Cyklisk lageroptælling i produktionen: Ret lagerafvigelser

Hjem » Ressourcer » Cyklisk lageroptælling i produktionen: Ret lagerafvigelser

Anslået læsetid: 11 Minutter

Ifølge lagerregistreringen er komponenterne til rådighed. Operatøren åbner beholderen og opdager, at der ikke er nok til at færdiggøre opgaven. Nu leder lageret efter delene, indkøb forsøger at skaffe erstatninger, og produktionsplanlæggeren må lægge en ny plan, fordi den oprindelige forudsatte, at delene var der.

Cyklisk lageroptælling hjælper med at opdage den slags uoverensstemmelser tidligere. I stedet for at vente på en optælling af hele lageret kontrollerer I regelmæssigt udvalgte beholdninger, undersøger afvigelser og retter de processer, der ligger bag. Gevinsten er ikke blot en mere retvisende lagerrapport. Det betyder også færre beslutninger i produktionen baseret på materialer, som kun findes i registreringerne.

De korrigerede oplysninger skal også nå frem til produktionsplanen. SkyPlanner APS kobler materialernes tilgængelighed til de ordrer, maskiner og skift, der er afhængige af dem. Dermed kan jeres planlægger reagere på en mangel uden manuelt at skulle lægge alle opgavekøer om.

Hvad er cyklisk lageroptælling?

Cyklisk lageroptælling er gentagen fysisk optælling af udvalgte lagerbeholdninger efter en planlagt turnus. I sammenligner den optalte mængde med den registrerede mængde for samme vare, lokation, lagerstatus og tidspunkt. Derefter undersøger og afklarer I eventuelle afvigelser.

Optællingsplanen kan gå på skift mellem lagerlokationer, varegrupper eller enkelte kombinationer af vare og lokation. Nogle beholdninger kontrolleres oftere, fordi fejl her indebærer en større økonomisk risiko eller risiko for produktionen. Målet er en fast kontrolrutine, ikke sporadisk eftersøgning, når en mangel allerede har stoppet arbejdet.

Tre beslægtede aktiviteter har hver deres formål:

• Løbende lagerregistrering ajourfører beholdningen ud fra varemodtagelser, udleveringer, forbrug og andre transaktioner. Registreringerne viser, hvad der ifølge systemet er på lager.
• Cykliske lageroptællinger efterprøver udvalgte registreringer fysisk i løbet af driftsåret. De hjælper med at afdække manglende transaktioner, forkerte mængder og andre afvigelser, mens sporene stadig er friske.
• En fuld fysisk lageroptælling kontrollerer hele den afgrænsede lagerbeholdning på et valgt tidspunkt. Cyklisk lageroptælling fordeler kontrollen på mindre dele frem for at samle den i én optælling.

En løbende registreret beholdning er ikke dokumentation for, at varerne fysisk er til stede. Tilsvarende erstatter en ordning med cyklisk lageroptælling ikke automatisk virksomhedens krav til regnskabsaflæggelse eller revision. Afklar disse krav særskilt fra den daglige driftsrutine.

Skeln først mellem en lagerafvigelse og et leveringsproblem

At en del mangler ved en arbejdsstation, betyder ikke nødvendigvis, at lagerregistreringen er forkert. Delen kan stadig ligge på den registrerede lagerlokation og vente på intern levering. I så fald handler problemet om, hvordan materialerne når frem til arbejdet, ikke om en mængde, der skal afskrives.

Sørg for, at afgrænsningen er den samme, før I sammenligner tallene. Den samlede beholdning i bygningen kan ikke sammenlignes direkte med indholdet i én kasse ved produktionslinjen. Materialer, der allerede er udleveret til en opgave, må ikke tælles med igen som ikke-udleveret lagerbeholdning. Dele, der afventer kvalitetsfrigivelse, kan være fysisk til stede uden at være til rådighed for produktionen.

Hvis sammenligningen faktisk viser en afvigelse, skal I spore de transaktioner og den håndtering, der kan have forårsaget den:

Mulig årsag	Det skal I kontrollere
Varemodtagelsen er bogført med en forkert mængde	Sammenhold leverancen, modtagekontrollen og den bogførte varemodtagelse.
Kasser er forvekslet med styk	Kontrollér enhederne for indkøb, lager og forbrug samt omregningen mellem dem.
Materialer er flyttet, uden at lokationen er opdateret i systemet	Kontrollér fra- og til-lokationen samt flyttetransaktionen.
Det faktiske forbrug afviger fra det registrerede	Gennemgå udleveringsmetoden, mængderne i styklisten, kassationer og returneringer.
Lignende dele eller forskellige revisioner er blandet sammen	Kontrollér etiketter, identifikationsoplysninger og det faktiske indhold i beholderne.
Beskadigede eller spærrede varer regnes som anvendelige	Sammenhold varernes fysiske status med den registrerede tilgængelighed.

