Penghitungan Siklus Persediaan dalam Manufaktur: Atasi Selisih Stok

Beranda » Sumber Daya » Penghitungan Siklus Persediaan dalam Manufaktur: Atasi Selisih Stok

Perkiraan waktu baca: 11 menit

Catatan stok menunjukkan bahwa komponen tersedia. Namun, saat operator membuka wadahnya, jumlahnya ternyata tidak cukup untuk menyelesaikan job. Tim gudang pun mencari komponen tersebut, tim pembelian berupaya mendapatkan penggantinya, dan perencana produksi menyusun ulang jadwal yang semula dibuat dengan asumsi komponen itu tersedia.

Penghitungan siklus persediaan membantu menemukan ketidaksesuaian itu lebih awal. Alih-alih menunggu penghitungan seluruh isi gudang, Anda memeriksa stok tertentu secara rutin, menyelidiki selisihnya, dan memperbaiki proses yang menyebabkannya. Manfaatnya bukan sekadar laporan persediaan yang lebih rapi. Keputusan produksi yang bertumpu pada material yang hanya ada dalam catatan pun berkurang.

Informasi yang sudah dikoreksi juga perlu masuk ke rencana produksi. SkyPlanner APS menghubungkan ketersediaan material dengan pesanan, mesin, dan shift yang bergantung pada material tersebut. Dengan begitu, perencana produksi Anda dapat menanggapi kekurangan material tanpa harus menyusun ulang setiap antrean kerja secara manual.

Apa itu penghitungan siklus persediaan?

Penghitungan siklus persediaan adalah penghitungan fisik sebagian persediaan yang dipilih secara bergiliran dan berulang sesuai rencana. Jumlah yang ditemukan dibandingkan dengan jumlah yang tercatat untuk item, lokasi, status stok, dan titik waktu yang sama. Setiap selisih kemudian diselidiki dan diselesaikan.

Program ini dapat dilakukan bergiliran berdasarkan lokasi penyimpanan, kelompok item, atau masing-masing catatan item per lokasi. Sebagian stok diperiksa lebih sering karena kesalahan pada stok tersebut membawa risiko keuangan atau produksi yang lebih besar. Tujuannya adalah membangun rutinitas verifikasi yang berkelanjutan, bukan sekadar mencari barang sesekali setelah kekurangannya menghentikan pekerjaan.

Tiga kegiatan yang saling berkaitan ini memiliki fungsi berbeda:

• Pencatatan persediaan perpetual terus memperbarui saldo berdasarkan penerimaan, pengeluaran, pemakaian, dan transaksi lainnya. Catatan ini menunjukkan stok yang dianggap tersedia oleh sistem.
• Penghitungan siklus persediaan memeriksa catatan tertentu melalui penghitungan fisik sepanjang tahun operasional. Cara ini membantu mengungkap transaksi yang belum tercatat, jumlah yang salah, dan selisih lainnya ketika jejaknya masih baru.
• Penghitungan fisik menyeluruh memeriksa seluruh persediaan dalam cakupan yang telah ditentukan pada waktu yang dipilih. Sebaliknya, penghitungan siklus persediaan membagi verifikasi ke dalam bagian-bagian kecil, bukan memusatkannya dalam satu kegiatan.

Saldo yang terus diperbarui bukan bukti bahwa stok fisiknya ada. Demikian pula, program penghitungan siklus persediaan tidak otomatis menggantikan persyaratan pelaporan keuangan atau audit perusahaan Anda. Tetapkan persyaratan tersebut secara terpisah dari rutinitas operasional ini.

Bedakan dahulu selisih stok dari masalah pengiriman

Komponen yang tidak ditemukan di stasiun kerja belum tentu menandakan catatan persediaan yang salah. Komponen itu mungkin masih berada di lokasi gudang yang tercatat, menunggu pengiriman internal. Jika demikian, masalahnya terletak pada cara material sampai ke tempat kerja, bukan pada jumlah stok yang perlu dihapus dari catatan.

