Tässä artikkelissa
- Laske kustannukset asiakastöittäin, älä kuukausikeskiarvoina
- Säilytä alkuperäinen lupaus työkohtaisessa kustannusseurannassa
- Kerää tiedot, jotka selittävät tuloksen
- Materiaalit: seuraa kulutusta, palautuksia ja hävikkiä
- Aika: erota henkilötyö, koneen käyttö ja odotus
- Välilliset kustannukset: käytä määritettyä yleiskustannuslisää laskematta samoja kustannuksia kahdesti
- Esimerkki jälkilaskennasta: 100 kannaketta, vähemmän katetta
- Viimeistele tilauksen jälkilaskenta ennen johtopäätöksiä
- Tee seuraavasta tarjouksesta lupaus, jonka tuotanto pystyy lunastamaan
- Mitä Eskomaticilla muuttui?
- Ota yhden tilauksen kustannusylitys käsittelyyn SkyPlanner-esittelyssä
Etusivu » Resurssit » Jälkilaskenta: selvitä, mihin tilauksen kate katosi
Arvioitu lukuaika: 12 minuuttia
Tilauskohtaisessa kustannuslaskennassa seurataan yksittäisen asiakastyön tai tuotantotilauksen valmistuskustannuksia: välittömiä materiaali- ja työkustannuksia sekä sille kohdistettuja valmistuksen välillisiä kustannuksia. Jälkilaskennassa voit verrata kustannusarviota siihen, mitä työ todellisuudessa kulutti. Näin tilausten väliset erot eivät huku tehtaan keskiarvoihin.
Tilausohjautuvassa tuotannossa vertailun pitäisi vastata käytännön kysymykseen: mihin tämän tilauksen kate katosi ja mitä on muutettava ennen kuin vastaava työ otetaan uudelleen vastaan?
Pelkkä uusi loppusumma antaa harvoin vastauksen. Tarvitset työn mukana päivittyvän kustannusseurannan, jossa alkuperäinen tarjous säilyy vertailukohtana ja kustannusylitys voidaan yhdistää tehtyyn päätökseen. SkyPlanner auttaa tässä tuotannon aikakirjauksilla, suunnitelman ja toteuman vertailuraporteilla sekä yhteisellä, tekoälyn laatimalla tuotantoaikataululla. Saat paremman tietopohjan seuraavaan tarjoukseen ja keinon puuttua koordinoinnin puutteista johtuviin menetyksiin ennen kuin ne toistuvat tuotantolattialla.
Laske kustannukset asiakastöittäin, älä kuukausikeskiarvoina
Tehtaan kuukausittainen yksikkökustannus voi olla kohtuullinen, vaikka yksittäiset tilaukset tuottaisivat tappiota. Yhden asiakkaan työ vaatii ylimääräisen asetuksen, toinen määrittelee kalliin materiaalin ja kolmannen tilaus on ajettava tehtaan kuormitetuimman koneen kautta. Kuukauden kustannusten jakaminen kokonaistuotantomäärällä ei selitä näitä eroja.
Tilauskohtaisessa kustannuslaskennassa kustannukset kootaan rajatulle työkokonaisuudelle. Se voi olla esimerkiksi 100 koneistetun kannakkeen erä, mittatilauskaappi tai kokonainen laitekokoonpano. Työhön voi sisältyä useita yksiköitä, ja se voi jatkua usean laskentakauden ajan. Työn tunniste, tekniset vaatimukset ja sovittu sisältö määrittävät, mitkä kustannukset siihen kuuluvat.
Prosessikohtaisessa kustannuslaskennassa taas lasketaan keskimääräiset kustannukset prosessin keskenään vertailukelpoiselle tuotannolle. Se soveltuu melko yhdenmukaiseen tuotantoon. Joissakin tehtaissa menetelmiä yhdistetään: yhteisten käsittelyvaiheiden kustannukset voidaan laskea keskiarvoina, kun taas tilauskohtaisia materiaaleja tai viimeistelyä seurataan erikseen. Valitse tarkkuustaso, joka selittää myymiesi töiden olennaiset erot.
