Ciklikus leltározás a gyártásban: a készleteltérések rendezése

Kezdőlap » Erőforrások » Ciklikus leltározás a gyártásban: a készleteltérések rendezése

Becsült olvasási idő: 11 perc

A készletnyilvántartás szerint az alkatrészek rendelkezésre állnak. A gépkezelő kinyitja a tárolót, és kiderül, hogy nincs benne elég a gyártási feladat befejezéséhez. A raktár keresgél, a beszerzés sürgősen próbálja pótolni a hiányt, a gyártástervező pedig újra összeállítja az ütemtervet, amely még az alkatrészek meglétével számolt.

A ciklikus leltározás segít korábban felismerni az ilyen eltéréseket. Nem kell megvárni a teljes raktár leltározását: a kijelölt készleteket rendszeresen megszámolják, kivizsgálják az eltéréseket, és kijavítják az azokat okozó folyamat hibáit. Az előny nem csupán egy pontosabb készletjelentés. Kevesebb gyártási döntés épül olyan anyagra, amely csak a nyilvántartásban létezik.

A javított adatoknak a gyártási tervbe is el kell jutniuk. A SkyPlanner APS összekapcsolja az anyagok rendelkezésre állását az azoktól függő rendelésekkel, gépekkel és műszakokkal. Így a tervező anélkül reagálhat a hiányra, hogy minden feladatsort kézzel kellene újra összeállítania.

Mi a ciklikus leltározás?

A ciklikus leltározás során a készlet kijelölt részeit előre tervezett, ismétlődő rendben fizikailag megszámolják. A megszámolt mennyiséget az ugyanahhoz a cikkhez, tárhelyhez, készletstátuszhoz és időponthoz tartozó nyilvántartott mennyiséggel hasonlítják össze, majd az esetleges eltéréseket kivizsgálják és rendezik.

A leltározási program sorra veheti a tárhelyeket, a cikkcsoportokat vagy az egyes cikkekhez és tárhelyekhez tartozó készletrekordokat. Egyes készleteket gyakrabban ellenőriznek, mert az ottani hibák nagyobb pénzügyi vagy termelési kockázattal járnak. A cél a folyamatos, rendszeres ellenőrzés, nem pedig az alkalmi keresgélés, amikor a hiány már leállította a munkát.

Három, egymáshoz kapcsolódó tevékenységet érdemes megkülönböztetni:

• A folyamatos készletnyilvántartás a bevételezések, kiadások, felhasználások és egyéb tranzakciók alapján vezeti az aktuális készletegyenleget. Azt mutatja meg, hogy a rendszer szerint mennyi készlet van.
• A ciklikus leltározás az év során fizikai számlálással ellenőrzi a kijelölt készletrekordokat. Segít feltárni az elmaradt tranzakciókat, a hibás mennyiségeket és más eltéréseket, amíg a nyomok még frissek.
• A teljes körű fizikai leltározás egy kiválasztott időpontban ellenőrzi a meghatározott készletkör egészét. A ciklikus leltározás ezzel szemben kisebb részekre bontva végzi az ellenőrzést, nem egyetlen alkalomra összpontosítja azt.

A nyilvántartott készletegyenleg önmagában nem bizonyítja a fizikai készlet meglétét. Ugyanígy a ciklikus leltározási program sem helyettesíti automatikusan a vállalat pénzügyi beszámolási vagy könyvvizsgálati követelményeinek teljesítését. Ezeket a követelményeket ettől az operatív ellenőrzési rutintól függetlenül kell tisztázni.

Először különítse el a készleteltérést a belső anyagellátás problémájától

Ha egy alkatrész nincs a munkaállomáson, az nem feltétlenül jelenti azt, hogy hibás a készletnyilvántartás. Lehet, hogy még a nyilvántartott raktári tárhelyén vár a belső kiszállításra. Ilyenkor az a kérdés, hogyan jut el az anyag a felhasználás helyére, nem pedig az, hogy mekkora mennyiséget kell leírni a készletből.

A mennyiségek összehasonlítása előtt győződjön meg arról, hogy azonos készletkört vizsgál. Az épület teljes készlete nem hasonlítható össze közvetlenül egyetlen, gyártósor melletti tároló tartalmával. A gyártási feladathoz már kiadott készletet nem szabad újra kiadatlan raktári készletként számba venni. A minőségügyi felszabadításra váró alkatrészek fizikailag megvannak, de ettől még nem használhatók fel a gyártásban.

