Analisi XYZ: gestire le scorte in base alla variabilità della domanda

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Due componenti possono avere lo stesso consumo medio e richiedere modalità di riapprovvigionamento completamente diverse. Il primo viene prelevato dal magazzino con regolarità ogni settimana. Il secondo resta inutilizzato finché un grosso ordine cliente non assorbe in una sola volta il fabbisogno di diversi mesi. Ordinare entrambi sulla base della stessa media espone al rischio di scorte eccessive da una parte e carenze dall’altra.

L’analisi XYZ aiuta a riconoscere questa differenza. Raggruppa gli articoli in base all’andamento dei consumi, distinguendo quelli che si prestano a un riapprovvigionamento ordinario da quelli la cui domanda richiede un esame più attento. Insieme all’analisi ABC, mostra sia dove si concentra la spesa sia con quale affidabilità si possono prevedere i consumi.

Il passo successivo è tradurre le decisioni di approvvigionamento in un piano di produzione attuabile. SkyPlanner APS mette in relazione la disponibilità dei materiali con gli ordini approvati e le risorse che ne hanno bisogno, riducendo il tempo necessario per allineare le informazioni di magazzino con le code di lavoro delle singole macchine.

Che cos’è l’analisi XYZ nella gestione delle scorte?

L’analisi XYZ classifica gli articoli a magazzino in base alla variabilità e alla regolarità della domanda o dei consumi nel tempo. Aiuta a scegliere come monitorare ciascun articolo e pianificarne il riapprovvigionamento, anziché applicare lo stesso metodo di controllo a tutti i componenti.

Classe	Andamento tipico dei consumi	Cosa deve valutare il pianificatore
X	Relativamente costante, con variazioni contenute tra un periodo e l’altro	Se il riapprovvigionamento ordinario resta adeguato al variare dei consumi e delle forniture
Y	Più variabile, spesso con una tendenza o un andamento stagionale	Quali fattori spiegano le variazioni e se è possibile prevederne l’andamento
Z	Irregolare o sporadico, talvolta con lunghi intervalli tra i prelievi	Cosa genera il fabbisogno successivo e quali attività si fermerebbero in caso di carenza

Queste classi descrivono un andamento, ma non garantiscono un determinato livello di accuratezza delle previsioni. Un articolo stagionale può presentare forti variazioni durante l’anno ed essere comunque piuttosto prevedibile con un modello previsionale adatto alla stagionalità. Anche un articolo dai consumi solitamente costanti può riservare sorprese quando un cliente importante modifica il proprio ordine.

L’analisi XYZ risponde inoltre a una domanda diversa da quella dell’analisi ABC. Per i materiali di produzione, l’analisi ABC si basa solitamente sul valore annuo dei consumi, ossia la quantità utilizzata moltiplicata per il costo unitario. L’analisi XYZ esamina invece come i consumi si distribuiscono nel tempo. Un articolo costoso non ha necessariamente consumi imprevedibili, così come un articolo economico non ha necessariamente consumi costanti.

Nessuna delle due classificazioni indica quanto sia critica per la produzione la mancanza di un componente. Questa conseguenza va valutata e tenuta in evidenza separatamente.

Come calcolare le classi XYZ delle scorte

Un punto di partenza numerico comune è il coefficiente di variazione, o CV. Mette a confronto la dispersione dei consumi nei singoli periodi con il consumo medio. Va usato insieme all’esame dell’andamento effettivo della domanda, non al suo posto.

1. Scegliere gli articoli, lo storico e i periodi di analisi

Parti da un gruppo di materiali ben definito, ad esempio i componenti acquistati e utilizzati in uno stabilimento. Raccogli le quantità per articolo e per periodi di pianificazione di uguale durata, usando unità di misura coerenti. Non mescolare pezzi, scatole e chilogrammi nello storico dello stesso articolo.

Scegli la durata del periodo in funzione della decisione da prendere. I totali mensili possono essere adatti a una revisione degli acquisti, ma rischiano di nascondere picchi settimanali rilevanti quando il ciclo di riapprovvigionamento è breve. I dati giornalieri possono apparire intermittenti semplicemente perché la produzione preleva in un’unica soluzione il fabbisogno di una settimana.

Usa uno storico abbastanza lungo da rappresentare il ciclo operativo rilevante. Se la stagionalità conta, poche settimane recenti non bastano a ricostruire l’intero andamento. Per confrontare gli articoli, mantieni uguali sia l’intervallo storico sia la durata dei periodi e documentali entrambi, così da poter riprodurre la classificazione.

