XYZ analiza: upravljanje zalog glede na nihanje povpraševanja

Domov » Viri » XYZ analiza: upravljanje zalog glede na nihanje povpraševanja

Predviden čas branja: 11 minut

Dve komponenti imata lahko enako povprečno porabo, vendar potrebujeta povsem različna načina dopolnjevanja zalog. Eno iz skladišča izdajate enakomerno vsak teden. Druga ostaja na zalogi, dokler veliko naročilo kupca naenkrat ne porabi večmesečne količine. Če obe naročate na podlagi istega povprečja, tvegate presežne zaloge na eni strani in pomanjkanje na drugi.

XYZ analiza pomaga prepoznati to razliko. Artikle razvršča glede na vzorce porabe, zato lahko ločite tiste za rutinsko dopolnjevanje zalog od delov, pri katerih je treba povpraševanje podrobneje preveriti. V kombinaciji z ABC analizo pokaže, za kaj porabljate denar in kako zanesljivo lahko predvidite porabo.

Naslednji korak je, da sprejete odločitve o oskrbi prenesete v proizvodnjo. SkyPlanner APS povezuje razpoložljivost materiala s potrjenimi naročili in viri, ki ga potrebujejo. Tako porabite manj časa za usklajevanje podatkov o zalogah z ločenimi čakalnimi vrstami na strojih.

Kaj je XYZ analiza pri upravljanju zalog?

XYZ analiza razvršča artikle na zalogi glede na spremenljivost in rednost povpraševanja ali porabe skozi čas. Pomaga vam izbrati način spremljanja artikla in načrtovanja dopolnjevanja zalog, namesto da bi za vse dele uporabljali enak postopek.

Razred	Značilen vzorec porabe	Kaj mora planer razumeti
X	Razmeroma enakomerna, z majhnimi nihanji med obdobji	Ali je rutinsko dopolnjevanje zalog ob spremembah porabe in oskrbe še vedno ustrezno
Y	Bolj spremenljiva, pogosto s trendom ali sezonskim vzorcem	Kaj pojasnjuje spremembe in ali je mogoče ta vzorec predvideti
Z	Neredna ali občasna, včasih z dolgimi presledki med izdajami iz skladišča	Kaj sproži naslednjo potrebo in kaj bi pomanjkanje prekinilo

Ti razredi opisujejo vzorec, ne zagotavljajo pa točnosti napovedi. Poraba sezonskega artikla lahko med letom močno niha, a jo je z ustrezno sezonsko napovedjo vseeno mogoče precej zanesljivo predvideti. Tudi artikel z običajno enakomerno porabo vas lahko preseneti, ko pomemben kupec spremeni naročilo.

XYZ analiza odgovarja na drugačno vprašanje kot ABC analiza. Pri materialih za proizvodnjo ABC običajno razvršča artikle glede na vrednost letne porabe: porabljeno količino, pomnoženo s stroškom na enoto. XYZ pa preverja, kako je ta poraba razporejena skozi čas. Poraba dragega artikla ni nujno nepredvidljiva in poraba poceni artikla ni nujno enakomerna.

Nobena od teh oznak ne pove, kako kritično je za proizvodnjo, če komponenta manjka. Te posledice spremljajte ločeno.

Kako z izračunom določiti razrede XYZ za zaloge

Pogosto številčno izhodišče je koeficient variacije oziroma CV. Primerja razpršenost porabe po posameznih obdobjih s povprečno porabo. Uporabljajte ga skupaj s pregledom dejanskega vzorca povpraševanja, ne namesto njega.

1. Izberite artikle, obseg preteklih podatkov in časovna obdobja

Začnite z jasno opredeljeno skupino materialov, na primer s kupljenimi komponentami, ki jih uporabljate v enem obratu. Zberite količine po artiklih in enako dolgih planskih obdobjih ter uporabljajte enotne merske enote. V zgodovini istega artikla ne mešajte kosov, škatel in kilogramov.

Dolžino obdobja izberite glede na odločitev, ki jo sprejemate. Mesečne vsote so lahko primerne za pregled nabave, vendar lahko skrijejo tedenske konice, pomembne pri kratkem ciklu dopolnjevanja zalog. Dnevni podatki lahko kažejo porabo s prekinitvami zgolj zato, ker proizvodnja celotno tedensko količino materiala prevzame naenkrat.

Zajemite dovolj dolgo zgodovino, da boste lahko prepoznali relevantni cikel poslovanja. Če je sezonskost pomembna, nekaj zadnjih tednov ne zadošča za določitev celotnega vzorca. Pri primerjavi artiklov uporabljajte enako dolžino zajete zgodovine in enako dolga obdobja. Oboje tudi zabeležite, da bo razvrstitev mogoče ponoviti.

