Tijdregistratie in de productie: benut werkelijke uren

Home » Bronnen » Tijdregistratie in de productie: benut werkelijke uren

Geschatte leestijd: 10 minuten

Iedereen heeft een volledige dienst geboekt, maar de planning kan nog steeds niet verklaren waarom een terugkerende taak langer duurt dan geraamd. Sommige uren zijn op de hele order geboekt, andere op een afdeling. En de operator die nog weet waarom het werk werd onderbroken, is al naar huis.

Tijdregistratie in de productie moet die onzekerheid wegnemen. De werkelijk bestede tijd wordt vastgelegd bij de productietaak en de bewerking waar het werk is uitgevoerd, met voldoende context om de volgende beslissing te nemen. Het doel is niet alleen om de uren van gisteren te verantwoorden. Het gaat erom dat u niet steeds achter verklaringen aan hoeft en de duur van het werk van morgen realistischer kunt inschatten.

SkyPlanner koppelt die registratie aan de productieplanning. Operators registreren tijd op taken, planners kunnen de werkelijke tijden beoordelen en de productiehistorie helpt om de duur van processtappen beter in te schatten. Arcturus, de kunstmatige intelligentie waarmee SkyPlanner het werk inplant, berekent vervolgens hoe dat werk past naast de andere orders die dezelfde capaciteit nodig hebben.

Wat is tijdregistratie in de productie?

Tijdregistratie in de productie betekent dat u de tijd vastlegt die aan productiewerk wordt besteed, gekoppeld aan een specifieke taak of bewerking van een order. Een bruikbare registratie laat zien wat er is gedaan, waar dat gebeurde en welke begin- en eindmomenten zijn gehanteerd. Aantallen en informatie over onderbrekingen helpen te verklaren wat de geregistreerde tijd precies omvat.

Dat beantwoordt een andere vraag dan aanwezigheidsregistratie. Weten dat iemand tijdens een dienst aanwezig was, zegt nog niet hoelang een buigbewerking duurde of hoeveel tijd de volgende batch nodig heeft.

Houd deze tijdsoorten uit elkaar:

Tijdsoort	Wat u hieruit kunt afleiden	Wat u hieruit niet zonder meer kunt afleiden
Aanwezigheidstijd	Hoelang iemand aanwezig of ingeklokt was	Aan welke productiebewerkingen die tijd is besteed
Geregistreerde arbeidsuren	Persoonsuren die aan een taak of activiteit zijn toegerekend	Hoelang een machine bezet was
Machinedraaitijd	Hoelang de machine heeft gedraaid	Alle tijd voor beladen, instellen of wachten die van invloed was op de taak
Verstreken bewerkingstijd	De tijd tussen de vastgelegde start en afronding, inclusief tussentijdse onderbrekingen	Hoeveel van die tijd daadwerkelijk is gewerkt

Twee mensen die een uur samenwerken, leveren twee arbeidsuren. Een machine kan ook draaien terwijl de operator elders werkt. Als u alle geregistreerde uren optelt en dat totaal gebruikt om de machine voor een volgende taak te reserveren, verwart u arbeidsinzet met verstreken tijd.

Bepaal voordat u een nieuw registratiesysteem invoert welke vraag de gegevens moeten beantwoorden. Voor de productieplanning is de belangrijkste vraag meestal: hoeveel tijd heeft deze bewerking nodig op de productiemiddelen die het werk moeten uitvoeren?

Koppel elke tijdregistratie aan een taak en bewerking, en maak duidelijk wat de tijd omvat

Begin met één terugkerende bewerking waarvan de tijdsinschatting regelmatig problemen oplevert. Volg de registratie vanaf het werkcentrum tot aan degene die de volgende planning bijwerkt. Waar wordt onduidelijk wat de geregistreerde tijd betekent?

Alleen een ordernummer is mogelijk niet genoeg. Eén order kan snijden, buigen en montage omvatten, elk met andere productiemiddelen en een andere duur. Registreer daarom per bewerking, zodat een uitloop bij de montage niet verdwijnt in het totaal voor de hele order.

