Tuotannon työajanseuranta: toteutuneet tunnit hyötykäyttöön

Etusivu » Resurssit » Tuotannon työajanseuranta: toteutuneet tunnit hyötykäyttöön

Arvioitu lukuaika: 10 minuuttia

Kaikki ovat kirjanneet täyden työvuoron tunnit, mutta tuotannonsuunnittelussa ei silti osata selittää, miksi toistuva työ kestää arvioitua kauemmin. Osa tunneista on kohdistettu koko tilaukselle, osa osastolle, ja keskeytyksen muistava työntekijä on jo lähtenyt kotiin.

Tuotannon työajanseurannan pitäisi poistaa tämä epävarmuus. Siinä toteutunut aika kirjataan sille tuotantotyölle ja työvaiheelle, jossa työ tehtiin, ja mukaan liitetään riittävät taustatiedot seuraavaa päätöstä varten. Tarkoitus ei ole vain saada eilisen tunteja selville, vaan päästä eroon jatkuvasta selvittelystä ja arvioida huomisen töiden kestot uskottavammin.

SkyPlanner yhdistää nämä kirjaukset tuotantosuunnitelmaan. Työntekijät kirjaavat aikaa töille, suunnittelijat voivat tarkastella toteumia, ja tuotantohistoria tukee työvaiheiden kestoarvioiden tarkentamista. Sen jälkeen SkyPlannerin hienokuormitusta ohjaava tekoäly Arcturus laskee, miten työt sopivat aikatauluun muiden samasta kapasiteetista kilpailevien tilausten kanssa.

Mitä tuotannon työajanseuranta tarkoittaa?

Tuotannon työajanseurannassa tuotantotyöhön käytetty aika kirjataan tietylle työlle tai tilauksen työvaiheelle. Hyödyllisestä kirjauksesta käy ilmi, mitä tehtiin, missä työ tehtiin ja mistä mihin aika on mitattu. Määrät ja keskeytysten tiedot auttavat ymmärtämään, mitä kirjattu aika sisältää.

Se vastaa eri kysymykseen kuin läsnäolon seuranta. Tieto siitä, että henkilö oli paikalla työvuoron ajan, ei kerro särmäysvaiheen kestoa eikä sitä, kuinka paljon aikaa seuraava erä tarvitsee.

Pidä nämä aikakäsitteet erillään:

Aikakäsite	Mitä se kertoo	Mitä se ei yksin kerro
Läsnäoloaika	Kuinka kauan henkilö oli paikalla tai sisään leimautuneena	Mihin tuotannon työvaiheisiin aika kului
Kirjattu henkilötyöaika	Työlle tai tehtävälle kohdistetut henkilötyötunnit	Kuinka kauan kone oli varattuna
Koneen käyntiaika	Kuinka kauan kone oli käynnissä	Kaikkea työhön vaikuttanutta kuormaus-, asetus- tai odotusaikaa
Työvaiheen kokonaiskesto	Aika määritellystä aloituksesta lopetukseen, myös välissä olleet katkot	Kuinka suuri osa ajasta oli varsinaista työskentelyä

Kaksi henkilöä voi työskennellä yhdessä tunnin, jolloin kertyy kaksi henkilötyötuntia. Kone voi myös käydä samalla, kun sen käyttäjä työskentelee muualla. Jos kaikki kirjatut tunnit lasketaan yhteen ja summaa käytetään seuraavan konevarauksen kestona, henkilötyön määrä ja kulunut aika sekoittuvat keskenään.

Päätä ennen uuden kirjausjärjestelmän käyttöönottoa, mihin kysymykseen tiedon pitää vastata. Tuotannonsuunnittelussa keskeinen kysymys on yleensä tämä: kuinka paljon aikaa työvaihe tarvitsee niiltä resursseilta, joilla se on tehtävä?

Kohdista jokainen aikakirjaus työlle ja työvaiheelle ja määritä, mitä se tarkoittaa

Aloita yhdestä toistuvasta työvaiheesta, jonka kestoarvio aiheuttaa säännöllisesti ongelmia. Seuraa kirjauksen kulkua työpisteeltä seuraavaa suunnitelmaa päivittävälle henkilölle. Missä kohtaa kirjauksen merkitys hämärtyy?

Pelkkä tilausnumero ei välttämättä riitä. Samaan tilaukseen voi kuulua leikkausta, särmäystä ja kokoonpanoa, joista jokainen tarvitsee eri resurssit ja oman aikansa. Kirjaa aika työvaiheittain, jotta kokoonpanon ajan ylitys ei huku koko tilauksen yhteistunteihin.

