Tuotantoprosessin kuvaaminen: korjaa siirtojen ongelmat

Etusivu » Resurssit » Tuotantoprosessin kuvaaminen: korjaa siirtojen ongelmat

Arvioitu lukuaika: 11 minuuttia

Erä on koneistettu, osat ovat vaunussa ja kokoonpanossa on vapaata kapasiteettia. Silti kukaan ei aloita. Tarkastuksessa oletetaan, että tuotannon pitää pyytää erän vapautusta. Tuotannossa taas uskotaan, että tarkastustulos riittää jo sellaisenaan. Reitityksessä lukee ”koneistus, tarkastus, kokoonpano”. Puuttuva vaihe on ihmisten välinen sopimus siitä, miten toimitaan.

Tuotantoprosessin kuvaaminen tekee tämän sopimuksen näkyväksi. Se näyttää, miten työ todella etenee tehtaallasi ja millaiset päätökset, tiedot ja vastuut mahdollistavat seuraavan tiimin työn. Hyvin tehtynä kuvaaminen auttaa poistamaan turhaa odottelua sen sijaan, että vain piirtäisit koneet siistimpään järjestykseen.

Parannuksen on näyttävä myös päivittäisessä tuotantosuunnitelmassa. Kun sovittu muutos vaikuttaa tuotantovaiheisiin, niiden kestoihin tai työhön soveltuviin resursseihin, SkyPlanner sovittaa muutokset samaan aikatauluun muiden tilausten kanssa. Tiimisi määrittelee paremman prosessin. SkyPlannerin ajoitustekoäly Arcturus hoitaa laskennan, jolla määritellyistä tuotantotöistä muodostetaan yhteensovitettu suunnitelma.

Mitä tuotantoprosessin kuvaaminen tarkoittaa?

Tuotantoprosessin kuvaamisessa esitetään visuaalisesti, miten rajattu valmistusprosessi toimii käynnistävästä tapahtumasta valmiiseen lopputulokseen. Hyödyllinen prosessikaavio näyttää tehtävät ja niiden järjestyksen, päätökset, vastuuroolit sekä materiaalien ja tiedon kulun niiden välillä.

Kuvaus voi kattaa tilauksen tarkentamisen, materiaalien valmistelun, valmistuksen, tarkastuksen tai lähetyksen. Rajaus riippuu ratkaistavasta ongelmasta. Koko tehdasta ei tarvitse kuvata, jos haluat selvittää, miksi tarkastetut osat jäävät jatkuvasti odottamaan kokoonpanoa.

Prosessikaavio vastaa kysymyksiin, jotka pelkkä työvaiheluettelo voi jättää avoimiksi: Kuka pyytää tarkastuksen? Mitä tapahtuu, jos erä hylätään tarkastuksessa? Kuka antaa luvan uudelleentyöstöön? Mistä vastaanottava tiimi tietää, että erä on valmis?

Näiden vastausten ansiosta prosessin kuvaaminen auttaa vähentämään koordinointityötä, selkeyttämään vastuita ja tunnistamaan katkoksia. Kaavio on väline. Tavoitteena on, että työ etenee luotettavammin.

Valitse kuvaustapa kysymyksesi mukaan

Aloita yksinkertaisesta vuokaaviosta, kun haluat ymmärtää tehtävät ja päätöksistä seuraavat vaihtoehtoiset polut. Jos ongelma ulottuu usealle osastolle, uimaratakaavio on usein hyödyllisempi. Siinä kukin rata edustaa roolia tai tiimiä, joten ratojen välinen nuoli tuo työn siirron näkyviin.

Ylätason SIPOC-kuvaus voi auttaa, jos rajaus on epäselvä. SIPOC tulee englannin sanoista suppliers, inputs, process, outputs ja customers eli toimittajat, syötteet, prosessi, tuotokset ja asiakkaat. Asiakas voi tässä olla myös työn vastaanottava sisäinen tiimi. Sopikaa kuvauksen avulla, mitä prosessiin tulee ja mitä seuraava tiimi odottaa saavansa. Kuvatkaa sitten tarkemmin työn kulku siinä kohdassa, jossa ongelma esiintyy.

