Kompetensmatris i produktionen: säkra bemanningen

Hem » Resurser » Kompetensmatris i produktionen: säkra bemanningen

Beräknad lästid: 12 minuter

Ett fullbemannat skift betyder inte nödvändigtvis att ni kan slutföra arbetet. Flera operatörer kanske kan köra en maskin, men bara en kan ställa om den för nästa produkt. Om den personen är frånvarande ser bemanningen fortfarande rätt ut på papperet, medan ordern får vänta.

En kompetensmatris för produktionen synliggör det beroendet. Den kopplar samman medarbetare med specifika produktionsuppgifter och visar vilken kompetensnivå varje person har visat i arbetet. Rätt använd visar den var det finns personal som kan arbeta självständigt, var ni är beroende av en enda person och vilken utbildning som skulle göra störst skillnad.

Målet är inte att fylla ett rutnät med lugnande färger. Det är att besvara en praktisk fråga: vem kan utföra det arbete som krävs, och med vilka begränsningar, när den ordinarie operatören inte är tillgänglig? När ni har godkänt bemanningslösningen hjälper SkyPlanner APS er att omsätta den i ett produktionsschema utan att manuellt bygga om varje berörd arbetskö.

Vad ska en kompetensmatris för produktionen innehålla?

Placera medarbetarna på raderna och relevanta produktionsuppgifter i kolumnerna. I varje ruta anges den bedömda kompetensnivån. Se till att underlaget, bedömningsdatumet och uppgiftens avgränsning är tillgängliga, så att siffran bygger på mer än någons minnesbild.

Kolumnerna ska beskriva arbete som ni faktiskt behöver bemanna. ”CNC-bearbetning” kan vara för brett. ”Ställa om bearbetningscenter A för konsolfamiljen” och ”Köra det frisläppta programmet och utföra föreskrivna kontroller” kan leda till olika bemanningsbeslut. En person kan ha kompetens för den andra uppgiften utan att vara redo för den första.

Tre frågor behöver bedömas var för sig:

• Kompetens: har personen visat den förmåga som krävs för uppgiften under de aktuella förhållandena?
• Godkännande: har den ansvariga godkänt att personen utför arbetet självständigt, och är eventuella obligatoriska intyg fortfarande giltiga?
• Schemaläggning: är den godkända personen tillgänglig vid rätt tidpunkt, utan något annat uppdrag som krockar?

Matrisen ger stöd för den första bedömningen och synliggör den information som behövs för den andra. Den är inte i sig ett tillstånd att utföra arbetet eller ett bevis på att ett skift kan slutföra sina order. Genom att hålla isär dessa frågor undviker ni att en hög kompetensnivå leder till en osäker eller orealistisk arbetsfördelning.

Börja med ett produktionsområde och definiera uppgifterna

Välj en cell, linje eller avdelning där kompetensbrister redan orsakar förseningar, övertid eller beroende av ett fåtal personer. En avgränsad matris som arbetsledaren håller aktuell är mer användbar än ett fabriksövergripande kalkylblad som ingen litar på.

Lista det arbete som behövs för att en representativ produkt ska ta sig igenom området. Ta med förberedelser och överlämning, inte bara den återkommande maskincykeln. Omställning, löpande drift, kontroller under tillverkningen, att rapportera fel vidare till rätt ansvarig och slutgodkännande kan kräva olika kompetenser eller befogenheter.

Dela upp en kolumn om skillnaden påverkar vem som kan tilldelas arbetet. Håll ihop uppgifter som har samma kompetenskrav och kan bedömas på ett meningsfullt sätt som en helhet. Ni behöver inte sätta en separat nivå för varje moment i en arbetsinstruktion.

Ange avgränsningen för varje uppgift: aktuell produktionsgrupp, produktfamilj, metod eller instruktionsrevision samt viktiga undantag. En bedömning för en etablerad produkt innebär inte automatiskt att personen har kompetens för alla varianter eller maskiner på avdelningen.

Beskriv sedan vad det innebär att utföra arbetet självständigt. Kan operatören välja rätt instruktion, förbereda arbetet korrekt, uppfylla acceptanskriterierna och avgöra när det är dags att stanna och be om hjälp? Förankra dessa förväntningar hos dem som ansvarar för produktion, kvalitet och säkerheten i uppgiften. Då blir de grunden för bedömningen, i stället för att varje arbetsledare tolkar ”erfaren” på sitt eget sätt.