Ha az összehasonlítás valóban eltérést mutat, kövesse vissza azokat a tranzakciókat és anyagkezelési lépéseket, amelyek az eltérést okozhatták:

Lehetséges ok	Mit kell ellenőrizni?
Hibás mennyiséggel könyvelt bevételezés	Vesse össze a szállítmányt, az átvételi ellenőrzést és a könyvelt bevételezést.
A doboz és a darab mértékegység összekeverése	Ellenőrizze a beszerzési, tárolási és felhasználási mértékegységeket, valamint az átváltásokat.
Anyagmozgatás a nyilvántartott tárhely módosítása nélkül	Ellenőrizze a kiindulási és a céltárhelyet, valamint az áttárolási tranzakciót.
A tényleges felhasználás eltér a nyilvántartottól	Vizsgálja meg az anyagkiadás módját, az anyagjegyzék mennyiségeit, a selejtet és a visszavételezéseket.
Hasonló alkatrészek vagy eltérő revíziók összekeverése	Ellenőrizze a címkéket, az azonosítókat és a tárolók tényleges tartalmát.
Sérült vagy zárolt készlet felhasználhatóként kezelése	Vesse össze a készlet tényleges állapotát a nyilvántartott felhasználhatóságával.

Ezek az ellenőrzések eltérő intézkedésekhez vezetnek. A fegyelmezettebb áruátvétel nem javítja ki a hibásan megadott felhasználási mennyiséget, és a többletkészlet beszerzése sem pótolja az elmaradt áttárolási könyvelést.

Határozza meg, mit és milyen gyakran számolnak meg

Kezdje egy jól kezelhető termelési területtel vagy anyagcsoporttal, ahol az eltérések tényleges fennakadást okoznak. Jelöljön ki felelőst, biztosítson elkülönített időt a feladatra, és határozza meg egyértelműen a feltárt problémák rendezésének menetét. Hasznosabb egy kisebb körre kiterjedő rendszeres ellenőrzés, amelynek során rendezik is a feltárt eltéréseket, mint egy hosszú leltárlista, amelynél senkinek sincs ideje kivizsgálni az eltéréseket.

A számlálás gyakoriságát több szempont alapján határozza meg. A felhasználás értéke a készletek ABC-elemzésével segíthet kijelölni a pénzügyi ellenőrzés súlypontjait. A tranzakciók gyakorisága és a korábbi eltérések megmutatják, hol válhat gyorsan pontatlanná a nyilvántartás. További szempont a termelés szempontjából betöltött kritikus szerep: egy olcsó vásárolt alkatrész hiánya is megakaszthat egy drága összeszerelést.

Ne vegyen át olyan általános szabályt, amely szerint minden A cikket havonta, minden C cikket pedig évente kell megszámolni. A gyakoriságot a saját kockázatokhoz, valamint a számlálásra és a kivizsgálásra rendelkezésre álló időhöz igazítsa. Fordítson több figyelmet azokra a tételekre, ahol ismétlődnek a hibák, majd vizsgálja meg, hogy a kiváltó ok megszüntetésével megbízhatóbbá vált-e a nyilvántartás.

A tárhelyenkénti leltározás megkönnyítheti a fizikai munkát, mert a közeli készleteket együtt veszi sorra. A cikkenkénti leltározás pedig segít egy alkatrész készletét több tárhelyen is nyomon követni. Bármelyiket választja, úgy határozza meg a lefedettséget, hogy a nehezen hozzáférhető tárhelyek, a lassan forgó cikkek és a váratlanul üres tárolók se maradjanak ki a programból. Ha egy tároló üres, de a nyilvántartás pozitív készletet mutat, az feltárt eltérés, nem pedig ok a számlálás kihagyására.

Ciklikus leltározási eljárás az eltérések rendezésére

1. Határozza meg a leltározás körét

Azonosítsa a cikket és a tárhelyet, valamint a vállalatnál használt sarzs-, revízió- és készletstátusz szerinti megkülönböztetéseket. Adja meg a készletnyilvántartási mértékegységet, és azt is, hogyan kell számba venni a bontatlan csomagok tartalmát, illetve a megkezdett tárolókban megmaradt mennyiséget. A lehatárolás legyen annyira egyértelmű, hogy a számlálást más is meg tudja ismételni.

