Kiertävä inventointi tuotannossa: korjaa saldoerot

Etusivu » Resurssit » Kiertävä inventointi tuotannossa: korjaa saldoerot

Arvioitu lukuaika: 11 minuuttia

Varastokirjanpidon mukaan komponentteja on saatavilla. Työntekijä avaa laatikon ja huomaa, ettei osia riitä työn loppuun saattamiseen. Varasto etsii puuttuvia osia, osto yrittää saada korvaavia tilalle ja tuotannonsuunnittelija laatii uudelleen aikataulua, joka perustui oletukseen osien saatavuudesta.

Kiertävä inventointi auttaa havaitsemaan tällaiset erot aikaisemmin. Koko varaston inventointia odottamatta tarkastat säännöllisesti valitut varastoerät, selvität erot ja korjaat niiden taustalla olevan toimintatavan. Hyöty ei rajoitu luotettavampaan varastoraporttiin. Myös sellaiset tuotantopäätökset vähenevät, jotka perustuvat vain kirjanpidossa olemassa olevaan materiaaliin.

Korjatun tiedon on päädyttävä myös tuotantosuunnitelmaan. SkyPlanner APS yhdistää materiaalien saatavuuden niistä riippuvaisiin tilauksiin, koneisiin ja työvuoroihin. Näin tuotannonsuunnittelija voi reagoida materiaalipulaan laatimatta jokaista työjonoa uudelleen käsin.

Mitä kiertävä inventointi on?

Kiertävässä inventoinnissa valitut osat varastosta lasketaan fyysisesti toistuvasti ennalta suunnitellun kierron mukaan. Havaittua määrää verrataan kirjanpidon määrään siten, että nimike, varastopaikka, materiaalin varastostatus ja vertailuhetki ovat samat. Mahdolliset erot selvitetään ja korjataan.

Inventointi voi kiertää esimerkiksi varastopaikkojen, nimikeryhmien tai yksittäisten nimike–varastopaikka-yhdistelmien mukaan. Osa varastosta tarkastetaan useammin, koska näissä kohteissa virheet aiheuttavat suuremman taloudellisen riskin tai riskin tuotannolle. Tavoitteena on vakiintunut tarkastusrutiini, ei satunnainen etsintä sen jälkeen, kun materiaalipula on jo pysäyttänyt työn.

Kolmella toisiinsa liittyvällä toiminnolla on eri tehtävät:

• Jatkuva varastokirjanpito ylläpitää saldoa vastaanottojen, varastosta ottojen, kulutuksen ja muiden tapahtumien perusteella. Se kertoo, mitä järjestelmän mukaan on varastossa.
• Kiertävä inventointi tarkastaa valittujen saldotietojen paikkansapitävyyden fyysisesti pitkin toimintavuotta. Se auttaa paljastamaan puuttuvat kirjaukset, väärät määrät ja muut erot silloin, kun tapahtumat ovat vielä tuoreessa muistissa.
• Kokonaisinventoinnissa tarkastetaan koko rajattu varasto valittuna ajankohtana. Kiertävä inventointi puolestaan jakaa tarkastuksen pienempiin osiin yhden suuren inventointikerran sijaan.

Kirjanpidon saldo ei todista, että tavaraa on fyysisesti varastossa. Kiertävä inventointi ei myöskään automaattisesti korvaa yrityksen talousraportoinnin tai tilintarkastuksen vaatimuksia. Selvitä nämä vaatimukset erikseen tästä operatiivisesta käytännöstä.

Erota ensin saldoero sisäisen toimituksen ongelmasta

Osan puuttuminen työpisteeltä ei välttämättä tarkoita, että varastokirjanpito olisi väärässä. Osa saattaa yhä odottaa sisäistä kuljetusta sillä varastopaikalla, jolle se on kirjattu. Silloin ongelma on siinä, miten materiaali saadaan työkohteeseen, eikä kyse ole saldosta poistettavasta määrästä.

Varmista ennen lukujen vertailua, että ne koskevat samaa kokonaisuutta. Koko rakennuksen saldoa ei voi verrata suoraan yhden linjan vieressä olevan laatikon sisältöön. Työlle jo otettua materiaalia ei saa laskea uudelleen varastossa vapaana olevaksi materiaaliksi. Laadun hyväksyntää odottavia osia voi olla fyysisesti olemassa, vaikka ne eivät ole tuotannon käytettävissä.

