Kompetansematrise i produksjonen: Sikre god dekning

Hjem » Ressurser » Kompetansematrise i produksjonen: Sikre god dekning

Estimert lesetid: 12 minutter

Et fullbemannet skift betyr ikke nødvendigvis at dere kan fullføre arbeidet. Flere operatører kan kanskje kjøre en maskin, men bare én kan stille den om til neste produkt. Er denne personen borte, ser bemanningen fortsatt riktig ut på papiret, mens ordren blir stående og vente.

En kompetansematrise for produksjonen synliggjør denne avhengigheten. Den kobler medarbeidere til konkrete produksjonsoppgaver og viser hvilket ferdighetsnivå hver enkelt har demonstrert. Brukt riktig viser den hvilke oppgaver som kan dekkes av personer som jobber selvstendig, hvor dere er avhengige av én person, og hvilken opplæring som vil ha størst betydning.

Målet er ikke å fylle et rutenett med betryggende farger, men å svare på et praktisk spørsmål: Hvem kan utføre det nødvendige arbeidet, og innenfor hvilke rammer, når den vanlige operatøren ikke er tilgjengelig? Når du har godkjent bemanningsløsningen, hjelper SkyPlanner APS deg med å omsette den til en produksjonsplan uten å måtte bygge opp alle berørte arbeidskøer på nytt manuelt.

Hva bør en kompetansematrise for produksjonen inneholde?

Sett medarbeiderne i rader og relevante produksjonsoppgaver i kolonner. I hver celle registrerer du det vurderte kompetansenivået. Sørg for at dokumentasjonsgrunnlaget, vurderingsdatoen og avgrensningen av oppgaven er lett tilgjengelig, slik at tallet bygger på mer enn det noen husker.

Kolonnene bør beskrive arbeid dere faktisk trenger bemanning til. «CNC-bearbeiding» kan bli for bredt. «Stille inn maskineringssenter A for brakettfamilien» og «Kjøre det frigitte programmet og utføre de angitte kontrollene» kan gi ulike bemanningsvalg. En person kan ha kompetanse til den siste oppgaven uten å være klar for den første.

Tre spørsmål må vurderes hver for seg:

• Kompetanse: Har personen demonstrert de nødvendige ferdighetene for oppgaven under de aktuelle forholdene?
• Tillatelse: Har den ansvarlige godkjent at personen kan utføre arbeidet selvstendig, og er eventuelle påkrevde kompetansebevis gyldige?
• Planlegging: Er den godkjente personen tilgjengelig til riktig tid, uten andre oppgaver som kommer i konflikt?

Matrisen støtter den første vurderingen og synliggjør informasjonen som trengs for den andre. Den gir ikke i seg selv tillatelse til å utføre arbeidet eller bevis på at et skift kan fullføre ordrene sine. Et tydelig skille mellom disse vurderingene hindrer at et høyt kompetansenivå fører til en utrygg eller urealistisk oppgavetildeling.

Start med ett produksjonsområde og definer oppgavene

Velg en celle, linje eller avdeling der manglende kompetanse allerede fører til forsinkelser, overtid eller avhengighet av noen få personer. En avgrenset matrise som arbeidslederen holder oppdatert, er mer nyttig enn et regneark for hele fabrikken som ingen stoler på.

List opp arbeidet som trengs for å få et representativt produkt gjennom området. Ta med forberedelser og overlevering, ikke bare den gjentakende maskinsyklusen. Oppsett, ordinær drift, kontroller underveis, videre varsling ved feil og sluttgodkjenning kan kreve ulik kompetanse eller myndighet.

Del opp en kolonne når skillet har betydning for hvem som kan tildeles arbeidet. Behold oppgaver samlet når de stiller de samme kompetansekravene og det er hensiktsmessig å vurdere dem som én enhet. Du trenger ikke et eget nivå for hver handling i en arbeidsinstruksjon.

Definer hva hver oppgave omfatter: aktuell arbeidsstasjon, produktfamilie, metode eller revisjon av instruksjonen, samt viktige avgrensninger. En vurdering på ett etablert produkt dokumenterer ikke automatisk kompetanse for alle varianter eller maskiner i avdelingen.

Beskriv deretter hva det innebærer å utføre oppgaven selvstendig. Kan operatøren velge riktig instruksjon, forberede arbeidet korrekt, oppfylle akseptkriteriene og forstå når det er nødvendig å stoppe og be om hjelp? Avklar forventningene med dem som har ansvar for produksjon, kvalitet og sikkerhet ved oppgaven. Da danner disse forventningene grunnlaget for vurderingen, i stedet for at hver arbeidsleder tolker «erfaren» på sin egen måte.

