Matrika kompetenc v proizvodnji: zagotovite zanesljivo nadomeščanje

Domov » Viri » Matrika kompetenc v proizvodnji: zagotovite zanesljivo nadomeščanje

Predviden čas branja: 12 minut

Polno zasedena izmena še ne pomeni, da lahko delo tudi dokončate. Več operaterjev morda zna upravljati stroj, le eden pa ga zna nastaviti za naslednji izdelek. Če je ta odsoten, je število zaposlenih na papirju še vedno ustrezno, naročilo pa čaka.

Matrika kompetenc v proizvodnji pokaže takšno odvisnost. Zaposlene poveže s konkretnimi proizvodnimi nalogami in prikaže raven usposobljenosti, ki jo je vsak dokazal pri delu. Ob ustrezni uporabi vam pokaže, kje imate samostojno zamenjavo, kje ste odvisni od ene osebe in katero usposabljanje bi imelo največji učinek.

Cilj ni zapolniti preglednice z barvami, ki dajejo občutek varnosti. Odgovoriti morate na praktično vprašanje: kdo lahko opravi potrebno delo in s kakšnimi omejitvami, kadar običajni operater ni na voljo? Ko odobrite rešitev glede zasedbe, vam SkyPlanner APS pomaga, da jo prenesete v proizvodni razpored, ne da bi morali ročno na novo sestaviti vsako čakalno vrsto delovnih nalogov, na katero sprememba vpliva.

Kaj sodi v matriko kompetenc v proizvodnji?

V vrstice vnesite zaposlene, v stolpce pa smiselno opredeljene proizvodne naloge. V vsako presečišče vpišite ocenjeno raven usposobljenosti. Dokazila, datum ocenjevanja in obseg naloge naj bodo dostopni, da bo številka pomenila več kot le spomin posameznika.

Stolpci naj opisujejo delo, za katero dejansko potrebujete usposobljene ljudi. »CNC-obdelava« je lahko preširok opis. Nalogi »Nastavitev obdelovalnega centra A za družino nosilcev« in »Izvajanje odobrenega programa in predpisanih kontrol« lahko zahtevata različni odločitvi o razporeditvi zaposlenih. Nekdo je lahko usposobljen za drugo nalogo, ne da bi bil pripravljen na prvo.

Pri tem je treba ločeno presoditi tri stvari:

• Kompetentnost: ali je oseba dokazala potrebno sposobnost za to nalogo in pogoje, v katerih se izvaja?
• Pooblastilo: ali je odgovorna oseba odobrila samostojno opravljanje tega dela in ali so vsa zahtevana potrdila veljavna?
• Terminiranje: ali je oseba z ustrezno odobritvijo na voljo ob pravem času in nima druge sočasne zadolžitve?

Matrika podpira prvo presojo in omogoča vpogled v informacije, potrebne za drugo. Sama po sebi ni dovoljenje za opravljanje dela niti dokaz, da lahko izmena dokonča svoja naročila. Z jasnim ločevanjem teh vidikov preprečite, da bi visoka ocena vodila v nevarno ali nerealno razporeditev dela.

Začnite z enim delom proizvodnje in opredelite naloge

Izberite celico, linijo ali oddelek, kjer pomanjkanje kompetenc že povzroča zamude, nadure ali odvisnost od majhnega števila ljudi. Matrika za omejeno področje, ki jo vodja redno posodablja, je uporabnejša od preglednice za celotno tovarno, ki ji nihče ne zaupa.

Popišite delo, ki je potrebno, da značilen izdelek preide skozi izbrani del proizvodnje. Vključite pripravo in predajo dela, ne le ponavljajočega se strojnega cikla. Nastavitev, redno upravljanje stroja, medfazne kontrole, predaja težav pristojnim osebam in končni prevzem lahko zahtevajo različne sposobnosti ali pooblastila.

Stolpec razdelite, kadar bi razlika vplivala na razporeditev dela. Naloge združite, kadar zahtevajo enake kompetence in jih je smiselno ocenjevati kot celoto. Za vsak korak v navodilu za delo ne potrebujete ločene ocene.

Za vsako nalogo določite obseg: ustrezni delovni center, družino izdelkov, metodo ali revizijo navodila ter pomembne izključitve. Ocena usposobljenosti za en uveljavljen izdelek še ne dokazuje usposobljenosti za vse različice ali stroje v oddelku.

Nato opišite, kaj pomeni samostojno opravljanje dela. Ali zna operater izbrati ustrezno navodilo, pravilno pripraviti delo, izpolniti merila za sprejemljivost ter prepoznati, kdaj se mora ustaviti in prositi za pomoč? Ta pričakovanja uskladite z odgovornimi za proizvodnjo, kakovost in varnost pri izvajanju naloge. Tako postanejo podlaga za ocenjevanje, namesto da bi si vsak vodja po svoje razlagal, kaj pomeni »izkušen«.

