Ciklinė inventorizacija gamyboje: šalinkite atsargų neatitikimus

Pradžia » Ištekliai » Ciklinė inventorizacija gamyboje: šalinkite atsargų neatitikimus

Numatomas skaitymo laikas: 11 minutės

Atsargų apskaita rodo, kad komponentų yra. Tačiau atidaręs talpą operatorius pamato, kad jų neužteks užduočiai baigti. Sandėlio darbuotojai ieško trūkstamų dalių, pirkimų skyrius skuba užsakyti pakaitalų, o gamybos planuotojas perdaro tvarkaraštį, sudarytą darant prielaidą, kad dalių pakanka.

Ciklinė inventorizacija padeda tokius neatitikimus pastebėti anksčiau. Užuot laukę viso sandėlio inventorizacijos, reguliariai tikrinate pasirinktas atsargas, tiriate skirtumus ir taisote juos sukėlusius procesus. Nauda – ne vien tikslesnė atsargų ataskaita. Mažiau gamybos sprendimų priimama remiantis medžiagomis, kurios egzistuoja tik apskaitoje.

Patikslinta informacija turi pasiekti ir gamybos planą. SkyPlanner APS susieja medžiagų prieinamumą su nuo jų priklausančiais užsakymais, įrenginiais ir pamainomis. Taip planuotojas gali reaguoti į trūkumą neperdarydamas kiekvienos darbų eilės rankomis.

Kas yra ciklinė inventorizacija?

Ciklinė inventorizacija – tai reguliarus fizinis pasirinktų atsargų skaičiavimas, pagal planą paeiliui tikrinant vis kitas jų dalis. Faktiškai rastas kiekis lyginamas su apskaitoje nurodytu tos pačios prekės kiekiu toje pačioje vietoje, esant tam pačiam atsargų statusui ir tuo pačiu laiko momentu. Tada išsiaiškinami ir pašalinami visi neatitikimai.

Pagal inventorizacijos planą galima paeiliui tikrinti sandėliavimo vietas, prekių grupes arba atskirus prekės ir vietos apskaitos įrašus. Kai kurios atsargos tikrinamos dažniau, nes jų apskaitos klaidos kelia didesnę finansinę ar gamybos riziką. Siekiama nuolatinės tikrinimo tvarkos, o ne pavienių paieškų, kai darbas dėl trūkumo jau sustojęs.

Šios trys susijusios veiklos atlieka skirtingas funkcijas:

• Nuolatinė atsargų apskaita palaiko einamąjį likutį pagal gavimo, išdavimo, sunaudojimo ir kitas operacijas. Ji rodo, kiek atsargų, sistemos duomenimis, turėtų būti.
• Ciklinė inventorizacija leidžia visus veiklos metus fiziškai tikrinti pasirinktų apskaitos įrašų tikslumą. Ji padeda aptikti neužregistruotas operacijas, neteisingus kiekius ir kitus neatitikimus, kol dar lengva atsekti, kas įvyko.
• Visuotinė fizinė inventorizacija apima visas nustatytos apimties atsargas pasirinktu laiko momentu. Atliekant ciklinę inventorizaciją tikrinama mažesnėmis dalimis, o ne viskas vienu kartu.

Einamasis apskaitos likutis neįrodo, kad atsargų iš tikrųjų yra. Ciklinė inventorizacija taip pat savaime nereiškia, kad įvykdyti įmonės finansinės atskaitomybės ar audito reikalavimai. Šiuos reikalavimus nustatykite atskirai nuo šios atsargų tikrinimo tvarkos.

Pirmiausia atskirkite atsargų neatitikimą nuo pristatymo problemos

Jei darbo centre nėra detalės, tai dar nereiškia, kad atsargų apskaita klaidinga. Detalė gali tebebūti apskaitoje nurodytoje sandėlio vietoje ir laukti vidinio pristatymo. Tokiu atveju problema yra medžiagų pristatymas į darbo vietą, o ne kiekis, kurį reikėtų nurašyti.

Prieš lygindami skaičius įsitikinkite, kad abiejų duomenų apimtis sutampa. Bendro kiekio visame pastate negalima tiesiogiai lyginti su vienos prie linijos esančios dėžės turiniu. Užduočiai jau išduotų atsargų negalima dar kartą skaičiuoti kaip neišduotų sandėlio atsargų. Detalių, kurioms dar laukiama kokybės patvirtinimo, fiziškai gali būti, tačiau gamyboje jų naudoti dar negalima.

