XYZ-analyysi: varastonohjaus kysynnän ennustettavuuden mukaan

Etusivu » Resurssit » XYZ-analyysi: varastonohjaus kysynnän ennustettavuuden mukaan

Arvioitu lukuaika: 11 minuuttia

Kahden komponentin keskikulutus voi olla sama, vaikka ne tarvitsevat täysin erilaiset täydennyskäytännöt. Toista otetaan varastosta tasaisesti joka viikko. Toinen odottaa hyllyssä, kunnes suuri asiakastilaus kuluttaa kerralla usean kuukauden tarpeen. Jos molempia tilataan saman keskiarvon perusteella, seurauksena voi olla toisen ylivarastointi ja toisen loppuminen kesken.

XYZ-analyysi auttaa tunnistamaan tämän eron luokittelemalla nimikkeet kulutuksen vaihtelun perusteella. Näin voit erottaa rutiininomaisesti täydennettävät nimikkeet niistä, joiden kysyntää on tarkasteltava tarkemmin. Yhdessä ABC-analyysin kanssa se näyttää sekä sen, mihin rahaa kuluu, että sen, kuinka luotettavasti kulutusta voidaan ennakoida.

Seuraavaksi on saatava näiden havaintojen pohjalta tehdyt hankinta- ja täydennyspäätökset toimimaan tuotannossa. SkyPlanner APS yhdistää materiaalien saatavuuden hyväksyttyihin tilauksiin ja niitä toteuttaviin resursseihin. Näin varastotietojen ja erillisten konekohtaisten työjonojen yhteensovittamiseen kuluu vähemmän aikaa.

Mitä XYZ-analyysi tarkoittaa varastonhallinnassa?

XYZ-analyysi luokittelee varastonimikkeet sen mukaan, kuinka paljon ja kuinka säännöllisesti niiden kysyntä tai kulutus vaihtelee ajan mittaan. Se auttaa valitsemaan kullekin nimikkeelle sopivan seuranta- ja täydennystavan sen sijaan, että kaikkia osia ohjattaisiin samalla käytännöllä.

Luokka	Tyypillinen kulutuksen vaihtelu	Mitä suunnittelijan on selvitettävä
X	Melko tasainen kulutus, vain vähän vaihtelua jaksojen välillä	Sopiiko nykyinen täydennyskäytäntö edelleen, kun kulutus ja toimitukset muuttuvat
Y	Suurempaa vaihtelua, usein trendin tai kausivaihtelun mukaista	Mikä selittää muutokset ja voidaanko vaihtelua ennakoida
Z	Epäsäännöllinen tai satunnainen kulutus, varasto-ottojen välillä toisinaan pitkiä taukoja	Mikä synnyttää seuraavan tarpeen ja mitä toimintaa materiaalipuute keskeyttäisi

Luokat kuvaavat kulutuksen vaihtelua eivätkä takaa tiettyä ennustetarkkuutta. Kausinimikkeen kulutus voi vaihdella voimakkaasti vuoden mittaan, mutta sopivalla kausiennusteella sitä voidaan silti ennakoida varsin hyvin. Tavallisesti tasaisesti kuluva nimike voi puolestaan yllättää, kun suuri asiakas muuttaa tilaustaan.

XYZ vastaa myös eri kysymykseen kuin ABC. Tuotannon materiaaleja luokitellaan ABC-analyysissä tavallisesti vuosikulutusarvon perusteella: käytetty määrä kerrotaan yksikkökustannuksella. XYZ tarkastelee sitä, miten kulutus jakautuu ajallisesti. Kallis nimike ei välttämättä ole vaikeasti ennustettava, eikä edullisen nimikkeen kulutus välttämättä ole tasaista.

Kumpikaan luokitus ei kerro, kuinka kriittistä komponentin puuttuminen on tuotannolle. Pidä puutteen seuraukset näkyvissä erikseen.

Näin lasket varastonimikkeiden XYZ-luokat

Tavallinen laskennallinen lähtökohta on variaatiokerroin eli CV. Se vertaa jaksokohtaisen kulutuksen hajontaa keskikulutukseen. Käytä sitä kulutushistorian tarkastelun tukena, älä sen korvikkeena.

