Kalkulacija stroškov po naročilih: kam je izginila marža?

Domov » Viri » Kalkulacija stroškov po naročilih: kam je izginila marža?

Predviden čas branja: 12 minut

Kalkulacija stroškov po naročilih spremlja proizvodne stroške posameznega naročila kupca ali proizvodnega naloga: neposredne stroške materiala in dela ter razporejene posredne proizvajalne stroške. Tako lahko primerjate predvidene stroške naročila z dejansko porabo, namesto da bi razlike med naročili skrili v povprečje celotnega obrata.

Proizvajalcu, ki dela po naročilu, bi morala ta primerjava odgovoriti na praktično vprašanje: kam je izginila marža pri tem naročilu in kaj je treba spremeniti, preden znova sprejme podobno delo?

Še en skupni znesek sam po sebi le redko ponudi odgovor. Potrebujete evidenco stroškov, ki spremlja naročilo, ohrani prvotno ponudbo in prekoračitev poveže z odločitvijo. SkyPlanner pri tem pomaga z evidencami časa v proizvodnji, poročili o načrtovanih in dejanskih vrednostih ter skupnim terminskim planom, ki ga pripravlja umetna inteligenca. Tako dobite boljšo podlago za naslednjo ponudbo in možnost, da odpravite izgube zaradi neusklajenosti, preden se ponovijo v proizvodnji.

Stroške računajte za naročilo kupca, ne za povprečen mesec

Obrat ima lahko na mesečni ravni sprejemljive stroške na enoto, pri posameznih naročilih pa ustvarja izgubo. En kupec potrebuje dodatno pripravo stroja, drugi predpiše drag material, tretje naročilo pa mora skozi vaš najbolj zaseden stroj. Če mesečne stroške delite s celotno proizvedeno količino, teh razlik ne boste pojasnili.

Pri kalkulaciji stroškov po naročilih stroški ostanejo vezani na jasno opredeljeno delo. To je lahko serija 100 strojno obdelanih nosilcev, omara po meri ali celoten sklop opreme. Naročilo lahko obsega veliko enot in poteka skozi več obračunskih obdobij. Kaj sodi v njegovo evidenco, določajo identiteta naročila, specifikacija in dogovorjeni obseg.

Procesna kalkulacija pa stroške povpreči med primerljivimi izdelki znotraj procesa. Primerna je za razmeroma enotno proizvodnjo. Nekateri obrati pristopa združujejo: skupne stroške obdelave povprečijo, materialu ali končni obdelavi za posamezno naročilo pa sledijo ločeno. Izberite takšno raven podrobnosti, ki pojasni pomembne razlike med naročili, ki jih prodajate.

Skupne stroške naročila ločujte od skupnih proizvodnih stroškov v obdobju. Stroški nedokončanih naročil še vedno sodijo v nedokončano proizvodnjo. Tudi ko končano naročilo odpremite, še ni nujno, da ste prejeli vse povezane račune dobaviteljev. Napredovanje proizvodnje in popolnost finančnih podatkov je treba spremljati ločeno.

Vzpostavite evidenco stroškov naročila, ki ohrani prvotni dogovor

Evidenca stroškov naročila je sproten zapis stroškov, pripisanih posameznemu naročilu. Ni nujno, da je ločen dokument; lahko je zapis naročila v vašem obstoječem poslovnem sistemu. Pomembno je, da se proizvodnja, nabava in finance sklicujejo na isto delo ter lahko primerjajo oceno s končnim rezultatom.

Začnite, še preden naročilo sprostite v proizvodnjo. Sprejeto ponudbo in njene predpostavke ohranite kot nespremenljivo izhodišče. Ko se spremeni tehnološki postopek ali potreba po materialu, jih ne prepisujte.