Kahdella tähän liittyvällä tuotannon kuvaustavalla on omat tarkoituksensa:

• Tuotantoreititys määrittelee tuotteen valmistuksessa tarvittavat työvaiheet ja resurssit. Se on olennainen tuotannonsuunnittelussa, mutta pelkkä reititys ei välttämättä selitä osastojen välisiä päätöksiä tai tiedonkulkua.
• Arvovirtakuvaus tarkastelee materiaalien ja tiedon kulkua. Erityistä huomiota kiinnitetään odottamiseen, varastoihin ja läpimenoaikaan koko arvovirrassa. Valitse se, kun haluat ennen kaikkea selvittää, missä tämän laajemman kokonaisuuden osissa aikaa hukkuu ja virtaus takkuaa.

Prosessikaavio voi antaa aiheen päivittää reititystä tai tutkia arvovirtaa. Sen ei kuitenkaan pidä olla kummankaan kopio. Pidä myös koneiden yksityiskohtaiset asetukset ja kokoonpano-ohjeet niihin kuuluvissa työohjeissa. Prosessikaavion tulee näyttää, milloin työohjetta käytetään, ei toistaa sen jokaista tehtävää.

Näin kuvaat tuotantoprosessin

1. Rajaa kuvaus todellisen ongelman ympärille

Valitse toistuva katkos, jonka ihmiset tunnistavat. ”Parannetaan tuotantoa” on liian laaja tavoite. ”Selvitetään, miksi koneistetut erät odottavat tarkastuksen ja kokoonpanon välissä” antaa tiimille konkreettisen, havaittavan asian tutkittavaksi.

Määrittele yksiselitteinen alku ja loppu. Kuvaus voi esimerkiksi alkaa siitä, kun koneistus ilmoittaa erän valmistuneeksi, ja päättyä siihen, kun kokoonpano ottaa vastaan vapautetun erän tarvittavine tietoineen. Nimeä mukaan otettava tuoteperhe ja sen muunnelmat. Muuten yksi saattaa kuvata vakiotuotantoa ja toinen erikoistilauksen poikkeustapausta.

Sopikaa, kuka vastaa prosessin kuvaamisesta ja mitä tulosta tavoitellaan. Tässä työn siirtokohdassa vapautuksen odottamiseen kuluva aika ja selvittelyä vaativien erien määrä kertovat enemmän kuin kaaviosta poistettujen laatikoiden määrä.

2. Seuraa työn kulkua yhdessä tekijöiden kanssa

Käy nykyinen prosessi läpi työntekijöiden, tarkastuksen, materiaalinkäsittelyn ja vastaanottavan työnjohtajan kanssa. Pyydä jokaista näyttämään, mitä hän vastaanottaa, tekee, kirjaa ja välittää eteenpäin. Ota mukaan myös tuotannonsuunnittelu tai tekninen suunnittelu niissä kohdissa, joissa ne tekevät työn kulkuun vaikuttavia päätöksiä.

Tarkista kuvauksen paikkansapitävyys jonkin äskettäin tehdyn työn avulla. Tutki sen mukana kulkevaa työmääräintä, tarkastuspöytäkirjaa, järjestelmään kirjattua tilaa ja työn etenemiseen tarvittuja viestejä. Kysy, mitä tapahtui jonkun ollessa poissa tai kun erä hylättiin ensimmäisessä tarkastuksessa. Juuri näissä tilanteissa epäviralliset toimintatavat tulevat usein näkyviin.

Kirjaa nykytila ennen kuin ehdotat parempaa toimintatapaa. Jos kuvaat menettelyn, jota kaikki toivoisivat noudattavansa, käytännössä syntyneet kiertoratkaisut jäävät piiloon, vaikka juuri niitä pitäisi ymmärtää. Jos ihmiset kertovat eri versioita, merkitse ero näkyviin ja selvitä se. Älä vain valitse siisteintä selitystä.

3. Kuvaa tehtävät, päätökset ja odottaminen erikseen

Käytä lyhyitä, tekemistä kuvaavia nimiä, kuten ”Pyydä tarkastus”, ”Kirjaa tulos” ja ”Vastaanota erä”. Pidä tarkkuustaso yhtenäisenä: älä kuvaa koko kokoonpano-osaston toimintaa samalla tasolla yhden hiiren napsautuksen kanssa.

Yksinkertaiseen vuokaavioon riittää muutama symboli:

• Ovaalit merkitsevät alkua ja loppua.
• Suorakulmiot kuvaavat tehtäviä.
• Vinoneliöt kuvaavat päätöksiä, joiden vaihtoehtoiset lopputulokset nimetään.
• Nuolet osoittavat kulkusuunnan.