2. Preverite, kaj količine dejansko predstavljajo

Prejemi nabavljenega materiala v velikih pošiljkah niso isto kot poraba materiala v proizvodnji. Uporabite podatke o porabi ali povpraševanju, ki ustrezajo vašemu vprašanju, da ne boste nehote razvrščali vzorca dobav vašega dobavitelja.

Ohranite obdobja, v katerih porabe dejansko ni bilo. Če jih odstranite, bo občasna poraba artikla videti bolj enakomerna, kot je v resnici. Manjkajoči zapisi so nekaj drugega: preverite jih, namesto da jih nadomestite z ničlami.

Preverite tudi, ali je pomanjkanje omejilo porabo. Teden brez izdaj, ker dela ni bilo na voljo, ne dokazuje, da ga proizvodnja ni potrebovala. Nove izdelke, artikle, ki jih opuščate, popravke zalog in neobičajne enkratne projekte je treba posebej pregledati, preden njihovo zgodovino uporabite kot podlago za pravilo dopolnjevanja zalog.

3. Izračunajte povprečje in koeficient variacije

Za vsak artikel izračunajte:

Povprečna poraba = skupna poraba ÷ število obdobij

Koeficient variacije = standardni odklon porabe po obdobjih ÷ povprečna poraba

Standardni odklon meri, kako močno količine po obdobjih odstopajo od povprečja. Z deljenjem s povprečjem izrazite to razpršenost glede na običajno porabo artikla. Tako lahko bolj smiselno primerjate artikle z različnimi obsegi porabe.

Standardni odklon vedno izračunavajte po isti metodi. Spodnji računski primer uporablja vzorčni standardni odklon, pri katerem je v imenovalcu število opazovanj, zmanjšano za ena. Ne prehajajte med vzorčnim in populacijskim izračunom, ne da bi spremembo zabeležili.

CV lahko izrazite kot razmerje ali odstotek. Razmerje 0,50 pomeni 50 %; ne pomeni pa 50 % verjetnosti pomanjkanja. Če je povprečna poraba nič, deljenje ni definirano. Če je povprečje zelo majhno, lahko že majhna sprememba količine močno spremeni rezultat. Takšne artikle označite za pregled, namesto da jih na silo uvrstite v navidezno natančen razred.

4. Določite meje in preverite rezultat

Univerzalni mejni vrednosti CV, ki bi zagotavljali ustrezno politiko zalog, ne obstajata. Zapišite izbrani meji in določite, kam spada vrednost, ki je natančno na meji. Nato preverite, ali skupine ločujejo artikle z bistveno različnimi potrebami pri planiranju.

Samo za spodnji prikaz uporabimo razred X za CV do vključno 0,50, Y za CV nad 0,50 do vključno 1,00 in Z za CV nad 1,00. To so pravila za ponazoritev, ne priporočene privzete nastavitve za vašo tovarno.

Preden začnete uporabljati razrede, preglejte zgodovino porabe. Visok CV zaradi ponavljajoče se sezonske konice zahteva drugačen odziv kot visok CV zaradi posameznih, negotovih naročil.

Računski primer: enako povprečje, drugačna odločitev o zalogi

Predstavljajte si dve komponenti z naslednjo porabo v osmih tednih. Kratka zgodovina ponazarja izračun; sama po sebi ne zadošča za potrditev dolgoročne politike zalog.

Komponenta	Tedenska poraba, tedni 1–8	Skupaj	Tedensko povprečje	Vzorčni standardni odklon	CV	Razred za ponazoritev
Standardna puša	90, 110, 90, 110, 90, 110, 90, 110	800	100	10,69	0,11	X
Ohišje za projekt	0, 0, 0, 400, 0, 0, 0, 400	800	100	185,16	1,85	Z

Za pušo je CV približno 10,69 ÷ 100 = 0,11, za ohišje pa približno 185,16 ÷ 100 = 1,85. Pri obeh je povprečna poraba 100 kosov na teden, vendar se le pri puši dejanske tedenske potrebe približajo tej količini.

Za pušo je lahko ustaljen način dopolnjevanja zaloge ustrezen, če upoštevate dobavni rok in zanesljivost dobave. Nakup 100 ohišij vsak teden pa lahko v tednih z malo porabe povzroči kopičenje zalog, ne da bi zagotovil zadostno količino za naslednji projekt. Če je za potrjeno naročilo potrebnih 400 kosov, je ta konkretna potreba pomembnejša od povprečja.

V zgodovini porabe ohišja je tudi šest tednov brez porabe. Pri občasnem povpraševanju preverite tako količine izdaj iz zaloge kot časovne razmike med njimi. Sam CV ne pove, kdaj bo naslednja izdaja. Pri izdelavi po naročilu sta lahko potrjeno naročilo kupca in z njim povezane materialne potrebe precej zanesljivejša podlaga za planiranje kot statistično povprečje.