Zorg dat bij de registratie het volgende wordt vastgelegd:

• De taak- of orderreferentie en de specifieke bewerking.
• Het werkcentrum en de persoon of personen die het werk uitvoeren.
• De momenten waarop het werk begint, wordt gepauzeerd, wordt hervat en wordt afgerond, voor zover van toepassing.
• Het gereedgemelde aantal en de relevante informatie over de batch of het product.
• Een toelichting op een onderbreking of correctie als die van invloed is op de interpretatie van de tijd.

Spreek met de mensen die het werk uitvoeren af wat die momenten betekenen. Valt het instellen onder de start van de taak, of begint de bewerking pas na de voorbereiding? Wat gebeurt er als het werk stilvalt doordat een onderdeel ontbreekt? Hoe wordt een taak aan de volgende ploeg overgedragen? Als teams daar verschillend mee omgaan, zijn de totalen niet vergelijkbaar, ook al is elke registratie volledig.

Houd de insteltijd apart herkenbaar wanneer batchgroottes variëren. Een kleine en een grote batch kunnen ongeveer evenveel voorbereiding vragen, maar een heel andere bewerkingstijd hebben. Als u instel- en bewerkingstijd samenvoegt tot één gemiddelde tijd per stuk, kan de volgende kleine order veel minder tijdrovend lijken dan hij werkelijk is.

Dezelfde zorgvuldigheid is nodig bij gedeeld werk. Als één operator meerdere machines bedient, spreek dan af hoe diens tijd wordt toegerekend zonder hetzelfde arbeidsuur dubbel te tellen. Werken meerdere mensen aan één bewerking, houd hun arbeidsinzet dan gescheiden van de verstreken tijd waarin het werkcentrum bezet was.

Registreer tijdens het werk, niet achteraf aan het einde van de week

Papieren formulieren en achteraf ingevulde urenstaten kunnen een startpunt zijn, maar vragen van mensen dat ze zich details herinneren die inmiddels zijn vervaagd. Een afgerond totaal dat op vrijdag wordt ingevuld, verklaart zelden een korte onderbreking op dinsdag.

Registreer in plaats daarvan met een paar korte handelingen de relevante momenten tijdens de taak. Met de Timer in SkyPlanner kunnen medewerkers op de productievloer bij hun taken vastleggen wanneer het werk begint, wordt gepauzeerd, wordt hervat en wordt afgerond. Zo is de tijd direct gekoppeld aan de processtap en hoeft een leidinggevende achteraf geen losse uren meer aan orders toe te wijzen.

De werkwijze is eenvoudig: selecteer de juiste taak, start de registratie zodra het afgesproken werk begint, pauzeer volgens de registratieafspraken, hervat wanneer het werk weer doorgaat en sluit af zodra de bewerking klaar is. Leg de afspraken uit aan de hand van een echte taak bij het werkcentrum, inclusief een onderbreking en een ploegoverdracht. Als u alleen een ononderbroken bewerking demonstreert, blijven de lastige gevallen onbesproken.

Besteed extra aandacht aan het selecteren van de juiste bewerking. Een nauwkeurig geklokte registratie op de verkeerde taak verstoort nog steeds de tijdsinschatting voor beide taken. Controleer of medewerkers het werk dat ze selecteren kunnen herkennen en weten bij wie ze terechtkunnen als de referentie onduidelijk is.

Juist hier bespaart digitale tijdregistratie per taak administratief werk. De registratie is al gekoppeld aan het werk waarop ze betrekking heeft. Daardoor gaat minder tijd verloren aan het verzamelen van formulieren, het ontcijferen van handschriften en het uitzoeken bij welke order een blok uren hoort. Een consequente werkwijze is belangrijker dan elk mogelijk veld invullen.

Bekijk de registratie voordat u de tijdsinschatting aanpast

Stel: voor een terugkerende montagebewerking is een halfuur insteltijd en twee uur bewerkingstijd gepland voor een afgebakende batch. Eén operator begint om 08:00, rondt het instellen af om 08:30 en werkt door tot 10:00. Door een ontbrekend onderdeel ligt het werk vervolgens een halfuur stil. De operator hervat het werk om 10:30 en rondt de batch om 11:00 af.

