Rullerende varetelling i produksjonen: Rett opp lageravvik

Hjem » Ressurser » Rullerende varetelling i produksjonen: Rett opp lageravvik

Estimert lesetid: 11 minutter

Lagerregistrene viser at komponentene er tilgjengelige. Operatøren åpner beholderen og oppdager at det ikke er nok til å fullføre jobben. Nå leter lageret etter delene, innkjøp prøver å skaffe erstatninger, og produksjonsplanleggeren må legge om en plan som forutsatte at delene var på plass.

Rullerende varetelling bidrar til å oppdage slike avvik tidligere. I stedet for å vente til hele lageret skal telles, kontrollerer dere utvalgte deler av beholdningen jevnlig, undersøker avvik og retter opp prosessene som ligger bak. Gevinsten er ikke bare en riktigere lagerrapport. Færre produksjonsbeslutninger blir tatt på grunnlag av materialer som bare finnes i registrene.

De korrigerte opplysningene må også inn i produksjonsplanen. SkyPlanner APS kobler materialtilgjengeligheten til ordrene, maskinene og skiftene som er avhengige av den. Dermed kan planleggeren håndtere en mangel uten å måtte bygge opp alle jobbkøene på nytt manuelt.

Hva er rullerende varetelling?

Rullerende varetelling innebærer at utvalgte deler av lagerbeholdningen telles fysisk og gjentatte ganger etter en fastlagt turnus. Dere sammenligner opptalt og registrert mengde for samme vare, lokasjon, lagerstatus og tidspunkt, og undersøker og avklarer deretter eventuelle avvik.

Tellingen kan gå på omgang mellom lagerlokasjoner, varegrupper eller bestemte kombinasjoner av vare og lokasjon. Noe av beholdningen kontrolleres oftere fordi feil der gir større økonomisk risiko eller produksjonsrisiko. Målet er en varig kontrollrutine, ikke sporadisk leting etter at en mangel allerede har stanset arbeidet.

Tre beslektede aktiviteter har ulike oppgaver:

• Løpende lagerregistrering holder saldoen oppdatert ut fra mottak, uttak, forbruk og andre transaksjoner. Registrene viser hva systemet antar finnes på lager.
• Rullerende varetelling kontrollerer utvalgte lageroppføringer mot den fysiske beholdningen gjennom driftsåret. Det bidrar til å avdekke manglende transaksjoner, feil mengder og andre avvik mens sporene fortsatt er ferske.
• En full varetelling kontrollerer hele den definerte beholdningen på et bestemt tidspunkt. Rullerende varetelling fordeler kontrollen på mindre deler i stedet for å samle alt i én telling.

En løpende oppdatert saldo er ikke bevis på fysisk beholdning. Rullerende varetelling erstatter heller ikke automatisk bedriftens krav til regnskapsrapportering eller revisjon. Avklar disse kravene separat fra den operative tellerutinen.

Skill først mellom lageravvik og leveringsproblemer

At en del mangler ved en arbeidsstasjon, betyr ikke nødvendigvis at lagerregistreringen er feil. Delen kan fortsatt ligge på den registrerte lagerlokasjonen og vente på intern transport. Da handler problemet om hvordan materialene kommer frem til arbeidsstedet, ikke om en mengde som skal avskrives.

Kontroller at tallene gjelder samme avgrensning før dere sammenligner dem. Totalbeholdningen i bygget kan ikke sammenlignes direkte med innholdet i én kasse ved produksjonslinjen. Materialer som allerede er tatt ut til en jobb, må ikke telles på nytt som lagerbeholdning som ikke er tatt ut. Deler som venter på kvalitetsfrigivelse, kan finnes fysisk uten å være tilgjengelige for produksjon.

Når sammenligningen faktisk viser et avvik, må dere spore transaksjonene og håndteringen som kan ha ført til det:

Mulig årsak	Dette bør dere kontrollere
Varemottak registrert med feil mengde	Sammenlign leveransen, mottakskontrollen og det registrerte varemottaket.
Eske og stykk er forvekslet	Kontroller enhetene for innkjøp, lagring og forbruk, og omregningen mellom dem.
Materialer er flyttet uten at registrert lokasjon er endret	Kontroller fra- og tillokasjon samt flyttetransaksjonen.
Faktisk forbruk avviker fra registrert forbruk	Gå gjennom uttaksmetoden, mengdene i stykklisten, vrak og returer.
Lignende deler eller ulike revisjoner er blandet sammen	Kontroller etiketter, identifikatorer og det faktiske innholdet i beholderne.
Skadet eller sperret beholdning regnes som brukbar	Sammenlign varenes faktiske status med den registrerte tilgjengeligheten.