1. Valitse nimikkeet, historiatiedot ja tarkastelujaksot

Aloita selkeästi rajatusta materiaaliryhmästä, kuten yhden tehtaan käyttämistä ostokomponenteista. Kerää määrät nimikkeittäin ja yhtä pitkiltä suunnittelujaksoilta. Käytä kunkin nimikkeen tiedoissa samaa mittayksikköä: älä sekoita kappaleita, laatikoita ja kilogrammoja.

Valitse jakson pituus niin, että se tukee tehtävää päätöstä. Kuukausittaiset kokonaismäärät voivat sopia hankintojen tarkasteluun, mutta ne voivat peittää viikoittaiset huiput, joilla on merkitystä lyhyessä täydennyskierrossa. Päivätasolla kulutus voi näyttää katkonaiselta vain siksi, että tuotanto ottaa viikon tarpeen varastosta yhtenä eränä.

Käytä historiatietoja riittävän pitkältä ajalta, jotta olennainen toimintasykli tulee näkyviin. Jos kausivaihtelulla on merkitystä, muutama viime viikko ei riitä kuvaamaan sitä kokonaan. Kun vertaat nimikkeitä, käytä samaa historiatietojen aikaväliä ja samaa jakson pituutta. Kirjaa molemmat, jotta luokittelu voidaan toistaa.

2. Tarkista, mitä määrät todella kuvaavat

Suurina toimituserinä saapuvat ostot eivät ole sama asia kuin tuotannon materiaalikulutus. Käytä tarkasteltavaan kysymykseen sopivia kulutus- tai kysyntätietoja, jotta et vahingossa luokittele toimittajan toimitusrytmiä.

Säilytä mukana jaksot, joilla kulutus oli aidosti nolla. Jos poistat ne, satunnaisesti kuluva nimike näyttää todellista tasaisemmalta. Puuttuvat kirjaukset ovat eri asia: selvitä niiden syy sen sijaan, että korvaisit ne nollilla.

Tarkista myös, ovatko materiaalipuutteet rajoittaneet kulutusta. Jos osaa ei ollut saatavilla eikä sitä siksi otettu varastosta viikon aikana, se ei osoita, ettei tuotanto olisi tarvinnut sitä. Uudet tuotteet, poistuneet nimikkeet, varastosaldojen korjaukset ja poikkeukselliset kertaprojektit on tarkasteltava erikseen ennen kuin niiden historiasta tehdään täydennyssääntö.

3. Laske keskiarvo ja variaatiokerroin

Laske kullekin nimikkeelle:

Keskikulutus = kokonaiskulutus ÷ jaksojen lukumäärä

Variaatiokerroin = jaksokohtaisen kulutuksen keskihajonta ÷ keskikulutus

Keskihajonta mittaa sitä, kuinka paljon jaksojen kulutusmäärät vaihtelevat keskiarvon ympärillä. Kun keskihajonta jaetaan keskiarvolla, hajonta suhteutetaan nimikkeen tavanomaiseen kulutukseen. Näin eri määriä kuluvia nimikkeitä voidaan vertailla mielekkäämmin.

Käytä keskihajonnan laskennassa johdonmukaisesti samaa menetelmää. Alla olevassa laskuesimerkissä käytetään otoskeskihajontaa, jonka laskennassa nimittäjä on havaintojen lukumäärä vähennettynä yhdellä. Älä vaihda otoksen ja perusjoukon keskihajonnan välillä kirjaamatta muutosta.

CV voidaan esittää suhdelukuna tai prosenttina. Suhdeluku 0,50 vastaa 50 %:a; se ei tarkoita 50 %:n todennäköisyyttä materiaalipuutteelle. Jos keskikulutus on nolla, jakolaskua ei ole määritelty. Jos keskiarvo on hyvin pieni, pienikin määrän muutos voi muuttaa tulosta voimakkaasti. Merkitse tällaiset nimikkeet tarkastettaviksi sen sijaan, että pakottaisit ne näennäisen tarkkaan luokitukseen.

4. Aseta luokkarajat ja tarkista tulos

CV:lle ei ole olemassa yleispäteviä luokkarajoja, jotka takaisivat oikean varastonohjauksen. Kirjaa valitsemasi rajat sekä se, mihin luokkaan täsmälleen rajalla oleva arvo kuuluu. Testaa, erottavatko luokat toisistaan olennaisesti erilaiset suunnittelutarpeet.