Als de tijdregistratie tijdens de onderbreking is gepauzeerd en de insteltijd apart herkenbaar blijft, laat de registratie drie verschillende kanten zien:

Tijdaspect van de bewerking	Tijd	Betekenis voor de planning
Van start tot afronding	Drie uur	De batch was drie uur na de start van het werk klaar
Geregistreerde werktijd inclusief instellen	Tweeënhalf uur	De geregistreerde werktijd kwam overeen met de totale geplande instel- en bewerkingstijd
Onderbreking door een ontbrekend onderdeel	Een half uur	Onderzoek of de onderdelen gereed waren en of het werkcentrum bezet bleef

Als u de volledige drie uur als bewerkingstijd beschouwt, valt de tijdsinschatting voor herhaalwerk te hoog uit. Laat u de onderbreking helemaal buiten beschouwing, dan blijft onduidelijk waarom de batch later dan verwacht bij de volgende bewerking aankwam.

Ga na wat er tijdens de onderbreking met het werkcentrum gebeurde. Kon er een andere taak worden uitgevoerd, of verhinderde de onafgewerkte assemblage dat? Het antwoord heeft gevolgen voor de beschikbare capaciteit, ook al werkte de operator tijdens die onderbreking niet actief aan deze batch.

De langere verstreken tijd bewijst niet dat de operator inefficiënt werkte. Ze roept wel vragen op over de registratie en de productieomstandigheden. Beantwoord die vragen voordat u een tijdsduur aanpast of prestaties beoordeelt.

Gebruik gecontroleerde werkelijke tijden om herhaalwerk beter in te schatten

Beoordeel afwijkingen zolang de betrokkenen ze nog kunnen toelichten. Controleer op ontbrekende eindregistraties, overlappende boekingen, onwaarschijnlijke tijdsduren en registraties die aan de verkeerde bewerking zijn gekoppeld. Iemand die verantwoordelijk is voor het oplossen van deze problemen is nuttiger dan een wekelijks rapport vol onverklaarde afwijkingen.

SkyPlanner biedt voor die controle verschillende detailniveaus. Het Job Report toont de werkelijk geregistreerde tijd per taak, persoon en werkcentrum. Daarmee kunt u de geplande en werkelijke bewerkingsduur vergelijken. Het All Timelogs Report toont de onderliggende gebeurtenissen met hun tijdstempels. Het Order Item Report laat daarnaast zien hoe de orderregel door de productie is gevorderd.

Gebruik de gedetailleerde registratie om een verschil te begrijpen en vergelijk vervolgens herhaalwerk onder vergelijkbare omstandigheden. Controleer de bewerking, batchgrootte, het productiemiddel, de werkwijze en de manier waarop insteltijd en onderbrekingen zijn verwerkt. Een gewijzigde productmix betekent niet automatisch dat het proces trager is geworden.

Het tijdveld voor processtappen in SkyPlanner bevat de functie Graph, die de tijdsduur inschat op basis van historische gegevens. Daarvoor zijn gegevens van eerdere orders nodig. Zo kunnen planners de opgebouwde productie-ervaring praktisch benutten, in plaats van telkens een optimistische oorspronkelijke inschatting over te nemen.

Die historische gegevens worden waardevoller als de registraties vergelijkbaar werk beschrijven. Gebruik de inschatting in de context van de bewerking die u plant. Maak van uiteenlopende taakboekingen niet zonder meer een formele arbeidsnorm. Een tijdstudie in de productie heeft een ander doel: een norm vaststellen voor duidelijk omschreven werk.

Een beter ingeschatte tijdsduur moet ook worden verwerkt in het volledige productieschema. In SkyPlanner legt u processtappen, tijdsduren, geschikte werkcentra en afhankelijkheden vast. Arcturus plant het werk in op basis van de ingestelde capaciteit en prioriteiten. De Gantt-tijdlijn toont het resultaat. U bepaalt de prioriteiten en borgt beslissingen met regels en vergrendelingen.

Het voordeel gaat verder dan de bewerking die u beoordeelt. Een realistischere tijdsduur verandert de ruimte die op hetzelfde productiemiddel overblijft voor andere taken en het moment waarop vervolgbewerkingen kunnen starten. SkyPlanner berekent het samenhangende productieschema, waardoor u na elke correctie minder werk hebt aan het handmatig aanpassen van de werkvolgorde.

