Calculația costurilor pe comenzi: unde s-a pierdut marja?

Acasă » Resurse » Calculația costurilor pe comenzi: unde s-a pierdut marja?

Timp estimat de citire: 12 minute

Calculația costurilor pe comenzi urmărește costul de producție al fiecărei comenzi de client sau de producție: materialele directe, manopera directă și cheltuielile indirecte de producție repartizate. Astfel, puteți compara costul estimat al unei comenzi cu resursele consumate efectiv pentru executarea ei, fără ca diferențele dintre comenzi să se piardă într-o medie la nivelul fabricii.

Pentru un producător care lucrează la comandă, această comparație ar trebui să răspundă unei întrebări practice: unde s-a pierdut marja acestei comenzi și ce trebuie schimbat înainte de a accepta din nou lucrări similare?

Un alt total, luat separat, rareori oferă răspunsul. Aveți nevoie de o evidență a costurilor care să urmărească parcursul comenzii, să păstreze oferta inițială și să lege depășirea costurilor de o decizie. SkyPlanner vă ajută să faceți această legătură prin înregistrarea timpilor de producție, rapoarte care compară planificatul cu realizatul și un program de producție comun, bazat pe inteligență artificială. Obțineți date mai solide pentru oferta următoare și o modalitate de a aborda pierderile cauzate de lipsa de coordonare înainte ca acestea să se repete în secția de producție.

Calculați costul comenzii clientului, nu o medie lunară

O fabrică poate avea un cost unitar lunar rezonabil și totuși să piardă bani la anumite comenzi. Un client are nevoie de o pregătire suplimentară a utilajului, altul cere un material scump, iar comanda unui al treilea trebuie să treacă prin utilajul cel mai solicitat. Împărțirea cheltuielilor lunare la producția totală nu explică aceste diferențe.

În calculația costurilor pe comenzi, costurile rămân asociate unei lucrări bine definite. Poate fi vorba despre un lot de 100 de console prelucrate mecanic, un dulap realizat la comandă sau un ansamblu complet de echipamente. O comandă poate cuprinde multe unități și se poate întinde pe mai multe perioade contabile. Elementele de identificare, specificația și conținutul convenit al lucrării stabilesc ce trebuie inclus în evidența costurilor.

În schimb, calculația pe faze determină costuri medii pentru produse comparabile obținute în cadrul unui proces. Este potrivită pentru o producție relativ uniformă. Unele fabrici combină metodele: costurile comune de prelucrare pot fi repartizate pe baza unei medii, în timp ce materialele sau finisajele specifice unei comenzi sunt urmărite separat. Alegeți nivelul de detaliu care explică diferențele relevante dintre lucrările pe care le vindeți.

Nu confundați costul total al unei comenzi cu costul total de producție al unei perioade. Comenzile neterminate păstrează costurile aferente producției în curs de execuție; expedierea unei comenzi finalizate nu înseamnă că au sosit toate facturile furnizorilor pentru aceasta. Stadiul producției și înregistrarea tuturor costurilor trebuie urmărite separat.

Întocmiți o fișă de cost a comenzii care păstrează angajamentul inițial

Fișa de cost a comenzii este evidența actualizată pe parcurs a costurilor atribuite unei singure comenzi. Poate fi o înregistrare în sistemul de gestiune pe care îl folosiți deja, nu neapărat un document separat. Important este ca producția, achizițiile și departamentul financiar să se refere la aceeași lucrare și să poată compara estimarea cu rezultatul.

Începeți înainte de lansarea comenzii în producție. Păstrați oferta acceptată și ipotezele pe care se bazează ca referință fixă; nu le suprascrieți când se schimbă fluxul tehnologic sau necesarul de materiale.