Varmista, että kirjauksiin jäävät seuraavat tiedot:

• Työn tai tilauksen tunniste sekä kyseinen työvaihe.
• Työpiste ja työtä tekevä henkilö tai henkilöt.
• Aloitus, keskeytys, jatkaminen ja lopetus tarpeen mukaan.
• Valmistunut määrä sekä olennaiset erä- tai tuotetiedot.
• Selitys keskeytykselle tai korjaukselle, jos se vaikuttaa kirjatun ajan tulkintaan.

Sopikaa työntekijöiden kanssa, mitä nämä tapahtumat tarkoittavat. Sisältyykö asetus työn aloitukseen, vai alkaako ajan kirjaus vasta valmistelujen jälkeisestä työstöstä? Miten toimitaan, kun työ pysähtyy puuttuvan komponentin vuoksi? Miten työ siirretään seuraavalle vuorolle? Jos tiimeillä on eri vastaukset, kokonaisajat eivät ole vertailukelpoisia, vaikka kaikki kirjaukset olisi tehty.

Pidä asetusaika erotettavissa, kun eräkoot vaihtelevat. Pieni ja suuri erä voivat vaatia saman verran valmistelua mutta hyvin erilaisen työstöajan. Jos molemmat yhdistetään yhdeksi keskimääräiseksi kappaleajaksi, seuraavan pienen tilauksen työmäärä voi näyttää todellista pienemmältä.

Samaa huolellisuutta tarvitaan, kun työtä jaetaan. Jos yksi työntekijä hoitaa useita koneita, sopikaa, miten hänen aikansa kohdistetaan kirjaamatta samaa henkilötyötuntia moneen kertaan. Jos useampi henkilö tekee samaa työvaihetta, pitäkää heidän työpanoksensa erillään ajasta, jonka työpiste oli varattuna.

Kirjaa työn lomassa, älä muistinvaraisesti viikon lopussa

Paperilomakkeista ja jälkikäteen täytettävistä tuntilistoista voi päästä alkuun, mutta ne edellyttävät yksityiskohtien muistamista siinä vaiheessa, kun muistikuvat ovat jo hämärtyneet. Perjantaina kirjattu pyöristetty tuntisumma selittää harvoin tiistain lyhyttä keskeytystä.

Ota sen sijaan käyttöön yksinkertainen tapa kirjata tapahtumat työn aikana. SkyPlannerin Timer-toiminnolla tuotannon työntekijät voivat kirjata töilleen tapahtumat Start, Paused, Continued ja Finished. Näin aika kohdistuu suoraan työvaiheelle eikä työnjohtajan tarvitse jälkikäteen yhdistellä kohdistamattomia tunteja tilauksiin.

Käytännössä toimitaan näin: valitse oikea työ, aloita ajanotto sovitun työn alkaessa, keskeytä kirjaussääntöjen edellyttämissä tilanteissa, jatka työn jatkuessa ja lopeta työvaiheen valmistuttua. Käy toimintatapa läpi työpisteellä todellisen työn avulla ja sisällytä esimerkkiin myös keskeytys ja vuoronvaihto. Pelkkä keskeytyksettömän työn esittely jättää hankalat tapaukset ratkaisematta.

Painota erityisesti oikean työvaiheen valintaa. Täsmällisestikin mitattu aika väärällä työllä vääristää molempien töiden kestoarvioita. Varmista, että työntekijät tunnistavat valitsemansa työn ja tietävät, keneltä kysyä, jos tunniste on epäselvä.

Juuri tässä digitaalinen työkohtainen kirjaaminen säästää hallinnollista työtä. Kirjaus on jo valmiiksi kohdistettu kuvaamalleen työlle, joten vähemmän aikaa kuluu lomakkeiden keräämiseen, käsialan tulkitsemiseen ja sen selvittämiseen, mille tilaukselle tunnit kuuluvat. Johdonmukainen kirjaaminen on tärkeämpää kuin kaikkien mahdollisten tietokenttien täyttäminen.

Tutki kirjaukset ennen kestoarvion muuttamista

Kuvitellaan toistuva kokoonpanovaihe, jossa tietylle erälle on suunniteltu puolen tunnin asetus ja kaksi tuntia varsinaista työskentelyä. Yksi työntekijä aloittaa kello 08:00, saa asetuksen valmiiksi kello 08:30 ja työskentelee kello 10:00 asti. Sitten puuttuva komponentti pysäyttää työn puoleksi tunniksi. Työntekijä jatkaa kello 10:30 ja saa erän valmiiksi kello 11:00.