Voer de werkwijze in met een gerichte pilot in de productie

Begin met een terugkerende taak, het gebruikelijke werkcentrum en de mensen die de tijd registreren en gebruiken. Betrek ook de planner die de tijdsinschatting bijhoudt en de leidinggevende die een onvolledige registratie kan laten aanvullen. Leg het doel duidelijk uit: minder navragen na de dienst, eerlijkere vergelijkingen en een planning die aansluit op het werk.

Volg tijdens de pilot verschillende representatieve productieruns, met daarbij ook een normale onderbreking of overdracht. Controleer de hele keten:

1. Kan de operator de juiste bewerking herkennen en daarvoor tijd registreren zonder telkens opnieuw uitleg nodig te hebben?

2. Geven de geregistreerde gebeurtenissen, de hoeveelheid en de verwerking van de insteltijd weer wat er werkelijk is gebeurd?

3. Kan de leidinggevende een twijfelachtige registratie ophelderen zolang de details nog beschikbaar zijn?

4. Kan de planner vergelijkbare productieruns naast elkaar leggen en uitleggen wat er in de volgende tijdsinschatting moet veranderen?

5. Leidt de aangepaste tijdsduur tot een werkbaar productieschema, ook in samenhang met andere orders?

Ga na of er minder tijd nodig is om ontbrekende registraties op te vragen en of er minder onverklaarde of verkeerd gekoppelde registraties zijn. Controleer ook of de nieuwe werkwijze geen onnodige handelingen aan het werkcentrum toevoegt. Verduidelijk onduidelijke verwijzingen of registratieregels voordat u de werkwijze op andere afdelingen invoert.

Tijdregistratie in de productie wint vertrouwen wanneer het team ziet dat de informatie verstandig wordt gebruikt. Als elke lange tijdregistratie tot een beschuldiging leidt, hebben mensen een reden om onderbrekingen te verbergen. Helpen de registraties om onderdelen op tijd klaar te leggen en de werklast van morgen realistisch te plannen, dan is de waarde ervan makkelijker te begrijpen.

Kies tijdregistratie die uw volgende productiebeslissing verbetert

Test bij de beoordeling van software voor tijdregistratie in de productie meer dan alleen het inklokken. Vraag een leverancier om één echte bewerking te volgen: van de geregistreerde gebeurtenissen via een vergelijking van geplande en werkelijke tijden tot aan het volgende productieschema. Neem daarbij ook een onderbreking, een andere batchgrootte en een andere order mee die op hetzelfde productiemiddel wacht.

Daarom is SkyPlanner een sterke keuze voor productiebedrijven die zowel werkelijke tijden per taak als een productieschema nodig hebben. De Timer, de rapporten en de tijdsinschatting op basis van historische gegevens dienen hetzelfde doel: betrouwbare tijdgegevens waarmee u het werk kunt plannen, met minder afstemming tussen losstaande registraties.

U kunt ook de systemen behouden waarmee u uw bedrijf al aanstuurt. SkyPlanner kan via zijn open REST API met elk ERP- of MES-systeem worden geïntegreerd. Ook tijdregistratiegegevens kunnen via de API worden aangeleverd. Koppel de relevante productiegegevens, in plaats van handmatige gegevensoverdracht tot een vaste extra taak te maken.

De ervaring van Piristeel laat de praktische waarde zien. Deze fabrikant van dakveiligheidsproducten werkte voorheen met spreadsheets en geprinte werkorders en beschikte over weinig gegevens voor de nacalculatie. De gefaseerde invoering van SkyPlanner, naast de doorontwikkeling van het ERP-systeem en de integratie met Visma Nova, bracht productiegegevens en gedetailleerde planning samen. Piristeel meldt dat op de productievloer minder werktijd verloren gaat aan het registreren en rapporteren van werkzaamheden. De verandering leverde niet alleen een vollediger urenoverzicht op, maar maakte productiegegevens ook makkelijker bruikbaar in de dagelijkse aansturing.

Plan een SkyPlanner-demo en neem één terugkerende bewerking, de huidige tijdsinschatting en een paar recente tijdregistraties mee. Neem ook de andere taken mee die hetzelfde werkcentrum gebruiken. Zo kunt u concreet zien hoe een duidelijker beeld van de werkelijk bestede tijd zowel de volgende inschatting als de bijbehorende planning kan verbeteren. Wilt u liever eerst zelf rondkijken? Probeer SkyPlanner met demogegevens.