Secțiunea fișei	Ce trebuie păstrat	De ce contează la închiderea comenzii
Identificarea comenzii și conținutul lucrării	Clientul, numărul comenzii, poziția din comandă, revizia desenului, cantitatea și specificația acceptată	Împiedică amestecarea costurilor unor comenzi sau versiuni diferite
Estimarea inițială	Cantitățile și valorile materialelor, timpii alocați pentru pregătire și execuție, tarifele de cost și baza de repartizare a cheltuielilor indirecte	Arată pe ce s-a bazat prețul
Modificările aprobate	Conținutul revizuit al lucrării, aprobarea, prețul suplimentar și data	Separă modificările cerute de client de depășirile de cost din producție
Datele efective din producție	Materialele eliberate și returnate, cantitățile conforme și neconforme, timpii pe operație și pe resursa utilizată	Explică resursele consumate pentru executarea lucrării
Costurile atribuite	Evaluarea manoperei, cheltuielile indirecte repartizate, prelucrările subcontractate atribuibile direct comenzii și documentele justificative	Leagă activitatea fizică de valoarea ei monetară, fără a înregistra același cost de două ori
Decizia la închiderea comenzii	Costurile încă neînregistrate, cauza abaterii, măsura corectivă, responsabilul și următoarea analiză	Face ca rezultatul să fie util pentru comanda următoare

Folosiți numărul comenzii în toate documentele justificative, nu doar în raportul final. O factură de achiziție, o înregistrare a timpului lucrat sau un retur de materiale fără referința corectă poate face ca o comandă să pară ieftină, iar alta scumpă.

De asemenea, faceți distincția între comanda clientului și operațiile individuale din cadrul ei. În SkyPlanner, comenzile și pozițiile acestora sunt legate de operațiile de producție la nivelul etapelor din proces. Păstrați clară această relație când reuniți înregistrările din producție pentru calculația costurilor comenzii: o operație de prelucrare mecanică nu reprezintă neapărat întreaga comandă a clientului.

Înregistrați datele care explică rezultatul

Materiale: urmăriți consumul, retururile și pierderile

Atribuiți comenzii materialele pe care le consumă, la valoarea stabilită împreună cu departamentul financiar. Materialele cumpărate pentru o comandă nu sunt automat consumate integral pentru aceasta: stocul utilizabil poate fi returnat, folosit la altă comandă sau poate rămâne neeliberat din magazie.

Înregistrați eliberările suplimentare de materiale și retururile pe măsură ce au loc. Dacă semifabricatele respinse consumă material, acel consum trebuie să rămână vizibil, chiar dacă semifabricatele nu ajung niciodată piese vandabile. Păstrați cantitatea conformă și cantitatea respinsă alături de evidența materialelor, pentru a putea deosebi o creștere a prețului de achiziție de o scădere a randamentului materialului.

Și prelucrările subcontractate care pot fi atribuite direct comenzii, cum ar fi un tratament termic realizat special pentru aceasta, trebuie incluse în evidența costurilor. Stabiliți încadrarea lor și includeți-le o singură dată. Dacă factura sosește după expediere, evidențiați costul așteptat, în loc să considerați lipsa facturii drept o economie.

Timp: separați manopera, utilizarea utilajelor și așteptarea

Orele-om, orele-mașină și lead time-ul răspund unor întrebări diferite. Două persoane care lucrează împreună timp de o oră înseamnă două ore-om. Un utilaj poate funcționa fără prezența continuă a unui operator. O comandă care așteaptă două zile pentru inspecție nu a consumat neapărat două zile de manoperă directă.

Pentru o calculație utilă a costurilor pe comenzi, separați timpul de pregătire de timpul de execuție repetitivă atunci când această distincție influențează decizia. Înregistrați reprelucrările și întreruperile excepționale cu suficiente detalii pentru a le putea explica. Apoi evaluați orele-om directe la costul de manoperă aplicabil, incluzând costurile suportate de angajator care sunt atribuite manoperei directe conform politicii dvs. de calculație.

Aici sunt utile înregistrările de producție din SkyPlanner. Cronometrul și raportul de operație asociază munca înregistrată cu operația de producție, persoana și centrul de lucru. Raportul pe poziția comenzii prezintă datele pentru poziția respectivă, iar rapoartele de comparație între estimat și realizat vă permit să comparați duratele planificate cu timpii de producție înregistrați. În loc să cereți cuiva să-și amintească de ce o comandă a durat mai mult luna trecută, puteți porni de la operația care a depășit timpul alocat.

