Cyclustelling in de productie: los voorraadverschillen op

Home » Bronnen » Cyclustelling in de productie: los voorraadverschillen op

Geschatte leestijd: 11 minuten

Volgens de voorraadadministratie zijn de onderdelen beschikbaar. De operator opent de bak en ontdekt dat er niet genoeg zijn om de taak af te ronden. Nu zoekt het magazijn naar de ontbrekende onderdelen, probeert inkoop vervangende onderdelen te regelen en moet de productieplanner een planning omgooien die ervan uitging dat alles aanwezig was.

Cyclustelling helpt zulke verschillen eerder te ontdekken. In plaats van te wachten tot het hele magazijn wordt geteld, controleert u regelmatig een geselecteerd deel van de voorraad. U onderzoekt verschillen en verbetert het proces dat ze veroorzaakt. Dat levert niet alleen een kloppender voorraadoverzicht op. U neemt ook minder productiebeslissingen op basis van materiaal dat alleen in de administratie bestaat.

De gecorrigeerde gegevens moeten ook in de productieplanning terechtkomen. SkyPlanner APS koppelt de materiaalbeschikbaarheid aan de orders, machines en ploegen die ervan afhankelijk zijn. Zo kan uw planner op een tekort reageren zonder elke werklijst handmatig opnieuw op te bouwen.

Wat is cyclustelling?

Bij cyclustelling telt u volgens een vast roulatieschema telkens een geselecteerd deel van de voorraad fysiek. U vergelijkt de getelde hoeveelheid met de geregistreerde hoeveelheid voor hetzelfde artikel, dezelfde locatie, dezelfde voorraadstatus en hetzelfde tijdstip. Vervolgens onderzoekt u eventuele verschillen en lost u ze op.

Een telprogramma kan afwisselend opslaglocaties, artikelgroepen of afzonderlijke artikel-locatiecombinaties omvatten. Sommige voorraden controleert u vaker, omdat fouten daar grotere financiële risico’s of productierisico’s opleveren. Het doel is een vaste controleroutine, niet af en toe zoeken wanneer een tekort het werk al heeft stilgelegd.

Drie verwante activiteiten hebben elk een eigen functie:

• Een doorlopende voorraadadministratie houdt de voorraadstand bij op basis van ontvangsten, uitgiften, verbruik en andere transacties. Deze administratie laat zien wat er volgens het systeem aanwezig is.
• Cyclustellingen toetsen gedurende het jaar geselecteerde voorraadgegevens aan de fysieke voorraad. Zo komen ontbrekende transacties, onjuiste hoeveelheden en andere verschillen aan het licht terwijl de oorzaak nog goed te achterhalen is.
• Een volledige fysieke voorraadtelling controleert op een gekozen tijdstip de gehele voorraad die binnen de vastgestelde afbakening valt. Cyclustelling verdeelt die controle over kleinere delen, in plaats van alles in één keer te tellen.

Een bijgehouden voorraadstand bewijst niet dat de voorraad fysiek aanwezig is. Ook voldoet u met een programma voor cyclustellingen niet automatisch aan de eisen voor financiële verslaglegging of audits binnen uw bedrijf. Stel die eisen los van deze operationele routine vast.

Maak eerst onderscheid tussen een voorraadverschil en een intern leveringsprobleem

Als een onderdeel bij een werkcentrum ontbreekt, hoeft de voorraadadministratie niet onjuist te zijn. Het kan nog op de geregistreerde magazijnlocatie liggen, wachtend op intern transport. Dan zit het probleem in de aanvoer van materiaal naar de werkplek en is er geen sprake van een hoeveelheid die moet worden afgeboekt.