2. Verificare cosa rappresentano davvero le quantità

Ricevere grandi lotti di acquisto non equivale a consumare materiale in produzione. Usa dati di consumo o di domanda pertinenti alla domanda a cui vuoi rispondere, per non finire a classificare involontariamente l’andamento delle consegne del fornitore.

Mantieni i periodi in cui il consumo è stato effettivamente nullo. Eliminarli fa apparire più costante il consumo di un articolo usato sporadicamente. I dati mancanti sono un’altra cosa: indagane la causa anziché sostituirli con zeri.

Verifica anche se eventuali carenze hanno limitato i consumi. Una settimana senza prelievi perché il componente non era disponibile non dimostra che la produzione non ne avesse bisogno. Prodotti nuovi, articoli fuori produzione, rettifiche di magazzino e progetti una tantum fuori dall’ordinario richiedono un esame specifico prima di usare il loro storico per definire una regola di riapprovvigionamento.

3. Calcolare la media e il coefficiente di variazione

Per ogni articolo, calcola:

Consumo medio = consumo totale ÷ numero di periodi

Coefficiente di variazione = deviazione standard dei consumi per periodo ÷ consumo medio

La deviazione standard misura quanto le quantità dei singoli periodi si discostano dalla loro media. Dividendola per la media, si esprime questa dispersione in rapporto al consumo abituale dell’articolo, ottenendo un confronto più utile tra articoli con volumi di consumo diversi.

Usa sempre la stessa convenzione per la deviazione standard. L’esempio seguente utilizza la deviazione standard campionaria, nel cui calcolo il denominatore è pari al numero di osservazioni meno uno. Non passare dal calcolo campionario a quello della popolazione, o viceversa, senza documentare il cambiamento.

Il CV può essere espresso come rapporto o come percentuale. Un rapporto di 0,50 equivale al 50%; non indica una probabilità del 50% di avere una carenza. Se il consumo medio è zero, la divisione non è definita. Se la media è molto bassa, una piccola variazione delle quantità può modificare sensibilmente il risultato. Segnala questi articoli per un esame specifico, anziché forzarli in una classificazione solo apparentemente precisa.

4. Definire le soglie e verificare il risultato

Non esiste una coppia di soglie del CV valida per tutti che garantisca la giusta politica di gestione delle scorte. Specifica le soglie scelte, indicando anche a quale classe appartiene un valore esattamente uguale alla soglia, e verifica che i gruppi distinguano esigenze di pianificazione sostanzialmente diverse.

Solo per l’esempio seguente, assegniamo la classe X a un CV minore o uguale a 0,50, la classe Y a un CV maggiore di 0,50 e minore o uguale a 1,00 e la classe Z a un CV maggiore di 1,00. Sono regole dimostrative, non impostazioni predefinite consigliate per il tuo stabilimento.

Prima di adottare le classi, esamina lo storico dei consumi. Un CV elevato dovuto a un picco stagionale ricorrente richiede una risposta diversa rispetto a un CV elevato causato da ordini isolati e incerti.

Esempio di calcolo: stessa media, decisioni diverse sulle scorte

Immagina due componenti con i consumi delle otto settimane riportati di seguito. Questo breve storico serve a illustrare il calcolo; da solo non basta a convalidare una politica di gestione delle scorte a lungo termine.

Componente	Consumo settimanale, settimane 1–8	Totale	Media settimanale	Deviazione standard campionaria	CV	Classe a titolo di esempio
Boccola standard	90, 110, 90, 110, 90, 110, 90, 110	800	100	10,69	0,11	X
Alloggiamento per commessa	0, 0, 0, 400, 0, 0, 0, 400	800	100	185,16	1,85	Z

Per la boccola, il CV è circa 10,69 ÷ 100 = 0,11. Per l’alloggiamento è circa 185,16 ÷ 100 = 1,85. La media è di 100 unità a settimana per entrambi, ma solo la boccola presenta un fabbisogno settimanale che si avvicina a quella quantità.

Per la boccola, un riapprovvigionamento ordinario può funzionare bene, una volta considerati il lead time e l’affidabilità delle forniture. Acquistare 100 alloggiamenti ogni settimana, invece, può far accumulare scorte nelle settimane di scarso consumo, senza garantire una quantità sufficiente per la commessa successiva. Se un ordine confermato ne richiede 400, quel fabbisogno specifico conta più della media.