Kun ajanotto on keskeytetty katkon ajaksi ja asetusaika on erotettavissa, kirjauksia voi tarkastella kolmesta näkökulmasta:

Työvaiheen tarkastelutapa	Aika	Merkitys suunnittelulle
Aloituksesta lopetukseen	Kolme tuntia	Erä valmistui kolme tuntia työn aloituksesta
Kirjattu työaika asetuksineen	Kaksi ja puoli tuntia	Kirjattu työaika vastasi suunniteltua asetuksen ja varsinaisen työskentelyn yhteiskestoa
Komponenttiin liittyvä keskeytys	Puoli tuntia	Selvitä komponenttien saatavuus ja se, pysyikö työpiste varattuna

Jos koko kolmen tunnin jakso tulkittaisiin käsittelyajaksi, saman työn seuraavan suorituskerran aika-arvio kasvaisi liian suureksi. Jos keskeytys taas sivuutettaisiin kokonaan, jäisi piiloon, miksi erä siirtyi seuraavaan työvaiheeseen odotettua myöhemmin.

Selvitä, mitä työpisteessä tapahtui keskeytyksen aikana. Oliko sitä mahdollista käyttää toiseen työhön, vai estikö keskeneräinen kokoonpano sen? Vastaus vaikuttaa käytettävissä olevaan kapasiteettiin, vaikka työntekijä ei työskennellyt tämän erän parissa koko keskeytyksen ajan.

Pidempi kokonaiskesto ei osoita, että työntekijä olisi työskennellyt tehottomasti. Sen sijaan se antaa aiheen selvittää kirjauksia ja tuotannon olosuhteita. Selvitä asia ennen kuin muutat kestoarviota tai arvioit työsuoritusta.

Tarkenna toistuvien töiden kestoarvioita tarkistetuilla toteumatiedoilla

Käy poikkeamat läpi silloin, kun mukana olleet ihmiset vielä muistavat niiden syyt. Tarkista puuttuvat lopetuskirjaukset, päällekkäiset kirjaukset, epäuskottavat kestot ja väärälle työvaiheelle kohdistetut kirjaukset. Näiden selvittämiseen nimetty vastuuhenkilö on hyödyllisempi kuin viikkoraportti täynnä selittämättömiä poikkeamia.

SkyPlannerissa tietoja voi tarkastella usealla tarkkuustasolla. Job Report näyttää toteutuneen ajan työn, henkilön ja työpisteen mukaan, mikä auttaa vertaamaan työvaiheiden suunniteltuja ja toteutuneita kestoja. All Timelogs Report näyttää kokonaisajan taustalla olevat aikaleimatut tapahtumat. Order Item Report täydentää kuvaa näyttämällä, miten tilausrivi eteni tuotannossa.

Selvitä eron syy yksityiskohtaisista kirjauksista ja vertaa sitten toistuvia töitä keskenään samoin perustein. Tarkista työvaihe, eräkoko, resurssi, työmenetelmä sekä se, miten asetukset ja keskeytykset on kirjattu ja huomioitu. Tuotevalikoiman muutos ei automaattisesti tarkoita prosessin hidastumista.

SkyPlannerin työvaiheen aikakentässä on Graph-toiminto, joka arvioi kestoa historiatietojen perusteella. Se tarvitsee aiempien tilausten tietoja. Näin suunnittelijat voivat hyödyntää tuotannosta kertynyttä kokemusta sen sijaan, että kopioisivat kerta toisensa jälkeen alkuperäisen, optimistisen aika-arvion.

Historiatiedoista on enemmän hyötyä, kun kirjaukset koskevat vertailukelpoisia töitä. Sovella arviota suunnittelemaasi työvaiheeseen. Älä tee erilaisten töiden aikakirjauksista virallista työajan standardia ilman erillistä arviointia. Työnmittauksella on eri tarkoitus: siinä määritetään standardiaika tarkasti määritellylle työlle.

Tarkempi kestoarvio on vietävä myös osaksi koko tuotantosuunnitelmaa. SkyPlannerissa määrität työvaiheet, kestot, soveltuvat työpisteet ja riippuvuudet. Arcturus ajoittaa työt määritetyn kapasiteetin ja prioriteettien mukaan, ja tulos näkyy Gantt-aikajanalla. Sinä ohjaat prioriteetteja ja varmistat sääntöjen ja lukitusten avulla, että halutut päätökset pysyvät voimassa.

Hyöty ei rajoitu tarkasteltavaan työvaiheeseen. Realistisempi kestoarvio vaikuttaa siihen, paljonko samalla resurssilla jää aikaa muille töille ja milloin seuraavat työvaiheet voivat alkaa. SkyPlanner laskee nämä vaikutukset aikatauluun, jolloin työjonoja tarvitsee järjestellä käsin vähemmän jokaisen korjauksen jälkeen.

Ota toimintatapa käyttöön rajatulla tuotantopilotilla

Aloita yhdestä toistuvasta työstä, sen tavanomaisesta työpisteestä ja ihmisistä, jotka kirjaavat ja hyödyntävät sen aikatietoja. Ota mukaan aika-arviota ylläpitävä suunnittelija ja työnjohtaja, joka pystyy selvittämään puutteelliset kirjaukset. Kerro tavoite selkeästi: vähemmän selvittelyä vuoron jälkeen, tasapuolisempia vertailuja ja suunnitelma, joka vastaa todellista työtä.