Stabiliți ce reprezintă fiecare înregistrare de timp înainte de a o folosi în calculația costurilor. Nu considerați automat că o durată de producție înregistrată reprezintă atât manoperă directă, cât și ore-mașină. Semnificația orei înregistrate trebuie să corespundă tarifului aplicat.

Cheltuieli indirecte: aplicați o rată definită, fără dublă înregistrare

O comandă beneficiază și de infrastructura și serviciile de suport ale fabricii: spații, amortizarea echipamentelor, mentenanță și alte cheltuieli indirecte de producție. O abordare practică este calculația la costuri normale, care combină costurile directe efective cu cheltuielile indirecte repartizate pe baza unei rate prestabilite.

De exemplu, o rată a cheltuielilor indirecte pe oră-mașină se aplică orelor-mașină relevante pentru comandă. Grupul de costuri folosit la calcularea ratei trebuie să excludă manopera directă a operatorilor dacă o atribuiți separat comenzii. Un tarif global al secției, care include deja manopera, necesită un tratament diferit; adăugarea încă o dată a salariilor directe ar majora artificial costul comenzii.

Păstrați, alături de estimarea și calculația finală a comenzii, informațiile despre cheltuielile grupate pentru repartizare, baza de repartizare și versiunea tarifului utilizat. Ghidul cheltuielilor indirecte de producție explică modul de calcul și de revizuire a acestui tarif. Aici contează consecvența: chiar dacă repartizarea se bazează pe activitatea efectivă, suma rămâne un cost repartizat, nu o măsurare exactă a cheltuielilor cu utilitățile, chiria și mentenanța generate de acea comandă.

Exemplu de calculație a costurilor pe comenzi: 100 de suporturi, o marjă mai mică

Imaginați-vă că un atelier de prelucrări mecanice acceptă o comandă pentru 100 de suporturi finite, în valoare de 8.000 $. Desenul, cantitatea și lucrările convenite rămân neschimbate. Toate cele 100 de suporturi conforme sunt finalizate și vândute, iar sumele de mai jos acoperă întreaga comandă. Cifrele sunt ilustrative și sunt exprimate în dolari SUA.

Atelierul evaluează manopera directă la 35 $ pe oră-om. Tariful de repartizare a cheltuielilor indirecte de prelucrare este de 30 $ pe oră-mașină și nu include manopera directă, calculată separat mai jos. Aceste tarife rămân neschimbate în comparația de față.

Element de cost	Estimare inițială	La închiderea comenzii: costuri directe efective plus cheltuieli indirecte repartizate	Depășire
Materiale directe consumate	2.400 $	2.700 $	300 $
Manoperă de pregătire	8 ore-om × 35 $ = 280 $	12 ore-om × 35 $ = 420 $	140 $
Manoperă de execuție și finisare	32 ore-om × 35 $ = 1.120 $	38 ore-om × 35 $ = 1.330 $	210 $
Cheltuieli indirecte de prelucrare repartizate	60 ore-mașină × 30 $ = 1.800 $	72 ore-mașină × 30 $ = 2.160 $	360 $
Costul total de producție al comenzii	5.600 $	6.610 $	1.010 $

Totalul orelor de manoperă diferă de cel al orelor-mașină deoarece utilizarea utilajelor se înregistrează separat de orele-om de manoperă directă. Niciunul dintre aceste totaluri nu reprezintă lead time-ul calendaristic al comenzii.

Conform estimării inițiale, după scăderea costului de producție al comenzii rămâneau 2.400 $, adică 30% din venituri. La închiderea comenzii rămân 1.390 $, aproximativ 17,4%. Aceste marje sunt calculate după scăderea costurilor de producție prezentate, dar înainte de cheltuielile de vânzare, de administrație generală și de celelalte cheltuieli ale firmei. Nu reprezintă profit net, iar cheltuielile indirecte repartizate trebuie în continuare reconciliate cu cheltuielile indirecte efective ale fabricii.