Lisää yksinkertainen selite odottamisen, kirjausten ja muiden käyttämiesi symbolien merkityksille. Nimeä päätöksistä lähtevät haarat esimerkiksi ”hyväksytty” ja ”hylätty”. Älä jätä lopputulosta tulkinnan varaan piirtämällä nimeämätöntä nuolta.

Näytä odottaminen siellä, missä sitä todella tapahtuu. ”Tarkasta erä” ei saa kätkeä sisäänsä tarkastukseen jonottamista, itse tarkastusta ja erillistä odotusta ennen kuin joku välittää tuloksen eteenpäin. Kun erotat nämä toisistaan, on helpompi päättää, pitääkö muuttaa kapasiteettia, päätöksentekosääntöä vai itse työn siirtoa.

4. Määrittele jokaiselle työn siirrolle vastuutaho ja valmistumisehto

Kysy jokaisen siirron kohdalla neljä kysymystä: Kuka lähettää työn eteenpäin? Kuka vastaanottaa sen? Mitä sen mukana pitää toimittaa? Mikä vahvistaa, että vastaanottava tiimi voi jatkaa?

Sijoita tehtävät ja päätökset niistä vastaavan roolin uimaradalle. Nimeä rooli, jolla on valtuudet ratkaista poikkeama, älä pelkästään osastoa, joka havaitsee sen. Jos tuotanto voi pyytää uudelleentyöstöä mutta vain laatuosasto voi hyväksyä poikkeavan erän käsittelytavan, tämän eron pitää näkyä kaaviossa selvästi.

Seuraa materiaalia ja tietoa rinnakkain. Vaunun siirtäminen ei välttämättä tarkoita, että erä on vapautettu. Hyväksytystä tarkastuspöytäkirjastakaan ei ole hyötyä, jos kokoonpano ei pysty tunnistamaan, mihin erään se kuuluu. Näytä, missä nämä kaksi virtaa yhdistyvät jälleen.

5. Käy läpi sekä normaali kulku että poikkeustilanteet

Pyydä osallistujia seuraamaan kaaviosta tavallisen työn kulku alusta loppuun. Kokeilkaa sitten, miten prosessi etenee, kun erä hylätään, tietoja puuttuu tai päätöksentekijä ei ole tavoitettavissa. Jokaisen haaran pitäisi päättyä selkeään toimenpiteeseen tai ratkaisuun, ei laatikkoon, jossa lukee ”ratkaise ongelma” ilman nimettyä vastuuroolia.

Käy kaavio läpi niiden ihmisten kanssa, jotka ottavat työn vastaan kussakin siirtokohdassa. Lähettäjä voi pitää tehtävää valmiina, vaikka vastaanottajalta puuttuvat vielä aloittamiseen tarvittavat tiedot. Juuri tällaiset ristiriidat läpikäynnin on tarkoitus tuoda esiin.

Kuvaa tavoitetila vasta, kun nykytilan kuvauksesta on päästy yhteisymmärrykseen. Pidä versiot erillään, jotta parannusehdotusta ei sekoiteta tuotannon nykyiseen toimintatapaan.

Esimerkki: erä on valmis, mutta sitä ei ole vapautettu jatkokäsittelyyn

Kuvitellaan tehdas, jossa koneistetut osat tarkastetaan ennen kokoonpanoa. Koneistajat siirtävät valmiit erät tarkastusalueelle. Tarkastajat kirjaavat tulokset, mutta kokoonpanoon ei välity johdonmukaisesti tietoa erien vapautuksesta. Hylättyjä osia palautuu toisinaan koneistukseen pelkän suullisen keskustelun perusteella, jolloin tuotannonsuunnittelulle jää epäselväksi, mitä lisätyötä tarvitaan.