Disse kontrollene fører til ulike tiltak. Bedre rutiner for varemottak retter ikke opp feil i registrert forbruk, og ekstra innkjøp retter ikke opp en manglende flyttetransaksjon.

Velg hva som skal telles, og hvor ofte

Start med et håndterbart produksjonsområde eller en materialgruppe der avvik fører til reelle forstyrrelser. Utpek en ansvarlig, sett av tid som ikke tas av andre oppgaver, og avklar hvordan funn skal følges opp. En liten rutine der avvikene blir løst, er mer nyttig enn en lang telleliste som ingen har tid til å undersøke.

Bruk flere holdepunkter for å bestemme hvor ofte dere skal telle. Forbruksverdi kan bidra til å målrette den økonomiske kontrollen gjennom ABC-analyse i lagerstyring. Hyppige transaksjoner og tidligere avvik viser hvor registrene raskt kan komme ut av takt med virkeligheten. Hvor kritisk varen er for produksjonen, gir et annet perspektiv: En rimelig innkjøpt del kan stanse monteringen av et dyrt produkt.

Ikke overta en generell regel om at alle A-varer må telles månedlig og alle C-varer årlig. Velg intervaller ut fra risikoen hos dere og tiden dere har til telling og undersøkelser. Følg tettere opp der feil gjentar seg, og vurder deretter om tiltakene mot årsaken har gjort registrene mer pålitelige.

Lokasjonsbasert telling kan gjøre det fysiske arbeidet enklere ved å samle tellingen av varer som ligger nær hverandre. Varebasert telling gjør det lettere å spore én del på tvers av flere lokasjoner. Uansett metode må dere definere dekningen slik at vanskelig tilgjengelige lokasjoner, varer med lav omløpshastighet og uventet tomme kasser ikke faller utenfor telleplanen. En tom kasse med positiv registrert saldo er et funn, ikke en grunn til å hoppe over tellingen.

En rutine for rullerende varetelling som avklarer avvik

1. Avgrens tellingen

Identifiser varen og lokasjonen, og ta med eventuelle skiller mellom partier, revisjoner eller lagerstatuser som dere bruker i driften. Angi hvilken måleenhet beholdningen føres i, og hvordan forseglede pakninger og delvis brukte beholdere skal telles. Gjør avgrensningen så tydelig at en annen person kan gjenta tellingen.

Ta også med uventede varer som finnes innenfor avgrensningen. Hvis dere bare kontrollerer varene på listen, kan et uregistrert varemottak eller en feilplassert del forbli uoppdaget.

2. Fastsett et pålitelig skjæringstidspunkt for transaksjonene

Den fysiske tellingen og saldoen i systemet må gjelde samme tidspunkt. Ellers kan et korrekt registrert plukk under tellingen se ut som en mangel.

I et lite pilotforsøk kan en kort pause i varebevegelsene på den valgte lokasjonen være den enkleste kontrollen. Hvis arbeidet må fortsette, må dere ha en fastlagt prosess for å registrere mottak, plukk og flyttinger under tellingen og avstemme dem etter tidspunkt. Informer dem som håndterer materialene, om hva som telles, og hvem som godkjenner unntak. Dere kontrollerer det avgrensede området – dere trenger ikke nødvendigvis å stenge hele lageret.

3. Tell uavhengig av forventet mengde

Der det er praktisk mulig, bør den registrerte saldoen være skjult ved første telling. Be om den faktisk opptalte mengden, ikke en bekreftelse på tallet på skjermen.

Kontroller det faktiske innholdet, ikke bare etiketten på beholderen. Registrer tidspunkt, enhet, lokasjon og hvem som telte, sammen med uklar merking eller skadet emballasje som må følges opp. Hvis dere bruker veiing eller en annen indirekte metode, må dere kontrollere metoden og om den egner seg for materialet.