Pidä työn kokonaiskustannukset erillään laskentakauden valmistuksen kokonaiskustannuksista. Keskeneräisten töiden kustannukset kuuluvat edelleen keskeneräiseen tuotantoon. Valmiin tilauksen lähettäminen ei myöskään tarkoita, että kaikki siihen liittyvät toimittajien laskut olisivat jo saapuneet. Tuotannon etenemistä ja kustannustietojen kattavuutta on seurattava erikseen.
Säilytä alkuperäinen lupaus työkohtaisessa kustannusseurannassa
Työkohtainen kustannusseuranta kokoaa yhdelle työlle kohdistetut kustannukset työn edetessä. Erillistä asiakirjaa ei välttämättä tarvita, vaan tiedot voivat olla yrityksen nykyisessä järjestelmässä. Olennaista on, että tuotanto, hankinta ja taloushallinto puhuvat samasta työstä ja pystyvät vertaamaan arviota toteumaan.
Aloita ennen työn vapauttamista tuotantoon. Säilytä hyväksytty tarjous oletuksineen muuttumattomana vertailukohtana. Älä korvaa alkuperäisiä tietoja, kun reititys tai materiaalitarve muuttuu.
| Seurannan osa | Säilytettävät tiedot | Merkitys työn loppuarvioinnissa |
|---|---|---|
| Työn tunnistetiedot ja sovittu sisältö | Asiakas, työnumero, tilausrivi, piirustusrevisio, määrä ja hyväksytyt tekniset vaatimukset | Estää eri töiden tai versioiden kustannusten sekoittumisen |
| Alkuperäinen kustannusarvio | Materiaalimäärät ja -arvot, arvioidut asetus- ja ajoajat, laskennassa käytetyt kustannushinnat sekä välillisten kustannusten kohdistusperuste | Osoittaa, mihin hinnoittelu perustui |
| Hyväksytyt muutokset | Muutettu työn sisältö, hyväksyntä, lisähinta ja päivämäärä | Erottaa asiakkaan muutokset tuotannon kustannusylityksistä |
| Tuotannon toteumatiedot | Materiaalien otot ja palautukset, hyväksytyt ja hylätyt määrät sekä ajat työvaiheittain ja käytettyjen resurssien mukaan | Selittää, mitä työ kulutti |
| Kustannusten kohdistukset | Henkilötyön rahallinen arvo, kohdistetut välilliset kustannukset, suoraan työlle kohdistettavat alihankintavaiheet ja tositteet | Yhdistää tuotannon tapahtumat rahaan kohdistamatta samaa kustannusta kahdesti |
| Loppuarvioinnissa tehtävä päätös | Vielä puuttuvat kustannukset, poikkeaman syy, korjaava toimenpide, vastuuhenkilö ja seuraava tarkastelu | Tekee tuloksesta hyödyllisen seuraavaa tilausta varten |
Käytä työnumeroa kaikissa taustakirjauksissa ja tositteissa, älä vain loppuraportissa. Ostolasku, aikakirjaus tai materiaalipalautus ilman oikeaa viitettä voi saada yhden työn näyttämään halvalta ja toisen kalliilta.
Erota myös asiakkaan tilaama työkokonaisuus sen yksittäisistä työvaiheista. SkyPlannerissa tilaukset ja tilausrivit liittyvät tuotantotöihin työvaihetasolla. Pidä tämä yhteys selkeänä, kun yhdistät tuotannon kirjauksia kustannuslaskennassa seurattavaan työkokonaisuuteen: yksittäinen koneistusvaihe ei välttämättä kata koko asiakastilausta.
Kerää tiedot, jotka selittävät tuloksen
Materiaalit: seuraa kulutusta, palautuksia ja hävikkiä
Kohdista työlle sen käyttämä materiaali taloushallinnon kanssa sovitun arvostusperiaatteen mukaan. Työtä varten ostettu materiaali ei automaattisesti kulu kokonaan kyseiseen työhön: käyttökelpoista materiaalia voidaan palauttaa varastoon, käyttää toiseen tilaukseen tai jättää ottamatta tuotantoon.
Kirjaa materiaalien lisäotot ja palautukset sitä mukaa kuin niitä tapahtuu. Jos hylättyihin aihioihin kuluu materiaalia, kulutuksen on jäätävä näkyviin, vaikka aihioista ei koskaan tule myyntikelpoisia osia. Säilytä hyväksytyt ja hylätyt määrät materiaalikirjausten rinnalla, jotta voit erottaa materiaalin hinnannousun heikentyneestä saannosta.
