Ciklična inventura v proizvodnji: odpravite razlike v zalogah

Domov » Viri » Ciklična inventura v proizvodnji: odpravite razlike v zalogah

Predviden čas branja: 11 minut

Po evidenci zalog so sestavni deli na voljo. Operater odpre zabojnik in ugotovi, da jih ni dovolj za dokončanje operacije. Skladiščniki zdaj iščejo manjkajoče dele, nabava poskuša čim prej dobiti nadomestne, planer proizvodnje pa na novo sestavlja terminski plan, ki je temeljil na predpostavki, da so deli na zalogi.

Ciklična inventura pomaga takšno neskladje odkriti prej. Namesto da čakate na popis celotnega skladišča, redno fizično preverjate izbrane zaloge, raziščete razlike in odpravite napake v postopkih, ki jih povzročajo. Korist ni le bolj urejeno poročilo o zalogah. Manj je tudi odločitev v proizvodnji, ki temeljijo na materialu, prisotnem zgolj v evidencah.

Popravljeni podatki morajo priti tudi v proizvodni plan. SkyPlanner APS povezuje razpoložljivost materiala z nalogi, stroji in izmenami, ki so od nje odvisni. Tako se lahko planer odzove na pomanjkanje, ne da bi moral ročno na novo sestavljati vsako čakalno vrsto operacij.

Kaj je ciklična inventura?

Ciklična inventura je ponavljajoče se fizično štetje izbranih zalog po vnaprej določenem razporedu. Prešteto količino primerjate z evidentirano za isti artikel, lokacijo, status zaloge in isti časovni trenutek, nato pa morebitno razliko raziščete in odpravite.

V program lahko zaporedoma vključujete skladiščne lokacije, skupine artiklov ali posamezne kombinacije artikla in lokacije. Nekatere zaloge preverjate pogosteje, ker napake pri njih pomenijo večje finančno tveganje ali večje tveganje za proizvodnjo. Cilj je vzpostaviti redno preverjanje, ne pa občasno iskanje, ko je pomanjkanje že ustavilo delo.

Tri povezane dejavnosti imajo različen namen:

• Sprotne evidence zalog vodijo tekoče stanje na podlagi prevzemov, izdaj, porabe in drugih transakcij. Prikazujejo zalogo, ki bi po podatkih sistema morala biti na voljo.
• Ciklične inventure s fizičnim štetjem preverjajo izbrane evidence skozi vse leto poslovanja. Pomagajo odkriti manjkajoče transakcije, napačne količine in druga neskladja, dokler so sledi dogodkov še sveže.
• Celotna fizična inventura ob izbranem času preveri vse zaloge v določenem obsegu. Pri ciklični inventuri je preverjanje razporejeno na manjše dele, namesto da bi bilo združeno v en sam popis.

Tekoče stanje v evidenci ni dokaz o dejanski fizični zalogi. Prav tako program ciklične inventure sam po sebi ne nadomešča zahtev glede finančnega poročanja ali revizije v vašem podjetju. Te zahteve določite ločeno od tega operativnega postopka.

Najprej ločite razliko v zalogi od težave z interno dostavo

Če del manjka v delovnem centru, to še ne pomeni, da je evidenca zalog napačna. Morda je še vedno na evidentirani skladiščni lokaciji in čaka na interno dostavo. V tem primeru je težava v tem, kako material pride do mesta uporabe, ne pa v količini, ki bi jo bilo treba odpisati.

Pred primerjavo količin preverite, ali se nanašajo na isti obseg. Skupne zaloge v celotni stavbi ne morete neposredno primerjati z vsebino enega zaboja ob liniji. Zaloge, ki je že bila izdana za operacijo, ne smete znova šteti kot neizdano skladiščno zalogo. Deli, ki čakajo na odobritev službe kakovosti, so lahko fizično prisotni, ne da bi bili na voljo za proizvodnjo.

Ko primerjava dejansko pokaže neskladje, preverite transakcije in ravnanje z materialom, ki bi ga lahko povzročili:

Možen vzrok	Kaj preveriti
Prevzem je knjižen z napačno količino	Primerjajte dostavljeno količino, ugotovitve prevzemnega pregleda in knjiženi prevzem.
Zamenjava škatel s kosi	Preverite nabavne in skladiščne enote, enote porabe ter pretvorbe med njimi.
Material je bil premaknjen brez spremembe evidentirane lokacije	Preverite izvorno in ciljno lokacijo ter knjižbo premika.
Dejanska poraba se razlikuje od evidentirane	Preglejte način izdaje, količine v kosovnici, izmet in vračila.
Pomešani podobni deli ali njihove revizije	Preverite oznake, identifikatorje in dejansko vsebino zabojnikov.
Poškodovana ali blokirana zaloga se obravnava kot uporabna	Primerjajte dejansko stanje zaloge z evidentirano razpoložljivostjo.

