Análise XYZ da previsibilidade da procura: adaptar o controlo de stocks aos padrões de consumo

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Dois componentes podem ter o mesmo consumo médio e exigir rotinas de reposição completamente diferentes. Um sai do armazém em quantidades regulares todas as semanas. O outro fica sem movimento até que uma grande encomenda de um cliente consuma, de uma só vez, o equivalente a vários meses. Encomendar ambos com base na mesma média favorece o excesso de stock num caso e as ruturas no outro.

A análise XYZ ajuda a reconhecer essa diferença. Agrupa os artigos pelos seus padrões de consumo, permitindo distinguir os que se prestam a uma reposição de rotina daqueles cuja procura exige uma análise mais atenta. Combinada com a análise ABC, mostra tanto onde se concentra o valor consumido como até que ponto é possível antecipar o consumo com confiança.

O passo seguinte é pôr em prática na produção as decisões de abastecimento daí resultantes. O SkyPlanner APS articula a disponibilidade dos materiais com as ordens aprovadas e os recursos que deles necessitam, reduzindo o tempo gasto a conciliar a informação de stocks com as filas de trabalho de cada máquina.

O que é a análise XYZ na gestão de stocks?

A análise XYZ classifica os artigos em stock segundo a variabilidade e a regularidade da sua procura ou do seu consumo ao longo do tempo. Ajuda a escolher como acompanhar cada artigo e planear a sua reposição, em vez de aplicar a mesma rotina de controlo a todas as peças.

Classe	Padrão de consumo típico	O que o planeador precisa de compreender
X	Relativamente estável, com pouca variação entre períodos	Se a reposição de rotina continua a ser adequada à medida que o consumo e o abastecimento mudam
Y	Mais variável, muitas vezes com uma tendência ou um padrão sazonal	O que explica as variações e se é possível antecipar esse padrão
Z	Irregular ou esporádico, por vezes com longos intervalos entre saídas de armazém	O que desencadeia a próxima necessidade e o que uma rutura de stock interromperia

Estas classes descrevem um padrão; não garantem um determinado grau de exatidão das previsões. O consumo de um artigo sazonal pode variar muito ao longo do ano e, ainda assim, ser bastante previsível com uma previsão sazonal adequada. Mesmo um artigo com consumo habitualmente estável pode surpreender quando um cliente importante altera a sua encomenda.

A análise XYZ também responde a uma questão diferente da análise ABC. Nos materiais de fabrico, a análise ABC costuma ordenar os artigos pelo valor do consumo anual: a quantidade consumida multiplicada pelo custo unitário. A análise XYZ examina a forma como esse consumo se distribui ao longo do tempo. Um artigo caro não é necessariamente imprevisível, nem um artigo barato tem necessariamente um consumo estável.

Nenhuma destas classificações indica até que ponto a falta de um componente é crítica para a produção. Mantenha essa consequência visível numa avaliação separada.

Como calcular as classes XYZ dos artigos em stock

Um ponto de partida numérico habitual é o coeficiente de variação, ou CV. Compara a dispersão do consumo entre períodos com o consumo médio. Use-o em conjunto com a análise do padrão real da procura, não como substituto dessa análise.

1. Escolher os artigos, o histórico e os períodos de análise

Comece por um grupo de materiais bem definido, como os componentes comprados que são utilizados numa determinada fábrica. Recolha as quantidades por artigo e por períodos de planeamento de igual duração, sempre com unidades de medida coerentes. Não misture peças, caixas e quilogramas no histórico de um mesmo artigo.

Escolha uma duração dos períodos adequada à decisão que pretende tomar. Os totais mensais podem servir para uma revisão das compras, mas podem ocultar picos semanais relevantes num ciclo de reposição curto. Os dados diários podem parecer intermitentes simplesmente porque a produção retira de uma só vez o material necessário para toda a semana.

Use um histórico suficientemente longo para abranger o ciclo de atividade relevante. Se a sazonalidade for importante, umas poucas semanas recentes não permitem identificar o padrão completo. Ao comparar artigos, use a mesma janela de histórico e a mesma duração dos períodos. Registe ambas para que a classificação possa ser reproduzida.