Kun vertailu todella osoittaa saldoeron, jäljitä tapahtumat ja käsittelyvaiheet, joista se on voinut syntyä:

Mahdollinen syy	Tarkastettavat asiat
Vastaanotto on kirjattu väärällä määrällä	Vertaa toimitusta, vastaanottotarkastusta ja kirjattua vastaanottoa.
Laatikot ja kappaleet on sekoitettu määrän yksikköinä	Tarkasta osto-, varastointi- ja kulutusyksiköt sekä niiden väliset muunnokset.
Materiaali on siirretty päivittämättä varastopaikkaa	Tarkasta lähtöpaikka, kohdepaikka ja siirtokirjaus.
Todellinen kulutus poikkeaa kirjatusta	Tarkasta varastosta oton kirjaustapa, materiaaliluettelon määrät, hylky ja palautukset.
Samankaltaiset osat tai eri revisiot ovat sekoittuneet	Tarkasta etiketit, tunnisteet ja laatikoiden todellinen sisältö.
Vaurioitunut tai käyttökiellossa oleva materiaali on merkitty käyttökelpoiseksi	Vertaa materiaalin todellista tilaa kirjattuun saatavuuteen.

Näiden tarkastusten perusteella tarvitaan erilaisia korjauksia. Huolellisempi vastaanotto ei korjaa väärää kulutusmäärää, eikä lisävaraston ostaminen korjaa puuttuvaa siirtokirjausta.

Valitse, mitä inventoidaan ja kuinka usein

Aloita hallittavan kokoisesta tuotantoalueesta tai materiaaliryhmästä, jossa saldoerot aiheuttavat todellisia häiriöitä. Nimeä inventoinnille vastuuhenkilö, varaa siihen aikaa ja määritä selkeä tapa havaintojen käsittelyyn. Pieni rutiini, jossa poikkeamat selvitetään loppuun asti, on hyödyllisempi kuin pitkä inventointilista, jonka eroja kukaan ei ehdi tutkia.

Määritä inventointitiheys usean tekijän perusteella. Kulutusarvo auttaa kohdentamaan taloudellista valvontaa varaston ABC-analyysin avulla. Tapahtumien määrä ja aiemmat saldoerot kertovat, missä saldot voivat erkaantua todellisuudesta nopeasti. Tuotantokriittisyys tuo mukaan toisen näkökulman: halpa osto-osa voi pysäyttää kalliin kokoonpanon.

Älä ota sellaisenaan käyttöön yleissääntöä, jonka mukaan jokainen A-nimike on inventoitava kuukausittain ja jokainen C-nimike vuosittain. Valitse inventointivälit riskien sekä laskentaan ja selvityksiin käytettävissä olevan ajan mukaan. Kiinnitä enemmän huomiota kohteisiin, joissa virheet toistuvat, ja arvioi sitten, onko taustalla olevan syyn korjaaminen parantanut saldotiedon luotettavuutta.

Varastopaikoittain tehtävä inventointi voi helpottaa laskentatyötä, kun lähekkäin olevat tavarat lasketaan yhdessä. Nimikkeittäin tehtävä inventointi puolestaan auttaa jäljittämään saman osan useilta varastopaikoilta. Valitsitpa kumman tavan tahansa, määritä kattavuus niin, etteivät hankalat varastopaikat, hitaasti liikkuvat nimikkeet tai yllättäen tyhjät laatikot jää inventoinnin ulkopuolelle. Tyhjä laatikko, jolla on kirjanpidossa positiivinen saldo, on havainto eikä syy ohittaa laskentaa.

Kiertävän inventoinnin menettely saldoerojen selvittämiseen

1. Rajaa inventoitava kokonaisuus

Määritä nimike ja varastopaikka sekä toiminnassanne käytettävät erä-, revisio- ja varastostatuserottelut. Ilmoita varastointiyksikkö sekä se, miten avaamattomat pakkaukset ja osittain käytetyt laatikot lasketaan. Tee rajauksesta niin selkeä, että toinen henkilö voi toistaa laskennan.