Uporabite ocenjevalno lestvico, ki pomaga pri odločanju

Kratko, jasno opredeljeno lestvico je običajno lažje uporabljati kot podrobno točkovanje, ki si ga ocenjevalci razlagajo različno. Spodnja lestvica je predlog, ne splošno veljaven standard:

Ocena	Pomen za obseg naloge, na katerega se ocena nanaša	Uporaba ocene
0	Ni usposobljen za nalogo	Ugotovite, ali je potrebno usposabljanje; na to osebo ne računajte kot na samostojno zamenjavo.
1	Lahko sodeluje ob določenem nadzoru	Načrtujte praktično usposabljanje pod nadzorom in upoštevajte čas osebe, ki ga nadzoruje.
2	Lahko dela samostojno v skladu z dogovorjenimi merili	Po preverjanju pooblastila in razpoložljivosti jo lahko upoštevate kot samostojno zamenjavo.
3	Dela samostojno in je imenovan za usposabljanje drugih za to nalogo	Lahko jo upoštevate za nadomeščanje in usposabljanje, vendar istega časa ne štejte dvakrat.

Kadar dokazil ni, uporabite ločeno oznako, na primer ni ocenjeno. To ni enako kot ugotovitev, da nekdo ni usposobljen. Celice, ki dejansko ne sodijo v obseg, označite z »ni relevantno« in pojasnite razlog. Sicer lahko prazna celica pomeni vse od »ni potrebno« do »pozabili smo preveriti«.

Raven 3 naj ne pomeni, da je nekdo hitrejši, več vreden ali usposobljen za ocenjevanje vseh drugih nalog. Tudi odgovornosti za usposabljanje in ocenjevanje potrebujejo jasno dogovorjene meje. Dober operater ni samodejno imenovan za mentorja ali ocenjevalca.

Ob matriki navedite legendo in poleg barv uporabite tudi besedne opise. Če lestvico spremenite, ohranite zapis pomena prejšnjih ocen, da navidezno izboljšanje ne bo zgolj posledica novega načina ocenjevanja.

Ocenjujte sposobnosti, dokazane pri delu, ne udeležbe na usposabljanju

Začnite z izkušnjami zaposlenega in obstoječimi zapisi, nato preverite, kaj ti zapisi dejansko dokazujejo. Udeležba na tečaju potrjuje sodelovanje. Ne dokazuje pa nujno samostojnega opravljanja vaše trenutne naloge na vaši opremi in v skladu z vašimi merili za sprejemljivost.

Usposobljen, imenovan ocenjevalec naj sposobnosti oceni pri delu, ki je značilno za to nalogo, ob nadzoru, ki ga naloga zahteva. Opazovanje dopolnite z vprašanji o odločanju: kako operater prepozna pravo različico, ugotovi nesprejemljiv rezultat in se odzove na neobičajne razmere? Ne ustvarjajte nevarne situacije zgolj zato, da bi preverili odziv.

Zabeležite rezultat ocenjevanja, kdo ga je opravil, kdaj je potekalo in sklic na dokazilo. Navedite tudi omejitve. Zapis »Samostojen pri standardni družini nosilcev; nastavitev novih orodij ni vključena« je uporabnejši od nepojasnjene zelene celice.

O rezultatu se pogovorite z zaposlenim. Če se ocenjevalci ne strinjajo, uskladite merila in razjasnite dokazila, namesto da bi izračunali povprečje njihovih mnenj. V vseh izmenah uporabljajte enaka pričakovanja, pri tem pa upoštevajte, da so bili zaposleni morda ocenjeni za različne izdelke ali opremo.

Podatke o pooblastilih in potrdilih vodite ločeno od ocene. Kadar naloga zahteva posebno odobritev ali potrdilo, omogočite preprosto preverjanje statusa in ustreznega datuma veljavnosti. Oseba lahko ohrani znanje in spretnosti, čeprav zahtevano dovoljenje ne velja več. Prav tako veljavno dokazilo o usposabljanju ne odpravlja potrebe po preverjanju sposobnosti za konkretno nalogo.

Preglejte stolpce: kje manjka samostojna zamenjava?

Predstavljajte si majhno proizvodno celico s petimi operaterji. Vodja je ocenil njihovo usposobljenost za štiri naloge pri eni uveljavljeni družini izdelkov. Spodnja poenostavljena matrika uporablja predlagano lestvico; dokazila in obseg ocenjevanja so navedeni v spremljajočih zapisih.

Zaposleni	Nastavitev celice	Izdelava in kontrola kosov	Končna odobritev	Pakiranje končnih izdelkov
Amina	3	3	2	2
Ben	2	2	1	2
Carla	1	2	0	3
Diego	0	1	0	2
Elena	2	2	0	1

Predpostavimo, da imajo zaposleni z oceno 2 ali 3 tudi veljavno odobritev za opravljanje teh nalog. Trije lahko samostojno pripravljajo stroje, štirje lahko upravljajo stroje in izvajajo kontrole, štirje pa lahko pakirajo. Vendar lahko le Amina samostojno opravi končno sprostitev izdelkov. Ben ima izkušnje z delom pod nadzorom, a zato še ne more nadomestiti osebe s tem pooblastilom.

