan ukuran waktu berikut:

Ukuran waktu	Informasi yang diberikan	Hal yang tidak dapat dipastikan dari ukuran ini saja
Waktu kehadiran	Berapa lama seseorang hadir atau tercatat masuk kerja	Operasi produksi mana yang menggunakan waktu tersebut
Waktu tenaga kerja yang tercatat	Jam-orang yang dibebankan pada suatu job atau aktivitas	Berapa lama mesin digunakan untuk pekerjaan tersebut
Waktu mesin berjalan	Berapa lama peralatan berjalan	Seluruh waktu pemuatan, setup, atau menunggu yang memengaruhi job
Waktu total operasi	Rentang waktu antara kejadian mulai dan selesai yang telah ditetapkan, termasuk jeda di antaranya	Berapa banyak dari rentang waktu tersebut yang digunakan untuk bekerja secara aktif

Dua orang yang bekerja bersama selama satu jam menghasilkan dua jam-orang. Mesin juga dapat terus berjalan saat operatornya bekerja di tempat lain. Menjumlahkan seluruh jam yang tercatat lalu menggunakannya sebagai durasi alokasi mesin untuk pekerjaan berikutnya akan mencampuradukkan waktu tenaga kerja dengan durasi yang berlalu.

Sebelum menerapkan sistem pencatatan baru, tentukan pertanyaan yang harus dijawab oleh data tersebut. Untuk perencanaan produksi, pertanyaan utamanya biasanya adalah: berapa lama operasi ini membutuhkan sumber daya produksi yang harus mengerjakannya?

Cantumkan job dan operasi pada setiap catatan waktu, serta perjelas arti catatannya

Mulailah dari satu operasi berulang yang estimasinya sering menimbulkan masalah. Telusuri alur catatannya dari stasiun kerja hingga orang yang memperbarui rencana berikutnya. Pada titik mana maknanya mulai tidak jelas?

Nomor pesanan saja mungkin belum cukup. Satu pesanan dapat mencakup pemotongan, penekukan, dan perakitan, masing-masing dengan sumber daya produksi dan durasi yang berbeda. Catat waktu pada tingkat operasi agar kelebihan waktu perakitan tidak tersembunyi dalam total waktu seluruh pesanan.

Prosedur pencatatan Anda perlu menyimpan informasi berikut:

• Referensi job atau pesanan beserta operasi spesifiknya.
• Stasiun kerja serta orang atau tim yang mengerjakannya.
• Kejadian mulai, jeda, dilanjutkan, dan selesai, sesuai keadaan.
• Jumlah yang diselesaikan beserta konteks batch atau produk yang relevan.
• Penjelasan tentang gangguan atau koreksi jika hal itu mengubah cara waktu tersebut harus dimaknai.

Sepakati makna setiap kejadian tersebut bersama orang yang mengerjakan pekerjaan itu. Apakah memulai job sudah mencakup setup, atau pemrosesan baru dimulai setelah persiapan selesai? Apa yang dilakukan ketika pekerjaan terhenti karena komponen belum tersedia? Bagaimana job diserahterimakan ke shift berikutnya? Jika setiap tim memberikan jawaban berbeda, total waktunya tidak dapat dibandingkan meskipun semua catatan sudah lengkap.

Pastikan waktu setup tetap dapat dibedakan ketika ukuran batch bervariasi. Batch kecil dan besar mungkin membutuhkan persiapan yang serupa, tetapi waktu pemrosesannya bisa sangat berbeda. Menggabungkan keduanya menjadi satu waktu rata-rata per unit dapat membuat pesanan kecil berikutnya terlihat jauh lebih mudah daripada kenyataannya.

Ketelitian yang sama diperlukan untuk pekerjaan bersama. Jika satu operator menangani beberapa mesin, sepakati cara membagi waktunya tanpa menghitung jam tenaga kerja yang sama lebih dari sekali. Jika beberapa orang mengerjakan satu operasi, bedakan waktu tenaga kerja mereka dari durasi penggunaan stasiun kerja.