Ota mukaan myös rajatulta alueelta löytyvä odottamaton tavara. Jos tarkastat vain listaan merkityt nimikkeet, kirjaamaton vastaanotto tai väärään paikkaan joutunut osa voi jäädä huomaamatta.

2. Varmista tapahtumien luotettava ajallinen rajaus

Fyysisen laskennan ja järjestelmän saldon on koskettava samaa ajankohtaa. Muuten laskennan aikana täysin oikein kirjattu keräily voi näyttää saldovajeelta.

Pienessä kokeilussa yksinkertaisin ratkaisu voi olla varastotapahtumien lyhyt keskeytys valitulla varastopaikalla. Jos työn on jatkuttava, kirjaa laskennan aikaiset vastaanotot, keräilyt ja siirrot sovitulla tavalla ja täsmäytä niiden ajankohdat. Kerro materiaalia käsitteleville, mitä inventoidaan ja kuka hyväksyy poikkeukset. Tarkoitus on hallita valittua kokonaisuutta, ei välttämättä sulkea koko varastoa.

3. Laske ilman odotetun määrän vaikutusta

Pidä kirjattu saldo mahdollisuuksien mukaan piilossa laskijalta ensimmäisen laskennan ajan. Pyydä häntä ilmoittamaan havaittu määrä sen sijaan, että hän vahvistaisi näytöllä olevan luvun.

Tarkasta todellinen sisältö, älä pelkkää laatikon etikettiä. Kirjaa laskenta-aika, yksikkö, varastopaikka ja laskija sekä huomiota vaativat epäselvät tunnisteet tai vaurioituneet pakkaukset. Jos laskennassa käytetään punnitusta tai muuta epäsuoraa menetelmää, varmista menetelmän luotettavuus ja soveltuvuus kyseiselle materiaalille.

4. Laske uudelleen ja selvitä erot

Varmista nimike, yksikkö, varastopaikka ja vertailuhetki ennen saldon muuttamista. Pyydä toista henkilöä tekemään riippumaton tarkistuslaskenta, jos ero on merkittävä tai selittämätön. Käy sen jälkeen läpi laskenta-ajankohdan lähellä tehdyt vastaanotot, siirrot, tuotantoonotot, kulutuskirjaukset, palautukset ja hylkykirjaukset.

Älä toista laskentaa, kunnes joku saa odotetun tuloksen. Säilytä ensimmäinen havainto ja sen jälkeen kerätty selvitysaineisto. Jos määräero selittyy asianmukaisella varastotapahtumalla laskentahetken jälkeen, täsmäytä kyseinen tapahtuma sen sijaan, että tekisit siitä ylimääräisen saldokorjauksen.

5. Hyväksy tilanteeseen sopiva korjaus

Pidä laskentatuloksen kirjaaminen ja saldomuutoksen hyväksyminen erillään. Määritä hyväksymisvastuut sekä rajat, joiden ylittyessä asia siirretään ylemmälle vastuuhenkilölle, nimikkeen arvon ja tuotantoriskin mukaan.

Kirjaa hyväksytty määrä, poikkeama, syy, hyväksyjä ja päätöstä tukeva aineisto. Korjaa varsinainen virhe: väärä varastopaikka tai materiaalin varastostatus voi edellyttää muuta tapahtumaa kuin määrän korjausta. Tarkista ennen saldokorjausta, puuttuuko alkuperäisiä tapahtumakirjauksia, jotta myöhemmin tehtävä vastaanotto- tai kulutuskirjaus ei korjaa samaa eroa toistamiseen.

Jos varmennettu puute uhkaa käynnissä olevia töitä, ilmoita siitä viipymättä tuotannonsuunnittelijalle. Älä jätä toimitusriskiä piiloon pidempään kestävän juurisyyn selvityksen ajaksi.

6. Korjaa virheen aiheuttanut prosessi

Hyväksytty saldokorjaus saattaa tämänhetkisen saldon ajan tasalle. Se ei selitä virheen syytä eikä estä sen toistumista.