2. Verificar o que as quantidades realmente representam

Receber materiais comprados em grandes lotes não é o mesmo que consumir esses materiais na produção. Use dados de consumo ou de procura adequados à questão em análise, para não acabar por classificar inadvertidamente o padrão de entregas do fornecedor.

Mantenha os períodos em que o consumo foi efetivamente nulo. Eliminá-los faz com que um artigo de consumo esporádico pareça mais estável do que é. Os registos em falta são uma situação diferente: investigue o motivo da sua ausência em vez de os preencher com zeros.

Verifique também se as ruturas de stock limitaram o consumo. Uma semana sem saídas de armazém por indisponibilidade da peça não prova que a produção não precisasse dela. Os produtos novos, os artigos descontinuados, as correções de stock e os projetos pontuais fora do habitual exigem uma análise específica antes de o respetivo histórico servir de base a uma regra de reposição.

3. Calcular a média e o coeficiente de variação

Para cada artigo, calcule:

Consumo médio = consumo total ÷ número de períodos

Coeficiente de variação = desvio-padrão do consumo por período ÷ consumo médio

O desvio-padrão mede a dispersão das quantidades de cada período em torno da média. Ao dividir pela média, exprime-se essa dispersão em relação ao consumo habitual do artigo, o que permite uma comparação mais útil entre artigos com volumes de consumo diferentes.

Mantenha o mesmo critério de cálculo do desvio-padrão. O exemplo abaixo usa o desvio-padrão amostral, cujo cálculo utiliza no denominador o número de observações menos um. Não alterne entre o cálculo amostral e o populacional sem registar a alteração.

O CV pode ser expresso como rácio ou percentagem. Um rácio de 0,50 corresponde a 50%; não significa uma probabilidade de rutura de stock de 50%. Se o consumo médio for zero, a divisão não está definida. Se a média for muito baixa, uma pequena alteração na quantidade pode provocar uma grande variação no resultado. Sinalize esses artigos para análise, em vez de lhes atribuir à força uma classificação que apenas parece precisa.

4. Definir os limites e analisar o resultado

Não existe um par de limites de CV universal que garanta a política de stocks certa. Indique os limites escolhidos, incluindo a classe a que pertence um valor exatamente igual ao limite, e verifique se os grupos distinguem necessidades de planeamento substancialmente diferentes.

Apenas para o exemplo abaixo, use X para um CV inferior ou igual a 0,50, Y para um CV superior a 0,50 e inferior ou igual a 1,00, e Z para um CV superior a 1,00. Estas regras servem para demonstrar o cálculo; não são valores predefinidos recomendados para a sua fábrica.

Antes de adotar as classes, examine o histórico de consumo. Um CV elevado causado por um pico sazonal recorrente exige uma resposta diferente de um CV elevado causado por encomendas isoladas e incertas.

Exemplo de cálculo: a mesma média, uma decisão de stock diferente

Imagine dois componentes com os consumos das oito semanas apresentados abaixo. Este histórico curto serve para ilustrar o cálculo; por si só, não basta para validar uma política de stocks a longo prazo.

Componente	Consumo semanal, semanas 1–8	Total	Média semanal	Desvio-padrão amostral	CV	Classe no exemplo
Casquilho normalizado	90, 110, 90, 110, 90, 110, 90, 110	800	100	10,69	0,11	X
Carcaça para projeto	0, 0, 0, 400, 0, 0, 0, 400	800	100	185,16	1,85	Z

Para o casquilho, o CV é aproximadamente 10,69 ÷ 100 = 0,11. Para a carcaça, é aproximadamente 185,16 ÷ 100 = 1,85. Ambos têm uma média de 100 unidades por semana, mas só o casquilho apresenta uma necessidade semanal próxima desse valor.

A reposição regular pode funcionar bem para o casquilho, desde que se tenham em conta o lead time e a fiabilidade do fornecimento. Porém, comprar 100 carcaças todas as semanas pode acumular stock nas semanas de menor consumo sem garantir quantidade suficiente para o projeto seguinte. Se uma encomenda confirmada exigir 400, essa necessidade específica da encomenda importa mais do que a média.

