Valmistaa itse vai ostaa? Vertaa kustannuksia ja kapasiteettia

Etusivu » Resurssit » Valmistaa itse vai ostaa? Vertaa kustannuksia ja kapasiteettia

Arvioitu lukuaika: 10 minuuttia

Make-or-buy-päätöksessä ratkaistaan, valmistetaanko komponentti tai tehdäänkö työvaihe itse vai ostetaanko se ulkopuoliselta toimittajalta. Oikea valinta perustuu vaihtoehtojen välillä muuttuviin kustannuksiin sekä siihen, millaista kapasiteettia, laatua ja toimitusvarmuutta kumpikin vaihtoehto tarjoaa.

Vaikeinta on harvoin kahden yksikköhinnan selvittäminen. Olennaisempaa on tietää, mitkä kustannukset poistuvat, jos osan oma valmistus lopetetaan, mihin muuhun vapautuvat tunnit voidaan käyttää ja onko ostettu komponentti saatavilla silloin, kun kokoonpano tarvitsee sitä.

Siksi kustannusvertailu on tehtävä tuotantoaikataulun rinnalla. SkyPlanner APS tuo oman tuotannon kuormituksen ja toisiinsa kytkeytyvät työvaiheet näkyviin, jotta halvempi komponentti ei huomaamatta johda asiakastilauksen myöhästymiseen. Kun ulkoistettu työvaihe on hyväksytty, se voi pysyä samassa suunnitelmassa sitä edeltävien ja seuraavien töiden kanssa.

Vertaa samaa komponenttia, määrää ja toimitusvaatimusta

Sopikaa ennen kustannusten vertailua täsmällisesti, mitä ollaan ostamassa tai valmistamassa. Käyttäkää samaa piirustusversiota, materiaalimäärittelyä, hyväksyttyjen kappaleiden määrää, laatuvaatimuksia ja seuraavan työvaiheen tarvepäivää. Keskeneräisten aihioiden tarjousta ei voi verrata tarkastettujen, valmiiden osien kustannuksiin.

Määritä myös päätöksen tarkastelujakso. Yhden kiireellisen erän ostaminen koneen ollessa ylikuormitettu on eri päätös kuin oman prosessin lopettaminen ja sen koko vuosivolyymin ulkoistaminen. Ensimmäisessä tapauksessa koneen leasingkulut voivat pysyä ennallaan. Jälkimmäisessä tulevat laitehankinnat, henkilöstötarpeet ja oman osaamisen säilyttäminen voivat vaikuttaa ratkaisuun olennaisesti.

Pyydä suunnittelua ja laadunvarmistusta määrittämään vaatimukset, joista kummassakaan vaihtoehdossa ei voida tinkiä. Jos toimittaja ei pysty täyttämään toleranssivaatimusta tai saamaan vaadittua hyväksyntää, edullinen tarjous ei tee siitä toteuttamiskelpoista vaihtoehtoa. Arvioi omaa tuotantoa samoin perustein: koneen omistaminen ei todista, että prosessi pystyy valmistamaan komponentin tasalaatuisesti.

Vertaa päätökseen vaikuttavia kustannuksia, älä laskennallista yksikkökustannusta

Päätöksen kannalta olennaisia ovat tulevat kustannukset ja hyödyt, jotka eroavat vaihtoehtojen välillä. Kun vertaat omaa valmistusta ja ostamista lyhyellä aikavälillä, kysy: mitkä rahavirrat muuttuvat tämän valinnan seurauksena?

Komponentille kohdistettu osuus vuokrasta tai johdon palkoista voi saada sen näyttämään kalliilta, vaikka näitä kustannuksia ei voisi poistaa. Jos kulut jäävät ennalleen ulkoistamisen jälkeen, osan ostaminen tuo maksettavaksi toimittajan laskun mutta ei poista kyseisiä yleiskustannuksia.

Myös päinvastainen tilanne on huomioitava. Erillinen kiinnitin, lisävuoro tai irtisanottavissa oleva huoltosopimus kuuluu vertailuun, jos päätös synnyttää tai poistaa kyseisen menon. Kiinteä kustannus ei automaattisesti ole päätöksen kannalta merkityksetön, ja myös muuttuvien kustannusten taustalla olevat oletukset on tarkistettava.