Jei palyginimas iš tiesų parodo neatitikimą, atsekite jį galėjusias sukelti apskaitos operacijas ir veiksmus su medžiagomis:

Galima priežastis	Ką tikrinti
Užregistruotas neteisingas gautas kiekis	Palyginkite pristatytą kiekį, priėmimo patikros duomenis ir užregistruotą gavimą.
Dėžės supainiotos su vienetais	Patikrinkite pirkimo, sandėliavimo ir sunaudojimo matavimo vienetus bei jų perskaičiavimo koeficientus.
Medžiagos perkeltos nepakeitus vietos apskaitoje	Patikrinkite pradinę ir paskirties vietas bei perkėlimo operaciją.
Faktinis sunaudojimas skiriasi nuo užregistruoto	Peržiūrėkite išdavimo būdą, medžiagų specifikacijoje nurodytus kiekius, broką ir grąžinimus.
Sumaišytos panašios detalės arba skirtingos jų versijos	Patikrinkite etiketes, identifikatorius ir tikrąjį talpų turinį.
Pažeistos arba užblokuotos atsargos laikomos tinkamomis naudoti	Palyginkite faktinę atsargų būklę su apskaitoje nurodytu prieinamumu.

Pagal šių patikrų rezultatus reikės skirtingų sprendimų. Griežtesnė priėmimo tvarka neištaisys klaidingo sunaudojimo kiekio, o papildomas atsargų pirkimas nepakeis neužregistruotos perkėlimo operacijos.

Pasirinkite, ką ir kaip dažnai skaičiuosite

Pradėkite nuo tokios gamybos zonos ar medžiagų grupės, kurią pajėgsite aprėpti ir kurios atsargų neatitikimai iš tiesų trikdo darbą. Paskirkite atsakingą asmenį, numatykite laiką, kurio neatimtų kiti darbai, ir nustatykite aiškią aptiktų neatitikimų sprendimo tvarką. Nedidelės apimties nuolatinė patikra, po kurios neatitikimai išsprendžiami, naudingesnė už ilgą skaičiavimo sąrašą, kurio rezultatams ištirti niekas neturi laiko.

Skaičiavimo dažnumą nustatykite pagal kelis kriterijus. Sunaudojamų atsargų vertė gali padėti sutelkti finansinę kontrolę ten, kur jos labiausiai reikia, taikant atsargų ABC analizę. Operacijų dažnumas ir ankstesni neatitikimai rodo, kur apskaitos duomenys gali greitai nutolti nuo tikrovės. Svarba gamybai atskleidžia dar vieną aspektą: nebrangi perkama detalė gali sustabdyti brangaus gaminio surinkimą.

Aklai netaikykite bendros taisyklės, kad kiekvieną A grupės prekę būtina skaičiuoti kas mėnesį, o C grupės – kartą per metus. Pasirinkite intervalus pagal savo riziką ir laiką, kurį galite skirti skaičiavimui bei tyrimui. Daugiau dėmesio skirkite ten, kur klaidos kartojasi, o vėliau įvertinkite, ar pašalinus jų priežastį apskaita tapo patikimesnė.

Skaičiuojant pagal sandėliavimo vietas galima sumažinti fizinio darbo sąnaudas, nes kartu tikrinamos greta esančios atsargos. Skaičiavimas pagal prekes padeda atsekti vieną detalę keliose vietose. Kad ir kurį būdą pasirinktumėte, apibrėžkite aprėptį taip, kad neliktų nuošalyje sunkiai pasiekiamų vietų, lėtai judančių atsargų ir netikėtai tuščių dėžių. Tuščia dėžė, kai apskaitoje likutis teigiamas, yra patikros rezultatas, o ne priežastis jos neskaičiuoti.

Ciklinės inventorizacijos tvarka, padedanti pašalinti neatitikimus

1. Apibrėžkite skaičiavimo apimtį

Nurodykite prekę ir jos vietą, taip pat partijas, versijas ar atsargų statusus, jei juos skiriate savo veikloje. Apibrėžkite atsargų apskaitos matavimo vienetą ir uždarų pakuočių bei iš dalies panaudotų talpų skaičiavimo tvarką. Ribas nustatykite pakankamai aiškiai, kad skaičiavimą galėtų pakartoti kitas žmogus.