Bruk en vurderingsskala som har betydning for beslutningene

En kort og tydelig definert skala er vanligvis enklere å bruke enn en detaljert poengskala som vurdererne tolker ulikt. Følgende er et forslag til praksis, ikke en universell standard:

Nivå	Betydning innenfor den vurderte oppgavens rammer	Slik brukes nivået
0	Ikke opplært i oppgaven	Avklar om opplæring er nødvendig. Ikke regn personen som selvstendig bemanning for oppgaven.
1	Kan delta med den fastsatte veiledningen og oppfølgingen	Planlegg øving under veiledning, og sett av tid til den som skal veilede.
2	Kan utføre oppgaven selvstendig etter de avtalte kriteriene	Vurder personen som selvstendig bemanning etter å ha kontrollert tillatelse og tilgjengelighet.
3	Selvstendig og utpekt til å lære opp andre i oppgaven	Vurder personen til både bemanning og opplæring, uten å telle den samme tiden to ganger.

Bruk en egen merking, for eksempel ikke vurdert, når dokumentasjonsgrunnlaget mangler. Det er ikke det samme som å vite at en person ikke har fått opplæring. Merk celler som faktisk faller utenfor matrisens bruksområde, som «ikke relevant», og forklar hvorfor. Ellers kan en tom celle bety alt fra «ikke nødvendig» til «vi glemte å sjekke».

Ikke la nivå 3 bety at en person er raskere, mer verdifull eller kvalifisert til å vurdere alle andre oppgaver. Ansvaret for opplæring og vurdering må ha egne, avtalte rammer. En dyktig operatør er ikke automatisk utpekt til å lære opp eller vurdere andre.

Plasser forklaringen til skalaen ved siden av matrisen, og bruk ord i tillegg til farger. Hvis du endrer skalaen, må betydningen av de tidligere nivåene bevares, slik at en tilsynelatende forbedring ikke bare skyldes en ny vurderingspraksis.

Vurder demonstrerte ferdigheter, ikke deltakelse i opplæring

Ta utgangspunkt i medarbeiderens erfaring og eksisterende dokumentasjon, og undersøk så hva dokumentasjonen faktisk viser. Kursdeltakelse viser at personen har deltatt. Den viser ikke nødvendigvis at personen kan utføre den aktuelle oppgaven selvstendig, på deres utstyr og i tråd med deres akseptkriterier.

La en kompetent, utpekt vurderer vurdere utførelsen av representativt arbeid, med den oppfølgingen oppgaven krever. Kombiner observasjon med spørsmål om valg underveis: Hvordan finner operatøren riktig variant, oppdager et uakseptabelt resultat og håndterer en unormal tilstand? Ikke skap en farlig situasjon bare for å teste reaksjonen.

Registrer resultatet, hvem som gjennomførte vurderingen, når den ble gjort, og en henvisning til dokumentasjonsgrunnlaget. Ta med begrensninger. «Selvstendig på standard brakettfamilie; oppsett av nytt verktøy inngår ikke» er mer nyttig enn en grønn celle uten forklaring.

Gå gjennom resultatet med medarbeideren. Hvis vurdererne er uenige, må dere avklare kriteriene og dokumentasjonsgrunnlaget fremfor å ta gjennomsnittet av meningene deres. Bruk de samme forventningene på tvers av skift, men ta hensyn til at vurderingene kan gjelde ulike produkter eller ulikt utstyr.

Hold informasjon om tillatelser og kompetansebevis atskilt fra nivået i matrisen. Når oppgaven krever en bestemt godkjenning eller et kompetansebevis, skal status og eventuell gyldighetsdato være enkle å kontrollere. En person kan fortsatt ha ferdighetene selv om en påkrevd tillatelse ikke lenger er gyldig. På samme måte fjerner ikke gyldig opplæringsdokumentasjon behovet for å fastslå at personen mestrer den konkrete oppgaven.

Les kolonnene: Hvilke oppgaver mangler selvstendig bemanning?

Se for deg en liten produksjonscelle med fem operatører. Arbeidslederen har vurdert fire oppgaver for én etablert produktfamilie. Den forenklede matrisen nedenfor bruker den foreslåtte skalaen. Dokumentasjonsgrunnlaget og avgrensningene finnes i de tilhørende vurderingsdokumentene.

Medarbeider	Stille inn cellen	Produsere og kontrollere deler	Sluttfrigivelse	Pakke ferdige enheter
Amina	3	3	2	2
Ben	2	2	1	2
Carla	1	2	0	3
Diego	0	1	0	2
Elena	2	2	0	1

Vi forutsetter at personene på nivå 2 eller 3 også har gyldig godkjenning for disse oppgavene. Tre operatører kan utføre oppsett selvstendig, fire personer kan kjøre produksjonen og utføre kontroller, og fire kan pakke. Men bare Amina kan utføre sluttfrigivelse selvstendig. Bens erfaring under veiledning betyr ikke at han kan overta denne myndigheten.