Controleer voordat u hoeveelheden vergelijkt of ze op dezelfde afbakening betrekking hebben. Een totaal voor het hele gebouw kunt u niet rechtstreeks vergelijken met de inhoud van één bak naast de productielijn. Voorraad die al aan een taak is uitgegeven, mag niet opnieuw als nog niet uitgegeven magazijnvoorraad worden geteld. Onderdelen die op kwaliteitsvrijgave wachten, kunnen fysiek aanwezig zijn zonder beschikbaar te zijn voor productie.

Blijkt er bij een juiste vergelijking inderdaad een verschil te zijn, ga dan na welke transacties en handelingen dat kunnen hebben veroorzaakt:

Mogelijke oorzaak	Wat u moet controleren
Ontvangst met een onjuiste hoeveelheid geboekt	Vergelijk de levering, de ontvangstcontrole en de geboekte ontvangst.
Dozen verward met stuks	Controleer de eenheden voor inkoop, opslag en verbruik en de omrekenfactoren daartussen.
Materiaal verplaatst zonder de geregistreerde locatie aan te passen	Controleer de herkomstlocatie, de bestemmingslocatie en de overboekingsregistratie.
Werkelijk verbruik wijkt af van geregistreerd verbruik	Controleer de uitgiftemethode, de hoeveelheden in de stuklijst, uitval en retouren.
Vergelijkbare onderdelen of revisies door elkaar geraakt	Controleer etiketten, identificatiegegevens en de werkelijke inhoud van de bakken.
Beschadigde of geblokkeerde voorraad als bruikbaar aangemerkt	Vergelijk de fysieke toestand en status met de geregistreerde beschikbaarheid.

Deze controles vragen om verschillende oplossingen. Zorgvuldiger werken bij goederenontvangst verhelpt geen onjuiste verbruikshoeveelheid. En extra voorraad inkopen lost een ontbrekende overboekingsregistratie niet op.

Bepaal wat u telt en hoe vaak

Begin met een overzichtelijk productiegebied of een materiaalgroep waar voorraadverschillen echt voor verstoring zorgen. Wijs een verantwoordelijke aan, reserveer tijd die niet voor ander werk wordt ingezet en leg vast hoe bevindingen worden afgehandeld. Een kleine routine waarin afwijkingen daadwerkelijk worden opgelost, is nuttiger dan een lange tellijst waarvoor niemand tijd heeft om de verschillen te onderzoeken.

Bepaal de telfrequentie op basis van meerdere signalen. Met een ABC-analyse in voorraadbeheer kunt u op basis van de verbruikswaarde gericht financiële controles uitvoeren. De transactiefrequentie en eerdere voorraadverschillen laten zien waar de administratie snel kan gaan afwijken. Het belang voor de productie biedt nog een ander perspectief: een goedkoop inkooponderdeel kan de assemblage van een duur product stilleggen.

Neem niet zomaar een algemene regel over dat elk A-artikel maandelijks en elk C-artikel jaarlijks moet worden geteld. Kies intervallen die passen bij uw risico’s en de beschikbare tijd voor tellen en onderzoek. Besteed meer aandacht aan artikelen waarbij fouten terugkeren. Beoordeel daarna of het aanpakken van de achterliggende oorzaak de voorraadregistratie betrouwbaarder heeft gemaakt.

Tellen per locatie kan het fysieke werk eenvoudiger maken, doordat u nabijgelegen voorraad samen telt. Tellen per artikel helpt om één onderdeel op meerdere locaties na te lopen. Welke aanpak u ook kiest, leg de dekking zo vast dat lastig bereikbare locaties, langzaam lopende artikelen en onverwacht lege bakken niet buiten het telprogramma vallen. Een lege bak waarvoor nog een positieve voorraadstand geregistreerd staat, is een bevinding en geen reden om de telling over te slaan.

Een procedure voor cyclustelling waarmee u verschillen oplost

1. Baken de telling af

Leg het artikel en de locatie vast, plus eventuele partijen, revisies of voorraadstatussen die u in uw bedrijf onderscheidt. Vermeld de voorraadeenheid en hoe gesloten verpakkingen of deels gebruikte bakken moeten worden geteld. Maak de afbakening zo duidelijk dat een ander de telling kan herhalen.