Įtraukite ir netikėtai rastas atsargas, patenkančias į nustatytą apimtį. Tikrinant vien sąraše išspausdintas prekes, neužregistruotas gavimas ar ne vietoje padėta detalė gali likti nepastebėti.

2. Patikimai nustatykite operacijų atskyrimo momentą

Fizinio skaičiavimo rezultatas ir sistemos likutis turi atitikti tą patį laiko momentą. Priešingu atveju net ir tinkamai užregistruotas atsargų paėmimas skaičiavimo metu gali atrodyti kaip trūkumas.

Nedidelio bandomojo patikrinimo metu paprasčiausia kontrolės priemonė gali būti trumpam sustabdyti atsargų judėjimą pasirinktoje vietoje. Jei darbas turi tęstis, nustatykite tvarką, kaip skaičiavimo metu registruosite gavimą, paėmimą ir perkėlimą bei suderinsite šių operacijų laiką su skaičiavimo momentu. Medžiagas tvarkantiems darbuotojams praneškite, kas skaičiuojama ir kas leidžia išimtis. Kontroliuojate pasirinktą apimtį – nebūtina uždaryti viso sandėlio.

3. Skaičiuokite nesiremdami numatytu kiekiu

Kai įmanoma, prieš pradinį skaičiavimą darbuotojui nerodykite apskaitos likučio. Paprašykite nurodyti faktiškai rastą kiekį, o ne patvirtinti ekrane matomą skaičių.

Tikrinkite tikrąjį turinį, ne vien talpos etiketę. Užrašykite skaičiavimo laiką, matavimo vienetą, vietą ir skaičiavusį asmenį. Taip pat pažymėkite neaiškų ženklinimą ar pažeistą pakuotę, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį. Jei kiekis nustatomas sveriant ar kitu netiesioginiu būdu, patikrinkite metodą ir jo tinkamumą toms medžiagoms.

4. Perskaičiuokite ir išsiaiškinkite neatitikimus

Prieš keisdami likutį patikrinkite prekę, matavimo vienetą, vietą ir operacijų atskyrimo momentą. Jei skirtumas reikšmingas arba nepaaiškintas, paprašykite kito žmogaus nepriklausomai perskaičiuoti atsargas. Tada išnagrinėkite prieš pat skaičiavimą ir netrukus po jo registruotą gavimą, perkėlimus, išdavimą gamybai, sunaudojimą, grąžinimus ir broką.

Neskaičiuokite pakartotinai tol, kol kas nors gaus laukiamą rezultatą. Išsaugokite pirmojo skaičiavimo rezultatą ir vėliau surinktus įrodymus. Jei kiekio skirtumą paaiškina teisėtas atsargų judėjimas po skaičiavimo momento, suderinkite duomenis atsižvelgdami į tą operaciją, o ne registruokite papildomą likučio koregavimą.

5. Patvirtinkite tinkamą koregavimą

Atskirkite skaičiavimo rezultato registravimą nuo leidimo keisti atsargų apskaitą. Nustatykite, kas atsako už patvirtinimą ir kokiais atvejais sprendimą reikia perduoti aukštesniam atsakingam asmeniui, atsižvelgdami į prekės vertę ir riziką gamybai.

Užfiksuokite patvirtintą kiekį, neatitikimą, jo priežastį, koregavimą patvirtinusį asmenį ir pagrindžiančius įrodymus. Taisykite tikrąją klaidą: jei klaidingai nurodyta vieta ar atsargų būsena, gali reikėti kitokios apskaitos operacijos nei kiekio koregavimas. Prieš registruodami koregavimą patikrinkite, ar netrūksta pirminių apskaitos operacijų, kad vėliau užregistravus gavimą ar sunaudojimą tas pats skirtumas nebūtų ištaisytas du kartus.

Jei patvirtintas trūkumas kelia grėsmę vykdomiems darbams, nedelsdami informuokite gamybos planuotoją. Kol tęsiamas ilgesnis pagrindinės priežasties tyrimas, rizika pristatymo terminams neturi likti nepastebėta.

6. Sutvarkykite procesą, dėl kurio atsirado klaida

Patvirtintas koregavimas ištaiso dabartinį apskaitos įrašą. Tačiau jis nepaaiškina, kodėl įvyko klaida, ir neužkerta kelio jai pasikartoti.