Vain seuraavaa esimerkkiä varten X-luokkaan kuuluvat nimikkeet, joiden CV on enintään 0,50. Y-luokassa CV on yli 0,50 mutta enintään 1,00, ja Z-luokassa yli 1,00. Nämä rajat havainnollistavat laskentaa, eivätkä ne ole tehtaallesi suositeltuja oletusasetuksia.

Tarkastele kulutushistoriaa ennen luokkien käyttöönottoa. Toistuvasta kausihuipusta johtuva suuri CV edellyttää erilaista toimintatapaa kuin yksittäisistä, epävarmoista tilauksista johtuva suuri CV.

Laskuesimerkki: sama keskiarvo, erilainen varastointipäätös

Kuvitellaan kaksi komponenttia, joiden kulutus kahdeksan viikon aikana on seuraavanlainen. Lyhyt historia havainnollistaa laskentaa, mutta se ei yksin riitä pitkän aikavälin varastointikäytännön toimivuuden varmistamiseen.

Komponentti	Viikkokulutus, viikot 1–8	Yhteensä	Viikoittainen keskiarvo	Otoskeskihajonta	CV	Esimerkin luokka
Vakioholkki	90, 110, 90, 110, 90, 110, 90, 110	800	100	10,69	0,11	X
Projektikohtainen kotelo	0, 0, 0, 400, 0, 0, 0, 400	800	100	185,16	1,85	Z

Holkin CV on noin 10,69 ÷ 100 = 0,11 ja kotelon noin 185,16 ÷ 100 = 1,85. Molempien keskimääräinen kulutus on 100 kappaletta viikossa, mutta vain holkin todellinen viikkotarve on lähelläkään tätä määrää.

Säännöllinen täydennys voi toimia holkille hyvin, kun läpimenoaika ja toimitusvarmuus on otettu huomioon. Sen sijaan 100 kotelon ostaminen joka viikko voi kerryttää varastoa hiljaisina viikkoina varmistamatta silti riittävää määrää seuraavaan projektiin. Jos vahvistettu tilaus vaatii 400 kappaletta, tilauskohtainen tarve on keskiarvoa tärkeämpi.

Kotelon kulutushistoriassa on myös kuusi viikkoa, joina kulutusta ei ollut lainkaan. Kun kysyntä on satunnaista, tarkastele sekä varastosta otettuja määriä että ottojen välisiä aikoja. CV ei yksin kerro, milloin seuraava varasto-otto tapahtuu. Tilausohjautuvassa tuotannossa vahvistettu asiakastilaus ja sen materiaalitarpeet voivat antaa suunnittelulle paljon vahvemman perustan kuin tilastollinen keskiarvo.

Valitse X-, Y- ja Z-luokille omat ohjaustavat

Luokittelusta on hyötyä, kun se vaikuttaa päätöksiin. Määritä nimikeryhmälle täydennystapa, vastuuhenkilö ja perusteet sille, milloin poikkeamat otetaan tarkasteluun.

Yksinkertaista X-nimikkeiden ennakoitavia rutiineja. Tilauspisteeseen perustuva täydennys, aikataulutetut kotiinkutsut tai muu vakiintunut täydennyskäytäntö voivat vähentää toistuvia ostopäätöksiä. Varmista, että käytäntö ottaa huomioon täydennyksen läpimenoajan ja todellisen kulutuksen. X-luokka ei anna perusteita poistaa puskuria tai olettaa, että toimittaja toimittaa aina ajallaan.

Selvitä Y-nimikkeiden vaihtelun syy ennen varaston kasvattamista. Jos kulutus kasvaa ennen toistuvaa tuotantokautta, suunnittele hankinnat tämän vaihtelun mukaan vuosikeskiarvon sijaan. Jos muutos johtuu uudesta sopimuksesta tai tuotteen ylösajosta, käy tulevat tarpeet läpi niistä vastaavien henkilöiden kanssa. Muuttuva kulutus vaatii selityksen, ei vain uutta luokkakirjainta.