O histórico da carcaça também inclui seis semanas sem consumo. Quando a procura é intermitente, analise tanto as quantidades retiradas do stock como os intervalos entre essas saídas. Por si só, o CV não indica quando ocorrerá a próxima saída. Na produção por encomenda, uma encomenda confirmada do cliente e as respetivas necessidades de materiais podem constituir uma base muito mais sólida para o planeamento do que uma média estatística.

Defina formas de controlo distintas para X, Y e Z

A classificação é útil quando altera uma decisão. Defina para cada grupo de artigos uma abordagem de reposição, um responsável e um critério para analisar exceções.

Para os artigos X, simplifique as tarefas de rotina previsíveis. Uma rotina baseada no ponto de encomenda, entregas programadas ao abrigo de um acordo de fornecimento ou outro método normalizado de reposição podem reduzir as decisões de compra repetitivas. Verifique se a rotina tem em conta o prazo de reposição e o consumo real. A classificação X não justifica eliminar uma reserva de stock nem assumir que o fornecedor entregará sempre a tempo.

Para os artigos Y, identifique a causa da variação antes de aumentar o stock. Se o consumo subir antes de uma época de produção que se repete regularmente, planeie o abastecimento em função desse padrão, em vez de comprar com base na média anual. Se a alteração resultar de um novo contrato ou do aumento gradual da produção de um produto, reveja as necessidades futuras com os respetivos responsáveis. Um padrão em mudança precisa de uma explicação, não apenas de uma letra diferente.

Para os artigos Z, decida de forma ponderada se deve manter stock. Quando o lead time acordado com o cliente o permite, comprar para uma encomenda específica pode evitar a acumulação de stock para trabalho futuro incerto. Ainda assim, pode ser necessário manter stock de uma peça sobresselente crítica ou de um componente com lead time longo, porque seria inaceitável esperar pela sua substituição. Z não significa obsoleto, pouco importante ou que se pode prescindir da sua disponibilidade sem risco.

Nos três grupos, tenha em conta o lead time de reposição, a fiabilidade dos fornecedores, as quantidades mínimas de encomenda, o prazo de validade, os substitutos e as consequências de uma rutura de stock. A classe não calcula o stock de segurança nem o nível de serviço de que precisa. A sua função é orientar a atenção para a questão de controlo certa.

Combine ABC e XYZ sem confundir valor com urgência

A análise ABC–XYZ atribui ambas as classificações a um artigo, criando combinações como AX, AY e AZ até CX, CY e CZ. A primeira letra indica a classe de valor; a segunda descreve o padrão de consumo.

Esta distinção ajuda a direcionar o esforço de gestão. Um artigo AX combina um valor de consumo anual significativo com um consumo relativamente estável: um controlo financeiro rigoroso pode coexistir com um processo de reposição de rotina. Um artigo AZ combina um valor significativo com um consumo irregular: os compromissos de compra e a próxima necessidade firme merecem uma análise mais atenta antes de imobilizar mais capital em stock.

Um artigo CX pode ser um bom candidato a uma reposição simples que reduza o trabalho administrativo. Para um artigo CZ, é preciso ponderar se deve sequer manter stock, mas uma despesa anual baixa não elimina o risco de uma paragem da produção.

Não precisa de nove procedimentos inteiramente diferentes só porque a matriz tem nove células. Use as combinações para identificar diferenças relevantes e, depois, documente as poucas políticas de controlo que a sua equipa consegue efetivamente manter.

Acima de tudo, não use a matriz para definir diretamente as prioridades nas filas de trabalho das máquinas. Uma tarefa que utiliza um material AX não é automaticamente mais urgente do que uma tarefa que utiliza um material CZ. Os prazos de entrega, os compromissos com os clientes, os materiais disponíveis e a capacidade disputada por várias tarefas continuam a determinar o que faz sentido produzir a seguir.

Ligue as decisões de reposição à produção com o SkyPlanner

Voltemos aos dois componentes do exemplo. Ficou acordada uma reposição regular para o casquilho e uma compra específica para a encomenda no caso da carcaça. As ordens de fabrico aprovadas que utilizam estes dois componentes disputam agora o mesmo centro de maquinagem.