Nimeä korjaavalle toimenpiteelle vastuuhenkilö ja määräaika. Toimenpide voi olla esimerkiksi vastaanottotarkastuksen muuttaminen, yksikkömuunnoksen korjaaminen, hylyn kirjaaminen siinä työvaiheessa, jossa se syntyy, tai sen korjaaminen, miten käyttämättömät komponentit palautetaan varastoon. Tarkista kyseisten materiaalien saldot uudelleen, kun prosessia on taas käytetty. Ratkaisevaa on, toistuuko poikkeama – ei se, onnistuiko saldokorjauksen kirjaaminen.

7. Vie korjattu saatavuustieto hienokuormitukseen

Varmista, että hyväksytty korjaus siirtyy järjestelmään, josta tuotantoaikataulu saa materiaalitietonsa. Arvioi sen jälkeen uudelleen kyseistä materiaalia käyttävät tilaukset, niiden prioriteetit sekä resurssit, joita ne käyttävät yhdessä muiden töiden kanssa.

Inventointitiimi on selvittänyt aiempaa luotettavamman lähtömäärän. Suunnittelija tarvitsee silti vastauksen eri kysymykseen: mitä voimme nyt valmistaa, missä järjestyksessä ja miten toimituspäivät muuttuvat?

Esimerkki: inventointi on valmis, mutta kaksi tilausta tarvitsee yhä samat osat

Kuvitellaan valmistusyritys, jonka kirjanpidon mukaan varastossa on 120 käyttökelpoista koteloa. Kaksi tulevaa tilausta tarvitsee kumpikin 60 koteloa. Hallitusti tehdyssä laskennassa löytyy 90 koteloa, ja riippumaton tarkistuslaskenta vahvistaa määrän.

Tiimi tarkistaa, ettei koteloita ole siirretty toiseen varastopaikkaan tai jo otettu tuotantoon. Eron syyksi selviävät vaurioituneet kotelot, jotka on poistettu aiemman käsittelyn yhteydessä ilman hylkykirjausta. Hyväksytyllä korjauksella käyttökelpoiseksi saldoksi saadaan 90, ja tiimi määrittää selkeästi, kuka vastaa poistojen kirjaamisesta jatkossa.

Näin todettu määräero on selvitetty ja korjattu. Koteloita ei silti riitä molempiin tilauksiin: niiden yhteistarve on edelleen 120. Hankinta selvittää korvaavien koteloiden saatavuuden, ja suunnittelija päättää, kumpi toimituslupaus on etusijalla.

Tilauksen siirtäminen vaikuttaa muuhunkin kuin materiaaliluetteloon. Sen koneistus- ja kokoonpanovaiheet käyttävät samoja resursseja kuin muut tilaukset, myös sellaiset työt, joissa näitä koteloita ei tarvita. Korjattu varastosaldo voi siis muuttaa useita työjonoja ja toimituspäiviä. Tässä varastotietojen yhdistäminen yhteiseen tuotantoaikatauluun vähentää käsin tehtävää suunnittelutyötä.

Mittaa ensimmäistä laskentatulosta, älä vain korjattua saldoa

Varastosaldojen tarkkuus on määriteltävä selkeästi. Käytännöllinen vastaavuusmittari saadaan jakamalla niiden nimike–varastopaikkaparien määrä, joiden saldo täsmäsi ensimmäisessä laskennassa, kaikkien tarkistettujen parien määrällä ja esittämällä tulos prosentteina. Määritä, tarkoittaako täsmääminen tarkkaa vastaavuutta vai sovittua toleranssia, ja käytä määritelmää johdonmukaisesti.

Kun mittaat saldojen tarkkuutta, käytä ennen saldokorjauksia saatuja laskentatuloksia. Vasta kaikkien erojen korjaamisen jälkeen laadittu raportti peittää inventoinnissa todetun tilanteen.

Tarkastele prosenttiluvun rinnalla selvittämättömiä poikkeamia, toistuvia syitä, inventoinnin kattavuutta ja materiaalien aiheuttamia tuotantokatkoksia. Hyvä kokonaistulos voi peittää yhden kriittisen komponentin puutteen. Vastaavasti riskiperusteinen inventointiohjelma, jossa tarkistetaan tarkoituksella ongelmallisia nimikkeitä, ei anna harhatonta arviota koko tehtaan varastosaldojen tarkkuudesta.

Hyödyllistä kehitystä on se, että toistuvat virheet ja töiden suunnitelluissa aloituksissa ilmenevät yllätykset vähenevät, ei pelkkä laskentakertojen lisääntyminen.