Neem ook onverwachte voorraad mee die u binnen de afbakening aantreft. Als u alleen de artikelen op een lijst controleert, kan een niet-geboekte ontvangst of een verkeerd weggelegd onderdeel onopgemerkt blijven.

2. Leg een betrouwbaar peilmoment voor transacties vast

De fysieke telling en de voorraadstand in het systeem moeten op hetzelfde moment betrekking hebben. Anders kan een correct geregistreerde picking tijdens het tellen op een tekort lijken.

Bij een kleine proef kan het tijdelijk stilleggen van voorraadbewegingen op de gekozen locatie de eenvoudigste beheersmaatregel zijn. Moet het werk doorgaan, leg dan vast hoe u ontvangsten, pickings en verplaatsingen tijdens de telling registreert en op basis van hun tijdstip met de telling afstemt. Vertel de medewerkers die materiaal verplaatsen wat er wordt geteld en wie toestemming geeft voor uitzonderingen. U beheerst de bewegingen binnen de gekozen afbakening; daarvoor hoeft niet per se het hele magazijn dicht.

3. Tel onafhankelijk van de verwachte hoeveelheid

Laat de teller bij de eerste telling waar mogelijk de geregistreerde voorraadstand niet zien. Vraag om de waargenomen hoeveelheid, niet om bevestiging van het getal op het scherm.

Controleer de werkelijke inhoud, niet alleen het etiket op de bak. Registreer het teltijdstip, de eenheid, de locatie en de teller. Noteer ook onduidelijke identificatie of beschadigde verpakkingen die aandacht vragen. Gebruikt u weging of een andere indirecte telmethode, controleer dan de methode en of deze geschikt is voor het betreffende materiaal.

4. Hertel en verklaar de verschillen

Controleer het artikel, de eenheid, de locatie en het peilmoment voordat u een voorraadstand aanpast. Laat een tweede persoon een aanzienlijk of onverklaard verschil onafhankelijk hertellen. Onderzoek vervolgens de ontvangsten, verplaatsingen, uitgiften aan productie, het verbruik, de retouren en de uitval rond de telling.

Blijf niet hertellen totdat iemand op het verwachte aantal uitkomt. Bewaar de eerste waarneming en de gegevens die daarna zijn verzameld. Wordt het verschil verklaard door een geldige voorraadbeweging na het teltijdstip, stem die beweging dan met de telling af in plaats van er een extra voorraadcorrectie voor te boeken.

5. Keur de juiste correctie goed

Houd het vastleggen van een telling gescheiden van het goedkeuren van een voorraadwijziging. Leg vast wie mag goedkeuren en wanneer escalatie nodig is, afgestemd op de waarde van het artikel en het risico voor de productie.

Leg de geaccepteerde hoeveelheid, het verschil, de reden, de goedkeurder en de onderbouwing vast. Corrigeer de werkelijke fout: voor een onjuiste locatie of voorraadstatus kan een andere boeking nodig zijn dan voor een hoeveelheidsverschil. Controleer vóór een correctie of er oorspronkelijke transacties ontbreken. Zo voorkomt u dat een latere ontvangst- of verbruiksboeking hetzelfde verschil nogmaals corrigeert.

Waarschuw de productieplanner direct als een bevestigd tekort het lopende werk in gevaar brengt. Laat een risico voor de levering niet onopgemerkt blijven terwijl een uitgebreider oorzakenonderzoek nog loopt.

6. Verbeter het proces dat de fout veroorzaakte

Een geaccepteerde correctie herstelt de huidige voorraadregistratie. Daarmee is nog niet verklaard hoe de fout ontstond of voorkomen dat deze terugkeert.