Seuraa pilotissa useita tyypillisiä suorituskertoja, joihin sisältyy myös tavallinen keskeytys tai työn siirto toiselle tekijälle. Tarkista koko ketju:

1. Pystyykö työntekijä tunnistamaan oikean työvaiheen ja kirjaamaan sen ajan ilman erillistä opastusta joka kerta?

2. Vastaavatko kirjatut tapahtumat, määrä ja asetusajan käsittely sitä, mitä todella tapahtui?

3. Pystyykö työnjohtaja selvittämään epäselvän kirjauksen, kun yksityiskohdat ovat vielä saatavilla?

4. Pystyykö suunnittelija vertaamaan samankaltaisia suorituskertoja ja perustelemaan, mitä seuraavassa aika-arviossa pitäisi muuttaa?

5. Syntyykö tarkistetulla kestoarviolla toimiva aikataulu myös muiden tilausten rinnalla?

Seuraa, vähenevätkö kirjausten perään kyselyyn kuluva aika sekä selittämättömät ja väärin kohdistetut kirjaukset. Tarkista myös, tuoko uusi toimintatapa työpisteelle tarpeettomia lisävaiheita. Korjaa epäselvä työn tunniste tai kirjaussääntö ennen kuin laajennat toimintatapaa muille osastoille.

Tuotannon työajanseuranta ansaitsee luottamuksen, kun työntekijät näkevät, että tietoja käytetään järkevästi. Jos jokainen pitkä aikakirjaus johtaa syyttelyyn, ihmisillä on syy piilottaa keskeytyksiä. Jos kirjaukset auttavat saamaan komponentit ajoissa valmiiksi ja tekemään huomisen työkuormasta realistisen, niiden arvo on helpompi ymmärtää.

Valitse työajanseuranta, joka auttaa tekemään parempia tuotantopäätöksiä

Kun arvioit tuotannon työajanseurantaohjelmistoa, testaa muutakin kuin sisäänleimausta. Pyydä toimittajaa käymään läpi yksi todellinen työvaihe: ensin aikakirjausten tapahtumat, sitten suunnitellun ja toteutuneen ajan vertailu ja lopuksi tietojen käyttö seuraavassa aikataulussa. Ota mukaan keskeytys, eri eräkoko ja toinen tilaus, joka odottaa samaa resurssia.

Siksi SkyPlanner on vahva valinta valmistajille, jotka tarvitsevat sekä työkohtaisia toteumatietoja että tuotannon hienokuormitusta. Timer, raportit ja historiatietoihin perustuva keston arviointi palvelevat samaa tavoitetta: ne tarjoavat luotettavaa aikatietoa työn suunnitteluun ja vähentävät erillisten kirjausten yhteensovittamisen tarvetta.

Voit myös jatkaa liiketoiminnassasi jo käytössä olevien järjestelmien käyttöä. SkyPlanner voidaan integroida mihin tahansa ERP- tai MES-järjestelmään avoimen REST API -rajapinnan kautta, ja rajapinnan kautta voi lähettää myös aikakirjauksia. Yhdistä tarvittavat tuotantotiedot järjestelmien välillä, jotta tietojen käsin siirtämisestä ei tule uutta pysyvää työtehtävää.

Piristeelin kokemukset havainnollistavat käytännön hyötyä. Kattoturvatuotteiden valmistaja käytti aiemmin taulukkolaskentaa ja tulostettuja työmääräimiä, ja jälkilaskentaan oli vain vähän tietoa. Vaiheittainen SkyPlannerin käyttöönotto yhdessä ERP-kehityksen ja Visma Nova -integraation kanssa yhdisti tuotantotiedot ja hienokuormituksen. Piristeelin mukaan tuotannossa kuluu nyt vähemmän työaikaa töiden kirjaamiseen ja raportointiin. Muutos ei tarkoittanut vain kattavampia aikakirjauksia, vaan tuotantotietoja oli myös helpompi hyödyntää päivittäisessä johtamisessa.

Varaa SkyPlanner-esittely ja ota mukaan yksi toistuva työvaihe, sen nykyinen aika-arvio ja muutama tuore aikakirjaus. Ota tarkasteluun myös muut samaa työpistettä käyttävät työt. Näin näet konkreettisesti, miten selkeämmät toteumatiedot voivat parantaa sekä seuraavaa aika-arviota että muiden töiden suunnittelua sen ympärillä. Jos haluat tutustua ensin itse, kokeile SkyPlanneria demotiedoilla.