Lo storico dell’alloggiamento comprende anche sei settimane senza consumi. Quando la domanda è intermittente, occorre valutare sia le quantità prelevate sia gli intervalli tra un prelievo e l’altro. Il solo CV non indica quando avverrà il prossimo prelievo. Nella produzione su commessa, un ordine cliente confermato e i relativi fabbisogni di materiali possono offrire una base per la pianificazione molto più solida di una media statistica.

Adotta criteri di gestione diversi per X, Y e Z

La classificazione è utile quando porta a prendere decisioni diverse. Per ogni gruppo di articoli, definisci una modalità di riapprovvigionamento, un responsabile e un criterio che faccia scattare la verifica delle eccezioni.

Per gli articoli X, semplifica le attività ordinarie e prevedibili. Una procedura a punto di riordino, richiami di consegna programmati o un altro accordo standard di riapprovvigionamento possono ridurre le decisioni d’acquisto ripetitive. Verifica che la procedura tenga conto dei tempi di riapprovvigionamento e dei consumi effettivi. La classe X non autorizza a eliminare una scorta di protezione né a dare per scontato che il fornitore consegni sempre puntualmente.

Per gli articoli Y, individua la causa della variabilità prima di aumentare le scorte. Se i consumi crescono in vista di una stagione produttiva ricorrente, pianifica le forniture in base a quell’andamento, anziché acquistare sulla base della media annua. Se il cambiamento deriva da un nuovo contratto o dall’avviamento della produzione di un prodotto, esamina i fabbisogni futuri con i relativi responsabili. Un andamento che cambia richiede una spiegazione, non solo una lettera diversa.

Per gli articoli Z, decidi consapevolmente se tenerli a scorta. Quando il lead time concesso dal cliente lo permette, acquistare per il singolo ordine può evitare di accumulare scorte per lavori futuri incerti. Può comunque essere necessario tenere a magazzino un ricambio critico o un componente con un lungo lead time, perché attendere la sostituzione sarebbe inaccettabile. Z non significa obsoleto, poco importante o tale da poter restare indisponibile senza rischi.

Per tutti e tre i gruppi, considera il lead time di riapprovvigionamento, l’affidabilità dei fornitori, i quantitativi minimi d’ordine, la durata di conservazione, le alternative e le conseguenze di una carenza. La classe non calcola la scorta di sicurezza o il livello di servizio necessari. Serve a indirizzare l’attenzione sulla giusta questione gestionale.

Combina ABC e XYZ senza confondere valore e urgenza

L’analisi ABC–XYZ assegna entrambe le classificazioni a ciascun articolo, generando combinazioni come AX, AY e AZ fino a CX, CY e CZ. La prima lettera indica la classe di valore, la seconda l’andamento dei consumi.

Questa distinzione aiuta a concentrare l’impegno gestionale dove serve. Un articolo AX abbina un valore annuo di consumo elevato a consumi relativamente costanti: un attento controllo economico può quindi coesistere con un processo di riapprovvigionamento ordinario. Un articolo AZ abbina un valore elevato a consumi irregolari: prima di immobilizzare altra liquidità nelle scorte, occorre esaminare con maggiore attenzione gli impegni d’acquisto e il prossimo fabbisogno confermato.

Un articolo CX può prestarsi a un riapprovvigionamento semplice che riduca il lavoro amministrativo. Per un articolo CZ va valutato con attenzione se tenerlo a scorta, ma una spesa annua contenuta non elimina il rischio di un fermo produttivo.

Non servono nove procedure completamente diverse solo perché la matrice ha nove celle. Usa le combinazioni per individuare le differenze significative, poi documenta le poche politiche di gestione che il team è effettivamente in grado di applicare e mantenere.

Soprattutto, non usare la matrice per assegnare direttamente le priorità nelle code delle macchine. Un’operazione che impiega un materiale AX non è automaticamente più urgente di una che impiega un materiale CZ. Sono comunque le scadenze, gli impegni presi con i clienti, i materiali disponibili e le richieste concorrenti sulla capacità produttiva a determinare cosa sia sensato produrre per primo.

Collega le decisioni di riapprovvigionamento alla produzione con SkyPlanner

Torniamo ai due componenti dell’esempio. Hai concordato un riapprovvigionamento ordinario per la boccola e un acquisto legato al singolo ordine per l’alloggiamento. Ora gli ordini di produzione approvati che utilizzano questi componenti si contendono lo stesso centro di lavorazione.