Del evidence	Kaj shraniti	Zakaj je pomembno pri zaključnem obračunu
Identiteta in obseg naročila	Kupec, številka naročila, postavka naročila, revizija risbe, količina in sprejeta specifikacija	Prepreči mešanje stroškov različnih naročil ali različic
Prvotna ocena	Količine in vrednosti materiala, predvideni časi priprave in obdelave, stroškovne stopnje ter osnova za razporejanje posrednih stroškov	Pokaže, na čem je temeljila cena
Odobrene spremembe	Spremenjeni obseg, odobritev, doplačilo in datum	Loči spremembe na zahtevo kupca od prekoračitev stroškov v proizvodnji
Dejanski podatki iz proizvodnje	Izdaje in vračila materiala, količine ustreznih in neustreznih izdelkov ter čas po operacijah in uporabljenih virih	Pojasni dejansko porabo pri izvedbi naročila
Pripisani stroški	Vrednotenje dela, razporejeni posredni stroški, neposredno pripisljive zunanje obdelave in dokazila	Poveže izvedeno delo z denarno vrednostjo, ne da bi isti strošek obračunali dvakrat
Odločitev ob zaključnem obračunu	Še nezajeti stroški, vzrok odstopanja, korektivni ukrep, odgovorna oseba in naslednji pregled	Omogoči uporabo ugotovitev pri naslednjem naročilu

Številko naročila uporabljajte v vseh spremljajočih evidencah, ne le v končnem poročilu. Prejeti račun, vnos časa ali vračilo materiala brez pravega sklica lahko ustvari vtis, da je eno naročilo poceni, drugo pa drago.

Naročilo kupca ločujte tudi od njegovih posameznih operacij. V sistemu SkyPlanner so naročila in njihove postavke povezani s proizvodnimi operacijami na ravni korakov tehnološkega postopka. Ko podatke iz proizvodnje združujete za obračun stroškov naročila, mora ta povezava ostati jasna: operacija strojne obdelave ni nujno celotno naročilo kupca.

Zajemite podatke o porabi, ki pojasnijo rezultat

Material: spremljajte porabo, vračila in izgube

Naročilu obračunajte material, ki ga porabi, po vrednosti, dogovorjeni s finančno službo. Material, kupljen za neko naročilo, ni nujno v celoti porabljen zanj: uporaben material je lahko vrnjen v zalogo, porabljen za drugo naročilo ali pa sploh še ni bil izdan.

Dodatne izdaje in vračila evidentirajte sproti. Če je material porabljen za neustrezne surovce, mora ta poraba ostati vidna, čeprav iz njih nikoli ne nastanejo izdelki za prodajo. Ob evidenci materiala hranite količine ustreznih izdelkov in izmeta, da boste lahko ločili višjo nabavno ceno od slabšega izkoristka materiala.

V evidenco stroškov sodijo tudi zunanje obdelave, ki jih je mogoče neposredno pripisati naročilu, na primer toplotna obdelava za določeno naročilo. Dogovorite se, kako jih boste razvrstili, in jih vključite samo enkrat. Če račun prispe po odpremi, evidentirajte pričakovani strošek, namesto da bi manjkajoči račun šteli za prihranek.

Čas: ločujte delo zaposlenih, uporabo strojev in čakanje

Delovne ure zaposlenih, strojne ure in pretočni čas odgovarjajo na različna vprašanja. Če dve osebi skupaj delata eno uro, opravita dve delovni uri. Stroj lahko deluje tudi brez stalne prisotnosti operaterja. Naročilo, ki dva dni čaka na kontrolo, ni nujno porabilo dveh dni neposrednega dela.

Da bo kalkulacija stroškov naročila uporabna, ločujte čas priprave od časa izvajanja ponavljajočih se operacij, kadar ta razlika vpliva na odločitev. Pri evidentiranju dodelav in izrednih prekinitev dodajte dovolj pojasnil, da boste razumeli njihove vzroke. Nato ure neposrednega dela ovrednotite z ustreznimi stroški dela, vključno s stroški delodajalca, ki jih po svojih pravilih kalkulacije pripisujete neposrednemu delu.

Tu pomagajo proizvodne evidence v sistemu SkyPlanner. Funkcija Timer in poročilo Job Report povežeta evidentirano delo s proizvodno operacijo, osebo in delovnim centrom. Poročilo Order Item Report omogoča pregled na ravni posamezne postavke naročila, poročila o predvidenih in dejanskih vrednostih pa primerjavo načrtovanega trajanja z evidentiranimi proizvodnimi časi. Namesto da bi nekoga spraševali, ali se spomni, zakaj se je naročilo prejšnji mesec zavleklo, lahko začnete pri operaciji, ki je presegla predvideni čas.