Päätä harkiten, pidetäänkö Z-nimikkeitä varastossa. Tilauskohtaisilla hankinnoilla voidaan välttää varaston kerryttäminen epävarmoja tulevia töitä varten, jos asiakkaan sallima läpimenoaika antaa siihen mahdollisuuden. Kriittistä varaosaa tai pitkän läpimenoajan komponenttia voi silti olla tarpeen varastoida, jos korvaavan osan odottaminen ei ole hyväksyttävää. Z-luokka ei tarkoita, että nimike olisi vanhentunut tai merkityksetön tai että sen voisi turvallisesti jättää pois varastosta.

Ota kaikissa kolmessa ryhmässä huomioon täydennyksen läpimenoaika, toimittajan toimitusvarmuus, vähimmäistilausmäärät, säilyvyys, korvaavat nimikkeet ja puutteen seuraukset. Luokitus ei laske tarvittavaa varmuusvarastoa tai palvelutasoa. Se auttaa tunnistamaan, mihin varastonohjauksessa on kiinnitettävä huomiota.

Yhdistä ABC ja XYZ sekoittamatta arvoa kiireellisyyteen

ABC–XYZ-analyysissä nimikkeelle annetaan molemmat luokitukset. Näin syntyvät yhdistelmät AX, AY ja AZ aina luokkiin CX, CY ja CZ asti. Ensimmäinen kirjain kuvaa arvoluokkaa ja toinen kulutuksen vaihtelua.

Tämä erottelu auttaa kohdentamaan ohjaukseen käytettävää työtä. AX-nimikkeen vuosikulutusarvo on merkittävä ja kulutus suhteellisen tasaista: tarkka taloudellinen seuranta voidaan yhdistää rutiininomaiseen täydennykseen. AZ-nimikkeen arvo on merkittävä mutta kulutus epäsäännöllistä. Siksi ostositoumuksia ja seuraavaa vahvistettua tarvetta on syytä tarkastella huolellisemmin ennen kuin varastoon sidotaan lisää rahaa.

CX-nimikkeelle voi sopia yksinkertainen täydennyskäytäntö, joka vähentää hallinnollista työtä. CZ-nimikkeen kohdalla on harkittava erikseen, kannattaako sitä ylipäätään varastoida. Pieni vuosittainen hankintameno ei kuitenkaan poista tuotantoseisokin riskiä.

Et tarvitse yhdeksää täysin erilaista menettelyä vain siksi, että matriisissa on yhdeksän solua. Tunnista yhdistelmien avulla olennaiset erot ja dokumentoi sitten ne muutamat ohjausperiaatteet, joita tiimisi pystyy käytännössä ylläpitämään.

Tärkeintä on, ettei matriisia muuteta suoraan koneiden työjonojen prioriteeteiksi. AX-materiaalia käyttävä työ ei ole automaattisesti kiireellisempi kuin CZ-materiaalia käyttävä työ. Määräajat, asiakkaille annetut lupaukset, saatavilla olevat materiaalit ja samaa kapasiteettia tarvitsevat muut työt ratkaisevat edelleen, mitä tuotannossa kannattaa tehdä seuraavaksi.

Yhdistä täydennyspäätökset tuotantoon SkyPlannerilla

Palataan esimerkin kahteen komponenttiin. Holkille on sovittu säännöllinen täydennys ja kotelolle tilauskohtainen hankinta. Näitä komponentteja käyttävät hyväksytyt tuotantotilaukset kilpailevat nyt saman työstökeskuksen kapasiteetista.

Hankintakäytännöt eroavat toisistaan, mutta tuotantosuunnitelman on oltava yhteinen. Kotelon arvioidun saapumisajan tietäminen on vasta puolet päätöksenteon pohjasta. On myös tiedettävä, mihin sen työvaiheet mahtuvat, mitä töitä voidaan tehdä ennen niitä ja mahdollistaako valmistumisajankohta asiakkaalle annetun lupauksen pitämisen.

SkyPlanner APS kokoaa nämä rajoitteet yhteen. Kun materiaalien saatavuuden huomioiva hienokuormitus on käytössä, hienokuormituksen tekoäly Arcturus ottaa huomioon materiaalien saatavuuden lisäksi työpisteiden kapasiteetin, työvuorot, työvaiheiden riippuvuudet ja asettamasi säännöt. Gantt-näkymä näyttää töiden sijoittumisen eri resursseille. Voit siis arvioida yhteistä suunnitelmaa sen sijaan, että sovittaisit jokaisen materiaalilistan käsin yhteen kunkin koneen työjonon kanssa.