Za razrede X, Y in Z določite različna pravila upravljanja zalog

Razvrstitev je koristna, kadar vpliva na odločitev. Za skupino artiklov določite način dopolnjevanja zaloge, odgovorno osebo in razloge za pregled izjem.

Pri artiklih X poenostavite predvidljiva rutinska opravila. Naročanje ob doseženi točki naročanja, časovno načrtovani odpoklici ali drug ustaljen način dopolnjevanja zaloge lahko zmanjšajo potrebo po ponavljajočih se nabavnih odločitvah. Preverite, ali izbrani postopek upošteva čas dopolnjevanja zaloge in dejansko porabo. Oznaka X ni razlog za odpravo varnostne zaloge ali domnevo, da bo dobavitelj vedno dobavil pravočasno.

Pri artiklih Y pred povečanjem zaloge ugotovite vzrok nihanja. Če poraba naraste pred ponavljajočo se proizvodno sezono, dobavo načrtujte glede na ta vzorec, namesto da nabavljate na podlagi letnega povprečja. Če je sprememba posledica nove pogodbe ali postopnega povečevanja obsega proizvodnje izdelka, prihodnje potrebe preglejte z odgovornimi sodelavci. Spremembo vzorca je treba pojasniti, ne le zamenjati črke.

Pri artiklih Z se premišljeno odločite, ali jih boste imeli na zalogi. Z nabavo za posamezno naročilo se lahko izognete ustvarjanju zalog za negotova prihodnja dela, če to dopušča dobavni rok za izpolnitev naročila kupca. Kritičen rezervni del ali komponento z dolgim dobavnim rokom bo morda vseeno treba imeti na zalogi, saj čakanje na nadomestni del ne bi bilo sprejemljivo. Oznaka Z ne pomeni, da je artikel zastarel, nepomemben ali da je lahko brez tveganja nedobavljiv.

Pri vseh treh skupinah upoštevajte čas dopolnjevanja zaloge, zanesljivost dobaviteljev, minimalne količine naročila, rok uporabnosti, nadomestne artikle in posledice pomanjkanja. Razred ne določa potrebne varnostne zaloge ali ravni storitve. Njegov namen je usmeriti pozornost na pravo vprašanje pri upravljanju zalog.

Združite ABC in XYZ, ne da bi vrednost zamenjevali z nujnostjo

Analiza ABC–XYZ artiklu dodeli obe oznaki, tako da nastanejo kombinacije od AX, AY in AZ do CX, CY in CZ. Prva črka označuje vrednostni razred, druga pa vzorec porabe.

To razlikovanje pomaga določiti, koliko pozornosti nameniti upravljanju posameznih artiklov. Artikel AX združuje visoko letno vrednost porabe z razmeroma enakomerno porabo: strog finančni nadzor lahko poteka ob ustaljenem postopku dopolnjevanja zaloge. Artikel AZ združuje visoko vrednost z neredno porabo: preden v zalogo vežete dodatna sredstva, je smiselno podrobneje preveriti že prevzete nabavne obveznosti in naslednjo potrjeno potrebo.

Za artikel CX je lahko primeren preprost način dopolnjevanja zaloge, ki zmanjša administrativno delo. Pri artiklu CZ je treba premišljeno presoditi, ali ga sploh imeti na zalogi, vendar nizka letna vrednost porabe ne odpravi tveganja za zastoj proizvodnje.

Devet polj v matriki še ne pomeni, da potrebujete devet povsem različnih postopkov. S kombinacijami prepoznajte pomembne razlike, nato pa dokumentirajte tistih nekaj pravil upravljanja zalog, ki jih vaša ekipa dejansko lahko vzdržuje.

Predvsem pa matrike ne uporabljajte neposredno za določanje prednosti v čakalni vrsti na stroju. Operacija, ki uporablja material AX, ni samodejno nujnejša od operacije, ki uporablja material CZ. Roki, zaveze kupcem, razpoložljivi materiali in potrebe drugih operacij po istih zmogljivostih še vedno določajo, kaj je v proizvodnji smiselno izvesti naslednje.

S sistemom SkyPlanner povežite odločitve o dopolnjevanju zalog s proizvodnjo

Vrnimo se h komponentama iz primera. Za pušo ste se dogovorili za ustaljeno dopolnjevanje zaloge, za ohišje pa za nabavo za posamezno naročilo. Potrjeni proizvodni nalogi, ki uporabljajo ti komponenti, zdaj potrebujejo isti obdelovalni center.