Myös suoraan työlle jäljitettävät alihankintavaiheet, kuten tilauskohtainen lämpökäsittely, kuuluvat kustannusseurantaan. Sovi niiden luokittelusta ja sisällytä kukin kustannus vain kerran. Jos lasku saapuu vasta toimituksen jälkeen, merkitse odotettavissa oleva kustannus. Puuttuva lasku ei ole säästö.
Aika: erota henkilötyö, koneen käyttö ja odotus
Henkilötyötunnit, konetunnit ja kulunut läpimenoaika vastaavat eri kysymyksiin. Kun kaksi henkilöä työskentelee yhdessä tunnin ajan, kertyy kaksi henkilötyötuntia. Kone voi käydä miehittämättömänä ilman käyttäjän jatkuvaa läsnäoloa. Kaksi päivää tarkastusta odottanut tilaus ei välttämättä ole kuluttanut kahta päivää välitöntä työtä.
Erota asetusaika toistuvasta ajoajasta silloin, kun ero vaikuttaa tehtäviin päätöksiin. Kirjaa korjaustyöt ja poikkeukselliset keskeytykset niin, että niiden syyt voidaan selvittää. Arvosta tämän jälkeen välittömät henkilötyötunnit soveltuvalla työkustannuksella. Sisällytä siihen myös ne työnantajakustannukset, jotka laskentaperiaatteidenne mukaan kuuluvat välittömään työhön.
Tässä SkyPlannerin tuotantokirjaukset auttavat. Sen ajastin ja työraportti yhdistävät kirjatun työn tuotantotyöhön, henkilöön ja työpisteeseen. Tilausriviraportti antaa näkymän tilausrivin tasolle, ja ennusteen ja toteuman vertailuraporteilla voit verrata suunniteltuja kestoja tuotannossa kirjattuihin aikoihin. Sen sijaan, että pyytäisit jotakuta muistamaan, miksi viime kuun tilaus venyi, voit aloittaa tarkastelun työvaiheesta, joka ylitti sille varatun ajan.
Sopikaa, mitä kukin aikakirjaus tarkoittaa, ennen kuin käytätte sitä kustannuslaskennassa. Älä tulkitse kirjattua tuotannon kestoa automaattisesti sekä välittömäksi työajaksi että konetunneiksi. Kirjatun tunnin sisällön on vastattava siihen sovellettavaa kustannusperustetta.
Välilliset kustannukset: käytä määritettyä yleiskustannuslisää laskematta samoja kustannuksia kahdesti
Työ tarvitsee myös tehtaan yhteisiä toimintoja ja puitteita, joista syntyy esimerkiksi tila-, laitepoisto- ja kunnossapitokustannuksia sekä muita valmistuksen välillisiä kustannuksia. Käytännöllinen tapa laskea työkohtaiset kustannukset on normal costing -menetelmä: toteutuneisiin välittömiin kustannuksiin lisätään välilliset kustannukset ennalta määritetyllä yleiskustannuslisällä.
Esimerkiksi konetuntikohtaisella yleiskustannuslisällä kohdistetaan kustannuksia tilaukselle sen laskentaan kuuluvien konetuntien perusteella. Lisän perusteena olevaan kustannuspooliin ei pidä sisällyttää koneenkäyttäjän välittömiä työkustannuksia, jos ne kohdistetaan tilaukselle erikseen. Jos käytössä on työn sisältävä kokonaistuntihinta, laskentatapa on toinen: välittömien palkkojen lisääminen uudelleen kasvattaisi tilauksen laskennallisia kustannuksia perusteettomasti.
Säilytä kustannuspoolin, kohdistamisperusteen ja käytetyn lisän version tiedot tilauksen kustannusarvion ja jälkilaskelman yhteydessä. Valmistuksen välillisten kustannusten oppaassa käsitellään lisän laskentaa ja tarkistamista. Olennaista on johdonmukaisuus: toteutuneen toiminnan perusteella kohdistettu yleiskustannus on edelleen laskennallinen kohdistus, ei tarkka mittaus juuri kyseisen tilauksen aiheuttamista energia-, vuokra- ja kunnossapitokuluista.