Kun arvioitu saapumisaika tai prioriteetti muuttuu, päivitä suunnittelutiedot ja laske aikataulu uudelleen. Näet sen jälkeen vaikutuksen sekä kyseiseen tilaukseen että muihin samoja resursseja käyttäviin töihin. Tämä vähentää työjonojen uudelleenjärjestelyyn kuluvaa vaivaa ja selkeyttää materiaalipäätöksen vaikutuksia toimituksiin.

Sinä päätät edelleen prioriteeteista. Arcturus laskee aikataulun antamiesi ohjeiden puitteissa; XYZ-luokka ei tee liiketoimintapäätöstä puolestasi. Kysynnän ennustaminen ja täydennyspäätökset ovat erillään hyväksymiesi töiden hienokuormituksesta. Valitse SkyPlanner, kun haluat sovittaa nämä työt materiaalien saatavuuteen ja rajalliseen tuotantokapasiteettiin.

SkyPlanner voidaan integroida mihin tahansa ERP- tai MES-järjestelmään sen avoimen REST API -rajapinnan kautta. Materiaalisaldoja voidaan ylläpitää integraation kautta tai SkyPlannerin Warehouse-moduulissa. Näin voit yhdistää nykyiset osto- ja nimiketiedot hienokuormitukseen ilman, että ensin täytyy vaihtaa ERP-järjestelmää.

Mitä yhteinen aikataulu muutti Mamecilla

Teollisuussekoittimia valmistavalla ja korkean teknologian tuotteiden sopimusvalmistusta tekevällä Mamecilla oli hallittavanaan tuhansia toisistaan riippuvaisia työmääräimiä. Työnjohtajat priorisoivat paperisia työmääräimiä toimituspäivien perusteella, mutta ERP-järjestelmän suunnittelutoiminnot eivät antaneet heidän tarvitsemaansa kokonaiskuvaa.

Kun SkyPlanner integroitiin Oscar ERP -järjestelmään, Mamec siirtyi tekoälyavusteiseen äärelliseen kuormitukseen ja viikoksi kerrallaan lukittuihin työjonoihin. Asiakastarinan mukaan suunnittelutyö keveni selvästi, työpisteiden seisokkiajat vähenivät ja näkyvyys tuotannon kuormitukseen parani.

Tämä on käytännön hyöty, joka ulottuu nimikkeiden luokittelua pidemmälle: töiden väliset riippuvuudet saadaan hallintaan yhdessä suunnitelmassa. Tiimillesi se tarjoaa mahdollisuuden käyttää vähemmän aikaa työjonojen uudelleenjärjestelyyn ja enemmän aikaa sen ratkaisemiseen, miten tärkeistä sitoumuksista pidetään kiinni.

Aloita yhdestä materiaaliryhmästä ja kahdesta erilaisesta osasta

Valitse hallittavan kokoinen ryhmä, tarkista historiatiedot ja sovi toistettavat luokittelusäännöt. Käy oston ja tuotannon kanssa läpi yksi tasaisesti kuluva ja yksi satunnaisesti kuluva osa. Päätä, mitä niiden ohjauksessa pitäisi muuttaa, kuka päätöksestä vastaa ja milloin se arvioidaan uudelleen.

Seuraa tuloksia olennaisilla mittareilla: materiaalipuutteista johtuvilla keskeytyksillä, ylimääräisellä varastolla ja poikkeamien selvittelyyn kuluvalla työllä. Tarkista luokitus, kun sopimukset, tuotevalikoima tai kulutuksen luonne muuttuvat. Älä odota, että vasta vuosittainen tarkastelu paljastaa vanhentuneen toimintatavan.

Kohdenna täydennysten ohjaus oikein XYZ-analyysin avulla. Yhdistä näin muodostuva materiaalien saatavuus SkyPlannerilla tuotantosuunnitelmaan, jota tuotanto voi noudattaa.

Varaa SkyPlanner-esittely, jossa tarkastellaan kahta kulutukseltaan erilaista komponenttia ja niitä käyttäviä hyväksyttyjä tuotantotilauksia. Ota mukaan nykyiset saldot, arvioidut saapumispäivät ja tuotantoreititykset, niin näet, miten työt sopivat yhteen muun tuotannon kanssa. Jos haluat ensin tutustua itse, kokeile SkyPlanneria demotiedoilla.