A kijelölt körön belül váratlanul talált készletet is vegye számba. Ha csak a listára nyomtatott cikkeket ellenőrzi, egy nem rögzített bevételezés vagy egy rossz helyre került alkatrész észrevétlen maradhat.

2. Határozza meg egyértelműen a készletmozgások elhatárolásának időpontját

A fizikai számlálásnak és a rendszerben szereplő készletegyenlegnek ugyanarra az időpontra kell vonatkoznia. Ellenkező esetben a számlálás közben végzett, egyébként szabályosan rögzített kitárolás is hiánynak tűnhet.

Egy kisebb kísérleti bevezetésnél a legegyszerűbb megoldás az lehet, ha a kijelölt tárhelyen rövid időre szüneteltetik a készletmozgásokat. Ha a munkának folytatódnia kell, meghatározott eljárással rögzítse a számlálás alatti bevételezéseket, kitárolásokat és áttárolásokat, majd egyeztesse azok időpontját. Tájékoztassa az anyagkezelést végző munkatársakat arról, hogy mit számolnak, és ki engedélyezi a kivételeket. A kijelölt kört kell ellenőrzés alatt tartani, nem feltétlenül az egész raktárt lezárni.

3. A várt mennyiségtől függetlenül végezze a számlálást

Ahol ez megoldható, a számlálást végző személy kezdetben ne lássa a nyilvántartott készletegyenleget. A ténylegesen megszámolt mennyiséget kérje tőle, ne a képernyőn látható szám megerősítését.

A tároló tényleges tartalmát ellenőrizze, ne csak a címkéjét. Rögzítse a számlálás időpontját, a mértékegységet, a tárhelyet és a számlálást végző személyt, valamint a tisztázandó azonosítókat vagy a figyelmet igénylő sérült csomagolást. Ha tömegmérést vagy más közvetett módszert alkalmaz, ellenőrizze a módszert, és azt is, hogy alkalmas-e az adott anyag számlálására.

4. Végezzen újraszámlálást, és egyeztesse az eltéréseket

A készletegyenleg módosítása előtt ellenőrizze a cikket, a mértékegységet, a tárhelyet és az időbeli elhatárolást. Jelentős vagy megmagyarázatlan eltérés esetén egy másik személy végezzen független újraszámlálást. Ezután vizsgálja meg a számlálás körüli bevételezéseket, áttárolásokat, gyártási anyagkiadásokat, felhasználásokat, visszavételezéseket és selejtezéseket.

Ne ismételjék addig a számlálást, amíg valaki a várt eredményt nem kapja. Őrizze meg az első számlálás eredményét és az azt követően összegyűjtött bizonyítékokat. Ha a mennyiségi eltérést a számlálás időpontja utáni szabályos készletmozgás magyarázza, ezt a mozgást egyeztesse, ne könyveljen miatta további készletkorrekciót.

5. Hagyja jóvá a megfelelő korrekciót

Válassza külön a számlálási eredmény rögzítését a készletmódosítás engedélyezésétől. A jóváhagyási felelősségeket és a magasabb szintű döntést igénylő küszöbértékeket a cikk értékéhez és termelési kockázatához igazítsa.

Rögzítse az elfogadott mennyiséget, az eltérést, annak okát, a jóváhagyót és az alátámasztó bizonyítékokat. A tényleges hibát javítsa: a téves tárolóhely vagy készletstátusz helyesbítéséhez más tranzakcióra lehet szükség, mint a mennyiség módosításához. Módosítás rögzítése előtt ellenőrizze, nem maradt-e el valamely eredeti készletmozgás könyvelése, nehogy egy későbbi bevételezés vagy felhasználás könyvelése még egyszer korrigálja ugyanazt az eltérést.

Ha egy igazolt hiány veszélyezteti a folyamatban lévő munkát, haladéktalanul értesítse a gyártástervezőt. A szállítási kockázat ne maradjon rejtve addig sem, amíg a kiváltó ok hosszabb vizsgálata zajlik.

6. Javítsa ki a hibát okozó folyamatot

A jóváhagyott készletmódosítás helyreteszi az aktuális nyilvántartást. Azt azonban nem magyarázza meg, miért keletkezett a hiba, és az ismétlődését sem akadályozza meg.