As políticas de compra são diferentes, mas o plano de produção tem de ser comum. Saber quando se prevê receber a carcaça é apenas metade da decisão. Também precisa de saber onde encaixar as respetivas operações, que trabalho pode ser executado antes e se a data de conclusão resultante permite cumprir o compromisso com o cliente.

O SkyPlanner APS reúne estas restrições. Quando a programação que tem em conta os materiais está ativada, o Arcturus, o seu motor de programação com IA, considera a disponibilidade dos materiais em conjunto com a capacidade dos centros de trabalho, os turnos, as dependências entre operações e as regras que definir. O diagrama de Gantt mostra como o trabalho está distribuído pelos recursos, permitindo avaliar o plano no seu conjunto, em vez de conciliar manualmente cada lista de materiais com cada fila de trabalho das máquinas.

Quando mudar uma previsão de fornecimento ou uma prioridade, atualize os dados de planeamento e recalcule. Poderá então ver o efeito na ordem afetada e no restante trabalho que partilha os mesmos recursos. Isto reduz o esforço de refazer as filas de trabalho e torna mais claras as consequências de uma decisão sobre materiais nos prazos de entrega.

Continua a ser quem define as prioridades. O Arcturus calcula a programação de acordo com as suas instruções; uma classificação XYZ não toma a decisão comercial por si. A previsão da procura e a decisão de repor stock continuam a ser distintas da programação do trabalho que aprovou. O SkyPlanner é a solução para articular esse trabalho com a disponibilidade dos materiais e a capacidade finita de produção.

O SkyPlanner integra-se com qualquer ERP ou MES através da sua API REST aberta. Os saldos de materiais podem ser mantidos através da integração ou no módulo Warehouse do SkyPlanner. Assim, pode ligar os dados de compras e de artigos que já utiliza à programação da produção, sem começar por substituir o ERP.

O que mudou na Mamec com uma programação comum

A Mamec, fabricante de equipamentos industriais de mistura e de produtos de alta tecnologia em regime de subcontratação, tinha de gerir milhares de ordens de trabalho interdependentes. Os supervisores definiam prioridades com base nas datas de entrega das ordens em papel, mas as funções de planeamento do ERP não lhes davam a visão global de que precisavam.

Com o SkyPlanner integrado no Oscar ERP, a Mamec passou a utilizar programação com capacidade finita apoiada por IA e filas de trabalho fixadas para uma semana de cada vez. No seu testemunho de cliente, relata uma redução clara da carga de trabalho de planeamento, menos tempo de paragem nos centros de trabalho e maior visibilidade da carga de produção.

É este o benefício prático que vai além da classificação dos artigos: as relações entre tarefas tornam-se geríveis num único plano. Para a sua equipa, a oportunidade está em gastar menos tempo a refazer filas de trabalho e mais tempo a decidir como salvaguardar os compromissos que importam.

Comece por um grupo de materiais e duas peças com padrões distintos

Escolha um grupo que seja viável analisar, verifique o histórico e acorde regras de classificação reproduzíveis. Analise, com as equipas de compras e de produção, uma peça de consumo regular e outra de consumo esporádico. Decida o que deve mudar no controlo de cada uma, quem é responsável pela decisão e quando a deve reavaliar.

Acompanhe os resultados nos aspetos que importam: interrupções por falta de materiais, excesso de stock e esforço dedicado a resolver exceções. Reveja as classes quando mudarem os contratos, a combinação de produtos ou os padrões de consumo, em vez de esperar por uma análise anual para descobrir que uma política está desatualizada.

Use a análise XYZ da previsibilidade da procura para decidir que atenção dedicar à reposição. Use o SkyPlanner para ligar a disponibilidade de materiais daí resultante a um plano de produção que a fábrica consiga seguir.

Agende uma demonstração do SkyPlanner com dois componentes de padrões distintos e as ordens aprovadas que os consomem. Traga os saldos atuais, as datas previstas de fornecimento e as rotas de produção, e veja como se enquadram no restante trabalho. Se preferir explorar primeiro, experimente o SkyPlanner com dados de demonstração.