Disse kontroller fører til forskellige løsninger. Bedre disciplin ved varemodtagelsen retter ikke en forkert forbrugsmængde, og ekstra indkøb retter ikke en manglende registrering af en lagerflytning.

Vælg, hvad I vil tælle, og hvor ofte

Start med et overskueligt produktionsområde eller en materialegruppe, hvor afvigelser skaber reelle forstyrrelser. Udpeg en ansvarlig, afsæt tid, der ikke bruges til andre opgaver, og fastlæg en klar fremgangsmåde til at afklare fundene. En lille rutine, hvor afvigelserne bliver fulgt til dørs, er mere nyttig end en lang optællingsliste, som ingen har tid til at undersøge.

Brug flere kriterier til at fastlægge, hvor ofte I tæller. Forbrugsværdien kan gennem en ABC-analyse af lagervarer hjælpe med at målrette den økonomiske kontrol. Hyppige transaktioner og tidligere afvigelser viser, hvor registreringerne hurtigt kan komme ud af trit med virkeligheden. Hvor kritisk varen er for produktionen, giver et andet perspektiv: En billig indkøbt del kan standse montagen af et dyrt produkt.

Overtag ikke en generel regel om, at alle A-varer skal tælles hver måned og alle C-varer én gang om året. Vælg intervaller, der afspejler jeres risici og den tid, I har til optælling og undersøgelse. Giv tilbagevendende fejl mere opmærksomhed, og følg derefter op på, om rettelsen af den bagvedliggende årsag har gjort registreringen mere pålidelig.

Optælling efter lokation kan gøre det fysiske arbejde lettere, fordi nærliggende beholdninger tælles samlet. Optælling efter vare gør det lettere at spore én del på tværs af flere placeringer. Uanset metoden skal I fastlægge dækningen, så svært tilgængelige lokationer, varer med lav omsætning og uventet tomme kasser ikke falder ud af ordningen. En tom kasse med en positiv registreret beholdning er en afvigelse, ikke en grund til at springe optællingen over.

En procedure for cyklisk lageroptælling, der får afvigelsen afklaret

1. Afgræns optællingen

Identificér varen og lokationen samt de partier, revisioner og lagerstatusser, I skelner mellem i driften. Angiv lagerenheden, og hvordan forseglede pakker eller delvist brugte beholdere skal tælles. Gør afgrænsningen så tydelig, at en anden person kan gentage optællingen.

Medtag også uventede varer, som findes inden for optællingens afgrænsning. Hvis I kun kontrollerer varerne på en udskrevet liste, kan en uregistreret varemodtagelse eller en fejlplaceret del forblive usynlig.

2. Fastlæg et entydigt skæringstidspunkt for transaktioner

Den fysiske optælling og beholdningen i systemet skal gælde for samme tidspunkt. Ellers kan et korrekt registreret pluk under optællingen se ud som en mangel.

I et mindre pilotforløb kan den enkleste kontrol være en kort pause i lagerbevægelserne på den valgte lokation. Hvis arbejdet skal fortsætte, skal I have en fast procedure til at registrere modtagelser, pluk og flytninger under optællingen og afstemme deres tidspunkter. Fortæl de medarbejdere, der håndterer materialerne, hvad der tælles, og hvem der godkender undtagelser. I styrer bevægelserne inden for det valgte område; I behøver ikke nødvendigvis at lukke hele lageret.

3. Tæl uafhængigt af den forventede mængde

Lad så vidt muligt den første optælling foregå, uden at optælleren kan se den registrerede beholdning. Bed om den faktisk optalte mængde frem for en bekræftelse af tallet på skærmen.

Kontrollér det faktiske indhold, ikke blot etiketten på beholderen. Registrér tidspunkt, enhed, lokation og optæller samt uklar mærkning eller beskadiget emballage, der kræver opfølgning. Hvis I bruger vejning eller en anden indirekte metode, skal I kontrollere metoden, og om den egner sig til materialet.