4. Tell på nytt og avstem avvik

Før dere endrer en saldo, må dere bekrefte vare, enhet, lokasjon og skjæringstidspunkt. La en annen person foreta en uavhengig kontrolltelling ved vesentlige eller uforklarte avvik. Undersøk deretter mottak, flyttinger, uttak til produksjon, forbruk, returer og vrak rundt telletidspunktet.

Ikke fortsett å telle til noen kommer frem til det forventede svaret. Ta vare på den første observasjonen og dokumentasjonen som kommer til senere. Hvis mengdeavviket skyldes en reell varebevegelse etter telletidspunktet, må dere avstemme denne bevegelsen i stedet for å registrere en ekstra lagerjustering.

5. Godkjenn riktig korrigering

Skill mellom å registrere en telling og å godkjenne en endring i lagerbeholdningen. Fastsett ansvar for godkjenning og grenser for når saken skal løftes videre, tilpasset varens verdi og risikoen for produksjonen.

Registrer godkjent antall, avvik, årsak, hvem som godkjente, og dokumentasjonen som ligger til grunn. Rett den faktiske feilen: Feil lagerplass eller lagerstatus kan kreve en annen transaksjon enn en antallsjustering. Se etter manglende opprinnelige transaksjoner før du legger inn en justering, slik at en senere bokføring av mottak eller forbruk ikke korrigerer det samme avviket to ganger.

Varsle produksjonsplanleggeren raskt når en bekreftet mangel truer pågående arbeid. Ikke la leveringsrisikoen forbli skjult mens en mer tidkrevende rotårsaksanalyse pågår.

6. Rett opp prosessen som skapte feilen

En godkjent justering retter dagens registrerte beholdning. Den forklarer ikke hvorfor feilen oppstod, og hindrer heller ikke at den gjentar seg.

Utpek en ansvarlig og sett en frist for det korrigerende tiltaket. Det kan innebære å endre mottakskontrollen, rette en enhetsomregning, registrere vrak ved operasjonen der det oppstår, eller forbedre rutinen for å returnere ubrukte komponenter til lageret. Kontroller den berørte beholdningen på nytt etter at prosessen har vært i bruk igjen. Det avgjørende er om avviket gjentar seg, ikke om justeringen ble bokført riktig.

7. Bruk korrigert materialtilgjengelighet i produksjonsplanleggingen

Sørg for at den godkjente korrigeringen når frem til systemet som leverer materialinformasjon til produksjonsplanen. Vurder deretter ordrene som bruker materialet, prioriteringene deres og ressursene de deler med annet arbeid, på nytt.

Lagerteamet har fastslått et mer pålitelig antall å ta utgangspunkt i. Planleggeren trenger fortsatt svar på et annet spørsmål: Hva kan vi nå produsere, i hvilken rekkefølge, og hva skjer med leveringsdatoene?

Eksempel: Tellingen er avsluttet, men to ordrer trenger fortsatt delene

Se for deg en produsent med en registrert beholdning på 120 brukbare hus på lager. To kommende ordrer trenger 60 hver. En kontrollert telling viser 90, og en uavhengig omtelling bekrefter antallet.

Teamet kontrollerer at husene ikke er flyttet til en annen lagerplass eller allerede tatt ut fra lageret. De finner ut at avviket skyldes skadde hus som ble fjernet under tidligere håndtering uten at vrakingen ble registrert. Den godkjente korrigeringen endrer den brukbare beholdningen til 90, og teamet fordeler et tydelig ansvar for å registrere fremtidige uttak av denne typen.

Dermed er det aktuelle antallsavviket avklart. Men det er fortsatt ikke nok hus til begge ordrene: Det samlede behovet er fremdeles 120. Innkjøp undersøker muligheten for å skaffe erstatninger, og planleggeren avgjør hvilken leveringsforpliktelse som skal prioriteres.

Å flytte den berørte ordren påvirker mer enn en materialliste. Maskinerings- og monteringsoperasjonene deler ressurser med andre ordrer, også arbeid som ikke bruker disse husene. En korrigert lagerbeholdning kan derfor endre flere køer og leveringsdatoer. Her sparer det manuelt planleggingsarbeid å koble lagerinformasjonen til en felles produksjonsplan.

Mål resultatet fra første telling, ikke bare den korrigerte beholdningen

Lagernøyaktighet må defineres tydelig. Et praktisk mål på samsvar får du ved å dele antall kontrollerte kombinasjoner av vare og lagerplass som stemte ved første telling, på det totale antallet kontrollerte kombinasjoner. Oppgi resultatet i prosent. Presiser om samsvar betyr nøyaktig overensstemmelse eller et avvik innenfor en avtalt toleranse, og bruk den samme definisjonen konsekvent.