Använd en bedömningsskala som ger stöd för beslut

En kort och tydligt definierad skala är oftast lättare att använda än en detaljerad poängsättning som bedömare tolkar olika. Följande är ett förslag på en gemensam skala, inte en universell standard:

Nivå	Betydelse inom uppgiftens bedömda omfattning	Så används nivån
0	Inte utbildad för uppgiften	Avgör om utbildning behövs. Räkna inte med personen för självständigt arbete.
1	Kan delta med den handledning som har fastställts	Planera handledd träning och avsätt tid för handledaren.
2	Kan arbeta självständigt enligt överenskomna kriterier	Överväg personen för självständigt arbete efter kontroll av godkännande och tillgänglighet.
3	Arbetar självständigt och är utsedd att utbilda andra i uppgiften	Överväg personen för bemanning och utbildning, utan att räkna samma tid två gånger.

Använd en separat beteckning, till exempel inte bedömd, när underlag saknas. Det är inte samma sak som att veta att någon saknar utbildning. Markera rutor som verkligen ligger utanför omfattningen som ej tillämpliga och förklara varför. Annars kan en tom ruta betyda allt från ”behövs inte” till ”vi glömde att kontrollera”.

Låt inte nivå 3 betyda att någon är snabbare, mer värdefull eller kvalificerad att bedöma alla andra uppgifter. Ansvaret för utbildning och bedömning behöver egna överenskomna gränser. En skicklig operatör är inte automatiskt utsedd till utbildare eller bedömare.

Skriv en förklaring intill matrisen och använd både ord och färger. Om ni ändrar skalan ska det fortfarande framgå vad de tidigare nivåerna betydde, så att en skenbar förbättring inte bara beror på ett nytt sätt att sätta nivåer.

Bedöm visad förmåga i arbetet, inte kursnärvaro

Utgå från medarbetarens erfarenhet och befintlig dokumentation och kontrollera sedan vad dokumentationen faktiskt styrker. Att ha gått en kurs visar att personen har deltagit. Det visar inte nödvändigtvis att personen kan utföra den aktuella uppgiften självständigt, på er utrustning och enligt era acceptanskriterier.

Låt en kompetent, utsedd bedömare bedöma representativt arbete under den handledning som uppgiften kräver. Kombinera observation med frågor om beslut: hur identifierar operatören rätt variant, upptäcker ett oacceptabelt resultat och agerar vid en avvikande situation? Skapa inte en farlig situation bara för att testa hur personen reagerar.

Dokumentera bedömningsresultatet, vem som gjorde bedömningen, när den gjordes och en hänvisning till underlaget. Ta med begränsningar. ”Självständig för standardfamiljen av konsoler; omställning med nya verktyg ingår inte” är mer användbart än en grön ruta utan förklaring.

Diskutera resultatet med medarbetaren. Om bedömare är oense behöver ni reda ut kriterierna och underlaget, inte ta ett genomsnitt av deras åsikter. Ställ samma krav på alla skift, men ta hänsyn till att bedömningarna kan omfatta olika produkter eller utrustningar.

Håll information om godkännanden och intyg åtskild från kompetensnivån. När uppgiften kräver ett särskilt godkännande eller intyg ska det vara enkelt att kontrollera status och aktuellt giltighetsdatum. En person kan ha kvar sin kompetens trots att ett nödvändigt tillstånd inte längre gäller. På samma sätt ersätter ett giltigt utbildningsintyg inte behovet av att fastställa förmågan att utföra den specifika uppgiften.

Läs kolumnerna: var saknas personal som kan arbeta självständigt?

Tänk er en liten tillverkningscell med fem operatörer. Arbetsledaren har bedömt fyra uppgifter för en etablerad produktfamilj. Den förenklade matrisen nedan använder den föreslagna skalan. Underlag och avgränsningar finns i den tillhörande dokumentationen.

Medarbetare	Ställa om cellen	Köra och kontrollera detaljer	Slutfrisläppning	Packa färdiga enheter
Amina	3	3	2	2
Ben	2	2	1	2
Carla	1	2	0	3
Diego	0	1	0	2
Elena	2	2	0	1

Anta att personerna med nivå 2 eller 3 också har ett giltigt godkännande för de aktuella arbetsuppgifterna. Tre personer kan ställa självständigt, fyra kan köra och kontrollera och fyra kan packa. Men bara Amina kan självständigt utföra slutfrisläppning. Bens erfarenhet av arbete under handledning innebär inte att han kan ersätta henne i den rollen.