Jadikan pencatatan bagian dari pekerjaan, bukan mengingat-ingatnya kembali di akhir minggu kerja

Lembar kertas dan catatan jam kerja yang diisi belakangan dapat menjadi titik awal, tetapi cara ini menuntut orang mengingat rincian yang sudah mulai kabur. Total waktu yang dibulatkan dan dimasukkan pada hari Jumat jarang bisa menjelaskan gangguan singkat pada hari Selasa.

Sebagai gantinya, gunakan prosedur singkat untuk mencatat setiap kejadian langsung pada job. Di SkyPlanner, Timer memungkinkan pekerja di lantai produksi mencatat kejadian Start, Paused, Continued, dan Finished pada job mereka. Dengan begitu, waktu langsung terhubung ke tahapan proses, sehingga supervisor tidak perlu mencocokkan jam tanpa keterangan dengan pesanan di kemudian hari.

Urutan praktiknya sederhana: pilih job yang benar, mulai pencatatan ketika pekerjaan yang disepakati dimulai, jeda sesuai aturan pencatatan, lanjutkan ketika pekerjaan dimulai kembali, lalu akhiri saat operasi selesai. Jelaskan aturan tersebut menggunakan job nyata di stasiun kerja, termasuk contoh gangguan dan serah terima shift. Demonstrasi yang hanya menunjukkan pekerjaan tanpa gangguan tidak akan menjawab kasus-kasus sulit.

Berikan perhatian khusus pada pemilihan operasi yang tepat. Waktu yang dicatat dengan sangat akurat pun tetap merusak estimasi kedua job jika dimasukkan pada job yang salah. Pastikan pekerja dapat mengenali pekerjaan yang mereka pilih dan tahu harus bertanya kepada siapa ketika referensinya tidak jelas.

Di sinilah pencatatan digital per job menghemat pekerjaan administrasi. Catatan sudah terhubung dengan pekerjaan yang dijelaskannya, sehingga waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan lembar catatan, membaca tulisan tangan, dan menanyakan pesanan mana yang terkait dengan sejumlah jam kerja menjadi lebih sedikit. Penggunaan yang konsisten lebih penting daripada mengisi setiap kolom yang tersedia.

Pahami catatan sebelum mengubah estimasi

Bayangkan suatu operasi perakitan berulang dengan rencana setup setengah jam dan pemrosesan dua jam untuk satu batch yang sudah ditentukan. Seorang operator mulai pada 08:00, menyelesaikan setup pada 08:30, lalu bekerja hingga 10:00. Pekerjaan kemudian terhenti selama setengah jam karena komponen belum tersedia. Operator melanjutkan pada 10:30 dan menyelesaikan batch pada 11:00.

Jika pencatatan dijeda selama gangguan dan waktu setup tetap dapat dibedakan, catatan tersebut memberikan tiga gambaran berbeda:

Aspek operasi	Waktu	Makna bagi perencanaan
Dari mulai hingga selesai	Tiga jam	Batch selesai tiga jam setelah pekerjaan dimulai
Waktu kerja tercatat termasuk setup	Dua setengah jam	Waktu kerja yang tercatat sesuai dengan total waktu setup dan pemrosesan yang direncanakan
Gangguan karena komponen belum tersedia	Setengah jam	Selidiki kesiapan komponen dan apakah stasiun kerja tetap tidak dapat digunakan untuk job lain

Jika seluruh rentang tiga jam dianggap sebagai waktu pemrosesan, estimasi untuk job yang sama saat dikerjakan kembali akan terlalu tinggi. Sebaliknya, mengabaikan jeda tersebut sama sekali akan menyembunyikan alasan batch tiba di operasi berikutnya lebih lambat dari perkiraan.

Cari tahu kondisi stasiun kerja selama jeda. Apakah stasiun tersebut bisa digunakan untuk job lain, atau perakitan yang belum selesai menghalanginya? Jawabannya memengaruhi kapasitas yang tersedia, meskipun operator tidak aktif mengerjakan batch ini selama jeda tersebut.

Rentang waktu dari awal hingga akhir yang lebih panjang bukan bukti bahwa operator bekerja tidak efisien. Hal itu justru menunjukkan adanya catatan dan kondisi produksi yang perlu diperjelas. Tuntaskan dulu pertanyaan tersebut sebelum mengubah durasi atau menilai kinerja.