Costul comenzii finalizate este de 66,10 $ pentru fiecare suport conform, față de estimarea de 56 $. Dar simpla preluare a valorii de 66,10 $ în următoarea ofertă ar lăsa deoparte explicația, mult mai valoroasă, a acestei diferențe.

Să presupunem că analiza identifică trei cauze. Semifabricatele respinse explică cei 300 $ în plus la materiale. O întrerupere a impus repetarea pregătirii dispozitivului de fixare, adăugând patru ore-om. Din timpul de execuție estimat inițial lipsea o operație de finisare, ceea ce explică alte șase ore-om. Cele 12 ore-mașină suplimentare explică majorarea cu 360 $ a cheltuielilor indirecte repartizate; echipa trebuie să examineze înregistrările operațiilor pentru a înțelege unde s-a consumat acel timp de utilizare a utilajelor.

Aceste constatări cer măsuri diferite. Operația de finisare trebuie inclusă în următorul flux tehnologic și în următoarea estimare. Semifabricatele respinse impun investigarea procesului. Repetarea pregătirii necesită o decizie privind programarea sau lansarea în producție, nu presupunerea că fiecare comandă viitoare ar trebui să suporte costul aceleiași întreruperi evitabile.

Nici repartizarea unei sume mai mari din cheltuielile indirecte nu înseamnă că fabrica a plătit efectiv încă 360 $. Ea arată că această comandă a consumat mai mult din activitatea folosită ca bază pentru repartizarea cheltuielilor indirecte. Faceți distincția între efectul asupra consumului de resurse și efectul asupra cheltuielilor efective.

Închideți comanda înainte de a trage concluziile finale

Expedierea este un moment potrivit pentru a începe analiza, nu o dovadă că evidența costurilor este definitivă. Desemnați o persoană care să reunească producția și departamentul financiar cât timp detaliile lucrării sunt încă proaspete în memorie.

Mai întâi, confirmați lucrările convenite și rezultatul obținut. A fost finalizată cantitatea acceptată? O modificare a desenului, un control suplimentar sau o cerință a clientului a schimbat lucrările de executat? Comparați date echivalente și prezentați separat modificările aprobate ale lucrărilor și veniturile aferente, fără a le confunda cu depășirea costului angajamentului inițial.

Verificați apoi dacă evidența este completă. Analizați timpii neînregistrați, materialele nerestituite, costurile prelucrărilor subcontractate și celelalte costuri așteptate. Dacă încă lipsesc costuri semnificative, marcați rezultatul ca provizoriu și stabiliți cine le urmărește și la ce dată vor fi revizuite. Evidențiați separat producția în curs de execuție, în loc să transferați toate costurile acesteia asupra unităților deja expediate.

Explicați apoi diferențele importante. Porniți de la materialul sau operația care s-a schimbat, nu de la concluzia generală că lucrarea a fost ineficientă. Înregistrările lipsă, o estimare slabă, o cerință nouă, reprelucrarea și lipsa condițiilor necesare începerii lucrului cer răspunsuri diferite. O durată mai mare arată unde trebuie investigat; nu dovedește că operatorul a lucrat necorespunzător.

Încheiați cu o măsură și un responsabil pentru aplicarea ei:

• O ipoteză folosită la ofertare a fost greșită. Pentru lucrări viitoare comparabile, actualizați consumul estimat de materiale, timpul de pregătire sau de execuție, tariful relevant ori serviciul extern necesar. Păstrați estimarea veche, astfel încât diferența față de aceasta să poată fi explicată în continuare.
• Cerința clientului s-a schimbat. Îmbunătățiți aprobarea modificărilor și stabilirea prețului înainte de a lansa lucrările suplimentare în producție.
• În producție s-a pierdut timp inutil. Corectați procesul sau condițiile care au provocat pierderea, apoi verificați următoarea comandă comparabilă pentru a vedea dacă măsura a funcționat.

Nu transformați fiecare depășire într-o majorare a normei de consum sau de timp. Astfel, următoarea ofertă ar putea acoperi costul unui proces ineficient fără să îl îmbunătățească. În același timp, nu continuați să ofertați pe baza unui timp ideal, imposibil de realizat în practică. Folosiți o estimare realistă și faceți îmbunătățirea vizibilă și verificabilă.