Kustannus tai hyöty	Mitä on selvitettävä ennen vertailuun sisällyttämistä
Materiaalit ja jalostuskustannukset	Mitkä materiaali-, tarvike-, energia- ja muut menot todella muuttuvat oman valmistuksen myötä.
Työvoima	Tarvitaanko erikseen maksettavia lisätunteja, tilapäistä työvoimaa tai ylityötä vai käytetäänkö henkilöstöä, jonka palkat maksetaan joka tapauksessa. Vapautuvat tunnit eivät automaattisesti tarkoita palkkasäästöjä.
Eräkohtaiset ja kiinteät kustannukset	Mitkä asetuksiin, työkaluihin, sopimuksiin tai muihin tekijöihin liittyvät menot syntyvät tai ovat aidosti vältettävissä valitulla tarkastelujaksolla.
Ostettavat komponentit	Toimittajan hinta vaaditulle määrälle hyväksyttyjä kappaleita sekä hankinnan aiheuttamat lisäkulut rahdista, tulleista, tarkastuksista, käsittelystä ja muista hankintatoimista.
Nykyiset kohdistetut yleiskustannukset	Muuttuuko kokonaismeno. Jätä muuttumattomat kohdistetut kustannukset pois vaihtoehtojen kustannuserojen vertailusta.
Kapasiteetin vaihtoehtoinen käyttö	Toteuttamiskelpoisista töistä saatava lisänettohyöty, joka muuten menetettäisiin – ei pelkkä niiden myyntituotto.

Aiemmin syntyneitä menoja ei saada takaisin päättämällä valmistaa vielä yksi erä. Arvioi päätöksen tulevia seurauksia nykyisen koneen kirjanpitoarvon sijaan. Jos omaisuuserän voisi vaihtoehtoisesti myydä tai ottaa muuhun kannattavaan käyttöön, tästä luopumisen vuoksi menetetty hyöty on kuitenkin huomioitava.

Taloushallinnon tulee varmistaa vertailun oikeellisuus, etenkin ennalleen jäävien palkkojen ja yleiskustannusten käsittely. Tuotanto toimittaa tiedot tunneista ja resurssitarpeista, hankinta puolestaan vertailukelpoiset tarjoukset ja toimitusehdot. Yhdessä ne muuttavat houkuttelevan hintaeron päätöksentekoa palvelevaksi kannattavuuslaskelmaksi.

Esimerkki: halvempi osa voi viedä arvokkaammat tuotantotunnit

Oletetaan, että tarvitset seuraavalle tuotantojaksolle 2 000 valmista komponenttia. Seuraavat luvut ovat havainnollistavia esimerkkejä, eivät asiakastuloksia tai markkinahintoja. Molemmat vaihtoehdot täyttävät samat tekniset vaatimukset ja toimitusvaatimukset.

Erän valmistaminen vaatii komponenttia kohti 6 $ materiaaleihin, 4 $ lisätyövoimaan ja 2 $ muuttuviin jalostuskustannuksiin. Työvoimalla tarkoitetaan tässä tilapäistä työvoimaa tai ylityötunteja, joista maksetaan vain, jos erä valmistetaan itse. Lisäksi syntyy 3 000 $ eräkohtaisia menoja, jotka vältetään ostamalla.

Toimittajan tarjous on 15 $ komponentilta. Erän rahti maksaa lisäksi 1 000 $ ja vastaanottotarkastus toiset 1 000 $.

Vertailuun sisältyvät kustannukset, 2 000 komponenttia	Oma valmistus	Ostaminen
Materiaalit	12 000 $	Sisältyy toimittajan hintaan
Lisätyövoima	8 000 $	Sisältyy toimittajan hintaan
Muuttuvat jalostuskustannukset	4 000 $	Sisältyy toimittajan hintaan
Vältettävissä olevat eräkohtaiset menot	3 000 $	0 $
Toimittajan hinta	0 $	30 000 $
Rahti ja vastaanottotarkastus	0 $	2 000 $
Vertailuun sisältyvät kustannukset yhteensä	27 000 $	32 000 $