Jelöljön ki felelőst és határidőt a helyesbítő intézkedéshez. Szükség lehet például az áruátvételi ellenőrzés módosítására, egy mértékegység-átváltás javítására, a selejt rögzítésére annál a műveletnél, ahol keletkezik, vagy a fel nem használt alkatrészek raktárba történő visszavételezésének rendezésére. A folyamat következő végrehajtása után ellenőrizze újra az érintett készletet. A mérce az, hogy visszatér-e az eltérés, nem pedig az, hogy sikerült-e lekönyvelni a módosítást.

7. A gyártásütemezés már a javított készletadatokra épüljön

Gondoskodjon arról, hogy a jóváhagyott módosítás eljusson abba a rendszerbe, amely az anyagadatokat szolgáltatja a gyártási ütemtervhez. Ezután vizsgálja felül az adott anyagot felhasználó rendeléseket, azok prioritását és a más munkákkal közösen használt erőforrásaikat.

A készletért felelős csapat pontosabb kiinduló mennyiséget állapított meg. A gyártástervezőnek azonban egy másik kérdésre is választ kell kapnia: mit tudunk most legyártani, milyen sorrendben, és hogyan változnak a szállítási határidők?

Példa: a leltározás lezárult, de két rendeléshez továbbra is kellenek az alkatrészek

Képzeljünk el egy gyártót, amelynek nyilvántartása szerint 120 felhasználható készülékház van a raktárban. Két soron következő rendeléshez egyenként 60 darabra van szükség. Az ellenőrzött körülmények között végzett számlálás 90 darabot talál, és egy független újraszámlálás is megerősíti ezt a mennyiséget.

A csapat ellenőrzi, hogy a készülékházakat nem helyezték-e át másik tárolóhelyre, vagy nem adták-e már ki őket. Kiderül, hogy az eltérést korábban, anyagmozgatás során eltávolított sérült készülékházak okozzák, amelyekről nem rögzítettek selejtezési tranzakciót. A jóváhagyott módosítás 90 darabra állítja a felhasználható készletet, a csapat pedig egyértelműen kijelöli, ki felel a jövőben a készletből történő kivonások rögzítéséért.

Ezzel az aktuális mennyiségi eltérést rendezték. Ettől azonban még nem lesz elegendő készülékház mindkét rendeléshez: az együttes szükséglet továbbra is 120 darab. A beszerzés megvizsgálja az utánpótlás lehetőségeit, a gyártástervező pedig eldönti, melyik vállalás élvez elsőbbséget.

Az érintett rendelés átütemezése nem csupán az anyaglistát érinti. Megmunkálási és szerelési műveletei ugyanazokat az erőforrásokat használják, mint más rendelések műveletei, köztük olyanok is, amelyekhez nem kellenek ezek a készülékházak. A javított készletadat ezért több munkasorrendet és szállítási határidőt is megváltoztathat. Ilyenkor takarít meg kézi tervezési munkát, ha a készletadatok egy közös gyártási ütemtervhez kapcsolódnak.

Az első számlálás eredményét mérje, ne csak a javított készletadatot

A készletpontosságot egyértelműen meg kell határozni. A nyilvántartás pontosságának gyakorlati méréséhez számolja meg, hány ellenőrzött cikk–tárolóhely párnál egyezett az első számlálás eredménye a nyilvántartott mennyiséggel. Ezt ossza el az összes ellenőrzött cikk–tárolóhely pár számával, és az eredményt adja meg százalékban. Rögzítse, hogy az egyezés pontos azonosságot vagy egy előre elfogadott tűréshatáron belüli eltérést jelent-e, és ezt a meghatározást következetesen alkalmazza.

A pontosság méréséhez a módosítás előtti számlálás eredményét használja. A csak az összes eltérés kijavítása után készített jelentés elfedi azt az állapotot, amelyet a számlálás ténylegesen feltárt.

A százalékos értéket a rendezetlen eltérésekkel, az ismétlődő okokkal, a leltározás lefedettségével és az anyagproblémák miatti termelésmegszakításokkal együtt értékelje. A magas összesített eredmény elfedheti egyetlen kritikus alkatrész hiányát. Ugyanígy a kockázatalapú leltározási program, amely szándékosan a problémás cikkeket ellenőrzi, nem ad torzítatlan becslést az üzem teljes készletnyilvántartásának pontosságáról.

A kedvező tendencia az, ha kevesebb a visszatérő hiba és a váratlan probléma a gyártási feladatok tervezett indításakor, nem pedig pusztán az, ha több leltározást végeznek.

