Prozessmapping in der Produktion: Übergaben verbessern

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Ein Los ist fertig bearbeitet, die Teile stehen auf einem Transportwagen, und die Montage hat freie Kapazität. Trotzdem fängt niemand an. Die Qualitätsprüfung geht davon aus, dass die Fertigung die Freigabe anfordern muss. Die Fertigung wiederum hält das Prüfergebnis bereits für ausreichend. Im Arbeitsplan steht „Bearbeiten, Prüfen, Montieren“. Was fehlt, ist eine klare Absprache zwischen den Beteiligten.

Prozessmapping in der Produktion macht diese Absprache sichtbar. Es zeigt, wie die Arbeit in Ihrem Werk tatsächlich abläuft – einschließlich der Entscheidungen, Informationen und Zuständigkeiten, die es dem nächsten Team ermöglichen, weiterzuarbeiten. Richtig eingesetzt hilft es Ihnen, vermeidbare Wartezeiten zu beseitigen, statt nur die Maschinenfolge übersichtlicher darzustellen.

Die Verbesserung muss auch in der täglichen Planung ankommen. Wenn die vereinbarte Änderung Produktionsschritte, deren Dauer oder die dafür geeigneten Ressourcen betrifft, berücksichtigt SkyPlanner diese Änderungen im selben Plan wie Ihre übrigen Aufträge. Ihr Team legt den besseren Prozess fest. Arcturus, die Planungs-KI von SkyPlanner, übernimmt die Berechnung und führt die definierten Produktionsarbeiten zu einem abgestimmten Plan zusammen.

Was ist Prozessmapping in der Produktion?

Prozessmapping in der Produktion stellt einen abgegrenzten Fertigungsprozess visuell dar: vom auslösenden Ereignis bis zum fertigen Ergebnis. Eine brauchbare Prozessdarstellung umfasst die Tätigkeiten und ihre Reihenfolge, Entscheidungen, verantwortliche Rollen sowie den Material- und Informationsfluss zwischen den Beteiligten.

Dabei kann es um Auftragsklärung, Materialbereitstellung, Fertigung, Prüfung oder Versand gehen. Wie weit Sie den Prozess abgrenzen, hängt vom Problem ab, das Sie lösen möchten. Sie müssen nicht das gesamte Werk abbilden, um zu verstehen, warum geprüfte Teile immer wieder auf die Montage warten.

Die Prozessdarstellung beantwortet Fragen, die eine reine Liste von Arbeitsgängen offenlassen kann: Wer fordert die Prüfung an? Was passiert, wenn das Los die Prüfung nicht besteht? Wer genehmigt die Nacharbeit? Woran erkennt das übernehmende Team, dass das Los bereitsteht?

Mit diesen Antworten hilft Prozessmapping, den Abstimmungsaufwand zu reduzieren, Zuständigkeiten zu klären und Unterbrechungen zu erkennen. Die Darstellung ist dabei nur das Mittel zum Zweck. Ihr Ziel ist ein verlässlicherer Arbeitsfluss.

Wählen Sie die passende Darstellung für Ihre Fragestellung

Beginnen Sie mit einem einfachen Flussdiagramm, wenn Sie Tätigkeiten und Entscheidungswege verstehen möchten. Betrifft das Problem mehrere Abteilungen, ist ein Swimlane-Diagramm oft hilfreicher. In diesem funktionsübergreifenden Diagramm steht jede Bahn für eine Rolle oder ein Team. Ein Pfeil, der von einer Bahn in eine andere führt, macht somit eine Übergabe sichtbar.

Ist der Umfang noch unklar, kann eine übergeordnete SIPOC-Darstellung helfen. SIPOC steht für Suppliers, Inputs, Process, Outputs und Customers – also Lieferanten, Eingaben, Prozess, Ergebnisse und Kunden. Als Kunde kann hier auch das interne Team gelten, das die Arbeit übernimmt. Legen Sie damit gemeinsam fest, was in den Prozess eingeht und was das nächste Team erwartet. Ergänzen Sie anschließend den detaillierten Ablauf an der Stelle, an der das Problem auftritt.