Jos vapaata kapasiteettia on käytettävissä eikä sille ole parempaa käyttöä, oma valmistus säästää 5 000 $. Oletetaan, että kirjanpidossa erälle kohdistetaan myös 6 000 $ tehtaan yleiskustannuksia, jotka pysyvät ennallaan. Tämän molemmille vaihtoehdoille yhteisen kulun lisääminen nostaisi oman valmistuksen kokonaiskustannukset 33 000 $:iin ja ostamisen 38 000 $:iin. Vaihtoehtojen välinen 5 000 $:n ero ei muutu. Jos oman valmistuksen 33 000 $:n kustannusta kohdistettuine yleiskuluineen verrattaisiin ostamisen 32 000 $:n kustannukseen, ostaminen näyttäisi virheellisesti edullisemmalta.

Entä jos erä kuormittaa pullonkaulaa?

Oletetaan, että osien valmistaminen vaatii 100 tuntia kapasiteetiltaan rajoitetulla työstökeskuksella. Samoilla tunneilla voitaisiin valmistaa muita vahvistettuja tilauksia, jotka tuottaisivat kaikkien lisäkustannusten jälkeen 7 000 $ lisäkatetta. Muut tarvittavat resurssit ja materiaalit ovat käytettävissä, ja nämä tilaukset voidaan myös todella valmistaa ja myydä tarkastelujakson aikana.

Komponenttien ostaminen maksaa nyt 5 000 $ enemmän, mutta mahdollistaa 7 000 $:n lisäkatteen. Näillä oletuksilla ostaminen parantaa yrityksen tulosta 2 000 $.

Saman tuloksen voi esittää lisäämällä omaan valmistukseen 7 000 $:n vaihtoehtoiskustannuksen: 27 000 $ nousee 34 000 $:iin, kun ostaminen maksaa 32 000 $. Käytä jompaakumpaa esitystapaa, älä laske vaihtoehtoisen käytön hyötyä kahteen kertaan.

Ratkaisevaa ei ole se, onko tehtaalla kiire. Olennaista on, voidaanko juuri nämä tunnit juuri tällä resurssilla käyttää muualla tuottavammin. Jos vaihtoehtoisilta tilauksilta puuttuu materiaaleja, ne myöhästyvät lähetyspäivistään tai kuormitus vain siirtyy toiseen pullonkaulaan, oletettu hyöty on arvioitava uudelleen.

SkyPlanner auttaa selvittämään vertailun tuotannolliset edellytykset. Sen äärelliseen kapasiteettiin perustuva aikataulu kytkee komponentin työvaiheet resurssien saatavuuteen ja muihin samoista tunneista kilpaileviin töihin. Näet vaikutukset tuotantoon ennen kuin sitoudut pelkkään komponentin kustannukseen perustuvaan päätökseen.

Milloin kustannusten leikkauspisteen laskemisesta on hyötyä?

Kun kustannusrakenne pysyy vakaana vertailtavilla määrillä, esitä kummankin vaihtoehdon olennaiset kustannukset seuraavasti:

Oman valmistuksen kustannus = Fm + vm × Q

Ostamisen kustannus = Fb + vb × Q

Kaavoissa Q on määrä, F on päätöksen kannalta olennainen kiinteä meno samalla tarkastelujaksolla ja v on päätöksen kannalta olennainen yksikkökustannus. Alaindeksi m tarkoittaa itse valmistamista ja b ostamista.

Kun ostamisen yksikkökustannus on suurempi, vaihtoehtojen kustannukset ovat yhtä suuret seuraavalla määrällä:

Q = (Fm − Fb) ÷ (vb − vm)

Esimerkissä tämä määrä on ($3 000 − $2 000) ÷ ($15 − $12) eli noin 333 komponenttia. Kun määrä on 334 kokonaista komponenttia, itse valmistaminen tulee tällä pelkkiin kustannuksiin perustuvalla laskelmalla halvemmaksi. Laskelma edellyttää, että molemmat vaihtoehdot ovat edelleen käytettävissä ja annetut yksikköhinnat ja eräkohtaiset kustannukset pysyvät voimassa.