Pravila nabave so različna, vendar mora biti proizvodni plan skupen. Podatek o pričakovanem prihodu ohišja je le polovica podlage za odločitev. Vedeti morate tudi, kam v razpored sodijo njegove operacije, katera dela je mogoče opraviti prej in ali tako določen čas dokončanja omogoča izpolnitev zaveze kupcu.

SkyPlanner APS te omejitve obravnava skupaj. Ko je omogočeno terminiranje z upoštevanjem materialov, Arcturus, njegova umetna inteligenca za terminiranje, poleg razpoložljivosti materialov upošteva tudi zmogljivosti delovnih centrov, izmene, odvisnosti med operacijami in pravila, ki jih določite. Ganttov diagram prikazuje razporeditev operacij po virih, zato lahko presodite celoten plan, namesto da ročno usklajujete vsak seznam materialov s čakalno vrsto na posameznem stroju.

Ko se pričakovana dobava ali prednost spremeni, posodobite podatke za planiranje in ponovno izračunajte razpored. Nato lahko vidite vpliv na zadevni nalog in na druga dela, ki uporabljajo iste vire. Tako porabite manj truda za ponovno sestavljanje čakalnih vrst in jasneje vidite, kako odločitev o materialu vpliva na dobavo.

Prednosti še vedno določate vi. Arcturus izračuna razpored v okviru vaših navodil; oznaka XYZ ne sprejema poslovnih odločitev namesto vas. Napovedovanje povpraševanja in odločitev o dopolnjevanju zaloge ostajata ločena od terminiranja odobrenih del. Za povezovanje teh del z razpoložljivostjo materialov in omejenimi proizvodnimi zmogljivostmi izberite SkyPlanner.

SkyPlanner se prek svojega odprtega vmesnika REST API poveže s katerim koli sistemom ERP ali MES. Stanje materialnih zalog lahko vzdržujete prek integracije ali v modulu Warehouse v sistemu SkyPlanner. Tako lahko obstoječe nabavne podatke in podatke o artiklih povežete s terminiranjem proizvodnje, ne da bi morali najprej zamenjati sistem ERP.

Kaj je skupen razpored spremenil v podjetju Mamec

Mamec, proizvajalec industrijske mešalne opreme in visokotehnoloških izdelkov po naročilu, se je soočal s tisoči medsebojno odvisnih delovnih nalogov. Vodje so papirne naloge prednostno razvrščali po dobavnih rokih, funkcije za planiranje v sistemu ERP pa jim niso zagotavljale potrebnega celovitega pregleda.

Po povezavi sistema SkyPlanner s sistemom Oscar ERP je Mamec prešel na terminiranje z omejenimi zmogljivostmi, podprto z umetno inteligenco, in na čakalne vrste operacij, ki jih zaklenejo za teden dni. V svoji uporabniški zgodbi poročajo o občutno manjši obremenitvi s planiranjem, krajšem času zastojev delovnih centrov in boljšem pregledu nad obremenitvijo proizvodnje.

To je praktična korist, ki presega razvrščanje artiklov: medsebojne povezave med operacijami lahko obvladujete v enem planu. Vaša ekipa lahko tako porabi manj časa za ponovno sestavljanje čakalnih vrst in več časa za odločitve o tem, kako zagotoviti izpolnitev pomembnih zavez.

Začnite z eno skupino materialov in dvema deloma z različnima vzorcema porabe

Izberite obvladljivo skupino, preverite pretekle podatke in se dogovorite za pravila razvrščanja, ki omogočajo ponovljive rezultate. Z nabavo in proizvodnjo preglejte del z enakomerno porabo ter del z občasno porabo. Odločite se, kaj je treba spremeniti pri njunem upravljanju, kdo je odgovoren za odločitev in kdaj jo boste znova presodili.

Rezultate spremljajte po pomembnih kazalnikih: prekinitvah zaradi pomanjkanja, presežnih zalogah in trudu, porabljenem za reševanje izjem. Razrede znova preglejte ob spremembah pogodb, nabora izdelkov ali vzorcev porabe, namesto da čakate, da letni pregled razkrije zastarela pravila.

Z analizo XYZ določite, kako obravnavati dopolnjevanje zalog. S sistemom SkyPlanner pa razpoložljivost materialov, ki izhaja iz teh odločitev, povežite s proizvodnim planom, ki mu lahko proizvodnja sledi.

Rezervirajte predstavitev sistema SkyPlanner, na kateri boste obravnavali dve komponenti z različnima vzorcema porabe in potrjene naloge, pri katerih se ti komponenti porabljata. Pripravite podatke o trenutnih zalogah, pričakovanih datumih dobave in proizvodnih postopkih ter si oglejte, kako se ti nalogi umestijo med ostala dela. Če želite najprej raziskovati sami, preizkusite SkyPlanner s predstavitvenimi podatki.