Transformați următoarea ofertă într-o comandă pe care producția o poate realiza

O estimare mai bună a costurilor are nevoie și de un plan de producție realizabil. Dacă pregătirea suplimentară se repetă pentru că alte comenzi întrerup lucrarea sau dacă aceasta așteaptă deoarece materialul necesar nu este disponibil ori operația precedentă nu este gata, analiza costurilor a identificat o problemă de coordonare.

Alegeți SkyPlanner pentru a folosi aceste date din producție la pregătirea lucrărilor următoare. Arcturus, inteligența sa artificială pentru programarea producției, calculează încadrarea în timp a operațiilor pe baza centrelor de lucru, schimburilor, operatorilor, duratelor, dependențelor și priorităților definite. Dacă este activată programarea care ține cont de materiale, disponibilitatea acestora influențează și ea calculul. Diagrama Gantt afișează programul comun rezultat.

Pentru comanda de suporturi, aceasta înseamnă planificarea fluxului tehnologic împreună cu celelalte lucrări care solicită aceleași resurse de prelucrare și finisare, în loc ca fiecare departament să primească o coadă separată de lucrări pe care să o ajusteze singur. Dumneavoastră stabiliți prioritățile și protejați deciziile prin blocări; Arcturus se ocupă de calculul programării. Când încărcarea sau disponibilitatea se schimbă, recalcularea planului comun face vizibile efectele asupra operațiilor următoare, fără a reface manual fiecare alocare.

Această combinație justifică folosirea SkyPlanner în acest context: datele efective din producție explică mai bine ultima comandă, iar programarea coordonată ajută la prevenirea pierderilor evitabile cauzate de probleme de coordonare la următoarea comandă. Ea îmbunătățește atât baza ofertei, cât și utilizarea capacității necesare pentru realizarea ei. SkyPlanner se integrează cu orice ERP sau MES prin interfața sa REST API deschisă, astfel încât să puteți conecta programarea producției la sistemele pe care le folosiți deja pentru comenzi și calculația costurilor.

Ce s-a schimbat la Eskomatic

Eskomatic, companie care execută prelucrări mecanice pe bază de contract, își organiza anterior cozile de lucrări în mare parte manual, într-un sistem ERP și de control al producției învechit. Vizibilitatea limitată asupra materialelor făcea dificilă anticiparea lipsurilor înainte ca acestea să întrerupă lucrul.

Prin conectarea SkyPlanner la ERP-ul existent, compania a putut vizualiza lucrările în așteptare și programa automat încărcarea. Potrivit relatării sale, opririle de producție cauzate de lipsa materialelor s-au redus, iar datele de livrare au putut fi stabilite mai precis. Echipa putea vedea mai clar încărcarea viitoare și putea interveni mai devreme.

Este o lecție practică utilă pentru analiza costului unei comenzi: constatarea depășirii costurilor este doar începutul. Îmbunătățirea pregătirii pentru lucru și a succesiunii lucrărilor pe resursele comune îi oferă echipei o modalitate de a trata o cauză recurentă. Citiți opinia Eskomatic despre SkyPlanner pentru a afla întreaga experiență.

Analizați depășirea costurilor unei comenzi într-o demonstrație SkyPlanner

Alegeți o comandă finalizată recent, a cărei marjă v-a dezamăgit. Pregătiți estimarea inițială, consumul de materiale, timpii planificați și înregistrați, precum și succesiunea operațiilor pe resursele comune. Includeți și celelalte comenzi sau lipsuri de materiale care au influențat-o.

Programați o demonstrație SkyPlanner pentru a explora cum raportarea din producție și un program coordonat ar putea îmbunătăți următoarea execuție a acelei comenzi. Veți avea un punct de plecare concret: ce estimare de consum sau de timp trebuie corectată, unde coordonarea consumă capacitate și ce ar trebui să schimbe un plan mai bun. Dacă preferați să explorați mai întâi, încercați SkyPlanner cu date demonstrative.