Kyse on vaihtoehtojen kustannusten leikkauspisteestä, ei myynnin kriittisestä pisteestä eikä takeesta kapasiteetin riittävyydestä. Vähimmäisostomäärät, hintaportaat, lisävuorot ja vaihtoehtoiskustannukset voivat muuttaa vertailua. Monivuotisessa investoinnissa taloushallinnon on arvioitava myös kassavirtojen ajoitusta ja investoinnin laajempia vaikutuksia.

Arvioi laatu, toimitusriskit ja säilytettävä osaaminen

Taloudellisesta edusta on hyötyä vain, jos valittu vaihtoehto tuottaa hyväksyttäviä osia. Kuvaa riskit niin konkreettisesti, että niitä voidaan selvittää, sen sijaan että antaisit kummallekin vaihtoehdolle epämääräisen ”luotettavuuspistemäärän”.

Päätökseen vaikuttava tekijä	Kysymykset, jotka voivat muuttaa valintaa
Laatu ja hyväksyntä	Pystyykö prosessi täyttämään vaatimukset erästä toiseen? Kuka hyväksyy ensimmäisen erän, ja kuka maksaa virheistä tai korjaustyöstä?
Toimitukset ja joustavuus	Sisältääkö läpimenoaika tuotannon, kuljetuksen ja tarkastuksen? Mitä tapahtuu, jos määrä tai piirustusversio muuttuu?
Toimitusten jatkuvuus	Onko käytettävissä hyväksytty varatoimittaja? Miten toimittajan toimituskyvyn pettäminen tai oman koneen rikkoutuminen vaikuttaisi kokoonpanoon?
Osaaminen ja hallinta	Onko tämä prosessi osa yrityksenne erottautumista kilpailijoista? Mitä asiantuntemusta, työvälineiden käyttömahdollisuuksia tai suunnitteluosaamista teidän on säilytettävä?
Kysyntä ja päätöksen peruttavuus	Ovatko määrät riittävän varmoja, jotta kapasiteetti- tai ostositoumukset ovat perusteltuja? Kuinka vaikeaa työn palauttaminen omaan tuotantoon olisi?

Hankinnan tulee varmistaa toimittajan sitoutuminen, laatutoiminnon hyväksyä hyväksymissuunnitelma ja teknisten asiantuntijoiden arvioida vaikutukset tuotantokyvykkyyteen. Painotettu päätösmatriisi voi koota havainnot yhteen, mutta siinä ei pidä antaa useiden pienten hyötyjen ohittaa ehdotonta laatu- tai toimitusvaatimusta.

Ratkaisu voi olla myös yhdistelmä: kriittinen työvaihe pidetään omassa tuotannossa, erikoiskäsittely ostetaan tai kysyntähuippuihin vastataan hyväksytyn toimittajan avulla. Määrittele, mitkä määrät ja työvaiheet tehdään missäkin. Työn jakaminen tuo silti mukanaan työvälineisiin, koordinointiin ja laatuun liittyviä velvoitteita, joten se ei automaattisesti ole vähäriskisin vaihtoehto.

Yhdistä päätös tuotantosuunnitelmaan SkyPlannerin avulla

Kun vertaillaan itse valmistamista ja ostamista, tarvitaan luotettava vastaus kysymykseen: ”Mahtuuko tämä työ tuotantoon?” SkyPlanner tuo työpisteet, työvuorot, työntekijät, materiaalit ja prioriteetit samaan suunnitteluympäristöön. Sen ajoituksesta vastaava tekoäly Arcturus laskee työjärjestyksen määrittelemäsi kapasiteetin ja riippuvuuksien perusteella. Gantt-näkymä näyttää resursseille osoitetut työt ja niiden yhteydet myöhempiin työvaiheisiin.

Tarkastele oman valmistuksen vaatimia työvaiheita sekä asetus- ja käsittelyaikoja niillä resursseilla, jotka voivat tehdä työn. Tarkista komponentin valmistumispäivä sekä niiden muiden tilausten valmistumispäivät, joihin sen kuormitus vaikuttaa. Vapaa kapasiteetti vasta sen jälkeen, kun osaa tarvitaan kokoonpanossa, ei ratkaise tämänhetkistä kapasiteettipulaa.