Preden vnose časa uporabite za kalkulacijo stroškov, se dogovorite, kaj vsak vnos predstavlja. Evidentiranega trajanja proizvodnje ne obravnavajte samodejno hkrati kot ure neposrednega dela in kot strojne ure. Pomen evidentirane ure se mora ujemati s stroškovno stopnjo, ki jo uporabite zanjo.

Posredni stroški: uporabite določeno stopnjo brez dvojnega obračunavanja

Pri izvedbi naročila nastajajo tudi posredni proizvajalni stroški, kot so stroški prostorov, amortizacije opreme, vzdrževanja in druge podpore proizvodnji. Praktičen pristop h kalkulaciji po naročilih je obračun po normalnih stroških: dejanskim neposrednim stroškom prištejete posredne stroške, razporejene po vnaprej določeni stopnji.

Posredne stroške lahko na primer razporedite po postavki na strojno uro, pomnoženi z ustreznimi strojnimi urami naročila. Če neposredno delo operaterja obračunavate posebej, ga nabor stroškov, ki je osnova za to postavko, ne sme vsebovati. Skupno urno postavko obrata, ki delo že vključuje, morate obravnavati drugače; če bi neposredne plače prišteli še enkrat, bi stroške naročila precenili.

Ob oceni in zaključnem obračunu naročila shranite nabor stroškov, osnovo za razporejanje ter različico uporabljene stopnje. Vodnik po posrednih proizvajalnih stroških pojasnjuje, kako to stopnjo izračunati in preverjati. Tu je ključna doslednost: tudi če posredne stroške razporedite na podlagi dejanske aktivnosti, gre še vedno za razporejene stroške, ne za natančno izmerjene stroške energije, najemnine in vzdrževanja, ki jih je povzročilo prav to naročilo.

Primer kalkulacije stroškov po naročilih: 100 nosilcev, manj marže

Predstavljajte si, da obdelovalna delavnica sprejme naročilo za 100 dokončanih nosilcev v vrednosti $8.000. Risba, količina in dogovorjeni obseg ostanejo nespremenjeni. Vseh 100 ustreznih nosilcev je dokončanih in prodanih, spodnji zneski pa zajemajo celotno naročilo. Podatki so ponazoritveni in izraženi v ameriških dolarjih.

Delavnica neposredno delo vrednoti po $35 na uro dela delavca. Stopnja za razporejanje posrednih stroškov strojne obdelave znaša $30 na strojno uro in ne vključuje neposrednega dela, ki je spodaj obračunano posebej. Obe postavki v tej primerjavi ostaneta nespremenjeni.

Vrsta stroška	Prvotna ocena	Končni obračun: dejanski neposredni stroški in razporejeni posredni stroški	Prekoračitev
Porabljeni neposredni material	$2.400	$2.700	$300
Delo pri pripravi in nastavitvi	8 ur × $35 = $280	12 ur × $35 = $420	$140
Delo pri obdelavi in dodelavi	32 ur × $35 = $1.120	38 ur × $35 = $1.330	$210
Razporejeni posredni stroški strojne obdelave	60 strojnih ur × $30 = $1.800	72 strojnih ur × $30 = $2.160	$360
Skupni proizvodni stroški naročila	$5.600	$6.610	$1.010

Skupno število delovnih ur se razlikuje od števila strojnih ur, ker se uporaba strojev evidentira ločeno od ur neposrednega dela delavcev. Nobeden od teh seštevkov ne predstavlja koledarskega pretočnega časa naročila.

Po prvotni oceni bi po odštetju proizvodnih stroškov naročila ostalo $2.400 oziroma 30% prihodkov. Po končnem obračunu ostane $1.390 oziroma približno 17,4%. To sta marži po odštetju prikazanih proizvodnih stroškov, vendar pred odštetjem stroškov prodaje, splošne uprave in drugih stroškov poslovanja. Ne gre za čisti dobiček, razporejene posredne stroške pa je treba še uskladiti z dejanskimi posrednimi stroški obrata.

Strošek dokončanega naročila znaša $66,10 na ustrezen nosilec, prvotno ocenjeni strošek pa je bil $56. Če bi v naslednjo ponudbo zgolj vnesli $66,10, bi spregledali pomembnejšo ugotovitev: zakaj je do razlike prišlo.

