Kortlægning af produktionsprocesser: Få styr på overleveringerne

Hjem » Ressourcer » Kortlægning af produktionsprocesser: Få styr på overleveringerne

Anslået læsetid: 11 Minutter

Et parti er færdigbearbejdet, emnerne står på en vogn, og montagen har ledig kapacitet. Alligevel går ingen i gang. Kvalitetskontrollen mener, at produktionen skal anmode om frigivelse; produktionen mener, at kontrolresultatet allerede er tilstrækkeligt. Ruten siger »bearbejdning, kontrol, montage«. Det, der mangler, er en aftale mellem de involverede.

Kortlægning af produktionsprocesser gør den aftale synlig. Den viser, hvordan arbejdet faktisk bevæger sig gennem fabrikken, herunder de beslutninger, oplysninger og ansvarsforhold, der gør det muligt for det næste team at gå videre. En god kortlægning hjælper jer med at fjerne unødig ventetid frem for blot at tegne maskinerne i en pænere rækkefølge.

Forbedringen skal også indarbejdes i den daglige plan. Når den aftalte ændring påvirker produktionstrin, varigheder eller hvilke ressourcer der kan bruges, indpasser SkyPlanner ændringerne i den samme plan som jeres øvrige ordrer. Jeres team definerer den forbedrede proces; Arcturus, SkyPlanners kunstige intelligens til finplanlægning, står for beregningerne, der omsætter det definerede produktionsarbejde til en koordineret plan.

Hvad er kortlægning af produktionsprocesser?

Kortlægning af produktionsprocesser er en visuel beskrivelse af, hvordan en afgrænset produktionsproces fungerer, fra den hændelse, der sætter den i gang, til det færdige resultat. En brugbar procesoversigt viser aktiviteterne og deres rækkefølge, beslutninger, ansvarlige roller samt, hvordan materialer og information bevæger sig mellem dem.

Kortlægningen kan omfatte ordreafklaring, klargøring af materialer, fremstilling, kontrol eller forsendelse. Afgrænsningen afhænger af det problem, I vil løse. I behøver ikke kortlægge hele fabrikken for at forstå, hvorfor kontrollerede emner bliver ved med at vente på montage.

Procesoversigten besvarer spørgsmål, som en liste over operationer kan lade stå åbne: Hvem anmoder om kontrol? Hvad sker der, hvis partiet ikke bliver godkendt? Hvem godkender omarbejdning? Hvordan ved det modtagende team, at partiet er klar?

Svarene gør proceskortlægning værdifuld, når I vil mindske koordineringsarbejdet, afklare ansvar og finde afbrydelser i forløbet. Tegningen er midlet. Målet er en mere pålidelig arbejdsgang.

Vælg den kortlægning, der besvarer jeres spørgsmål

Start med et enkelt flowdiagram, når I skal forstå aktiviteter og de forskellige veje gennem beslutningerne. Går problemet på tværs af afdelinger, er et tværfunktionelt flowdiagram med svømmebaner ofte mere nyttigt. Hver bane repræsenterer en rolle eller et team, så en pil mellem to baner tydeliggør en overlevering.

Et overordnet SIPOC-diagram kan hjælpe, når afgrænsningen er uklar. SIPOC står for suppliers, inputs, process, outputs og customers – på dansk leverandører, input, proces, output og kunder. Her kan kunden være det interne team, der modtager arbejdet. Brug diagrammet til at blive enige om, hvad der går ind i processen, og hvad det næste team forventer at modtage. Tilføj derefter det detaljerede forløb dér, hvor problemet opstår.

To beslægtede måder at beskrive produktionen på har andre formål:

• En produktionsrute definerer de operationer og ressourcer, der skal til for at fremstille et produkt. Den er afgørende for produktionsplanlægningen, men en rute alene forklarer ikke nødvendigvis beslutningerne eller kommunikationen mellem afdelingerne.
• En værdistrømsanalyse undersøger materiale- og informationsflow med særligt fokus på ventetid, lagerbeholdninger og gennemløbstid i en værdistrøm. Vælg den, når hovedspørgsmålet er, hvor der går tid tabt, og hvor flowet bremses i det samlede system.

En proceskortlægning kan give anledning til at opdatere en rute eller undersøge værdistrømmen. Den bør ikke blive en kopi af nogen af delene. Detaljerede maskinindstillinger og montageanvisninger skal tilsvarende blive i den relevante arbejdsinstruktion. Procesoversigten skal vise, hvornår instruktionen bruges, ikke gengive hver enkelt handling i den.