Gunakan waktu aktual yang telah diperiksa untuk memperbaiki estimasi durasi job berulang

Tinjau catatan yang janggal selagi orang-orang yang terlibat masih dapat menjelaskannya. Periksa catatan tanpa waktu selesai, entri yang tumpang tindih, durasi yang tidak masuk akal, dan catatan yang dikaitkan dengan operasi yang salah. Menunjuk penanggung jawab untuk menuntaskan masalah ini lebih berguna daripada laporan mingguan yang penuh selisih tanpa penjelasan.

SkyPlanner menyediakan beberapa tingkat perincian untuk peninjauan tersebut. Job Report menampilkan waktu aktual yang dicatat untuk suatu job, orang yang mengerjakannya, dan stasiun kerjanya, sehingga Anda dapat membandingkan durasi operasi yang direncanakan dengan durasi aktual. All Timelogs Report menyediakan rincian peristiwa beserta cap waktunya yang membentuk total tersebut. Order Item Report melengkapi peninjauan dengan gambaran kemajuan item pesanan sepanjang proses produksi.

Gunakan rincian catatan untuk memahami selisih, lalu bandingkan pengerjaan berulang dalam kondisi yang setara. Periksa operasi, jumlah unit dalam batch, sumber daya produksi, metode, serta cara waktu setup dan jeda diperhitungkan. Perubahan komposisi produk tidak otomatis berarti proses menjadi lebih lambat.

Kolom waktu tahap proses di SkyPlanner memiliki fungsi Graph yang memperkirakan durasi berdasarkan data historis. Fungsi ini memerlukan data pesanan terdahulu. Dengan demikian, perencana dapat memanfaatkan pengalaman produksi yang telah terkumpul secara praktis, alih-alih terus menyalin estimasi awal yang terlalu optimistis.

Data historis tersebut makin bernilai jika catatannya menggambarkan pekerjaan yang sebanding. Gunakan estimasi sesuai konteks operasi yang sedang Anda rencanakan; jangan begitu saja menjadikan kumpulan catatan waktu dari beragam job sebagai standar waktu kerja resmi. Pengukuran waktu kerja memiliki tujuan tersendiri, yaitu menetapkan waktu baku untuk pekerjaan yang telah didefinisikan.

Durasi yang lebih akurat juga perlu diterapkan dalam rencana produksi secara keseluruhan. Di SkyPlanner, Anda menetapkan tahap proses, durasi, stasiun kerja yang dapat digunakan, dan ketergantungan antaroperasi. Arcturus menjadwalkan pekerjaan berdasarkan kapasitas dan prioritas yang telah dikonfigurasi, lalu lini masa Gantt menampilkan hasilnya. Anda mengatur prioritas dan menjaga keputusan yang telah dibuat dengan aturan serta penguncian.

Manfaatnya tidak terbatas pada operasi yang sedang ditinjau. Durasi yang lebih realistis mengubah sisa kapasitas untuk job lain pada sumber daya produksi yang sama, serta waktu mulai operasi berikutnya. SkyPlanner menangani perhitungan jadwal yang saling terkait tersebut, sehingga Anda tidak perlu terlalu banyak menyusun ulang antrean secara manual setiap kali ada koreksi.

Terapkan rutinitas ini melalui uji coba produksi yang terfokus

Mulailah dengan satu job berulang, stasiun kerja yang biasa digunakan, serta orang-orang yang mencatat dan menggunakan data waktunya. Libatkan perencana yang memperbarui estimasi dan supervisor yang dapat menuntaskan catatan yang tidak lengkap. Jelaskan tujuannya dengan jelas: mengurangi permintaan klarifikasi setelah shift, membuat perbandingan lebih adil, dan menyusun rencana yang sesuai dengan pekerjaan sebenarnya.

Selama uji coba, ikuti beberapa pelaksanaan produksi yang mewakili kondisi sehari-hari, termasuk jeda atau serah terima yang lazim terjadi. Periksa seluruh alurnya:

1. Apakah operator dapat mengenali operasi yang benar dan mencatat waktunya tanpa perlu penjelasan tersendiri setiap kali?