Pastikan cakupannya sama sebelum membandingkan angka. Jumlah stok di seluruh gedung tidak dapat langsung dibandingkan dengan isi satu wadah di sisi lini produksi. Stok yang sudah dikeluarkan untuk suatu job tidak boleh dihitung lagi sebagai persediaan gudang yang belum dikeluarkan. Komponen yang masih menunggu persetujuan mutu bisa saja ada secara fisik, tetapi belum tersedia untuk produksi.

Jika perbandingan tersebut memang menunjukkan selisih, telusuri transaksi dan penanganan material yang mungkin menyebabkannya:

Kemungkinan penyebab	Hal yang perlu diperiksa
Jumlah penerimaan yang dibukukan salah	Bandingkan barang yang dikirim, hasil pemeriksaan saat penerimaan, dan penerimaan yang dibukukan.
Satuan kotak tertukar dengan satuan buah	Verifikasi satuan pembelian, penyimpanan, dan pemakaian beserta konversinya.
Material dipindahkan tanpa memperbarui catatan lokasinya	Periksa lokasi asal, lokasi tujuan, dan transaksi pemindahannya.
Pemakaian aktual berbeda dari pemakaian yang tercatat	Tinjau metode pengeluaran material, jumlah dalam daftar kebutuhan material, scrap, dan pengembalian.
Komponen yang mirip atau memiliki revisi berbeda tercampur	Verifikasi label, identitas komponen, dan isi fisik wadah.
Stok rusak atau berstatus ditahan dianggap dapat digunakan	Bandingkan status fisiknya dengan ketersediaan yang tercatat.

Hasil pemeriksaan ini memerlukan penanganan yang berbeda-beda. Disiplin penerimaan yang lebih baik tidak akan memperbaiki jumlah pemakaian yang salah, dan pembelian stok tambahan tidak akan memperbaiki catatan pemindahan yang hilang.

Tentukan stok yang dihitung dan frekuensinya

Mulailah dari area produksi atau kelompok material dengan cakupan yang dapat ditangani, tempat selisih stok benar-benar mengganggu pekerjaan. Tetapkan penanggung jawab program, alokasikan waktu khusus yang tidak diganggu kegiatan lain, dan tentukan alur yang jelas untuk menuntaskan temuan. Rutinitas kecil yang menuntaskan selisih lebih berguna daripada daftar penghitungan panjang yang temuannya tidak sempat diselidiki.

Gunakan beberapa indikator untuk menentukan frekuensi penghitungan. Nilai pemakaian dapat membantu menentukan fokus pengendalian keuangan melalui analisis ABC persediaan. Frekuensi transaksi dan riwayat selisih menunjukkan bagian mana yang catatannya bisa cepat melenceng. Tingkat kepentingan bagi produksi memberi sudut pandang lain: komponen pembelian yang murah bisa menghentikan perakitan bernilai tinggi.

Jangan langsung menerapkan aturan umum bahwa setiap item A harus dihitung setiap bulan dan setiap item C setiap tahun. Pilih interval sesuai risiko serta waktu yang tersedia untuk menghitung dan menyelidiki selisih. Beri perhatian lebih pada bagian yang kesalahannya berulang, lalu tinjau apakah perbaikan pada penyebabnya telah membuat catatan lebih dapat diandalkan.

Penghitungan berdasarkan lokasi dapat memudahkan pekerjaan fisik karena stok yang berdekatan dikelompokkan. Penghitungan berdasarkan item membantu menelusuri satu komponen di beberapa lokasi. Apa pun pilihannya, tetapkan cakupan agar lokasi yang sulit dijangkau, item yang jarang bergerak, dan wadah yang ternyata kosong tetap masuk dalam program. Wadah kosong dengan saldo tercatat positif adalah temuan, bukan alasan untuk melewatkan penghitungan.

Prosedur penghitungan siklus persediaan untuk menuntaskan selisih

1. Tetapkan cakupan penghitungan

Identifikasi item dan lokasinya, termasuk pembedaan lot, revisi, atau status stok yang digunakan di tempat Anda. Tentukan satuan persediaan serta cara menghitung kemasan tersegel atau wadah yang sebagian isinya telah digunakan. Perjelas batas cakupannya agar orang lain dapat mengulangi penghitungan tersebut.