Nykytilan kuvaus paljastaa kaksi puutetta: kukaan ei vastaa kokoonpanolle ilmoittamisesta, eikä ole sovittu, missä vaiheessa uudelleentyöstöön annetaan lupa. Tavoitetilassa työn siirto voitaisiin määritellä niin, että seuraavat vastuut käyvät selvästi ilmi:

Prosessin kohta	Vastuurooli	Välitettävä dokumentaatio tai tieto	Seuraava toimenpide
Koneistus valmis	Koneistaja	Erän tunnistetiedot ja tarkastuspyyntö	Tarkastusryhmä tarkastaa erän
Erä hyväksytty tarkastuksessa	Laaduntarkastaja	Erään liitetty hyväksytty tarkastustulos	Kokoonpanon työnjohtaja vahvistaa, että erä on valmis siirrettäväksi kokoonpanon työjonoon
Erä hylätty tarkastuksessa	Laaduntarkastaja	Kirjattu poikkeama ja poikkeavien osien määrä	Valtuutettu laadun vastuuhenkilö päättää jatkotoimenpiteistä
Korjaustyö hyväksytty	Tuotannonsuunnittelija hyväksytyn käsittelypäätöksen mukaisesti	Määritelty korjaustyövaihe ja tarvittava resurssi	Korjaustyö ajoitetaan ja tehdään, minkä jälkeen erä palautetaan tarkastukseen
Kokoonpano vastaanottanut erän	Kokoonpanon työnjohtaja	Vapautettu erä ja kokoonpanossa tarvittavat tiedot	Kokoonpano noudattaa voimassa olevaa tuotantojärjestystä

Nämä roolit ovat esimerkkejä, eivät yleispätevä hyväksymiskäytäntö. Tiiminne on sovittava omaan työhönsä sopivista valtuuksista ja tarvittavasta dokumentaatiosta.

Olennainen muutos on, ettei ”tarkastus valmis” enää tarkoita montaa eri asiaa. Hyväksytylle erälle on määritelty, miten se etenee. Hylätylle erälle on nimetty päätöksentekijä ja määritelty paluureitti. Suunnittelija pystyy tunnistamaan tuotannon lisätyöt sen sijaan, että ne tulisivat yllätyksenä vastaan vasta koneella.

Älä pidä tarkastukselle varattua aikaa todisteena siitä, että erä on vapautettu laadun osalta. Tehtävään varattu aika ja lupa käyttää sen tuotosta ovat eri asioita. Määrittele vapautuspäätös prosessissa selkeästi.

Vie hyväksytty parannus yhteiseen tuotantosuunnitelmaan

Osa prosessin kuvaamisessa tunnistetuista parannuksista koskee toimintatapoja: selkeytetään ilmoittamista, poistetaan päällekkäinen kirjaus tai nimetään päätöksentekijä. Toiset muuttavat itse tuotantotyötä. Tarpeen voi olla erillinen tarkastusvaihe, realistisempi kesto tai toinen työhön hyväksytty työpiste.

Juuri tuotantotyötä koskevien parannusten toteuttamista SkyPlanner APS helpottaa. Määrittelet tuotantovaiheet, niiden kestot ja riippuvuudet sekä työpisteet, joissa ne saa tehdä. Prosessivaiheiden kaavio auttaa hahmottamaan määritellyn valmistusjärjestyksen. Vaiheiden asetuksissa voidaan kuvata myös asetusaika sekä työvaiheen jälkeinen aikaväli, jonka on kuluttava ennen seuraavan vaiheen alkamista.

Jos selvityksessä käy ilmi, että toistuvan työvaiheen kesto on epärealistinen, SkyPlannerin Graph-toiminto auttaa arvioimaan kestoa aiempien tilaustietojen perusteella. Toiminto tarvitsee siis aiempaa tilaustietoa. Tiiminne päättää edelleen, millaista prosessia ja mitä oletuksia suunnitelman tulee vastata.

Kun hyväksytyt tuotantomuutokset on määritelty järjestelmään, Arcturus ajoittaa määritellyt työt muiden tilausten rinnalle käytettävissä olevan kapasiteetin sekä asettamienne prioriteettien ja sääntöjen mukaan. Tuloksena syntyvä järjestys näkyy Gantt-näkymässä. Erillisten konekohtaisten työjonojen yhteensovittamiseen kuluu vähemmän aikaa, ja näet, miten muutos vaikuttaa muihin samoista resursseista kilpaileviin töihin.

Palataan tarkastusesimerkkiin. Tarkastuksen lisääminen suunnitelmaan erillisenä työvaiheena ei lisää tarkastuskapasiteettia. Jos tarkastus käyttää samaa työpistettä muiden tilausten kanssa, kilpailu kapasiteetista on nyt huomioitava suunnitelmassa. SkyPlanner tuo ajoitusvaikutuksen näkyviin, jotta suunnittelija ei joudu huomaamaan sitä vasta luvattuaan kokoonpanolle aloitusajan.