Wijs voor de corrigerende maatregel een verantwoordelijke aan en stel een uiterste datum vast. Denk aan het aanpassen van een ontvangstcontrole, het herstellen van een eenhedenomrekening, het registreren van afkeur bij de bewerking waar die ontstaat of het verbeteren van de retourstroom van ongebruikte componenten naar het magazijn. Controleer de betreffende voorraad opnieuw nadat het proces weer is doorlopen. Bepalend is of het verschil terugkeert, niet of de correctie succesvol is geboekt.

7. Verwerk de gecorrigeerde beschikbaarheid in het productieschema

Zorg dat de geaccepteerde correctie terechtkomt in het systeem dat het productieschema van materiaalgegevens voorziet. Beoordeel daarna opnieuw welke orders dat materiaal verbruiken, welke prioriteit ze hebben en welke productiemiddelen ze met ander werk delen.

Het voorraadteam heeft een betrouwbaardere uitgangshoeveelheid vastgesteld. Voor de planner blijft een andere vraag openstaan: wat kunnen we nu maken, in welke volgorde en wat betekent dat voor de leverdatums?

Voorbeeld: de telling is afgerond, maar twee orders hebben de onderdelen nog nodig

Stel dat een fabrikant volgens de voorraadregistratie 120 bruikbare behuizingen in het magazijn heeft. Twee aankomende orders hebben er elk 60 nodig. Bij een gecontroleerde telling worden er 90 aangetroffen. Een onafhankelijke hertelling bevestigt die hoeveelheid.

Het team controleert of de behuizingen niet naar een andere locatie zijn verplaatst of al zijn uitgegeven. Het verschil blijkt te komen door beschadigde behuizingen die eerder tijdens de handling zijn verwijderd zonder afkeurboeking. De goedgekeurde correctie brengt de bruikbare voorraad op 90. Ook legt het team duidelijk vast wie verantwoordelijk is voor het registreren van toekomstige verwijderingen.

Daarmee is het vastgestelde hoeveelheidsverschil afgehandeld. Er zijn echter nog steeds niet genoeg behuizingen voor beide orders: samen hebben ze er 120 nodig. Inkoop onderzoekt de mogelijkheden voor vervangende aanvoer en de planner bepaalt welke leververplichting voorrang krijgt.

Het verschuiven van de betrokken order heeft gevolgen die verder gaan dan de materiaallijst. De verspanings- en assemblagebewerkingen delen productiemiddelen met andere orders, ook met werk waarvoor deze behuizingen niet nodig zijn. Een gecorrigeerde voorraadstand kan daardoor meerdere wachtrijen en leverdatums veranderen. Juist dan bespaart het handmatig planwerk als voorraadgegevens zijn gekoppeld aan een gezamenlijk productieschema.

Meet het resultaat van de eerste telling, niet alleen de gecorrigeerde voorraadstand

Voorraadnauwkeurigheid vraagt om een duidelijke definitie. Een praktische maatstaf is het percentage artikel-locatieregistraties dat bij de eerste telling klopt. Deel hiervoor het aantal overeenkomende registraties door het totale aantal gecontroleerde registraties en druk de uitkomst uit als percentage. Leg vast of ‘overeenkomen’ een exacte overeenkomst betekent of een afwijking binnen een afgesproken tolerantie, en pas die definitie consequent toe.

Gebruik voor het meten van de nauwkeurigheid de telling vóór de correctie. Een rapport dat pas wordt opgesteld nadat alle verschillen zijn gecorrigeerd, verbergt de situatie die bij de telling daadwerkelijk is aangetroffen.

Beoordeel het percentage samen met de nog onopgeloste verschillen, terugkerende oorzaken, de dekking van de tellingen en productieonderbrekingen door materiaalproblemen. Een hoge totaalscore kan een tekort aan één kritisch onderdeel verhullen. Ook levert een risicogestuurd telprogramma dat bewust probleemartikelen controleert geen onbevooroordeelde schatting van de nauwkeurigheid van alle voorraadregistraties in de fabriek.