Sådan kortlægger I en produktionsproces

1. Afgræns et konkret problem

Vælg en tilbagevendende afbrydelse, som folk kan genkende. »Forbedr produktionen« er for bredt. »Forklar, hvorfor bearbejdede partier venter mellem kontrol og montage« giver teamet noget observerbart at undersøge.

Fastlæg et entydigt start- og slutpunkt. Eksempelvis: Processen starter, når bearbejdningen melder et parti færdigt, og slutter, når montagen modtager og accepterer det frigivne parti med de nødvendige oplysninger. Angiv produktfamilien og de varianter, der er omfattet. Ellers risikerer I, at én beskriver standardproduktionen, mens en anden beskriver en undtagelse for en specialordre.

Aftal, hvem der har ansvaret for kortlægningen, og hvilket resultat der er vigtigt. Ved denne overlevering siger ventetiden på frigivelse og antallet af partier, der kræver afklaring, mere end antallet af bokse, der fjernes fra diagrammet.

2. Følg arbejdet sammen med dem, der udfører det

Gennemgå den nuværende proces sammen med operatører, kvalitetskontrollen, medarbejdere fra materialehåndteringen og arbejdslederen i den modtagende afdeling. Bed hver person vise, hvad de modtager, hvad de gør, hvad de registrerer, og hvad de sender videre. Inddrag planlægningen eller den tekniske afdeling, hvis de træffer beslutninger, der påvirker flowet.

Brug en konkret opgave fra den seneste tid til at efterprøve beskrivelsen. Se på følgekortet, kontrolregistreringen, status i systemet og de beskeder, der var nødvendige for at få opgaven videre. Spørg, hvad der skete, da nogen var fraværende, eller partiet ikke blev godkendt ved første kontrol. Det er ofte i de situationer, en uofficiel arbejdsgang bliver synlig.

Dokumentér den nuværende proces, før I foreslår en bedre. Hvis I tegner den procedure, som alle ville ønske, de fulgte, skjuler I de uformelle løsninger, I har brug for at forstå. Beskriver folk forskellige forløb, så markér forskellen og undersøg den i stedet for stiltiende at vælge den forklaring, der ser pænest ud.

3. Vis aktiviteter, beslutninger og ventetid hver for sig

Brug korte handlingsbetegnelser som »Anmod om kontrol«, »Registrér resultat« og »Acceptér parti«. Hold detaljeringsniveauet ensartet: Sæt ikke en hel montageafdeling ved siden af et enkelt museklik.

Til et enkelt flowdiagram er nogle få symboler nok:

• Ovaler markerer start og slut.
• Rektangler viser aktiviteter.
• Romber viser beslutninger med angivelse af de mulige udfald.
• Pile viser flowets retning.

Tilføj en enkel signaturforklaring for ventetid, registreringer og andre symboler, I bruger. Mærk for eksempel grenene efter en beslutning med »godkendt« og »afvist« i stedet for at tegne en pil uden tekst og lade udfaldet være op til fortolkning.

Vis ventetiden dér, hvor den faktisk opstår. »Kontrollér parti« må ikke skjule både køen før kontrollen, selve kontrollen og en særskilt ventetid på, at nogen giver resultatet videre. Ved at skelne mellem dem kan I bedre afgøre, om I skal ændre kapaciteten, en beslutningsregel eller selve overleveringen.

4. Fastlæg ansvar og afslutningskriterium for hver overlevering

Stil fire spørgsmål ved hver overlevering: Hvem sender arbejdet videre? Hvem modtager det? Hvad skal følge med? Hvad bekræfter, at det modtagende team kan gå videre?

Placér aktiviteter og beslutninger i banen for den rolle, der har ansvaret for dem. Angiv, hvilken rolle der kan håndtere en afvigelse, ikke blot hvilken afdeling der opdager den. Hvis produktionen kan anmode om omarbejdning, men kun kvalitetsafdelingen kan godkende, hvad der skal ske med partiet, skal den forskel fremgå tydeligt.

Følg både materialer og information. Et parti bliver ikke nødvendigvis frigivet, blot fordi vognen flyttes. Tilsvarende er en godkendt kontrolregistrering ikke til megen nytte, hvis montagen ikke kan se, hvilket parti den hører til. Vis, hvor de to flow mødes igen.