Sertakan juga stok yang tidak diperkirakan ada tetapi ditemukan dalam cakupan tersebut. Memeriksa hanya item yang tercetak pada daftar dapat membuat penerimaan yang belum tercatat atau komponen yang salah tempat tetap luput dari perhatian.

2. Tetapkan titik waktu acuan transaksi yang andal

Hasil penghitungan fisik dan saldo sistem harus merujuk pada titik waktu yang sama. Jika tidak, pengambilan barang saat penghitungan dapat terlihat sebagai kekurangan stok meskipun sudah dicatat dengan benar.

Untuk uji coba berskala kecil, menghentikan sementara pergerakan material di lokasi yang dipilih mungkin merupakan kontrol paling sederhana. Jika pekerjaan harus berlanjut, gunakan proses yang jelas untuk mencatat penerimaan, pengambilan, dan pemindahan selama penghitungan, lalu rekonsiliasikan waktu transaksinya. Beri tahu petugas penanganan material tentang stok yang sedang dihitung dan siapa yang berwenang mengizinkan pengecualian. Yang dikendalikan adalah cakupan yang dipilih, bukan berarti seluruh gudang harus ditutup.

3. Hitung tanpa terpaku pada jumlah yang diharapkan

Jika memungkinkan, jangan tampilkan saldo tercatat kepada petugas saat penghitungan awal. Minta petugas mencatat jumlah yang benar-benar ditemukan, bukan sekadar mengonfirmasi angka di layar.

Periksa isi sebenarnya, bukan hanya label wadah. Catat waktu penghitungan, satuan, lokasi, dan petugas yang menghitung, beserta identitas barang yang tidak jelas atau kemasan rusak yang perlu ditangani. Jika menggunakan berat atau metode tidak langsung lainnya, verifikasi metode tersebut dan kesesuaiannya untuk material yang dihitung.

4. Hitung ulang dan rekonsiliasikan selisih

Sebelum mengubah saldo, pastikan kembali item, satuan, lokasi, dan titik waktu acuannya. Minta orang kedua melakukan penghitungan ulang secara independen jika selisihnya signifikan atau belum dapat dijelaskan. Setelah itu, periksa penerimaan, pemindahan, pengeluaran untuk produksi, pemakaian, pengembalian, dan scrap di sekitar waktu penghitungan.

Jangan terus mengulang penghitungan sampai seseorang menghasilkan angka yang diharapkan. Simpan hasil pengamatan pertama beserta bukti yang diperoleh sesudahnya. Jika selisih jumlah dapat dijelaskan oleh pergerakan material yang sah setelah waktu penghitungan, rekonsiliasikan pergerakan tersebut alih-alih membukukan penyesuaian tambahan.

5. Setujui koreksi yang sesuai

Pisahkan pencatatan hasil penghitungan dari pemberian persetujuan untuk mengubah catatan persediaan. Tetapkan tanggung jawab persetujuan dan batas yang mengharuskan eskalasi sesuai nilai barang dan risikonya terhadap produksi.

Catat jumlah yang disepakati, selisih, alasan, pemberi persetujuan, dan bukti pendukungnya. Perbaiki kesalahan yang sebenarnya: lokasi atau status stok yang keliru mungkin memerlukan transaksi yang berbeda dari penyesuaian jumlah. Sebelum membuat penyesuaian, periksa apakah ada transaksi asal yang belum tercatat agar pencatatan penerimaan atau pemakaian di kemudian hari tidak mengoreksi selisih yang sama dua kali.

Jika kekurangan yang sudah diverifikasi mengancam pekerjaan yang sedang berjalan, segera beri tahu perencana produksi. Jangan biarkan risiko keterlambatan pengiriman tidak diketahui selama penyelidikan akar masalah yang lebih panjang masih berlangsung.

6. Perbaiki proses yang menyebabkan kesalahan

Penyesuaian yang disetujui memperbaiki catatan saat ini. Namun, penyesuaian itu tidak menjelaskan penyebab kesalahan ataupun mencegahnya terulang.