Ihmiset päättävät prosessista, resurssien soveltuvuudesta ja laatuun liittyvistä päätösvaltuuksista. SkyPlanner sovittaa yhteen määrittelemänne tuotantotyöt. Tämän työnjaon ansiosta kehitystiimi voi keskittyä toimivaan työtapaan, ja suunnittelija saa toteutuskelpoisen työjärjestyksen eikä vain uutta kaaviota käsin yhteensovitettavaksi.

Miksi muutoksen on välityttävä tuotantolattialle asti

UTU:n kokemukset osoittavat, miksi tiedon kulku työn tekijöille asti on käytännössä tärkeää. Ennen SkyPlanneria suomalainen sähkökeskus- ja kojeistovalmistaja suunnitteli tuotantoaan osastokohtaisilla Excel-taulukoilla. ERP-järjestelmässä tehdyt järjestysmuutokset eivät aina välittyneet tuotantolattialle, joten tuotanto saattoi edetä epäedullisessa järjestyksessä.

UTU yhdisti SkyPlannerin Oracle NetSuiteen ja toi Ulvilan tehtaansa linjat ja osastot samaan suunnittelujärjestelmään. Asiakastarinassaan UTU kertoo, että päivitetty työjono välittyy linjan asentajille sekunneissa. Kapasiteetti, kuormitus ja työjärjestys näkyvät yhdessä, eivätkä tiedot ole erillisten käsin tehtävien päivitysten varassa.

Selkeämpi prosessi vaatii samanlaista käytännön toteutusta: työn tekijöiden on saatava ajantasainen suunnitelma. Vaiheiden välisen siirron korjaaminen paperilla on arvokasta. Kun hyväksytty tuotantojärjestys välittyy myös tuotantolattialle, parannuksesta on hyötyä joka päivä.

Kokeile uutta prosessia ja pidä kuvaus ajan tasalla

Valitse tavoitetilan kokeiluun hallittava joukko töitä. Perehdytä kaikki osapuolet, sovi, mistä vapautuksen osoittava dokumentaatio löytyy, ja kerro, miten poikkeustilanteet viedään eteenpäin ratkaistaviksi. Päivitä tarvittavat työohjeet ja tuotannonsuunnittelun tiedot ennen kokeilun aloittamista.

Arvioi tuloksia suhteessa alkuperäiseen ongelmaan. Odottivatko erät vähemmän aikaa epäselvyyksien selvittämistä? Pystyikö kokoonpano tunnistamaan, mitkä työt oli vapautettu? Saatiinko korjaustyöt mukaan suunnitelmaan, vai ilmaantuivatko ne edelleen ennalta ilmoittamatta keskeyttämään muuta työtä? Tarkista vaikutukset myös muihin samanaikaisiin tilauksiin, ei vain kokeilun töihin.

Merkitse prosessikuvauksen yhteyteen nimetty prosessin omistaja, päivityspäivä ja tilanteet, joissa kuvaus on tarkistettava. Uusi resurssi, muuttunut tarkastusvastuu tai toistuva tarve kiertää sovittua toimintatapaa antaa aiheen tarkistaa, vastaako kuvaus yhä todellisuutta. Jos kuvaus ei enää vastaa päivittäistä työtä, siihen ei pian enää luoteta, ja samalla sen hyödyllisyys kärsii.

Kun parannukset muuttavat tehtaan reitityksiä, työvaiheiden kestoja tai resurssien kohdentamista, vie päätökset SkyPlannerin avulla yhteiseen tuotantoaikatauluun. SkyPlanner vähentää työjonojen käsin tehtävää yhteensovittamista, kun sovittu prosessiparannus viedään käytäntöön ja työn tekijät saadaan noudattamaan sen pohjalta laadittua suunnitelmaa.

Varaa SkyPlanner-esittely ja ota lähtökohdaksi yksi todellinen ongelma vaiheiden välisessä siirrossa, harkitsemasi tuotantomuutos sekä muut samaa resurssia käyttävät tilaukset. Näin saat konkreettisen lähtökohdan sen tarkasteluun, miten parannettu prosessi sopii tuotantoonne. Jos haluat ensin tutustua itse, kokeile SkyPlanneria demotiedoilla.