Zwei verwandte Darstellungsformen in der Fertigung erfüllen andere Zwecke:

• Ein Arbeitsplan für die Fertigung legt fest, welche Arbeitsgänge und Ressourcen für die Herstellung eines Produkts benötigt werden. Er ist für die Produktionsplanung unverzichtbar, erklärt aber für sich genommen nicht unbedingt die Entscheidungen oder die Kommunikation zwischen den Abteilungen.
• Die Wertstromanalyse untersucht den Material- und Informationsfluss entlang eines Wertstroms. Besonderes Augenmerk gilt dabei Wartezeiten, Beständen und Durchlaufzeiten. Wählen Sie diese Methode, wenn Sie vor allem herausfinden möchten, wo im übergreifenden System Zeit verloren geht und der Fluss ins Stocken gerät.

Eine Prozessdarstellung kann Anlass geben, einen Arbeitsplan zu aktualisieren oder den Wertstrom zu untersuchen. Sie sollte aber weder das eine noch das andere duplizieren. Auch detaillierte Maschineneinstellungen und Montagevorgaben gehören weiterhin in die jeweilige Arbeitsanweisung. Die Prozessdarstellung soll zeigen, wann diese Anweisung zum Einsatz kommt, und nicht jede darin beschriebene Handlung wiedergeben.

So bilden Sie einen Fertigungsprozess ab

1. Grenzen Sie ein konkretes Problem ab

Wählen Sie eine wiederkehrende Unterbrechung, die den Beteiligten bekannt ist. „Die Produktion verbessern“ ist zu weit gefasst. „Klären, warum bearbeitete Lose zwischen Prüfung und Montage warten“ gibt dem Team dagegen einen beobachtbaren Sachverhalt, den es untersuchen kann.

Legen Sie Anfang und Ende eindeutig fest. Zum Beispiel beginnt der betrachtete Prozess, wenn die Bearbeitung ein Los als fertig meldet. Er endet, wenn die Montage das freigegebene Los samt den erforderlichen Informationen übernimmt. Benennen Sie die Produktfamilie und die einbezogenen Varianten. Sonst beschreibt womöglich eine Person den regulären Ablauf und eine andere den Ausnahmefall bei einem Sonderauftrag.

Vereinbaren Sie, wer für das Prozessmapping verantwortlich ist und auf welches Ergebnis es ankommt. Bei dieser Übergabe sind die Wartezeit bis zur Freigabe und die Anzahl der Lose mit Klärungsbedarf aussagekräftiger als die Zahl der Kästchen, die aus dem Diagramm entfernt wurden.

2. Verfolgen Sie die Arbeit gemeinsam mit den Ausführenden

Gehen Sie den bestehenden Prozess gemeinsam mit den ausführenden Mitarbeitenden, der Qualitätsprüfung, dem Materialtransport und der Führungskraft des übernehmenden Bereichs durch. Lassen Sie sich von jeder Person zeigen, was sie erhält, was sie tut, was sie dokumentiert und was sie weitergibt. Beziehen Sie auch Planung oder Engineering ein, wenn dort Entscheidungen getroffen werden, die den Ablauf beeinflussen.

Überprüfen Sie die Schilderungen anhand eines konkreten Auftrags aus der jüngsten Vergangenheit. Sehen Sie sich dessen Laufkarte, Prüfprotokoll, Systemstatus und die Nachrichten an, die für die Weiterbearbeitung nötig waren. Fragen Sie nach, was bei Abwesenheit einer zuständigen Person oder bei nicht bestandener Erstprüfung passiert ist. Oft wird genau dann ein inoffizieller Ablauf sichtbar.

Erfassen Sie den Ist-Zustand, bevor Sie Verbesserungen vorschlagen. Wenn Sie nur den Ablauf abbilden, den sich alle wünschen, bleiben die Behelfslösungen verborgen, die Sie verstehen müssen. Beschreiben die Beteiligten unterschiedliche Varianten, halten Sie die Abweichungen fest und gehen Sie ihnen nach, statt stillschweigend die schlüssigste Erklärung auszuwählen.

3. Stellen Sie Tätigkeiten, Entscheidungen und Wartezeiten getrennt dar

Verwenden Sie kurze, handlungsbezogene Bezeichnungen wie „Prüfung anfordern“, „Ergebnis dokumentieren“ und „Los übernehmen“. Bleiben Sie beim Detaillierungsgrad einheitlich: Stellen Sie nicht eine ganze Montageabteilung neben einen einzelnen Mausklick.

Für ein einfaches Flussdiagramm reichen wenige Symbole:

• Ovale kennzeichnen Anfang und Ende.
• Rechtecke stehen für Tätigkeiten.
• Rauten stehen für Entscheidungen, deren mögliche Ergebnisse beschriftet werden.
• Pfeile zeigen die Flussrichtung.