2. Apakah peristiwa yang dicatat, jumlah unit, dan cara memperhitungkan waktu setup menggambarkan kejadian yang sebenarnya?

3. Apakah supervisor dapat menyelesaikan masalah pada entri yang meragukan selagi rinciannya masih tersedia?

4. Apakah perencana dapat membandingkan pelaksanaan produksi yang serupa dan menjelaskan apa yang perlu diubah dalam estimasi berikutnya?

5. Apakah durasi yang telah direvisi menghasilkan jadwal yang dapat dijalankan bersama pesanan lain?

Amati apakah waktu untuk menindaklanjuti entri berkurang, serta apakah makin sedikit catatan tanpa penjelasan atau yang salah dikaitkan. Periksa juga apakah rutinitas baru menambah langkah yang tidak perlu di stasiun kerja. Perbaiki acuan atau aturan pencatatan yang membingungkan sebelum menerapkannya ke departemen lain.

Tim akan memercayai pencatatan waktu produksi jika mereka melihat informasinya digunakan secara bijak. Jika setiap catatan berdurasi panjang berujung pada tuduhan, orang punya alasan untuk menyembunyikan jeda. Jika catatan tersebut membantu memastikan kesiapan komponen dan membuat beban kerja esok hari lebih realistis, manfaatnya akan lebih mudah dipahami.

Pilih pencatatan waktu yang membantu Anda mengambil keputusan produksi berikutnya dengan lebih baik

Saat mengevaluasi software pencatatan waktu produksi, jangan hanya menguji fungsi absensi masuk. Minta penyedia menelusuri satu operasi nyata, mulai dari kejadian yang tercatat dalam catatan waktu, lalu membandingkan rencana dengan hasil aktual, hingga menyusun jadwal berikutnya. Sertakan jeda, ukuran batch yang berbeda, dan pesanan lain yang menunggu sumber daya produksi yang sama.

Itulah mengapa SkyPlanner merupakan pilihan yang tepat bagi produsen yang membutuhkan data waktu aktual per job sekaligus penjadwalan produksi. Timer, laporan, dan estimasi durasi berdasarkan data historis mendukung tujuan yang sama: menyediakan informasi waktu yang dapat dipercaya untuk membantu Anda merencanakan pekerjaan, sekaligus mengurangi kebutuhan untuk mencocokkan catatan yang terpisah-pisah.

Anda juga dapat tetap menggunakan sistem yang sudah mengelola bisnis Anda. SkyPlanner dapat diintegrasikan dengan ERP atau MES apa pun melalui REST API terbukanya, dan data catatan waktu dapat dikirim melalui API. Hubungkan informasi produksi yang relevan agar pemindahan data secara manual tidak menjadi tugas rutin tambahan.

Pengalaman Piristeel menunjukkan manfaat praktisnya. Produsen perlengkapan keselamatan atap ini sebelumnya mengandalkan spreadsheet dan perintah kerja cetak, dengan sedikit data untuk perhitungan biaya setelah produksi. Penerapan SkyPlanner secara bertahap, bersamaan dengan pengembangan ERP dan integrasi Visma Nova, menyatukan informasi produksi dan penjadwalan terperinci. Piristeel melaporkan berkurangnya waktu kerja yang tersita untuk pencatatan pekerjaan dan pelaporan di lantai produksi. Perubahan ini bukan sekadar menghasilkan lembar pencatatan waktu yang lebih lengkap; informasi produksi juga menjadi lebih mudah digunakan dalam pengelolaan sehari-hari.

Jadwalkan demo SkyPlanner dan siapkan satu operasi berulang, estimasi yang digunakan saat ini, serta beberapa catatan waktu terbaru. Sertakan juga job lain yang menggunakan stasiun kerja yang sama. Dengan begitu, Anda dapat melihat secara konkret bagaimana data waktu aktual yang lebih jelas dapat memperbaiki estimasi berikutnya sekaligus rencana produksi yang terkait dengannya. Jika ingin menjelajahinya terlebih dahulu, coba SkyPlanner dengan data demo.