5. Gennemgå både det normale forløb og undtagelserne

Bed deltagerne følge en almindelig opgave gennem procesoversigten fra start til slut. Afprøv derefter forløbet med et afvist parti, manglende oplysninger og en beslutningstager, der ikke er tilgængelig. Hver gren skal ende i en tydelig handling eller afklaring, ikke i en boks med teksten »Løs problemet« uden en ansvarlig rolle.

Gennemgå procesoversigten med dem, der står på modtagersiden af hver overlevering. Afsenderen kan betragte en opgave som afsluttet, mens modtageren stadig mangler de oplysninger, der skal til for at gå i gang. Det er netop den uoverensstemmelse, kortlægningen skal afdække.

Tegn først den fremtidige proces, når der er enighed om kortlægningen af den nuværende. Hold versionerne adskilt, så et forbedringsforslag ikke bliver forvekslet med den måde, produktionen allerede fungerer på.

Eksempel: Et parti er færdigt, men ikke frigivet

Forestil dig en fabrik, hvor bearbejdede komponenter kontrolleres før montage. Operatørerne placerer færdige partier i et kontrolområde. Kontrollørerne registrerer resultaterne, men montagen får ikke en entydig besked om frigivelse. Afviste emner sendes nogle gange tilbage til bearbejdning efter en uformel samtale, så planlægningen mangler overblik over det ekstra arbejde.

Kortlægningen af den nuværende proces afslører to mangler: Ingen har ansvaret for at give montagen besked, og det er ikke aftalt, hvor i forløbet omarbejde skal godkendes. I den fremtidige proces kunne overleveringen tydeliggøre følgende ansvar:

Punkt i processen	Ansvarlig rolle	Dokumentation eller oplysninger, der videregives	Næste handling
Bearbejdning afsluttet	Operatør ved bearbejdning	Identifikation af partiet og anmodning om kontrol	Kontrolteamet kontrollerer partiet
Godkendt ved kontrol	Kvalitetskontrollør	Godkendt kontrolresultat knyttet til partiet	Arbejdslederen i montagen bekræfter, at partiet er klar til at indgå i montagens opgavekø
Afvist ved kontrol	Kvalitetskontrollør	Registreret afvigelse og berørt antal	En kvalitetsansvarlig med den nødvendige bemyndigelse beslutter, hvordan afvigelsen skal håndteres
Omarbejde godkendt	Produktionsplanlæggeren, som følger den godkendte beslutning om håndtering	Defineret operation til omarbejde og nødvendig ressource	Omarbejdet planlægges og udføres, og partiet sendes tilbage til kontrol
Partiet accepteret af montagen	Arbejdsleder i montagen	Frigivet parti og nødvendige oplysninger til montagen	Montagen følger den gældende produktionsrækkefølge

Rollerne er eksempler, ikke en godkendelsesstruktur, der gælder overalt. Jeres team skal aftale, hvilke beføjelser og hvilken dokumentation der passer til arbejdet.

Den vigtige ændring er, at »kontrol afsluttet« ikke længere betyder flere forskellige ting. Et godkendt parti har et fastlagt videre forløb. For et afvist parti er det klart, hvem der træffer beslutningen, og hvordan det sendes retur. Planlæggeren kan få overblik over ekstra produktionsarbejde i stedet for at opdage en uventet opgave ved en maskine.

En planlagt varighed for kontrol er ikke dokumentation for kvalitetsmæssig frigivelse. At afsætte tid til en aktivitet er ikke det samme som at give tilladelse til at bruge dens resultat. Sørg for, at beslutningen om frigivelse fremgår tydeligt af processen.

Omsæt den godkendte forbedring til en fælles produktionsplan

Nogle forbedringer, der følger af kortlægningen, er organisatoriske: at præcisere en besked, fjerne dobbeltregistrering eller udpege den beslutningsansvarlige. Andre ændrer selve produktionsarbejdet. Der kan være behov for en særskilt kontroloperation, en mere realistisk varighed eller en anden godkendt arbejdsstation.

Det er i den sidste gruppe, at SkyPlanner APS gør forbedringen lettere at føre ud i praksis. Du definerer produktionstrin med varigheder, afhængigheder og de arbejdsstationer, der må udføre dem. Grafen over procestrin hjælper dig med at se den definerede produktionsrækkefølge. I opsætningen af procestrinene kan du også angive omstillingstid og intervallet efter en operation, før næste trin kan begynde.

Hvis undersøgelsen viser, at varigheden af en tilbagevendende operation er urealistisk, kan SkyPlanners Graph-funktion til tidsestimering hjælpe med at estimere den ud fra historiske ordredata. Funktionen kræver data fra tidligere ordrer. Jeres team beslutter stadig, hvilken proces og hvilke forudsætninger planen skal afspejle.