Genom att läsa längs en rad får du stöd för att planera en persons utveckling. Genom att läsa nedåt i en kolumn ser du var området är sårbart. Om Amina är frånvarande finns ingen som kan utföra slutfrisläppningen, trots att fyra andra personer är kvar. Att packa fler enheter eller öka maskinernas produktion löser inte den bristen.

Börja genomgången av kompetenstäckningen med de arbetsuppgifter där en lucka skulle stoppa leveransen, äventyra nödvändiga kontroller eller innebära att inget godkänt alternativ finns. Kontrollera sedan om täckningen håller vid normal frånvaro och med den skiftfördelning ni har. Att avdelningen har tre ställare totalt är inte särskilt betryggande om alla tre arbetar förmiddag och omställningen som saknar bemanning sker på natten.

Undvik att räkna ihop alla nivåer till ett genomsnittligt kompetensvärde. Höga nivåer inom packning kan inte kompensera för att ingen kan utföra frisläppning. En användbar sammanfattning visar vilka kritiska arbetsuppgifter som saknar någon som kan arbeta självständigt och vilken åtgärd som ska täppa till varje lucka.

Kontrollera skiftet innan du räknar någon som ersättare

En medarbetare som har rätt kompetens och godkännande är en möjlig ersättare, men innebär inte automatiskt ledig kapacitet. Kontrollera att personen är på plats, tillgänglig under den tid som behövs och inte upptagen med annat arbete som fortfarande måste utföras.

Om Ben i exemplet flyttas från maskinkörning till packning kan det täcka behovet där, men hans tid försvinner från produktionen. Om Amina ställer om produktionscellen ska du inte samtidigt räkna med att hon hela tiden är tillgänglig för att utbilda Ben och utföra slutfrisläppning. Att flera personer kan samma uppgifter skapar inte fler arbetstimmar.

Utgå från det faktiska arbetet när du definierar vilken täckning som behövs. Hur många personer måste utföra en uppgift samtidigt? Hur länge kräver den deras uppmärksamhet? Behöver ersättaren täcka ett helt skift, en omställning eller en kort period för frisläppning? Det finns ingen användbar generell regel om att varje kompetens måste ha exakt två eller tre ersättare.

Använd resultatet för att skilja dagens åtgärder från utvecklingsplanen. För att lösa dagens brist kan arbetsledaren godkänna en lämplig omfördelning, ordna en ersättare med rätt godkännande eller ändra arbetsordningen. Att utbilda en framtida ersättare är en annan åtgärd. Det gör inte att personen kan arbeta självständigt redan i dag.

Planera en utbildningsinsats för varje viktig kompetenslucka

Prioritera den lucka som gör produktionen sårbar, inte den ruta som är lättast att få grön. I exemplet skulle utbildning av ytterligare en person för slutfrisläppning kunna minska beroendet av en enda person. Fastställ först om personen kan uppfylla rollens krav och vem som kan godkänna den framtida förändringen.

Ange vem som ska läras upp och vem som ska utbilda, vilken arbetsuppgift och omfattning det gäller, planerad övningstid, bedömningskriterier och datum för uppföljning. Bestäm vem som ska bedöma resultatet och vem som ska godkänna självständigt arbete. ”Utbilda Ben” är för vagt för att styra arbetet. En utvecklingsinsats för en bestämd arbetsuppgift går däremot att följa upp.

Avsätt tid för båda personerna. Om handledaren måste följa arbetet noga ska du inte samtidigt planera för personens fulla ordinarie produktion. Om lämpliga övningsjobb förekommer sällan behöver ni hitta tillfällen då den som lär sig får utföra representativt arbete, i stället för att sätta ett datum som saknar förankring i produktionens verklighet.

Uppdatera nivån först när det finns det underlag som krävs för att styrka kompetensen, inte när kursen bokas eller måldatumet infaller. Låt luckan stå kvar om kriterierna ännu inte är uppfyllda. Då blir bilden av framstegen rättvisande, och planeraren ser vilka bemanningsalternativ som faktiskt går att använda.

Håll matrisen så aktuell att den går att lita på

Utse en ansvarig för matrisen i varje produktionsområde och gör uppdateringarna till en del av det löpande arbetet, inte en årlig städinsats. Se över matrisen efter en bedömning, en väsentlig förändring av metod eller utrustning, ett ändrat godkännande eller när en medarbetare börjar eller slutar arbeta inom området.