Recimo, da pregled pokaže tri vzroke. Zaradi izločenih surovcev je strošek materiala višji za $300. Zaradi prekinitve je bilo treba znova nastaviti vpenjalno pripravo, kar je zahtevalo štiri dodatne ure dela delavca. V prvotni oceni časa obdelave je bila izpuščena dodelava, ki je zahtevala še šest ur dela delavca. Dodatnih 12 strojnih ur pojasni povečanje razporejenih posrednih stroškov za $360; da bi ugotovili, za kaj je bil ta strojni čas porabljen, mora ekipa pregledati zapise o operacijah.

Te ugotovitve zahtevajo različne ukrepe. Dodelavo je treba vključiti v naslednji tehnološki postopek in oceno stroškov. Zaradi izločenih surovcev je treba raziskati proces. Ponovna nastavitev zahteva odločitev o terminiranju ali sprostitvi dela v proizvodnjo, ne pa predpostavke, da mora vsako prihodnje naročilo pokriti stroške iste prekinitve, ki bi se ji lahko izognili.

Večji znesek razporejenih posrednih stroškov tudi ne pomeni, da je obrat dejansko plačal dodatnih $360. Pomeni, da je bil pri naročilu večji obseg aktivnosti, na podlagi katere se razporejajo ti stroški. Ločujte posledice za porabo proizvodnih virov od posledic za izdatke.

Preden potegnete nauke, dokončno obračunajte naročilo

Odprema je dober povod za pregled, ne pa dokaz, da je evidenca stroškov dokončna. Določite osebo, ki bo povezala proizvodnjo in finance, dokler je izvedba naročila še vsem sveža v spominu.

Najprej preverite obseg in izdelano količino. Je bila dogovorjena količina dokončana? So sprememba risbe, dodatna kontrola ali zahteva kupca spremenile delo? Primerjajte primerljivo: odobrene spremembe obsega in z njimi povezane prihodke prikažite ločeno od prekoračitve stroškov prvotno dogovorjenega dela.

Nato preverite popolnost podatkov. Preglejte še nevknjižene ure, nevrnjeni material, stroške zunanjih obdelav in druge pričakovane stroške. Če pomembni stroški še manjkajo, rezultat označite kot začasen ter določite odgovorno osebo in datum pregleda teh postavk. Nedokončano proizvodnjo vodite ločeno, namesto da vse njene stroške pripišete že odpremljenim kosom.

Nato pojasnite pomembna odstopanja. Začnite pri materialu ali operaciji, kjer je prišlo do spremembe, ne pri splošnem sklepu, da je bila izvedba naročila neučinkovita. Manjkajoči zapisi, slaba ocena, nova zahteva, predelava in neusklajena pripravljenost za delo zahtevajo različne odzive. Daljše trajanje pokaže, kje je treba iskati vzrok; ne dokazuje pa, da je delavec slabo delal.

Na koncu določite spremembo in osebo, odgovorno zanjo:

• Predpostavka pri pripravi ponudbe je bila napačna. Za prihodnja primerljiva naročila popravite predvideno porabo materiala, čas priprave ali obdelave, ustrezno obračunsko stopnjo ali potrebno zunanjo storitev. Ohranite prvotno oceno, da bo prvotno odstopanje še vedno mogoče pojasniti.
• Kupčeva zahteva se je spremenila. Izboljšajte odobravanje sprememb in določanje cen, preden dodatno delo sprostite v proizvodnjo.
• V proizvodnji se je po nepotrebnem izgubljal čas. Popravite proces ali pogoje, ki so povzročili izgubo, nato pa pri naslednjem primerljivem naročilu preverite, ali je ukrep učinkoval.

Vsake prekoračitve ne prenesite v višji normativ. Tako lahko naslednja ponudba sicer pokrije neučinkovit proces, ne da bi ga izboljšali. Prav tako ne vztrajajte pri idealnem času, ki ga pri delu ni mogoče doseči. Uporabite realistično oceno, hkrati pa izboljšavo jasno opredelite in omogočite preverjanje njenega učinka.