Paskirkite už korekcinį veiksmą atsakingą asmenį ir nustatykite įvykdymo terminą. Gali reikėti pakeisti priėmimo patikrą, ištaisyti matavimo vienetų perskaičiavimą, registruoti broką toje operacijoje, kurioje jis atsiranda, arba sutvarkyti nepanaudotų komponentų grąžinimo į sandėlį tvarką. Kai procesas bus atliktas dar kartą, pakartotinai patikrinkite susijusias atsargas. Vertinkite, ar neatitikimas pasikartoja, o ne tai, ar pavyko užregistruoti koregavimą.

7. Sudarydami gamybos tvarkaraštį naudokite patikslintus duomenis apie turimas medžiagas

Įsitikinkite, kad patvirtintas koregavimas pasiekė sistemą, iš kurios gamybos tvarkaraščiui gaunami duomenys apie medžiagas. Tada iš naujo įvertinkite užsakymus, kuriems reikia tos medžiagos, jų prioritetus ir išteklius, kuriuos jie naudoja kartu su kitais darbais.

Už atsargas atsakinga komanda patikslino pradinį kiekį. Tačiau planuotojui vis dar reikia atsakymo į kitą klausimą: ką dabar galime pagaminti, kokia seka ir kaip pasikeis pristatymo datos?

Pavyzdys: skaičiavimas baigtas, bet detalių vis dar reikia dviem užsakymams

Įsivaizduokite gamintoją, kurio apskaitoje nurodyta, kad sandėlyje yra 120 tinkamų naudoti korpusų. Dviem artimiausiems užsakymams reikia po 60 korpusų. Laikantis nustatytos tvarkos suskaičiuojama 90, o nepriklausomas pakartotinis skaičiavimas patvirtina šį kiekį.

Komanda patikrina, ar korpusai nebuvo perkelti į kitą vietą arba jau išduoti. Nustatoma, kad skirtumas atsirado dėl pažeistų korpusų, kurie anksčiau buvo pašalinti juos tvarkant, tačiau nebuvo užregistruoti kaip brokas. Patvirtinus koregavimą, tinkamų naudoti korpusų likutis sumažinamas iki 90. Komanda taip pat aiškiai nustato, kas nuo šiol atsakingas už tokių pašalinimų registravimą.

Taip išsprendžiamas nustatytas kiekio neatitikimas. Tačiau korpusų abiem užsakymams vis tiek neužtenka: bendras jų poreikis tebėra 120. Pirkimų skyrius tikrina trūkstamų korpusų tiekimo galimybes, o planuotojas nusprendžia, kuriam įsipareigojimui teikti pirmenybę.

Pakeitus šio užsakymo vykdymo laiką, pasikeičia ne tik medžiagų sąrašas. Jo mechaninio apdirbimo ir surinkimo operacijoms naudojami tie patys ištekliai kaip ir kitiems užsakymams, įskaitant darbus, kuriems šių korpusų nereikia. Todėl patikslintas atsargų likutis gali pakeisti kelias darbų eiles ir pristatymo datas. Būtent tokiu atveju atsargų duomenų susiejimas su bendru gamybos tvarkaraščiu sumažina rankinio planavimo darbą.

Vertinkite pirmojo skaičiavimo rezultatą, o ne vien pakoreguotą likutį

Atsargų apskaitos tikslumas turi būti aiškiai apibrėžtas. Praktinį įrašų atitikties rodiklį apskaičiuosite taip: prekės ir vietos įrašų, kurių duomenys sutapo su pirmojo skaičiavimo rezultatais, skaičių padalykite iš visų patikrintų prekės ir vietos įrašų skaičiaus, o rezultatą išreikškite procentais. Nurodykite, ar atitiktis reiškia visišką sutapimą, ar leidžiamas sutartas nuokrypis, ir nuosekliai laikykitės šio apibrėžimo.

Tikslumą vertinkite pagal skaičiavimo rezultatus prieš koregavimą. Ataskaita, parengta tik ištaisius visus skirtumus, paslepia tikrąją skaičiavimo metu nustatytą padėtį.

Procentinį rodiklį vertinkite kartu su neišspręstais neatitikimais, pasikartojančiomis priežastimis, skaičiavimo aprėptimi ir gamybos pertrūkiais dėl medžiagų. Aukštas bendras rodiklis gali paslėpti vieno itin svarbaus komponento trūkumą. Be to, rizika grindžiama skaičiavimo programa, pagal kurią tikslingai tikrinamos probleminės prekės, nesuteikia nešališko visų gamyklos atsargų apskaitos įrašų tikslumo įverčio.