Bestäm också hur ofta matrisen ska gås igenom utifrån hur snabbt arbetet förändras. Kontrollera kommande behov av kompetenstäckning, utbildningsinsatser som inte är slutförda och dokumentation som snart behöver ses över eller vars giltighetstid löper ut. En stabil arbetsuppgift som utförs ofta kan behöva följas upp på ett annat sätt än en sällan förekommande uppgift efter en större processförändring.

När kraven ändras behöver ni avgöra vilka bedömningar som fortfarande är tillämpliga. Utgå varken från att alla gamla nivåer blir ogiltiga eller från att alla fortsätter att gälla. Den ansvariga bedömaren bör avgöra om förändringen kräver en genomgång, övning under handledning eller en ny bedömning och sedan dokumentera beslutet.

Ha en enda aktuell version med styrd versionshantering och tillgängliga underlag. Ge medarbetarna möjlighet att påtala inaktuella uppgifter. Dela den information som behövs för att fördela arbetet utan att sätta upp onödiga personliga bedömningsuppgifter på en allmän anslagstavla.

För in den godkända bemanningen i produktionsplanen med SkyPlanner

Matrisen visar vilken kompetens som finns och var den behöver utvecklas. Nästa utmaning är att använda den godkända bemanningen utan att tappa överblicken över kundjobben som ska bli klara.

SkyPlanner är ett starkt val när ett bemanningsbeslut innebär att flera maskinköer måste göras om och leveransdatum kontrolleras för hand. Systemet har stöd för personal och personalgrupper, ordinarie arbetsskift och tilldelning till produktionsgrupper för enskilda dagar. Du kan lägga in en persons eller grupps godkända placering i samma miljö som produktionsschemat.

Det är du som avgör vem som är lämplig för arbetet. SkyPlanner tar inte automatiskt hänsyn till personers kompetens när arbetsuppgifter fördelas. Behåll bedömning och godkännande i er fastställda process. Lägg sedan in den godkända bemanningen och den användbara kapacitet i produktionsgrupperna som den ger. Att tilldela en grupp ersätter inte kontrollen av att de personer som faktiskt ingår i gruppen kan utföra det arbete som krävs.

När dessa produktionsuppgifter är korrekta kan Arcturus, SkyPlanners AI för produktionsschemaläggning, beräkna om orderföljden utifrån den angivna kapaciteten, prioriteringarna och beroendena i processen. Gantt-schemat visar den resulterande planen, så att du kan granska om arbetet efter ändringen fortfarande hinner vidare till efterföljande operationer och leverans i tid.

Anta att arbetsledaren godkänner en ersättare för en frånvarande ställare. Då är kompetensfrågan avgjord, men om ersättaren hämtas från ett annat område kan det påverka när en annan order blir klar. Lägg in den godkända tilldelningen och de kapacitetsändringar den medför i SkyPlanner, beräkna om planen och granska båda orderna. Du slipper det upprepade arbetet med att flytta jobb mellan separata köer, samtidigt som du fortfarande fattar besluten om prioriteringar och bemanning.

SkyPlanner kan integreras med alla ERP- eller MES-system via sitt öppna REST API. Den här förbättringen av produktionsschemaläggningen kan därmed bygga vidare på de system där era order och er produktionsinformation redan finns.

Prova nästa steg med en verklig lucka i kompetenstäckningen

Börja den första matrisen med ett område, enas om arbetsuppgifternas avgränsning och bedöm de personer som är viktigast för täckningen. Hitta den sårbara kolumnen, bestäm en utvecklingsinsats och kontrollera vilken bemanning som går att använda redan nu. Det är en bättre start än att samla in nivåer för hela fabriken utan att ha något beslut att fatta.

Ta sedan med en verklig kompetenslucka och ett godkänt alternativ för bemanningen till en demonstration av SkyPlanner. Följ den berörda kundordern genom dess operationsföljd och se vad den ändrade bemanningen innebär för andra jobb som delar samma resurser. Det värde ni ska leta efter är mindre manuell omplanering och ett tydligare underlag för leveransbeslut, inte programvara som godkänner kvalifikationer åt er.

Boka en demonstration av SkyPlanner för att utforska den produktionsförändringen tillsammans med ditt team. Om du hellre vill se planeringsmiljön först kan du prova SkyPlanner med demodata.