Ved å lese bortover en rad får du grunnlag for å planlegge den enkeltes utvikling. Leser du nedover en kolonne, ser du hvor området er sårbart. Hvis Amina er borte, kan ingen utføre sluttfrigivelse, selv om fire andre fortsatt er på jobb. Å pakke flere enheter eller øke maskinproduksjonen vil ikke løse den mangelen.

Start gjennomgangen av kompetansedekningen med oppgaver der manglende dekning ville stoppe leveranser, svekke påkrevde kontroller eller etterlate dere uten et godkjent alternativ. Undersøk deretter om dekningen holder ved normalt fravær og med den aktuelle skiftordningen. Det hjelper lite at avdelingen har tre operatører som kan utføre oppsett, hvis alle tre jobber om morgenen og omstillingen som mangler dekning, skjer om natten.

Unngå å slå sammen alle nivåene til én gjennomsnittlig kompetanseskår. Høye nivåer på pakking kan ikke kompensere for at ingen kan utføre frigivelse. En nyttig oppsummering viser hvilke kritiske oppgaver som mangler noen som kan utføre dem selvstendig, og hvilke tiltak som vil sikre den manglende dekningen for hver oppgave.

Sjekk skiftet før du regner noen som reserve

En kompetent og godkjent medarbeider er en mulig reserve, men representerer ikke automatisk ledig kapasitet. Sjekk om personen er til stede, tilgjengelig i det aktuelle tidsrommet og fri fra andre oppgaver som fortsatt må utføres.

Hvis Ben i eksemplet flyttes fra maskinbetjening til pakking, kan det dekke pakkebehovet, men tiden hans forsvinner samtidig fra produksjonen. Hvis Amina setter opp cellen, kan du ikke også regne henne som kontinuerlig tilgjengelig for å lære opp Ben og utføre sluttfrigivelse. At flere har samme kompetanse, gir ikke flere timer.

Ta utgangspunkt i det faktiske arbeidet når du definerer hvilken dekning dere trenger. Hvor mange må utføre en oppgave samtidig? Hvor lenge krever den oppmerksomheten deres? Må reserven dekke et helt skift, et oppsett eller et kort tidsrom for frigivelse? Det finnes ingen nyttig, universell regel om at hver kompetanse må ha nøyaktig to eller tre reserver.

Bruk resultatet til å skille dagens tiltak fra utviklingsplanen. For å dekke dagens mangel kan arbeidslederen godkjenne en egnet omdisponering, skaffe en reserve med nødvendig godkjenning eller endre arbeidsrekkefølgen. Å lære opp en fremtidig erstatter er et annet tiltak. Det gjør ikke personen tilgjengelig for selvstendig arbeid i dag.

Lag et opplæringstiltak for hver vesentlige mangel

Prioriter mangelen som gjør produksjonen sårbar, ikke ruten som er enklest å gjøre grønn. I eksemplet kan opplæring av enda en person i sluttfrigivelse redusere avhengigheten av én enkelt person. Avklar først om vedkommende kan oppfylle kravene til rollen, og hvem som kan godkjenne en eventuell endring.

Angi hvem som skal læres opp, hvem som skal gi opplæringen, hvilken oppgave og hvilket omfang tiltaket gjelder, planlagt øvingstid, vurderingskriterier og dato for oppfølging. Avklar hvem som skal vurdere resultatet, og hvem som skal godkjenne selvstendig arbeid. «Lær opp Ben» er for vagt til å styre etter. Et utviklingstiltak knyttet til en konkret oppgave kan følges opp til det er gjennomført.

Sett av tid til begge personene. Hvis instruktøren må følge arbeidet tett, må du ikke samtidig planlegge med vedkommendes fulle normale produksjon. Hvis egnede øvingsjobber forekommer sjelden, må dere finne ut når den som læres opp, kan få øve på representativt arbeid, i stedet for å sette en dato uten grunnlag i den faktiske produksjonen.

Oppdater nivået når den nødvendige kompetansen er dokumentert, ikke når kurset er bestilt eller måldatoen kommer. La mangelen stå åpen hvis kriteriene ennå ikke er oppfylt. Da gir fremdriften et ærlig bilde, og planleggeren ser hvilke bemanningsalternativer som faktisk kan brukes.

Hold matrisen oppdatert nok til at den er til å stole på

Utpek en ansvarlig for matrisen i hvert produksjonsområde, og gjør oppdatering til en del av arbeidet, ikke en årlig opprydding. Gå gjennom den etter en vurdering, en vesentlig endring i metode eller utstyr, en endring i godkjenning eller når en medarbeider begynner eller slutter i området.