Ta preverjanja vodijo do različnih ukrepov. Doslednejši prevzem ne bo popravil napačno evidentirane porabe, nakup dodatne zaloge pa ne bo odpravil manjkajoče knjižbe premika.

Določite, kaj boste šteli in kako pogosto

Začnite z obvladljivim proizvodnim območjem ali skupino materialov, kjer razlike povzročajo dejanske motnje. Določite odgovorno osebo za program, zagotovite čas za njegovo izvajanje in jasen postopek za obravnavo ugotovitev. Manj obsežno redno preverjanje, pri katerem odpravite odkrita neskladja, je koristnejše od dolgega seznama za štetje, katerega ugotovitev nihče nima časa raziskati.

Pri določanju pogostosti štetja upoštevajte več dejavnikov. Vrednost porabe lahko s pomočjo ABC analize zalog pomaga usmeriti finančni nadzor. Pogostost transakcij in pretekla neskladja pokažejo, kje lahko evidence hitro odstopajo od dejanskega stanja. Pomembnost za proizvodnjo doda še drug vidik: poceni nabavljeni del lahko ustavi montažo dragega izdelka.

Ne prevzemajte splošnega pravila, da je treba vsak artikel razreda A šteti mesečno, vsak artikel razreda C pa letno. Intervali naj odražajo vaša tveganja in čas, ki ga imate za štetje ter raziskovanje razlik. Več pozornosti namenite zalogam, pri katerih se napake ponavljajo, nato pa preverite, ali je odprava vzroka povečala zanesljivost evidence.

Štetje po lokacijah lahko olajša fizično delo, saj združuje zaloge, ki so blizu skupaj. Štetje po artiklih pa pomaga slediti istemu delu na več mestih. Ne glede na izbrani pristop določite pokritost tako, da iz programa ne izpadejo težko dostopne lokacije, artikli z majhnim prometom in nepričakovano prazni zaboji. Prazen zaboj s pozitivnim evidentiranim stanjem je ugotovljeno neskladje, ne razlog, da štetje preskočite.

Postopek ciklične inventure za odpravo razlik

1. Določite obseg štetja

Določite artikel in lokacijo ter morebitne razlike med serijami, revizijami ali statusi zaloge, ki jih uporabljate pri delu. Navedite mersko enoto zaloge in način štetja zaprtih pakiranj ali delno porabljenih vsebnikov. Obseg opredelite dovolj jasno, da lahko druga oseba štetje ponovi.

Vključite tudi nepričakovano zalogo, ki jo najdete znotraj določenega obsega. Če preverjate samo artikle, natisnjene na seznamu, lahko neevidentiran prevzem ali del na napačnem mestu ostane neopažen.

2. Zanesljivo določite presečni trenutek za transakcije

Fizični popis in stanje v sistemu se morata nanašati na isti trenutek. Sicer je lahko tudi pravilno evidentiran odvzem med štetjem videti kot primanjkljaj.

Pri manjšem pilotnem preizkusu je lahko najpreprostejši nadzor kratek premor pri premikih na izbrani lokaciji. Če se mora delo nadaljevati, določite postopek za zajem prevzemov, odvzemov in premikov med štetjem ter jih pri uskladitvi upoštevajte glede na čas izvedbe. Ljudi, ki ravnajo z materialom, obvestite, kaj se šteje in kdo odobrava izjeme. Nadzorujete izbrani obseg, kar ne pomeni nujno zaprtja celotnega skladišča.

3. Štejte neodvisno od pričakovane količine

Kjer je izvedljivo, naj oseba, ki šteje, ob prvem štetju ne vidi evidentiranega stanja. Zahtevajte dejansko prešteto količino, ne potrditve številke na zaslonu.

Preverite dejansko vsebino, ne le oznake na zabojniku. Zabeležite čas štetja, enoto, lokacijo in osebo, ki je štela, ter morebitne nejasne oznake ali poškodovano embalažo, ki zahtevajo obravnavo. Če uporabljate tehtanje ali drugo posredno metodo, preverite metodo in njeno primernost za zadevni material.

4. Ponovite štetje in raziščite neskladja

Preden spremenite stanje, potrdite artikel, enoto, lokacijo in presečni trenutek. Pri večji ali nepojasnjeni razliki naj druga oseba neodvisno ponovi štetje. Nato preglejte prevzeme, premike, izdaje v proizvodnjo, porabo, vračila in izmet v obdobju okoli štetja.