Le politiche d’acquisto sono diverse, ma il piano di produzione deve essere condiviso. Sapere quando è previsto l’arrivo dell’alloggiamento è solo una parte della decisione. Devi anche sapere dove inserire le relative operazioni, quali lavorazioni possono essere eseguite prima e se la data di completamento risultante consente di rispettare l’impegno preso con il cliente.

SkyPlanner APS riunisce questi vincoli. Quando è abilitata la schedulazione che tiene conto dei materiali, Arcturus, l’intelligenza artificiale dedicata alla schedulazione, considera la disponibilità dei materiali insieme alla capacità dei centri di lavoro, ai turni, alle dipendenze tra le operazioni e alle regole che imposti. Il diagramma di Gantt mostra come sono distribuite le lavorazioni sulle risorse: puoi così valutare il piano complessivo, anziché confrontare manualmente ogni elenco di materiali con ogni coda macchina.

Quando cambia una fornitura prevista o una priorità, aggiorna i dati di pianificazione e ricalcola il piano. Puoi quindi vedere l’effetto sull’ordine interessato e sulle altre lavorazioni che condividono le stesse risorse. Questo riduce il lavoro necessario per ricostruire le code e rende più chiare le conseguenze sulle consegne di una decisione relativa ai materiali.

Il controllo delle priorità resta nelle tue mani. Arcturus calcola il piano secondo le tue istruzioni; una classe XYZ non prende decisioni commerciali al tuo posto. La previsione della domanda e la decisione di riapprovvigionare restano separate dalla schedulazione delle lavorazioni che hai approvato. Scegli SkyPlanner per collegare queste lavorazioni alla disponibilità dei materiali e alla capacità produttiva finita.

SkyPlanner si integra con qualsiasi ERP o MES tramite la sua API REST aperta. Le giacenze dei materiali possono essere gestite attraverso l’integrazione o nel modulo Warehouse di SkyPlanner. Puoi così collegare i dati già disponibili su acquisti e articoli alla schedulazione della produzione, senza dover prima sostituire l’ERP.

Cosa è cambiato in Mamec con un piano condiviso

Mamec, produttore di apparecchiature di miscelazione industriale e di prodotti ad alta tecnologia per conto terzi, doveva gestire migliaia di ordini di lavoro interdipendenti. I responsabili di reparto assegnavano le priorità agli ordini cartacei in base alle date di consegna, mentre le funzioni di pianificazione dell’ERP non offrivano la visione d’insieme necessaria.

Integrando SkyPlanner con Oscar ERP, Mamec è passata alla schedulazione a capacità finita basata sull’intelligenza artificiale e a code di lavoro fissate per una settimana alla volta. Nella testimonianza del cliente si riportano un carico di lavoro di pianificazione nettamente più leggero, una riduzione dei tempi di fermo dei centri di lavoro e una maggiore visibilità del carico produttivo.

È questo il vantaggio pratico che va oltre la classificazione degli articoli: poter gestire le relazioni tra le operazioni all’interno di un unico piano. Per il tuo team significa poter dedicare meno tempo a ricostruire le code e più tempo a decidere come tutelare gli impegni che contano.

Inizia con un gruppo di materiali e due componenti dai consumi diversi

Scegli un gruppo gestibile, verifica lo storico e concorda regole di classificazione riproducibili. Esamina con acquisti e produzione un componente a consumo costante e uno a consumo sporadico. Decidi cosa cambiare nella loro gestione, chi è responsabile della decisione e quando riesaminarla.

Misura i risultati sugli aspetti che contano: interruzioni per carenza di materiali, scorte in eccesso e tempo dedicato a gestire le eccezioni. Rivedi le classi quando cambiano i contratti, il mix di prodotti o l’andamento dei consumi, anziché aspettare che una verifica annuale riveli una politica ormai superata.

Usa l’analisi XYZ per decidere quanta attenzione dedicare al riapprovvigionamento dei diversi articoli. Usa SkyPlanner per collegare la disponibilità dei materiali che ne deriva a un piano di produzione che il reparto possa seguire.

Prenota una demo di SkyPlanner portando due componenti dai consumi diversi e gli ordini approvati che li utilizzano. Prepara le giacenze attuali, le date di fornitura previste e i cicli di lavorazione, e scopri come si inseriscono tra le altre attività produttive. Se preferisci prima esplorare il software, prova SkyPlanner con i dati dimostrativi.