Kun kyseessä on hyväksytty alihankintana tehtävä työvaihe, SkyPlannerissa alihankkija voidaan mallintaa työpisteeksi, jolla on oma ajoitettu työjononsa. Näin ulkoinen työvaihe säilyy osana sitä edeltävien ja seuraavien sisäisten töiden ketjua eikä katoa erilliselle seurantalistalle. Kirjaa realistiset ajat ja päivitä työn eteneminen, jotta suunnitelma vastaa todellista tilannetta.

Jos sen sijaan ostat valmiin komponentin, materiaalien saatavuuden huomioiva ajoitus voi kytkeä sen saatavuuden niihin sisäisiin työvaiheisiin, joissa sitä tarvitaan. Komponentin ostaminen ja yksittäisen työvaiheen teettäminen alihankintana ovat eri vaihtoehtoja. Mallinna se toteutustapa, jonka todella hyväksytte.

Sinä määrität prioriteetit ja päätökset, joita ei saa muuttaa; Arcturus hoitaa ajoituslaskennan. Tämä vähentää työjonojen manuaalista yhteensovittamista ja auttaa näkemään vaikutukset toimituksiin. Pidä taloushallinnon hyväksymä kustannusvertailu tämän tuotantonäkymän rinnalla: valmistaa itse vai ostaa -päätökseen tarvitaan molemmat.

SkyPlanner voidaan myös integroida mihin tahansa ERP- tai MES-järjestelmään avoimen REST API -rajapintansa kautta. Voit säilyttää nykyiset liiketoimintajärjestelmäsi ja antaa samalla tuotannon käyttöön niihin kytkeytyvän, rajallisen kapasiteetin huomioivan aikataulun.

Mitä näkyvyys kapasiteettiin muutti Fredman Operationsilla

Ennen SkyPlanneria elintarvikepakkausten valmistaja Fredman Operations priorisoi työt käsin ilman tarkkaa näkymää koneiden vapautumisajankohtiin tai vuorokohtaiseen kapasiteettiin. Kiireellinen uudelleenajoitus saattoi viedä tunnin tai enemmän.

Kun SkyPlanner integroitiin L7- ja LTR-järjestelmiin, tiimi sai yhteisen Gantt-näkymän vapaaseen ja varattuun kapasiteettiin. Fredman kertoo reagoivansa aikataulumuutoksiin nopeammin, ja myös ylitöiden tarve on vähentynyt. Kun asiakas pyytää aikaistamaan koko tilauskantansa toimituksia, tiimi pystyy vastaamaan sekunneissa sen sijaan, että käyttäisi tunteja käsin laskemiseen.

Tämä kokemus havainnollistaa, miksi tuotantoaikataulu kuuluu myös valmistamista ja ostamista koskevaan keskusteluun: johdon on tiedettävä, mitä tuotanto voi oikeasti luvata, ei vain sitä, mitä komponentti maksaa paperilla.

Hyväksy valinta ja tarkista oletukset myöhemmin

Kirjaa päätöksen kohteena oleva komponentti tai työvaihe, määrä, tarkastelujakso, päätöksen kannalta olennainen kustannusero, vaikutus kapasiteettiin ja laadusta vastaavan tahon hyväksyntä. Nimeä henkilö, joka vastaa toimittajan sitoumuksesta tai sisäisestä valmistumispäivästä. Sopikaa, milloin päätös arvioidaan uudelleen: syynä voi olla esimerkiksi määrän muutos, päivitetty tarjous, toistuvat laatuvirheet tai pullonkaulan muuttuminen.

Hyvä päätös siitä, valmistetaanko itse vai ostetaanko, perustelee, miksi valittu vaihtoehto palvelee liiketoimintaa nyt ja mikä saisi valinnan muuttumaan. SkyPlanner pitää päätöksen tuotannolliset vaikutukset näkyvissä myös tilauskannan muuttuessa.

Varaa SkyPlanner-esittely ja ota tarkasteltavaksi yksi tyypillinen komponentti, sen sisäinen valmistusreitti ja hyväksytty ulkoinen vaihtoehto. Käykää keskustelussa läpi, kuinka paljon kapasiteettia kumpikin vaihtoehto tarvitsee ja mihin muihin toimituksiin se vaikuttaa. Jos haluat ensin tutustua itse, kokeile SkyPlanneria demodatalla.