Når de godkendte produktionsændringer er sat op, planlægger Arcturus det definerede arbejde sammen med de øvrige ordrer ud fra den tilgængelige kapacitet og jeres prioriteter og regler. Gantt-visningen viser den resulterende rækkefølge. Du bruger mindre tid på at afstemme separate opgavekøer ved maskinerne og kan se, hvordan ændringen påvirker andet arbejde, der konkurrerer om de samme ressourcer.

Lad os vende tilbage til eksemplet med kontrol. At gøre kontrollen til en særskilt planlagt operation skaber ikke mere kontrolkapacitet. Hvis den deler arbejdsstation med andre ordrer, skal konkurrencen om kapaciteten nu indgå i planen. SkyPlanner synliggør konsekvensen for planlægningen, så planlæggeren ikke først opdager den efter at have lovet montagen et starttidspunkt.

Det er mennesker, der fastlægger processen, afgør, hvilke ressourcer der må bruges, og fordeler beføjelserne på kvalitetsområdet. SkyPlanner koordinerer det produktionsarbejde, I definerer. Med den arbejdsdeling kan forbedringsteamet fokusere på en velfungerende arbejdsmetode, mens planlæggeren får en brugbar rækkefølge frem for endnu et diagram, der skal afstemmes manuelt.

Derfor skal ændringen nå ud på produktionsgulvet

UTU’s erfaringer viser, hvor vigtig den sidste forbindelse er i praksis. Før SkyPlanner planlagde den finske producent af eltavler og koblingsanlæg i afdelingsspecifikke Excel-ark. Ændringer i rækkefølgen i virksomhedens ERP-system nåede ikke altid ud på produktionsgulvet, så produktionen kunne komme til at følge en uhensigtsmæssig rækkefølge.

UTU integrerede SkyPlanner med Oracle NetSuite og samlede linjer og afdelinger på fabrikken i Ulvila i ét planlægningssystem. I kundehistorien fortæller UTU, at en opdateret opgavekø når ud til montørerne på linjen på få sekunder. Kapacitet, belastning og arbejdsrækkefølge er synlige ét sted frem for at afhænge af separate manuelle opdateringer.

En tydeligere proces skal følges op på samme måde i driften: De mennesker, der udfører arbejdet, skal have den aktuelle plan. Det er værdifuldt at få styr på overleveringen på papiret. Når den godkendte produktionsrækkefølge også når ud på produktionsgulvet, bliver forbedringen nyttig i hverdagen.

Afprøv den nye proces, og hold den ajour

Vælg et overskueligt antal opgaver til at afprøve den fremtidige proces. Orientér alle involverede, aftal, hvor dokumentationen for frigivelse skal ligge, og forklar, hvordan undtagelser bringes videre til de rette ansvarlige. Opdatér de relevante arbejdsinstruktioner og data til produktionsplanlægningen, inden pilotforsøget begynder.

Vurdér resultatet i forhold til det problem, I tog udgangspunkt i. Ventede partierne kortere tid på afklaring? Kunne montagen se, hvilket arbejde der var frigivet? Kom omarbejdet med i planen, eller dukkede det stadig op som en uanmeldt afbrydelse? Undersøg både virkningen på de øvrige berørte ordrer og på opgaverne i pilotforsøget.

Angiv en navngiven procesejer, revisionsdato og kriterier for, hvornår proceskortet skal gennemgås. En ny ressource, ændret ansvar for kontrol eller en tilbagevendende nødløsning er anledning til at kontrollere, om kortet stadig afspejler virkeligheden. Et proceskort, der ikke længere stemmer med det daglige arbejde, mister hurtigt den tillid, som gjorde det nyttigt.

Hvis forbedringerne på jeres fabrik ændrer ruter, varigheder eller tildelingen af ressourcer, kan I bruge SkyPlanner til at omsætte beslutningerne til en fælles produktionsplan. Det reducerer det manuelle arbejde med opgavekøerne fra det tidspunkt, hvor I bliver enige om en bedre proces, til medarbejderne følger den nye plan.

Book en demo af SkyPlanner, og tag udgangspunkt i et konkret problem med overlevering, den produktionsændring, I overvejer, og de øvrige ordrer, der deler ressourcen. Det giver jer et konkret grundlag for at se, hvordan den forbedrede proces passer ind i jeres produktion. Vil I hellere udforske systemet først, kan I prøve SkyPlanner med demodata.