Tee korjatuista varastotiedoista toimiva suunnitelma SkyPlannerin avulla

Valitse SkyPlanner, kun tiimisi pystyy selvittämään materiaalien saatavuuden mutta käyttää yhä liikaa aikaa saatavuustietojen sovittamiseen tilauksiin ja koneiden työjonojen uudelleenjärjestelyyn. SkyPlanner kokoaa nämä päätökset yhteen tuotantoaikatauluun.

Tuotteeseen liitetyt materiaalit siirtyvät myös sen tilausriveille. Varastotietoja voidaan ylläpitää integraation kautta tai SkyPlannerin Warehouse-moduulissa. Kun materiaalit huomioiva hienokuormitus on käytössä, SkyPlannerin hienokuormitustekoäly Arcturus ottaa materiaalien saatavuuden lisäksi huomioon työpisteiden kapasiteetin, työvuorot, työvaiheiden väliset riippuvuudet ja määrittämäsi säännöt.

Kun hyväksytty saldokorjaus on siirtynyt suunnittelutietoihin, laske aikataulu uudelleen ja tarkastele tulosta Gantt-aikajanalla. Näet, miten muutoksen kohteena olevat työt sijoittuvat muiden tilausten lomaan, sen sijaan että muokkaisit kunkin resurssin työjonoa erikseen. Sinä päätät prioriteetit, ja Arcturus hoitaa aikataulun laskennan. Tämä vähentää käsin tehtävää koordinointia ja auttaa näkemään aiemmin, mitkä toimituslupaukset vaativat huomiota.

SkyPlanner voidaan integroida mihin tahansa ERP- tai MES-järjestelmään avoimen REST API -rajapinnan kautta. Säilytä toimintaanne tukevat vastaanoton, inventoinnin ja poikkeamien hyväksynnän käytännöt ja yhdistä niiden avulla ylläpidetyt materiaalitiedot hienokuormitukseen. Inventointi varmentaa fyysisen tilanteen, ja SkyPlanner auttaa reagoimaan sen vaikutuksiin tuotannossa.

Mitä parempi näkyvyys materiaalitilanteeseen muutti Eskomaticilla

Alihankintakoneistusta tekevä Eskomatic käytti aiemmin vanhempaa tuotannonohjausjärjestelmää, jossa työjonot ylläpidettiin pitkälti käsin. Heikon materiaalinäkyvyyden vuoksi puute saattoi tulla ilmi liian lähellä työn suunniteltua aloitusta.

Kun SkyPlanner yhdistettiin käytössä olevaan ERP-järjestelmään, tiimi sai visuaalisen työjonon, automaattisen hienokuormituksen ja paremman näkyvyyden materiaalitilanteeseen. Eskomatic kertoo materiaalipuutteista johtuvien tuotantokatkosten vähentyneen ja toimituspäivien määrittämisen tarkentuneen. Kokemus osoittaa, miksi materiaalitiedot kannattaa yhdistää hienokuormitukseen sen sijaan, että suunnittelija joutuisi selvittämään seuraukset viime hetkellä.

Aloita yhdestä toistuvasta poikkeamasta

Valitse osa, jota joudutaan toistuvasti etsimään tai josta syntyy odottamattomia puutteita. Rajaa laskennan laajuus, hallitse varastotapahtumia tarkistuksen aikana, selvitä ero ja määritä korjaava toimenpide vastuineen. Seuraa sitten, miten hyväksytty saatavuuden muutos vaikuttaa kyseistä osaa tarvitseviin tilauksiin.

Jos haluat nähdä viimeisen vaiheen käytännössä, varaa SkyPlanner-esittely. Ota mukaan tiedot yhdestä epäselvästä materiaalisaldosta, kyseistä osaa käyttävistä tilauksista sekä koneista, joilla tehdään näiden tilausten lisäksi muitakin töitä. Näin keskustelulla on konkreettinen tavoite: nähdä, miten korjatuista materiaalitiedoista voidaan muodostaa tiimillenne käyttökelpoinen tuotantosuunnitelma. Jos haluat tutustua ensin itse, kokeile SkyPlanneria demotiedoilla.