Ergänzen Sie eine einfache Legende für Wartezeiten, Aufzeichnungen oder weitere verwendete Symbole. Beschriften Sie Entscheidungszweige beispielsweise mit „angenommen“ und „abgelehnt“, statt das Ergebnis bei einem unbeschrifteten Pfeil der Interpretation zu überlassen.

Zeigen Sie Wartezeiten dort, wo sie tatsächlich entstehen. Hinter „Los prüfen“ dürfen sich nicht die Warteschlange vor der Prüfung, die eigentliche Prüfung und das anschließende Warten auf die Mitteilung des Ergebnisses verbergen. Wenn Sie diese Vorgänge getrennt darstellen, können Sie besser entscheiden, ob Sie die Kapazität, eine Entscheidungsregel oder die Übergabe selbst ändern müssen.

4. Legen Sie für jede Übergabe Verantwortung und Abschlusskriterium fest

Stellen Sie bei jeder Übergabe vier Fragen: Wer gibt die Arbeit weiter? Wer übernimmt sie? Was muss mitgegeben werden? Wodurch wird bestätigt, dass das übernehmende Team weiterarbeiten kann?

Ordnen Sie Tätigkeiten und Entscheidungen der Bahn der jeweils verantwortlichen Rolle zu. Benennen Sie die Rolle, die einen Ausnahmefall klären kann, nicht nur die Abteilung, in der er auffällt. Wenn die Fertigung Nacharbeit anfordern kann, aber nur die Qualitätsabteilung über den Umgang mit der Abweichung entscheiden darf, muss dieser Unterschied in der Darstellung klar erkennbar sein.

Betrachten Sie Material und Informationen gemeinsam. Ein Transportwagen, der weitergeschoben wird, bedeutet noch nicht, dass das Los freigegeben ist. Ebenso wenig hilft ein akzeptiertes Prüfprotokoll, wenn die Montage nicht erkennen kann, zu welchem Los es gehört. Zeigen Sie, wo diese beiden Flüsse wieder zusammenkommen.

5. Gehen Sie Regelablauf und Ausnahmefälle durch

Bitten Sie die Beteiligten, einen normalen Auftrag im Prozessdiagramm vom Start bis zum Ende nachzuverfolgen. Spielen Sie anschließend durch, was bei einer zurückgewiesenen Charge, fehlenden Informationen oder einem nicht erreichbaren Entscheider passiert. Jeder Zweig sollte mit einer klaren Handlung oder Lösung enden – nicht mit einem Kasten „Problem lösen“, für den niemand zuständig ist.

Prüfen Sie das Diagramm bei jeder Übergabe gemeinsam mit den Personen auf der empfangenden Seite. Wer eine Aufgabe übergibt, hält sie möglicherweise für abgeschlossen, während dem Empfänger noch Informationen fehlen, um beginnen zu können. Genau solche Diskrepanzen soll die gemeinsame Prüfung aufdecken.

Zeichnen Sie den Sollzustand erst, wenn Einigkeit über die Darstellung des Istzustands besteht. Halten Sie beide Versionen getrennt, damit ein Verbesserungsvorschlag nicht mit dem tatsächlichen Produktionsablauf verwechselt wird.

Beispiel: Eine Charge ist fertig, aber nicht freigegeben

Stellen Sie sich einen Betrieb vor, in dem zerspante Bauteile vor der Montage geprüft werden. Die Maschinenbediener stellen fertig bearbeitete Chargen im Prüfbereich ab. Die Prüfer dokumentieren die Ergebnisse, doch die Montage erhält keine einheitliche Freigabemeldung. Beanstandete Teile gelangen manchmal nach einer informellen Absprache zurück in die Zerspanung. Die Planung weiß dadurch nicht verlässlich, welche zusätzlichen Arbeiten anfallen.

Das Ist-Diagramm zeigt zwei Lücken: Niemand ist dafür zuständig, die Montage zu benachrichtigen, und für die Nacharbeit ist nicht festgelegt, an welcher Stelle sie genehmigt wird. Für die künftige Übergabe könnten folgende Zuständigkeiten ausdrücklich festgehalten werden:

Punkt im Prozess	Verantwortliche Rolle	Weitergegebene Nachweise oder Informationen	Nächste Handlung
Zerspanung abgeschlossen	Maschinenbediener in der Zerspanung	Chargenkennzeichnung und Prüfanforderung	Das Prüfteam prüft die Charge
Prüfung bestanden	Qualitätsprüfer	Der Charge zugeordnetes positives Prüfergebnis	Die Montageleitung bestätigt, dass die Charge in den Arbeitsvorrat der Montage aufgenommen werden kann
Prüfung nicht bestanden	Qualitätsprüfer	Dokumentierte Abweichung und betroffene Menge	Die befugte Person im Qualitätswesen entscheidet über das weitere Vorgehen
Nacharbeit genehmigt	Produktionsplaner, der sich nach der genehmigten Entscheidung zum weiteren Vorgehen richtet	Definierter Nacharbeitsgang und benötigte Ressource	Die Nacharbeit wird eingeplant und ausgeführt; anschließend geht die Charge zurück zur Prüfung
Charge von der Montage übernommen	Montageleitung	Freigegebene Charge und erforderliche Montageinformationen	Die Montage arbeitet nach der aktuellen Produktionsreihenfolge

Diese Rollen dienen als Beispiel und sind keine allgemeingültige Freigabestruktur. Ihr Team muss festlegen, welche Befugnisse und Nachweise für seine Arbeit angemessen sind.

Die entscheidende Änderung: „Prüfung abgeschlossen“ hat nicht mehr mehrere unterschiedliche Bedeutungen. Für eine angenommene Charge ist der weitere Weg festgelegt. Bei einer zurückgewiesenen Charge ist klar, wer entscheidet und wie sie zurückgeführt wird. Der Planer kann zusätzliche Fertigungsarbeit erkennen, statt erst an einer Maschine auf einen unerwarteten Arbeitsgang zu stoßen.

Betrachten Sie eine eingeplante Prüfdauer nicht als Nachweis einer Qualitätsfreigabe. Die für eine Tätigkeit vorgesehene Zeit und die Erlaubnis, ihr Ergebnis zu verwenden, sind zwei verschiedene Dinge. Halten Sie die Freigabeentscheidung im Prozess ausdrücklich fest.

Die genehmigte Verbesserung in einen gemeinsamen Produktionsplan überführen

Manche Verbesserungen aus dem Prozessmapping sind organisatorischer Art: eine Benachrichtigung klar regeln, doppelte Dateneingaben abschaffen oder festlegen, wer eine Entscheidung trifft. Andere verändern die Fertigungsarbeit selbst. Vielleicht benötigen Sie einen separaten Prüfarbeitsgang, eine realistischere Dauer oder eine andere zugelassene Arbeitsstation.

Bei dieser zweiten Gruppe erleichtert SkyPlanner APS die Umsetzung im Betrieb. Sie definieren die Fertigungsschritte mit ihrer Dauer, ihren Abhängigkeiten und den Arbeitsstationen, an denen sie ausgeführt werden dürfen. Das Prozessschritt-Diagramm hilft Ihnen, die festgelegte Fertigungsabfolge zu überblicken. In der Konfiguration der Prozessschritte lassen sich auch die Rüstzeit und die Zeitspanne zwischen dem Ende eines Arbeitsgangs und dem möglichen Beginn des nächsten Schritts abbilden.

Zeigt die Untersuchung, dass die Dauer eines wiederkehrenden Arbeitsgangs unrealistisch ist, unterstützt die Graph-Funktion von SkyPlanner die Zeitschätzung anhand historischer Auftragsdaten. Dafür werden Daten vergangener Aufträge benötigt. Welchen Prozess und welche Annahmen der Plan abbilden soll, entscheidet weiterhin Ihr Team.

Sobald die genehmigten Änderungen an der Produktion konfiguriert sind, plant Arcturus die definierten Arbeiten zusammen mit anderen Aufträgen ein. Dabei berücksichtigt Arcturus die verfügbare Kapazität sowie Ihre Prioritäten und Regeln. Die Gantt-Ansicht zeigt die daraus entstehende Reihenfolge. Sie verbringen weniger Zeit damit, die Arbeitsvorräte einzelner Maschinen aufeinander abzustimmen, und sehen, wie sich die Änderung auf andere Arbeiten auswirkt, die dieselben Ressourcen benötigen.

Zurück zum Prüfbeispiel: Die Prüfung als eigenen Arbeitsgang einzuplanen, schafft keine zusätzliche Prüfkapazität. Nutzt sie dieselbe Arbeitsstation wie andere Aufträge, muss diese Konkurrenz um Kapazität nun im Plan berücksichtigt werden. SkyPlanner macht die Folgen für die Terminplanung sichtbar. So muss der Planer sie nicht erst entdecken, nachdem er der Montage bereits einen Starttermin zugesagt hat.