Štetja ne ponavljajte tako dolgo, dokler nekdo ne pride do pričakovanega rezultata. Ohranite prvotni rezultat in naknadno zbrana dokazila. Če razliko v količini pojasni upravičen premik po času štetja, pri uskladitvi upoštevajte ta premik, namesto da bi zanj knjižili še dodaten popravek.

5. Odobrite ustrezen popravek

Ločite evidentiranje štetja od odobritve spremembe zaloge. Določite odgovornosti za odobritev in mejne vrednosti za predajo v odločanje višji ravni, ki ustrezajo vrednosti artikla in tveganju za proizvodnjo.

Zabeležite potrjeno količino, odstopanje, razlog, osebo, ki je odobrila popravek, in dokazila. Odpravite dejansko napako: napačna lokacija ali status zaloge lahko zahteva drugačno knjižbo kot popravek količine. Pred knjiženjem popravka preverite, ali manjkajo izvorne knjižbe, da poznejša knjižba prevzema ali porabe ne bi še enkrat odpravila iste razlike.

Če potrjeno pomanjkanje ogroža tekoče delo, takoj obvestite planerja proizvodnje. Tveganje za dobavo ne sme ostati prikrito, medtem ko poteka daljša preiskava temeljnega vzroka.

6. Izboljšajte proces, v katerem je nastala napaka

Potrjen popravek uredi trenutno evidenco. Ne pojasni pa, zakaj je napaka nastala, in ne prepreči njene ponovitve.

Za korektivni ukrep določite odgovorno osebo in rok izvedbe. Ukrep lahko pomeni spremembo kontrole ob prevzemu, popravek pretvorbe merskih enot, evidentiranje izmeta pri operaciji, kjer nastane, ali ureditev vračanja neporabljenih komponent v skladišče. Ko se proces znova izvede, ponovno preverite zadevno zalogo. Merilo uspeha je, ali se odstopanje ponovi, ne pa, ali je bil popravek uspešno knjižen.

7. Pri terminiranju proizvodnje upoštevajte popravljeno razpoložljivost

Poskrbite, da potrjeni popravek doseže sistem, iz katerega se črpajo podatki o materialu za terminski plan proizvodnje. Nato znova preglejte naloge, ki porabljajo ta material, njihove prioritete in vire, ki si jih delijo z drugimi nalogi.

Ekipa, ki skrbi za zaloge, je ugotovila zanesljivejšo izhodiščno količino. Planer pa še vedno potrebuje odgovor na drugo vprašanje: kaj lahko zdaj izdelamo, v kakšnem zaporedju in kako to vpliva na dobavne roke?

Primer: štetje je zaključeno, dva naloga pa še vedno potrebujeta iste dele

Predstavljajte si proizvajalca, ki ima po evidencah v skladišču 120 uporabnih ohišij. Dva načrtovana naloga potrebujeta vsak po 60 ohišij. Pri nadzorovanem štetju jih naštejejo 90, neodvisno ponovno štetje pa to količino potrdi.

Ekipa preveri, da ohišja niso bila premaknjena na drugo lokacijo ali že izdana. Ugotovi, da je razlika nastala zaradi poškodovanih ohišij, ki so bila med prejšnjim ravnanjem odstranjena brez knjiženja izmeta. Z odobrenim popravkom se stanje uporabne zaloge uskladi na 90, ekipa pa jasno določi odgovornost za evidentiranje prihodnjih odstranitev.

S tem je trenutno količinsko odstopanje odpravljeno. Ohišij pa še vedno ni dovolj za oba naloga: skupaj jih potrebujeta 120. Nabava preveri možnosti nadomestne dobave, planer pa odloči, katera obveznost do kupca ima prednost.

Premik zadevnega naloga ne spremeni le seznama materiala. Njegove obdelovalne in montažne operacije si delijo vire z drugimi nalogi, tudi s takimi, ki teh ohišij ne uporabljajo. Popravljeno stanje zaloge lahko zato spremeni več čakalnih vrst in dobavnih rokov. Prav tu povezava podatkov o zalogah s skupnim terminskim planom proizvodnje prihrani ročno delo pri planiranju.

Merite rezultat prvega štetja, ne le popravljenega stanja

Točnost evidenc zalog mora biti jasno opredeljena. Za praktično merjenje ujemanja evidenc delite število zapisov za posamezen artikel na posamezni lokaciji, ki so se ujemali s prvim štetjem, s številom vseh preverjenih zapisov in rezultat izrazite v odstotkih. Določite, ali ujemanje pomeni popolno skladnost ali odstopanje znotraj dogovorjene tolerance, in to opredelitev dosledno uporabljajte.