Tetapkan penanggung jawab dan tenggat untuk tindakan perbaikan. Tindakannya bisa berupa perubahan pemeriksaan saat penerimaan, perbaikan konversi satuan, pencatatan scrap pada operasi tempat scrap terjadi, atau perbaikan cara pengembalian komponen yang tidak terpakai ke gudang. Periksa kembali stok yang terdampak setelah proses tersebut dijalankan lagi. Ukuran keberhasilannya adalah apakah selisih muncul kembali, bukan apakah penyesuaian berhasil dibukukan.

7. Gunakan data ketersediaan yang telah dikoreksi dalam penjadwalan produksi

Pastikan koreksi yang disetujui sudah masuk ke sistem yang memasok informasi material untuk jadwal produksi. Kemudian tinjau kembali pesanan yang memakai material tersebut, prioritasnya, serta sumber daya produksi yang juga digunakan oleh pekerjaan lain.

Tim persediaan sudah menetapkan jumlah awal yang lebih akurat. Namun, perencana masih perlu menjawab pertanyaan lain: apa yang sekarang bisa kita produksi, bagaimana urutannya, dan apa dampaknya terhadap tanggal pengiriman?

Contoh: penghitungan sudah ditutup, tetapi dua pesanan masih membutuhkan komponen

Bayangkan ada produsen yang catatan stoknya menunjukkan 120 unit rumah komponen yang layak pakai di gudang. Dua pesanan yang akan dikerjakan masing-masing membutuhkan 60 unit. Penghitungan dengan prosedur terkendali menemukan 90 unit, dan penghitungan ulang secara independen mengonfirmasi jumlah tersebut.

Tim memastikan bahwa rumah komponen tersebut belum dipindahkan ke lokasi lain maupun dikeluarkan dari persediaan. Setelah ditelusuri, selisih itu berasal dari rumah komponen rusak yang disisihkan saat penanganan sebelumnya tanpa transaksi scrap. Koreksi yang disetujui mengubah saldo stok layak pakai menjadi 90 unit. Tim juga menetapkan tanggung jawab yang jelas untuk mencatat pengeluaran serupa ke depannya.

Dengan demikian, selisih jumlah yang ditemukan sudah diselesaikan. Namun, stok rumah komponen tetap tidak cukup untuk kedua pesanan karena total kebutuhannya masih 120 unit. Bagian pembelian memeriksa pasokan pengganti, sementara perencana menentukan komitmen pesanan mana yang diprioritaskan.

Menggeser jadwal pesanan yang terdampak tidak hanya mengubah daftar material. Operasi pemesinan dan perakitannya menggunakan sumber daya produksi yang sama dengan pesanan lain, termasuk pekerjaan yang tidak memakai rumah komponen ini. Karena itu, koreksi saldo stok dapat mengubah beberapa antrean kerja dan tanggal pengiriman. Dalam situasi ini, menghubungkan informasi persediaan dengan jadwal produksi terpadu mengurangi pekerjaan perencanaan manual.

Ukur hasil penghitungan pertama, bukan hanya saldo setelah koreksi

Akurasi persediaan perlu didefinisikan dengan jelas. Sebagai ukuran praktis kecocokan catatan, bagi jumlah catatan barang per lokasi yang sesuai pada penghitungan pertama dengan seluruh catatan barang per lokasi yang diperiksa, lalu nyatakan hasilnya dalam persentase. Tentukan apakah kecocokan berarti jumlah harus sama persis atau boleh berada dalam toleransi yang disepakati, dan gunakan definisi itu secara konsisten.

Saat mengukur akurasi, gunakan hasil penghitungan sebelum penyesuaian. Laporan yang dibuat hanya setelah semua selisih dikoreksi akan menyembunyikan kondisi yang sebenarnya ditemukan saat penghitungan.

Tinjau persentase tersebut bersama selisih yang belum diselesaikan, penyebab yang berulang, cakupan penghitungan, dan gangguan produksi akibat material. Nilai keseluruhan yang tinggi bisa menutupi kekurangan pada satu komponen penting. Demikian pula, program penghitungan berbasis risiko yang sengaja memeriksa barang bermasalah tidak memberikan estimasi tanpa bias atas seluruh catatan persediaan di pabrik.