Naudinga tendencija – mažiau pasikartojančių klaidų ir netikėtumų planuojamu užduočių pradžios metu, o ne vien dažnesnis skaičiavimas.

Su SkyPlanner paverskite patikslintus atsargų duomenis įgyvendinamu planu

Rinkitės SkyPlanner, jei jūsų komanda gali nustatyti, kokių medžiagų yra, tačiau vis dar sugaišta per daug laiko derindama jas su užsakymais ir iš naujo sudarydama darbų prie įrenginių eiles. SkyPlanner sujungia šiuos sprendimus į vieną gamybos tvarkaraštį.

Su gaminiu susietos medžiagos perkeliamos ir į jo užsakymų eilutes. Atsargų duomenis galima tvarkyti per integraciją arba SkyPlanner modulyje Warehouse. Įjungus tvarkaraščių sudarymą atsižvelgiant į medžiagas, SkyPlanner dirbtinio intelekto planavimo variklis Arcturus vertina medžiagų prieinamumą kartu su darbo centrų pajėgumais, pamainomis, operacijų priklausomybėmis ir jūsų nustatytomis taisyklėmis.

Kai planavimo duomenyse atsispindės patvirtintas atsargų koregavimas, perskaičiuokite tvarkaraštį ir peržiūrėkite rezultatą Ganto diagramoje. Matysite, kaip su šiuo koregavimu susiję darbai išdėstomi tarp kitų užsakymų, užuot atskirai redagavę kiekvieno ištekliaus darbų eilę. Prioritetus nustatote jūs, o tvarkaraštį apskaičiuoja Arcturus. Taip reikia mažiau rankinio derinimo ir galima anksčiau pamatyti, kuriems pristatymo įsipareigojimams reikia dėmesio.

SkyPlanner per atvirą REST API integruojamas su bet kuria ERP ar MES sistema. Išlaikykite savo veiklai tinkamą priėmimo, skaičiavimo ir neatitikimų tvirtinimo tvarką, o pagal ją tvarkomus medžiagų duomenis susiekite su detaliu gamybos tvarkaraščių sudarymu. Skaičiavimas patvirtina fizinę atsargų būklę, o SkyPlanner padeda priimti sprendimus dėl jos poveikio gamybai.

Ką įmonėje Eskomatic pakeitė aiškesnė informacija apie medžiagas

Mechaninio apdirbimo paslaugas teikianti įmonė Eskomatic anksčiau naudojo senesnę gamybos valdymo sistemą, o darbų eiles daugiausia sudarydavo rankiniu būdu. Kadangi trūko aiškios informacijos apie medžiagų būklę, jų trūkumas galėjo paaiškėti likus per mažai laiko iki suplanuotos užduoties pradžios.

Prijungusi SkyPlanner prie turimos ERP sistemos, komanda gavo vaizdžiai pateiktą darbų eilę, automatinį apkrovos planavimą ir aiškesnę informaciją apie medžiagas. Eskomatic teigia, kad sumažėjo gamybos sustojimų dėl medžiagų trūkumo ir pavyksta tiksliau nustatyti pristatymo datas. Ši patirtis parodo medžiagų duomenų susiejimo su tvarkaraščių sudarymu vertę: planuotojui nebereikia paskutinę akimirką narplioti pasekmių.

Pradėkite nuo vieno pasikartojančio neatitikimo

Pasirinkite detalę, kurios nuolat tenka ieškoti arba kurios netikėtai pritrūksta. Apibrėžkite jos skaičiavimo apimtį, patikros metu kontroliuokite atsargų judėjimą, ištirkite skirtumą ir paskirkite, kas atliks korekcinį veiksmą. Tada atsekite, kaip patvirtintas turimo kiekio pokytis paveikia užsakymus, kuriems šios detalės reikia.

Norėdami pamatyti šį paskutinį žingsnį praktiškai, užsisakykite SkyPlanner demonstraciją. Pasiruoškite aptarti vieną abejonių keliantį medžiagos likutį, užsakymus, kuriems reikia šios detalės, ir įrenginius, kuriuos šie užsakymai naudoja kartu su kitais darbais. Taip pokalbis turės konkretų tikslą: pamatyti, kaip patikslintus medžiagų duomenis galima paversti jūsų komandai tinkamu gamybos planu. Jei pirmiausia norite susipažinti patys, išbandykite SkyPlanner su demonstraciniais duomenimis.