Esimerkki jälkilaskennasta: 100 kannaketta, vähemmän katetta
Kuvitellaan, että konepaja ottaa vastaan tilauksen 100 valmiista kannakkeesta hintaan 8 000 $. Piirustus, määrä ja sovittu toimitussisältö pysyvät muuttumattomina. Kaikki 100 hyväksyttyä kannaketta valmistuvat ja ne myydään. Seuraavat summat kattavat koko tilauksen. Luvut ovat havainnollistavia, ja ne on esitetty Yhdysvaltain dollareina.
Konepaja laskee välittömän työn kustannukseksi 35 $ henkilötunnilta. Koneistuksen yleiskustannuslisä on 30 $ konetunnilta, eikä se sisällä alla erikseen kohdistettavia välittömiä työkustannuksia. Nämä tuntihinnat pysyvät samoina koko vertailussa.
| Kustannuserä | Alkuperäinen kustannusarvio | Jälkilaskelma: toteutuneet välittömät kustannukset ja kohdistetut yleiskustannukset | Ylitys |
|---|---|---|---|
| Käytetyt välittömät materiaalit | 2 400 $ | 2 700 $ | 300 $ |
| Asetustyö | 8 tuntia × 35 $ = 280 $ | 12 tuntia × 35 $ = 420 $ | 140 $ |
| Ajo- ja viimeistelytyö | 32 tuntia × 35 $ = 1 120 $ | 38 tuntia × 35 $ = 1 330 $ | 210 $ |
| Kohdistetut koneistuksen yleiskustannukset | 60 konetuntia × 30 $ = 1 800 $ | 72 konetuntia × 30 $ = 2 160 $ | 360 $ |
| Tilauksen valmistuskustannukset yhteensä | 5 600 $ | 6 610 $ | 1 010 $ |
Henkilötyötuntien ja konetuntien kokonaismäärät eroavat toisistaan, koska koneiden käyttö kirjataan erikseen välittömistä henkilötyötunneista. Kumpikaan ei tarkoita tilauksen kalenteriaikana mitattua läpimenoaikaa.
Alkuperäisen arvion mukaan valmistuskustannusten jälkeen jäi 2 400 $ eli 30 % myyntituotoista. Jälkilaskennassa jäljelle jää 1 390 $ eli noin 17,4 %. Nämä katteet on laskettu esitettyjen valmistuskustannusten jälkeen, mutta ennen myynnin, yleishallinnon ja liiketoiminnan muita kuluja. Kyse ei ole nettovoitosta, ja tilaukselle kohdistetut välilliset kustannukset on vielä täsmäytettävä osana tehtaan välillisten kustannusten laskentaa.
Valmiin tilauksen kustannus on 66,10 $ hyväksyttyä kannaketta kohti, kun arvio oli 56 $. Jos seuraavan tarjouksen laskennassa kuitenkin vain käytetään tätä 66,10 $:n yksikkökustannusta, tärkeämpi tieto eli poikkeaman syy jää hyödyntämättä.
Oletetaan, että tarkastelussa löytyy kolme syytä. Hylätyt aihiot selittävät materiaalikustannusten 300 $:n lisäyksen. Keskeytyksen vuoksi kiinnittimen asetus jouduttiin tekemään uudelleen, mikä lisäsi työtä neljällä henkilötyötunnilla. Alkuperäisestä työstöaika-arviosta puuttui viimeistelyvaihe, josta kertyi vielä kuusi henkilötyötuntia lisää. Ylimääräiset 12 konetuntia selittävät kohdistettujen välillisten kustannusten 360 $:n lisäyksen. Työvaiheiden kirjauksista on selvitettävä, mihin tämä koneaika kului.
Nämä havainnot edellyttävät erilaisia toimia. Viimeistelyvaihe on lisättävä seuraavaan reititykseen ja kustannusarvioon. Hylättyjen aihioiden syy on selvitettävä prosessista. Toistuneen asetuksen vuoksi tarvitaan päätös ajoituksesta tai työn vapauttamisesta tuotantoon, ei oletusta, että jokaisen tulevan tilauksen pitäisi kattaa sama vältettävissä oleva keskeytys.