Naj naslednja ponudba postane naročilo, ki ga proizvodnja lahko izvede

Tudi ob boljši oceni stroškov potrebujete izvedljiv proizvodni načrt. Če je treba pri naročilu ponavljati nastavitev, ker delo prekinjajo druga naročila, ali če delo čaka, ker potrebni material in predhodna operacija še nista pripravljena, je pregled stroškov razkril težavo pri usklajevanju.

Izberite SkyPlanner in povežite te podatke iz proizvodnje s prihajajočim delom. Arcturus, njegova umetna inteligenca za terminiranje, izračuna termine operacij glede na opredeljene delovne centre, izmene, delavce, trajanja, odvisnosti in prednostne naloge. Če je vključeno terminiranje z upoštevanjem materiala, na izračun vpliva tudi razpoložljivost materiala. Nastali skupni terminski načrt je prikazan na Ganttovem diagramu.

Pri naročilu nosilcev to pomeni, da njegov tehnološki postopek načrtujete skupaj z drugim delom, ki potrebuje iste zmogljivosti za strojno obdelavo in dodelavo, namesto da bi vsak oddelek dobil ločeno čakalno vrsto, ki jo mora sam popravljati. Vi določite prednostne naloge in z zaklepi zaščitite odločitve, Arcturus pa opravi izračun terminov. Ko se obremenitev ali razpoložljivost spremeni, ponovni izračun povezanega načrta pokaže vpliv na nadaljnje operacije, ne da bi morali vsako razporeditev ročno izdelati na novo.

Prav ta kombinacija je razlog za uporabo rešitve SkyPlanner: dejanski podatki iz proizvodnje pomagajo bolje pojasniti potek prejšnjega naročila, povezano terminiranje pa pomaga preprečiti nepotrebne izgube zaradi neusklajenosti pri naslednjem. S tem izboljšate tako osnovo za pripravo ponudbe kot izrabo zmogljivosti, potrebnih za njeno izvedbo. SkyPlanner se prek odprtega vmesnika REST API poveže s katerim koli sistemom ERP ali MES, zato lahko terminiranje proizvodnje povežete s sistemi, ki jih že uporabljate za naročila in kalkulacijo stroškov.

Kaj se je s tem spremenilo v podjetju Eskomatic

Podjetje Eskomatic, ki izvaja strojno obdelavo po naročilu, je prej zaporedje dela večinoma urejalo ročno v zastarelem sistemu ERP in vodenja proizvodnje. Zaradi omejenega pregleda nad materialom je težje predvidelo pomanjkanje, preden je to prekinilo delo.

S povezavo rešitve SkyPlanner z obstoječim sistemom ERP je podjetje pridobilo grafični prikaz zaporedja čakajočega dela in samodejno terminiranje obremenitev. Po njihovih izkušnjah je bilo manj zastojev v proizvodnji zaradi pomanjkanja materiala, dobavne roke pa so določali natančneje. Ekipa je imela jasnejši pregled nad prihajajočimi obremenitvami in se je lahko odzvala prej.

To je uporaben praktični nauk za pregled stroškov naročila: ugotovitev, da je naročilo preseglo oceno, je šele začetek. Z boljšo pripravljenostjo za delo in usklajenim zaporedjem operacij lahko ekipa odpravi ponavljajoči se vzrok. Celotno izkušnjo preberite v oceni rešitve SkyPlanner podjetja Eskomatic.

Na predstavitvi rešitve SkyPlanner obravnavajte prekoračitev stroškov konkretnega naročila

Izberite nedavno dokončano naročilo, pri katerem vas je marža razočarala. Prinesite prvotno oceno stroškov, podatke o porabi materiala, načrtovane in evidentirane čase ter tehnološki postopek na skupnih proizvodnih virih. Vključite tudi druga naročila ali pomanjkanja, ki so vplivala na njegovo izvedbo.

Rezervirajte predstavitev rešitve SkyPlanner in raziščite, kako bi lahko poročanje iz proizvodnje in povezan terminski načrt izboljšala naslednjo izvedbo tega naročila. Imeli boste konkretno izhodišče: katero oceno porabe ali časa je treba popraviti, kje usklajevanje porablja zmogljivosti in kaj bi moral boljši načrt spremeniti. Če želite rešitev najprej raziskati sami, preizkusite SkyPlanner z demonstracijskimi podatki.