4. Tæl igen, og afstem afvigelser

Bekræft vare, enhed, lokation og skæringstidspunkt, før I ændrer en beholdning. Lad en anden person foretage en uafhængig kontroloptælling ved en væsentlig eller uforklaret afvigelse. Undersøg derefter varemodtagelser, flytninger, udleveringer til produktionen, forbrug, returneringer og kassationer omkring optællingstidspunktet.

Bliv ikke ved med at tælle, indtil nogen når frem til det forventede resultat. Gem den første optælling og den efterfølgende dokumentation. Hvis mængdeforskellen skyldes en legitim lagerbevægelse efter optællingstidspunktet, skal I afstemme bevægelsen frem for at bogføre en ekstra regulering for den.

5. Godkend den relevante rettelse

Hold registrering af optællingen adskilt fra godkendelse af en lagerændring. Fastlæg, hvem der må godkende, og hvornår sagen skal løftes videre, ud fra varens værdi og risikoen for produktionen.

Registrér den godkendte mængde, afvigelsen, årsagen, hvem der har godkendt rettelsen, og den tilhørende dokumentation. Ret den faktiske fejl: En forkert lokation eller lagerstatus kan kræve en anden postering end en mængderegulering. Kontrollér, om der mangler oprindelige posteringer, før I foretager en regulering, så en senere bogføring af varemodtagelse eller forbrug ikke retter den samme difference to gange.

Giv straks produktionsplanlæggeren besked, hvis en bekræftet mangel truer det igangværende arbejde. Risikoen for forsinkede leverancer må ikke forblive skjult, mens en mere omfattende årsagsanalyse står på.

6. Ret den proces, der skabte fejlen

En godkendt regulering retter den registrerede beholdning her og nu. Den forklarer ikke, hvorfor fejlen opstod, og forhindrer heller ikke, at den opstår igen.

Udpeg en ansvarlig for den korrigerende handling, og fastsæt en frist. Det kan være nødvendigt at ændre modtagekontrollen, rette en enhedsomregning, registrere kassation ved den operation, hvor den sker, eller rette proceduren for at returnere ubrugte komponenter til lageret. Kontrollér den berørte beholdning igen, når processen har været i brug. Det afgørende er, om afvigelsen opstår igen – ikke om reguleringen blev bogført korrekt.

7. Brug den rettede materialetilgængelighed i detailplanlægningen

Sørg for, at den godkendte rettelse når frem til det system, der leverer materialeoplysninger til produktionsplanen. Vurdér derefter igen de ordrer, der bruger materialet, deres prioritet og de ressourcer, de deler med andre opgaver.

De lageransvarlige har fastlagt en mere pålidelig startbeholdning. Planlæggeren mangler stadig svar på et andet spørgsmål: Hvad kan vi nu producere, i hvilken rækkefølge, og hvad betyder det for leveringsdatoerne?

Eksempel: Optællingen er afsluttet, men to ordrer skal stadig bruge delene

Forestil dig en producent, der har registreret 120 brugbare huse på lager. To kommende ordrer skal hver bruge 60. Ved en kontrolleret optælling findes der 90, og en uafhængig genoptælling bekræfter mængden.

Medarbejderne kontrollerer, at husene ikke er flyttet til en anden lokation eller allerede er udleveret. De finder frem til, at differencen skyldes beskadigede huse, som blev fjernet ved tidligere håndtering, uden at kassationen blev registreret. Den godkendte rettelse bringer den brugbare beholdning ned på 90, og der placeres et klart ansvar for at registrere fremtidige udtag.

Dermed er den aktuelle mængdeafvigelse afklaret. Men der er stadig ikke nok huse til begge ordrer: Det samlede behov er fortsat 120. Indkøb undersøger muligheden for at skaffe erstatninger, og planlæggeren afgør, hvilken leveringsforpligtelse der har førsteprioritet.

Når den berørte ordre flyttes, ændrer det mere end en materialeliste. Ordrens bearbejdnings- og montageoperationer deler ressourcer med andre ordrer, også med arbejde, der ikke bruger disse huse. En rettet lagerbeholdning kan derfor ændre flere køer og leveringsdatoer. Her sparer det manuelt planlægningsarbejde at koble lageroplysningerne til en fælles produktionsplan.

Mål det første optællingsresultat, ikke kun den rettede beholdning

Lagernøjagtighed kræver en klar definition. Et praktisk mål er andelen af kontrollerede vare-lokationskombinationer, hvor den første optælling stemte med registreringen. Dividér antallet af kombinationer, der stemte, med det samlede antal kontrollerede kombinationer, og angiv resultatet i procent. Fastlæg, om der kræves fuld overensstemmelse, eller om en aftalt tolerance accepteres, og brug definitionen konsekvent.