Välillisten kustannusten suurempi kohdistus ei myöskään tarkoita, että tehtaalta olisi kulunut 360 $ enemmän rahaa. Se kertoo, että kohdistusperusteena käytettyä toimintaa kertyi tilaukselle enemmän. Pidä resurssien käytön muutos ja rahamenojen muutos erillään.
Viimeistele tilauksen jälkilaskenta ennen johtopäätöksiä
Lähetys on hyvä hetki käynnistää tarkastelu, mutta se ei todista kustannustietojen olevan lopullisia. Nimeä yksi henkilö vastaamaan siitä, että tuotanto ja taloushallinto käyvät tilauksen yhdessä läpi työn ollessa vielä tuoreessa muistissa.
Varmista ensin tilauksen sovittu sisältö ja valmistunut määrä. Valmistuiko sovittu kappalemäärä? Muuttivatko piirustusmuutos, ylimääräinen tarkastus tai asiakkaan pyyntö työtä? Vertaa keskenään vastaavia kokonaisuuksia. Esitä hyväksytyt sisällön muutokset ja niiden myyntituotot erillään alkuperäisen sitoumuksen kustannusylityksestä.
Tarkista seuraavaksi, että kaikki kustannukset ovat mukana. Käy läpi kirjaamattomat työtunnit, palauttamatta jääneet materiaalit, alihankintatyön veloitukset ja muut odotettavissa olevat kustannukset. Merkitse tulos alustavaksi, jos merkittäviä veloituksia vielä puuttuu, ja nimeä niiden selvittämiselle vastuuhenkilö ja tarkistuspäivä. Pidä keskeneräinen tuotanto erikseen tunnistettavana sen sijaan, että kohdistaisit kaikki sen kustannukset jo toimitetuille kappaleille.
Selvitä sitten olennaisten poikkeamien syyt. Aloita materiaalista tai työvaiheesta, jossa muutos tapahtui, älä yleisestä päätelmästä, että tilaus tehtiin tehottomasti. Puuttuvat kirjaukset, heikko arvio, uusi vaatimus, korjaustyö ja työn aloitusedellytysten yhteensovitusongelmat vaativat kukin erilaisia toimia. Pidempi kesto osoittaa, mistä selvitys kannattaa aloittaa. Se ei todista työntekijän tehneen työtään huonosti.
Sovi lopuksi korjaava toimi ja nimeä sille vastuuhenkilö:
- Tarjouksen lähtöoletus oli väärä. Päivitä arvioitu materiaalimenekki, asetus- tai työstöaika, laskennassa käytettävä yksikkökustannus tai tarvittava ulkopuolinen palvelu tulevia vastaavia töitä varten. Säilytä vanha arvio, jotta alkuperäinen poikkeama voidaan edelleen selittää.
- Asiakkaan vaatimus muuttui. Paranna muutosten hyväksyntää ja hinnoittelua ennen lisätyön vapauttamista tuotantoon.
- Tuotannossa menetettiin aikaa turhaan. Korjaa menetyksen aiheuttanut prosessi tai olosuhteet. Tarkista seuraavasta vastaavasta tilauksesta, toimiko korjaus.
Älä kasvata vakioarviota jokaisen ylityksen perusteella. Silloin seuraava tarjous saattaa kattaa tehottoman prosessin kustannukset ilman, että prosessi paranee. Älä myöskään jatka tarjousten laskemista ihanneajalla, johon työssä ei voida päästä. Käytä realistista arviota ja tee samalla parannus näkyväksi niin, että sen vaikutus voidaan todentaa.
Tee seuraavasta tarjouksesta lupaus, jonka tuotanto pystyy lunastamaan
Parempikin kustannusarvio tarvitsee tuekseen toteuttamiskelpoisen tuotantosuunnitelman. Jos tilauksen asetus joudutaan jälleen uusimaan muiden tilausten keskeyttäessä työn tai työ joutuu odottamaan, koska tarvittavaa materiaalia ei ole saatavilla eikä edeltävä työvaihe ole valmis, jälkilaskenta on paljastanut yhteensovittamisen ongelman.