Készítsen megvalósítható tervet a javított készletadatokból a SkyPlanner segítségével

Válassza a SkyPlanner megoldását, ha csapata már meg tudja állapítani az anyagok rendelkezésre állását, de még túl sok időt tölt azzal, hogy ezt összehangolja a rendelésekkel, és újra összeállítsa a gépek munkasorrendjét. A SkyPlanner ezeket a döntéseket egyetlen gyártási ütemtervben fogja össze.

A termékhez kapcsolt anyagok a hozzá tartozó rendelési tételeknél is megjelennek. A készletadatok integráción keresztül vagy a SkyPlanner Warehouse moduljában tarthatók karban. Ha az anyagok rendelkezésre állását figyelembe vevő ütemezés engedélyezve van, az Arcturus, a SkyPlanner ütemező mesterséges intelligenciája a munkaállomások kapacitása, a műszakok, a műveletek közötti függőségek és a beállított szabályok mellett az anyagok rendelkezésre állásával is számol.

Miután a jóváhagyott készletmódosítás bekerült ezekbe a tervezési adatokba, számítsa újra az ütemtervet, és tekintse át az eredményt a Gantt-diagramon. Láthatja, hogyan illeszkedik az érintett munka a többi rendelés közé, ahelyett, hogy minden erőforrás munkasorrendjét külön kellene szerkesztenie. A prioritásokról Ön dönt, az ütemezési számítást az Arcturus végzi. Ez kevesebb kézi egyeztetést jelent, és korábban láthatóvá teszi, mely szállítási vállalások igényelnek figyelmet.

A SkyPlanner nyílt REST API felületén keresztül bármely ERP vagy MES rendszerrel integrálható. Tartsa meg az áruátvételhez, a leltározáshoz és a készleteltérések jóváhagyásához használt, működéséhez illő munkafolyamatot, az ennek során karbantartott anyagadatokat pedig kapcsolja össze a részletes gyártásütemezéssel. A leltározás a tényleges készletet ellenőrzi; a SkyPlanner abban segít, hogy kezelje az eredmény termelési következményeit.

Mit változtatott az Eskomatic működésén az anyagellátottság jobb átláthatósága?

A bérmegmunkálással foglalkozó Eskomatic korábban egy régebbi termelésirányítási környezetben, nagyrészt kézzel összeállított munkasorrendekre támaszkodott. Mivel az anyagok állapota kevéssé volt átlátható, előfordulhatott, hogy egy hiány csak közvetlenül a gyártási feladat tervezett indítása előtt derült ki.

Miután a SkyPlannert összekapcsolták a meglévő ERP rendszerrel, a csapat vizuálisan követhette a munkasorrendet, automatikusan ütemezhette a kapacitások terhelését, és jobban átlátta az anyagok rendelkezésre állását. Az Eskomatic beszámolója szerint kevesebb az anyaghiány miatti termelésleállás, és pontosabban tudják meghatározni a szállítási határidőket. Tapasztalatuk megmutatja, miért érdemes összekapcsolni az anyagadatokat az ütemezéssel ahelyett, hogy a gyártástervezőnek az utolsó pillanatban kellene megoldást találnia az ezekből adódó problémákra.

Kezdje egyetlen visszatérő eltéréssel

Válasszon egy olyan alkatrészt, amelyet rendszeresen keresni kell, vagy amelyből váratlanul hiány mutatkozik. Határozza meg, mire terjed ki a számlálás, az ellenőrzés idején felügyelje a készletmozgásokat, vizsgálja ki az eltérést, és jelöljön ki felelőst a helyesbítő intézkedéshez. Ezután kövesse végig, hogyan érinti a rendelkezésre álló mennyiség jóváhagyott változása az alkatrészt igénylő rendeléseket.

Ha ezt az utolsó lépést a gyakorlatban is szeretné látni, foglaljon SkyPlanner-bemutatót. Hozzon példát egy vitatott anyagkészletre, az alkatrészt felhasználó rendelésekre és azokra a gépekre, amelyeket ezek a rendelések más munkákkal közösen használnak. Így az egyeztetésnek konkrét célja lesz: megmutatni, hogyan válhatnak a javított anyagadatok a csapata számára használható gyártási tervvé. Ha előbb önállóan ismerkedne a rendszerrel, próbálja ki a SkyPlanner megoldását bemutatóadatokkal.