De relevante trend is dat fouten minder vaak terugkeren en er minder verrassingen zijn bij de geplande start van taken, niet simpelweg dat er vaker wordt geteld.

Maak met SkyPlanner van gecorrigeerde voorraadgegevens een werkbaar plan

Kies SkyPlanner als uw team de materiaalbeschikbaarheid kan vaststellen, maar nog te veel tijd kwijt is aan het afstemmen daarvan op orders en het opnieuw indelen van machinewachtrijen. SkyPlanner brengt die beslissingen samen in één productieschema.

Materialen die aan een product zijn gekoppeld, worden ook aan de bijbehorende orderregels gekoppeld. Voorraadgegevens kunnen via een integratie of in de Warehouse-module van SkyPlanner worden bijgehouden. Als plannen op basis van materiaalbeschikbaarheid is ingeschakeld, houdt Arcturus, de AI-planningsmotor van SkyPlanner, rekening met materiaalbeschikbaarheid, de capaciteit van werkcentra, ploegendiensten, afhankelijkheden tussen bewerkingen en uw ingestelde regels.

Zodra een geaccepteerde voorraadcorrectie in die planningsgegevens is verwerkt, kunt u het productieschema opnieuw berekenen en het resultaat in de Gantt-tijdlijn bekijken. U ziet hoe het betrokken werk tussen de andere orders past, zonder de wachtrij van elk productiemiddel afzonderlijk aan te passen. U bepaalt de prioriteiten; Arcturus voert de planningsberekening uit. Dat betekent minder handmatige afstemming en eerder zicht op de leververplichtingen die aandacht nodig hebben.

SkyPlanner kan via zijn open REST API met elk ERP- of MES-systeem worden geïntegreerd. Behoud de werkwijze voor ontvangst, telling en goedkeuring van voorraadcorrecties die bij uw bedrijf past, en koppel de daarin bijgehouden materiaalgegevens aan de gedetailleerde productieplanning. Met tellen controleert u de fysieke situatie; SkyPlanner helpt u de gevolgen voor de productie op te vangen.

Wat beter zicht op materialen veranderde bij Eskomatic

Verspanend toeleverancier Eskomatic werkte voorheen met grotendeels handmatig beheerde werkwachtrijen in een oudere omgeving voor productiebeheersing. Door het beperkte zicht op de materiaalstatus kon een tekort pas vlak voor de geplande start van een taak aan het licht komen.

Door SkyPlanner aan het bestaande ERP-systeem te koppelen, kreeg het team een visuele werkwachtrij, automatische capaciteitsplanning en beter zicht op materialen. Eskomatic meldt minder productiestilstand door materiaaltekorten en een nauwkeurigere vaststelling van leverdatums. Die ervaring laat zien wat het oplevert om materiaalgegevens aan de planning te koppelen, in plaats van de planner op het laatste moment te laten uitzoeken wat de gevolgen zijn.

Begin met één terugkerend voorraadverschil

Kies een onderdeel waarnaar steeds opnieuw moet worden gezocht of waarvan regelmatig onverwacht een tekort ontstaat. Bepaal wat binnen de telling valt, beheers de voorraadbewegingen tijdens de controle, onderzoek het verschil en wijs de corrigerende maatregel toe aan een verantwoordelijke. Volg vervolgens hoe de geaccepteerde wijziging in beschikbaarheid doorwerkt in de orders die het onderdeel nodig hebben.

Wilt u die laatste stap in de praktijk zien? Boek een SkyPlanner-demo. Neem één voorraadstand waarover twijfel bestaat mee, samen met de orders die het onderdeel verbruiken en de machines die deze orders met ander werk delen. Zo heeft het gesprek een concreet doel: bekijken hoe gecorrigeerde materiaalgegevens kunnen worden omgezet in een productieplan waarmee uw team aan de slag kan. Wilt u liever eerst zelf rondkijken? Probeer SkyPlanner met demogegevens.