Pri merjenju točnosti upoštevajte rezultat štetja pred popravkom. Poročilo, pripravljeno šele po odpravi vseh razlik, prikrije stanje, ki ga je štetje dejansko razkrilo.

Odstotek presojajte skupaj z nerešenimi odstopanji, ponavljajočimi se vzroki, obsegom preverjenih zalog in prekinitvami proizvodnje zaradi materiala. Visok skupni rezultat lahko prikrije pomanjkanje ene ključne komponente. Prav tako program štetja na podlagi tveganja, ki namenoma preverja problematične artikle, ne daje nepristranske ocene točnosti vseh evidenc v tovarni.

Pomemben napredek pomenita manj ponavljajočih se napak in manj presenečenj ob načrtovanih začetkih operacij, ne zgolj več štetja.

S SkyPlanner pretvorite popravljeno stanje zalog v izvedljiv plan

Izberite SkyPlanner, če vaša ekipa zna ugotoviti razpoložljivost materiala, a še vedno porabi preveč časa za usklajevanje z nalogi in ponovno urejanje čakalnih vrst na strojih. SkyPlanner te odločitve združi v enoten terminski plan proizvodnje.

Povezave materialov z izdelkom se prenesejo tudi na njegove postavke naročila. Podatke o zalogah lahko vzdržujete prek integracije ali v modulu Warehouse v SkyPlanner. Ko je omogočeno terminiranje z upoštevanjem materiala, Arcturus, umetna inteligenca za terminiranje v SkyPlanner, poleg razpoložljivosti materiala upošteva še zmogljivosti delovnih centrov, izmene, odvisnosti med operacijami in pravila, ki ste jih nastavili.

Ko se potrjeni popravek zaloge prenese v te planske podatke, znova izračunajte terminski plan in preglejte rezultat na Ganttovem diagramu. Namesto da bi ločeno urejali čakalno vrsto vsakega vira, vidite, kako se zadevne operacije razporedijo med druge naloge. Prioritete določite vi, Arcturus pa opravi izračun terminskega plana. To pomeni manj ročnega usklajevanja in zgodnejši pregled nad tem, katere obljubljene dobavne roke je treba obravnavati.

SkyPlanner se prek odprtega vmesnika REST API poveže s katerim koli sistemom ERP ali MES. Ohranite potek prevzema, štetja in odobravanja popravkov odstopanj, ki ustreza vašemu delu, ter ažurne podatke o materialu povežite s podrobnim terminiranjem proizvodnje. S štetjem preverite fizično stanje, SkyPlanner pa vam pomaga ukrepati glede posledic za proizvodnjo.

Kaj je boljši pregled nad materialom spremenil v podjetju Eskomatic

Podjetje Eskomatic, ki izvaja strojno obdelavo po naročilu, je prej uporabljalo starejši sistem za vodenje proizvodnje, v katerem so čakalne vrste urejali večinoma ročno. Zaradi omejenega pregleda nad stanjem materiala so lahko pomanjkanje odkrili šele tik pred načrtovanim začetkom operacije.

S povezavo SkyPlanner z obstoječim sistemom ERP je ekipa dobila grafični prikaz čakalne vrste, samodejno terminiranje obremenitev in boljši pregled nad materialom. Eskomatic poroča o manj zastojih proizvodnje zaradi pomanjkanja materiala in natančnejšem določanju dobavnih rokov. Njihova izkušnja kaže, kako pomembno je povezati podatke o materialu s terminiranjem, namesto da mora planer posledice razreševati v zadnjem trenutku.

Začnite z enim ponavljajočim se odstopanjem

Izberite del, ki ga morate vedno znova iskati ali ga nepričakovano zmanjka. Določite obseg štetja, med preverjanjem nadzorujte premike, raziščite razliko in določite odgovornost za korektivni ukrep. Nato sledite potrjeni spremembi razpoložljivosti vse do nalogov, ki ta del potrebujejo.

Če želite zadnji korak videti v praksi, rezervirajte predstavitev SkyPlanner. Pripravite primer spornega stanja zaloge enega dela, naloge, ki ga porabljajo, in podatke o strojih, ki si jih ti nalogi delijo z drugimi nalogi. Tako bo pogovor imel konkreten cilj: pokazati, kako lahko iz popravljenih podatkov o materialu nastane proizvodni plan, ki ga vaša ekipa lahko uporablja. Če želite najprej raziskovati sami, preizkusite SkyPlanner s predstavitvenimi podatki.