Menschen entscheiden über den Prozess, die Eignung von Ressourcen und die Befugnisse im Qualitätswesen. SkyPlanner koordiniert die von Ihnen definierten Fertigungsarbeiten. Durch diese Aufgabenteilung kann sich das Verbesserungsteam auf eine tragfähige Arbeitsweise konzentrieren. Der Planer erhält eine umsetzbare Reihenfolge statt eines weiteren Diagramms, das er von Hand mit der Planung abgleichen muss.

Warum die Änderung auf dem Shopfloor ankommen muss

Die Erfahrungen von UTU zeigen, wie wichtig diese letzte Verbindung in der Praxis ist. Vor SkyPlanner plante der finnische Hersteller von Schaltanlagen und Schaltgerätekombinationen mit abteilungsspezifischen Excel-Tabellen. Änderungen der Reihenfolge im ERP erreichten den Shopfloor nicht immer. Dadurch konnte es passieren, dass die Produktion in einer ungünstigen Reihenfolge arbeitete.

UTU verband SkyPlanner mit Oracle NetSuite und führte die Linien und Abteilungen seines Werks in Ulvila in einem Planungssystem zusammen. In seinem Erfahrungsbericht gibt UTU an, dass eine aktualisierte Arbeitsreihenfolge die Monteure an der Linie innerhalb von Sekunden erreicht. Kapazität, Auslastung und Arbeitsreihenfolge sind gemeinsam sichtbar, statt von getrennten manuellen Aktualisierungen abzuhängen.

Auch ein klarer geregelter Prozess muss bis in den Arbeitsalltag umgesetzt werden: Die Menschen, die die Arbeit ausführen, müssen den aktuellen Plan erhalten. Eine Übergabe auf dem Papier zu verbessern, ist wertvoll. Erst wenn die genehmigte Produktionsreihenfolge auf dem Shopfloor ankommt, wird die Verbesserung im Alltag nutzbar.

Den neuen Prozess im Pilotbetrieb testen und aktuell halten

Wählen Sie eine überschaubare Gruppe von Aufträgen aus, um den Sollzustand zu testen. Informieren Sie alle Beteiligten, vereinbaren Sie, wo die Freigabenachweise abgelegt werden, und erläutern Sie, wie Ausnahmefälle eskaliert werden. Aktualisieren Sie vor dem Pilotstart die relevanten Arbeitsanweisungen und Produktionsplanungsdaten.

Bewerten Sie das Ergebnis anhand des ursprünglichen Problems. Mussten Chargen weniger lange auf Klärung warten? Konnte die Montage erkennen, welche Arbeiten freigegeben waren? Wurde die Nacharbeit in den Plan aufgenommen, oder unterbrach sie den Ablauf weiterhin unangekündigt? Prüfen Sie neben den Pilotaufträgen auch die Auswirkungen auf andere Aufträge im direkten Umfeld.

Halten Sie beim Prozessdiagramm fest, wer für den Prozess verantwortlich ist, wann es überarbeitet wurde und welche Ereignisse eine erneute Prüfung auslösen. Eine neue Ressource, geänderte Prüfzuständigkeiten oder regelmäßig genutzte Behelfslösungen sind Anlass zu prüfen, ob das Diagramm noch der Realität entspricht. Passt es nicht mehr zur täglichen Arbeit, verliert es schnell das Vertrauen, das es erst nützlich gemacht hat.

Wenn Verbesserungen in Ihrem Betrieb Arbeitspläne, Bearbeitungsdauern oder Ressourcenzuordnungen verändern, nutzen Sie SkyPlanner, um diese Entscheidungen in einen gemeinsamen Produktionsplan zu überführen. So müssen Sie die Arbeitsreihenfolgen weniger aufwendig von Hand abstimmen, wenn Sie einen vereinbarten besseren Prozess in einen Plan umsetzen, nach dem die Beschäftigten arbeiten.

Buchen Sie eine SkyPlanner-Demo und bringen Sie ein konkretes Übergabeproblem, die von Ihnen erwogene Änderung in der Produktion sowie die anderen Aufträge mit, die dieselbe Ressource nutzen. Damit haben Sie einen konkreten Ausgangspunkt, um zu sehen, wie sich der verbesserte Prozess in Ihre Produktion einfügt. Wenn Sie sich zunächst selbst umsehen möchten, testen Sie SkyPlanner mit Demodaten.