Brug optællingsresultatet før regulering, når du måler nøjagtigheden. En rapport, der først trækkes, efter at alle differencer er rettet, skjuler den tilstand, optællingen faktisk afdækkede.

Vurdér procenttallet sammen med uafklarede afvigelser, tilbagevendende årsager, optællingens dækningsgrad og materialerelaterede afbrydelser i produktionen. Et højt samlet resultat kan skjule mangel på én kritisk komponent. Et risikobaseret optællingsprogram, der bevidst kontrollerer problematiske varer, giver heller ikke et repræsentativt billede af nøjagtigheden i fabrikkens samlede lagerregistreringer.

Den værdifulde udvikling er færre tilbagevendende fejl og færre overraskelser ved planlagt opgavestart – ikke blot flere optællinger.

Omsæt den rettede lagerbeholdning til en brugbar plan med SkyPlanner

Vælg SkyPlanner, hvis I kan fastslå, hvilke materialer der er til rådighed, men stadig bruger for meget tid på at holde dem op mod ordrerne og omlægge maskinernes køer. SkyPlanner samler disse beslutninger i én produktionsplan.

Materialer, der er knyttet til et produkt, følger med over på produktets ordrelinjer. Lageroplysninger kan vedligeholdes via integration eller i SkyPlanners Warehouse-modul. Når planlægning med materialehensyn er aktiveret, tager Arcturus, SkyPlanners kunstige intelligens til detailplanlægning, højde for materialetilgængelighed sammen med arbejdsstationernes kapacitet, skiftehold, afhængigheder mellem operationer og de regler, du har konfigureret.

Når en godkendt lagerrettelse er slået igennem i planlægningsdataene, kan du genberegne planen og gennemgå resultatet i Gantt-tidslinjen. Du kan se, hvordan det berørte arbejde passer ind mellem de øvrige ordrer, i stedet for at redigere køen for hver ressource separat. Du fastlægger prioriteterne; Arcturus står for beregningen af planen. Det betyder mindre manuel koordinering og tidligere overblik over, hvilke leveringsforpligtelser der kræver opmærksomhed.

SkyPlanner kan integreres med ethvert ERP- eller MES-system via sit åbne REST API. Behold de arbejdsgange for varemodtagelse, optælling og godkendelse af lagerrettelser, der passer til jeres drift, og forbind de ajourførte materialeoplysninger med detailplanlægningen. Optællingen bekræfter de fysiske forhold; SkyPlanner hjælper jer med at håndtere konsekvenserne for produktionen.

Hvad et bedre materialeoverblik ændrede hos Eskomatic

Eskomatic, der udfører maskinbearbejdning som underleverandør, brugte tidligere i vid udstrækning manuelle arbejdskøer i et ældre produktionsstyringsmiljø. Det begrænsede overblik over materialestatus betød, at en mangel kunne blive opdaget for tæt på en opgaves planlagte start.

Med SkyPlanner koblet til det eksisterende ERP-system fik medarbejderne en visuel arbejdskø, automatisk planlægning af belastningen og et bedre materialeoverblik. Eskomatic fortæller om færre produktionsstop som følge af materialemangel og mere præcis fastsættelse af leveringsdatoer. Erfaringen viser værdien af at forbinde materialeoplysninger med detailplanlægningen frem for at lade planlæggeren udrede konsekvenserne i sidste øjeblik.

Start med én tilbagevendende afvigelse

Vælg en del, som gentagne gange skal eftersøges eller uventet mangler. Fastlæg optællingens omfang, styr lagerbevægelserne under kontrollen, undersøg differencen, og placér ansvaret for den korrigerende handling. Følg derefter den godkendte ændring i tilgængeligheden helt frem til de ordrer, der skal bruge delen.

Vil du se det sidste trin i praksis, så book en demo af SkyPlanner. Tag udgangspunkt i én materialebeholdning, der er tvivl om, de ordrer, der bruger delen, og de maskiner, som ordrerne deler med andet arbejde. Det giver samtalen et konkret formål: at se, hvordan rettede materialeoplysninger kan omsættes til en produktionsplan, I kan bruge. Hvis du foretrækker at udforske løsningen først, kan du prøve SkyPlanner med demodata.