Fastsett også en regelmessig gjennomgang som passer til hvor raskt arbeidet endrer seg. Sjekk kommende behov for dekning, uavklarte opplæringstiltak og dokumentasjon som nærmer seg en relevant dato for gjennomgang eller utløp. En stabil oppgave som utføres ofte, kan kreve en annen form for oppfølging enn en sjelden utført oppgave etter en større prosessendring.

Når kravene endres, må dere avklare hvilke vurderinger som fortsatt er relevante. Ikke gå ut fra at alle tidligere nivåer blir ugyldige, eller at alle fortsatt gjelder. Den vurderingsansvarlige bør avgjøre om endringen krever en gjennomgang, øving under veiledning eller en ny vurdering, og deretter dokumentere beslutningen.

Ha én gjeldende versjon under versjonskontroll, med tilgjengelig underlagsdokumentasjon. Gi medarbeiderne en måte å si fra om utdaterte oppføringer på. Del den driftsinformasjonen som trengs for å fordele oppgaver, uten å legge ut unødvendige detaljer om personvurderinger på en tavle som alle kan se.

Legg godkjent bemanning inn i produksjonsplanen med SkyPlanner

Matrisen viser hvilken kompetanse dere har, og hvor den må utvikles. Neste utfordring er å bruke den godkjente bemanningen uten å miste oversikten over kundeordrene den skal fullføre.

SkyPlanner er et godt valg når en bemanningsbeslutning betyr at flere maskinkøer må legges om og leveringsdatoer kontrolleres manuelt. Løsningen støtter personell og medarbeidergrupper, standard arbeidsskift og fordeling på arbeidsstasjoner for bestemte dager. Du kan registrere hvor en godkjent person eller gruppe skal arbeide, i samme miljø som produksjonsplanen.

Du avgjør hvem som er egnet. SkyPlanner tar ikke automatisk hensyn til medarbeidernes kompetanse når oppgaver fordeles. La vurdering og godkjenning inngå i deres etablerte prosess. Registrer deretter den godkjente bemanningen og den brukbare kapasiteten den gir på arbeidsstasjonene. Å tilordne en gruppe erstatter ikke kontrollen av at de faktiske medlemmene kan utføre det nødvendige arbeidet.

Når disse produksjonsdataene er riktige, kan Arcturus, den kunstige intelligensen for finplanlegging i SkyPlanner, beregne ordrerekkefølgen på nytt ut fra konfigurert kapasitet, prioriteringer og prosessavhengigheter. Gantt-diagrammet viser den resulterende planen, slik at du kan kontrollere om arbeidet etter endringen fortsatt blir klart i tide til de påfølgende operasjonene og levering.

Anta at arbeidslederen godkjenner en erstatter for en fraværende operatør som klargjør maskiner. Da er spørsmålet om kompetanse avklart, men hvis erstatteren hentes fra et annet område, kan det forskyve ferdigstillelsen av en annen ordre. Legg den godkjente tilordningen og kapasitetsendringene den medfører, inn i SkyPlanner, beregn planen på nytt og gå gjennom begge ordrene. Du slipper det gjentakende arbeidet med å flytte jobber mellom separate køer, samtidig som du fortsatt bestemmer prioriteringer og bemanning.

SkyPlanner kan integreres med ethvert ERP- eller MES-system gjennom sitt åpne REST API. Dermed kan denne forbedringen av finplanleggingen bygge videre på systemene som allerede inneholder ordrene og produksjonsinformasjonen deres.

Prøv neste steg med én reell mangel i kompetansedekningen

Når dere lager den første matrisen, velg ett område, bli enige om avgrensningen av oppgavene og vurder personene som er viktigst for dekningen. Finn den sårbare kolonnen, konkretiser utviklingstiltaket og sjekk hvilken bemanning dere kan bruke nå. Det er en bedre start enn å registrere kompetansenivåer for hele fabrikken uten å ha en beslutning å ta.

Ta deretter med én reell kompetansemangel og et godkjent alternativ for bemanningen til en demonstrasjon av SkyPlanner. Følg den berørte kundeordren gjennom produksjonsruten, og se hva bemanningsendringen betyr for annet arbeid som bruker de samme ressursene. Verdien dere bør se etter, er mindre manuell omplanlegging og et tydeligere grunnlag for leveringsbeslutninger, ikke programvare som godkjenner kvalifikasjoner på deres vegne.

Bestill en demonstrasjon av SkyPlanner for å utforske denne produksjonsendringen sammen med teamet ditt. Hvis du heller vil se planleggingsmiljøet først, kan du prøve SkyPlanner med demodata.