Valitse SkyPlanner, kun haluat hyödyntää tuotannon toteumatietoja tulevien töiden suunnittelussa. Sen hienokuormituksesta vastaava tekoäly Arcturus laskee työvaiheiden ajoituksen määritettyjen työpisteiden, vuorojen, työntekijöiden, kestojen, riippuvuuksien ja prioriteettien perusteella. Kun materiaalit huomioiva hienokuormitus on käytössä, myös materiaalien saatavuus vaikuttaa laskentaan. Tuloksena syntyvä yhteinen aikataulu näkyy Gantt-aikajanalla.
Kannaketilauksen kohdalla tämä tarkoittaa sen reitityksen suunnittelua yhdessä muiden koneistus- ja viimeistelykapasiteetista kilpailevien töiden kanssa. Näin kullekin osastolle ei anneta erillistä jonoa, jota sen on itse korjattava. Sinä asetat prioriteetit ja turvaat päätökset lukituksilla, Arcturus hoitaa hienokuormituksen laskennan. Kun kuormitus tai saatavuus muuttuu, yhteisen suunnitelman uudelleenlaskenta näyttää vaikutukset myöhempiin työvaiheisiin ilman, että jokainen työ pitää sijoittaa uudelleen käsin.
Juuri tämän yhdistelmän vuoksi SkyPlanner kannattaa ottaa käyttöön: tuotannon toteumatiedot auttavat selittämään edellisen tilauksen tulosta, ja töiden yhteinen hienokuormitus auttaa ehkäisemään seuraavassa tilauksessa yhteensovitusongelmista aiheutuvia, vältettävissä olevia menetyksiä. Se parantaa sekä tarjouksen laskentaperustaa että sen toteuttamiseen tarvittavan kapasiteetin käyttöä. SkyPlanner integroituu mihin tahansa ERP- tai MES-järjestelmään avoimen REST API -rajapintansa kautta. Voit siis yhdistää hienokuormituksen järjestelmiin, joita käytät jo tilausten ja kustannuslaskennan hallintaan.
Mitä Eskomaticilla muuttui?
Alihankintakoneistaja Eskomatic järjesti aiemmin työjononsa pitkälti käsin ikääntyneessä ERP- ja tuotannonohjausjärjestelmässä. Puutteellinen näkyvyys materiaalitilanteeseen vaikeutti puutteiden ennakointia ennen kuin ne keskeyttivät työn.
Kun SkyPlanner yhdistettiin yrityksen nykyiseen ERP-järjestelmään, käyttöön saatiin visuaalinen työjono ja automaattinen kuormituksen ajoitus. Yrityksen kokemuksen mukaan materiaalipuutteista johtuvat tuotantokatkokset vähenivät ja toimituspäivien määrittäminen tarkentui. Tuleva kuormitus näkyi tiimille selkeämmin, ja tilanteisiin voitiin reagoida aiemmin.
Tästä saa käytännön opetuksen myös jälkilaskentaan: kustannusylityksen toteaminen on vasta alku. Kun työn aloitusvalmiutta ja yhteisten resurssien työjärjestystä parannetaan, tiimi pystyy puuttumaan toistuvaan ylitysten syyhyn. Lue koko kokemustarina: Eskomaticin kokemuksia SkyPlannerista.
Ota yhden tilauksen kustannusylitys käsittelyyn SkyPlanner-esittelyssä
Valitse hiljattain valmistunut tilaus, jonka kate jäi odotettua pienemmäksi. Ota mukaan alkuperäinen kustannusarvio, materiaalikulutus, suunnitellut ja kirjatut ajat sekä tieto siitä, miten tilauksen työvaiheet etenivät yhteisten resurssien kautta. Ota mukaan myös tiedot muista tilauksista tai puutteista, jotka vaikuttivat sen toteutukseen.
Varaa SkyPlanner-esittely, jossa voimme tarkastella, miten tuotannon raportointi ja yhteinen aikataulu voisivat parantaa vastaavan tilauksen seuraavaa valmistuskertaa. Saat konkreettisen lähtökohdan: mitä laskennassa käytettyä varausta on korjattava, missä töiden yhteensovitus kuluttaa kapasiteettia ja mitä paremmalla suunnitelmalla pitäisi muuttaa. Jos haluat ensin tutustua itse, kokeile SkyPlanneria demotiedoilla.
Jussi Mäntylä
Tuotannonsuunnittelun asiantuntija, SkyPlanner