Bruk telleresultatet før justering når du måler nøyaktigheten. En rapport som først tas ut etter at alle avvik er korrigert, skjuler tilstanden tellingen faktisk avdekket.

Vurder prosentandelen sammen med uavklarte avvik, gjentakende årsaker, hvor mye av lageret som er telt, og materialrelaterte produksjonsavbrudd. Et høyt samlet resultat kan skjule mangel på én kritisk komponent. Et risikobasert telleprogram som bevisst kontrollerer problemvarer, gir heller ikke et representativt estimat for alle lagerregistreringene i fabrikken.

Den nyttige utviklingen er færre gjentakende feil og færre overraskelser ved planlagt jobbstart, ikke bare flere tellinger.

Gjør korrigert lagerbeholdning til en gjennomførbar plan med SkyPlanner

Velg SkyPlanner når teamet kan fastslå materialtilgjengeligheten, men fortsatt bruker for mye tid på å avstemme den mot ordrene og sette opp maskinkøene på nytt. SkyPlanner samler disse beslutningene i én produksjonsplan.

Materialer som er knyttet til et produkt, følger med til produktets ordrelinjer. Lagerinformasjonen kan holdes oppdatert gjennom en integrasjon eller i Warehouse-modulen i SkyPlanner. Når planlegging som tar hensyn til materialer er aktivert, vurderer Arcturus, SkyPlanners KI for produksjonsplanlegging, materialtilgjengeligheten sammen med kapasiteten på arbeidsstasjonene, skift, avhengigheter mellom operasjoner og reglene du har konfigurert.

Når en godkjent lagerkorrigering er overført til planleggingsdataene, beregner du planen på nytt og gjennomgår resultatet i Gantt-tidslinjen. Du ser hvordan det berørte arbeidet passer inn blant andre ordrer, i stedet for å redigere køen for hver ressurs separat. Du bestemmer prioriteringene; Arcturus tar seg av planleggingsberegningen. Det betyr mindre manuell koordinering og tidligere oversikt over hvilke leveringsforpliktelser som krever oppfølging.

SkyPlanner kan integreres med ethvert ERP- eller MES-system via sitt åpne REST API. Behold arbeidsflyten for mottak, telling og godkjenning av avvik som passer driften, og koble den oppdaterte materialinformasjonen til detaljert produksjonsplanlegging. Tellingen bekrefter den fysiske beholdningen; SkyPlanner hjelper deg med å håndtere konsekvensene for produksjonen.

Hva bedre materialoversikt endret hos Eskomatic

Eskomatic, som utfører maskinering på oppdrag, var tidligere avhengig av i stor grad manuelle arbeidskøer i et eldre system for produksjonsstyring. Begrenset oversikt over materialstatus gjorde at mangler kunne bli oppdaget for tett opp mot planlagt jobbstart.

Med SkyPlanner koblet til det eksisterende ERP-systemet fikk teamet en visuell arbeidskø, automatisk planlegging av kapasitetsbelastningen og bedre materialoversikt. Eskomatic rapporterer om færre produksjonsstans på grunn av materialmangel og mer presis fastsettelse av leveringsdatoer. Erfaringen viser verdien av å koble materialinformasjon til planleggingen, fremfor å la planleggeren nøste opp i konsekvensene i siste øyeblikk.

Start med ett gjentakende avvik

Velg en del som gjentatte ganger fører til leting eller uventet mangel. Definer hva tellingen skal omfatte, ha kontroll på lagerbevegelsene under kontrollen, undersøk avviket og fordel ansvaret for det korrigerende tiltaket. Følg deretter den godkjente endringen i tilgjengelighet helt frem til ordrene som trenger delen.

For å se det siste steget i praksis kan du bestille en demonstrasjon av SkyPlanner. Ta med tallene for en materialbeholdning det er uenighet om, og en oversikt over ordrene som bruker delen, og maskinene disse ordrene deler med annet arbeid. Det gir samtalen et konkret formål: å se hvordan korrigert materialinformasjon kan bli til en produksjonsplan teamet kan bruke. Vil du heller utforske selv først, kan du prøve SkyPlanner med demodata.