Tren yang berguna adalah berkurangnya kesalahan berulang dan masalah tak terduga saat job dijadwalkan mulai, bukan sekadar bertambahnya aktivitas penghitungan.

Ubah data stok yang telah dikoreksi menjadi rencana yang dapat dijalankan dengan SkyPlanner

Pilih SkyPlanner jika tim Anda sudah dapat memastikan ketersediaan material, tetapi masih menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencocokkannya dengan pesanan dan menyusun ulang antrean mesin. SkyPlanner menyatukan keputusan-keputusan tersebut dalam satu jadwal produksi.

Kaitan material pada suatu produk diteruskan ke item pesanannya. Informasi stok dapat dikelola melalui integrasi atau dalam modul Warehouse di SkyPlanner. Jika penjadwalan yang mempertimbangkan material diaktifkan, Arcturus, kecerdasan buatan untuk penjadwalan di SkyPlanner, memperhitungkan ketersediaan material bersama kapasitas stasiun kerja, shift, ketergantungan antaroperasi, dan aturan yang Anda konfigurasikan.

Setelah koreksi stok yang disetujui masuk ke data perencanaan tersebut, hitung ulang jadwal dan tinjau hasilnya pada lini masa Gantt. Anda dapat melihat posisi pekerjaan yang terdampak di antara pesanan lain, tanpa mengedit antrean setiap sumber daya produksi satu per satu. Anda menentukan prioritas; Arcturus menangani perhitungan jadwalnya. Dengan begitu, koordinasi manual berkurang dan Anda bisa mengetahui lebih awal komitmen pengiriman mana yang perlu diperhatikan.

SkyPlanner dapat terintegrasi dengan ERP atau MES apa pun melalui REST API terbukanya. Pertahankan alur kerja penerimaan, penghitungan, dan persetujuan koreksi selisih yang mendukung kegiatan produksi Anda, lalu hubungkan informasi material yang dikelola melalui alur tersebut ke penjadwalan produksi terperinci. Penghitungan memverifikasi kondisi fisik; SkyPlanner membantu Anda menindaklanjuti dampaknya terhadap produksi.

Perubahan di Eskomatic berkat informasi material yang lebih jelas

Eskomatic, perusahaan jasa pemesinan, sebelumnya mengandalkan antrean kerja yang sebagian besar dikelola secara manual dalam sistem pengendalian produksi lama. Informasi status material yang terbatas membuat kekurangan bisa baru diketahui ketika waktu mulai job yang direncanakan sudah terlalu dekat.

Setelah SkyPlanner terhubung ke ERP yang sudah digunakan, tim memperoleh tampilan visual antrean kerja, penjadwalan beban kerja otomatis, dan informasi material yang lebih jelas. Eskomatic melaporkan berkurangnya penghentian produksi akibat kekurangan material serta penetapan tanggal pengiriman yang lebih akurat. Pengalaman ini menunjukkan manfaat menghubungkan material dengan penjadwalan, alih-alih membiarkan perencana mengurai dampaknya pada saat terakhir.

Mulai dari satu selisih yang berulang

Pilih komponen yang berulang kali harus dicari atau mengalami kekurangan tak terduga. Tentukan cakupan penghitungannya, kendalikan pergerakan barang selama pemeriksaan, selidiki selisihnya, dan tetapkan penanggung jawab tindakan perbaikan. Kemudian telusuri dampak perubahan ketersediaan yang telah disetujui hingga ke pesanan yang membutuhkan komponen tersebut.

Untuk melihat penerapan langkah terakhir tersebut, jadwalkan demo SkyPlanner. Siapkan satu saldo material yang masih diperselisihkan, pesanan yang memakai komponen tersebut, serta mesin yang digunakan bersama oleh pesanan-pesanan itu dan pekerjaan lain. Dengan begitu, diskusi memiliki tujuan konkret: melihat bagaimana informasi material yang telah dikoreksi dapat menjadi rencana produksi yang bisa digunakan tim Anda. Jika ingin menjelajahinya terlebih dahulu, coba SkyPlanner dengan data demo.