S pregledom vrstice lažje načrtujete razvoj posameznika. Pregled stolpca pa pokaže, kje je proizvodno področje ranljivo. Če bi bila Amina odsotna, končne sprostitve ne bi mogel opraviti nihče, čeprav bi ostali še štirje zaposleni. Več zapakiranih kosov ali večji obseg proizvodnje na strojih te vrzeli ne bi odpravila.

Pri pregledu kadrovske pokritosti začnite z nalogami, pri katerih bi pomanjkanje ustreznih ljudi ustavilo dobavo, ogrozilo zahtevane kontrole ali vas pustilo brez odobrenega nadomestnega izvajalca. Nato preverite, ali je pokritost zagotovljena tudi ob običajnih odsotnostih in razporeditvi izmen. Podatek, da imate v oddelku tri zaposlene za pripravo strojev, ni pomirjujoč, če vsi trije delajo dopoldne, menjava brez ustreznega izvajalca pa je na vrsti ponoči.

Ne združujte vseh ocen v povprečno oceno kompetenc. Visoke ocene pri pakiranju ne morejo nadomestiti manjkajoče usposobljenosti za sprostitev izdelkov. Uporaben povzetek pokaže, za katere ključne naloge ni na voljo samostojnega izvajalca in s katerim ukrepom boste odpravili posamezno vrzel.

Preden nekoga določite za nadomeščanje, preverite njegovo izmeno

Usposobljen zaposleni z ustrezno odobritvijo je možen nadomestni izvajalec, ne pa samodejno prosta zmogljivost. Preverite, ali je prisoten, na voljo v potrebnem časovnem obdobju in brez drugih zadolžitev, ki jih je še vedno treba opraviti.

Če v našem primeru Bena z upravljanja stroja prerazporedite na pakiranje, lahko s tem zagotovite izvajalca za pakiranje, vendar izgubite njegov čas v proizvodnji. Če Amina pripravlja celico, je ne štejte hkrati še kot ves čas razpoložljivo za Benovo usposabljanje in končno sprostitev izdelkov. To, da več ljudi obvlada iste naloge, ne pomeni, da imate na voljo več ur.

Potrebno kadrovsko pokritost določite glede na dejansko delo. Koliko ljudi mora nalogo opravljati hkrati? Kako dolgo zahteva njihovo pozornost? Mora nadomestni izvajalec pokriti celo izmeno, pripravo stroja ali kratek časovni interval za sprostitev izdelkov? Ni uporabnega univerzalnega pravila, po katerem bi morali za vsako kompetenco imeti natanko dva ali tri nadomestne izvajalce.

Na podlagi ugotovitev ločite današnje ukrepanje od razvojnega načrta. Za današnjo kadrovsko vrzel lahko nadrejeni odobri ustrezno prerazporeditev, zagotovi nadomestnega izvajalca z ustreznim pooblastilom ali spremeni zaporedje dela. Usposabljanje prihodnjega nadomestnega izvajalca je ločen ukrep; ta oseba zato še ni danes na voljo za samostojno delo.

Za vsako pomembno vrzel določite ukrep usposabljanja

Prednost dajte vrzeli, ki ogroža proizvodnjo, ne polju, ki ga je najlažje obarvati zeleno. V našem primeru bi lahko z usposobitvijo še ene osebe za končno sprostitev izdelkov zmanjšali odvisnost od ene same osebe. Najprej ugotovite, ali lahko izbrana oseba izpolni zahteve te vloge in kdo lahko odobri morebitno spremembo.

Pri vsakem ukrepu poimensko določite udeleženca in mentorja ter opredelite ciljno nalogo in njen obseg, načrtovani čas za praktično delo, merila ocenjevanja in datum pregleda. Določite, kdo bo ocenil rezultat in kdo bo odobril samostojno delo. »Usposobiti Bena« je preveč nejasno za vodenje ukrepa; razvojnemu ukrepu za konkretno nalogo pa lahko sledite do izvedbe.

Zagotovite čas za oba. Če mora mentor delo pozorno spremljati, zanj v istem času ne načrtujte še polnega običajnega obsega proizvodnje. Če so nalogi, primerni za praktično usposabljanje, redki, ugotovite, kdaj bo udeleženec lahko opravljal značilno delo, namesto da določite datum, ki ni usklajen z dejanskimi razmerami v proizvodnji.

Oceno posodobite šele, ko so na voljo zahtevana dokazila o usposobljenosti, ne ob prijavi na usposabljanje ali ob nastopu ciljnega datuma. Če merila še niso izpolnjena, vrzeli ne označite kot odpravljene. Tako napredek prikažete pošteno, planer pa ve, katere kadrovske možnosti so dejansko uporabne.

Matriko redno posodabljajte, da ji lahko zaupate

Za matriko vsakega proizvodnega področja določite skrbnika, posodabljanje pa naj bo del rednega dela, ne letnega urejanja podatkov. Preglejte jo po ocenjevanju, pomembni spremembi metode ali opreme, spremembi odobritve za delo ali premestitvi zaposlenega na področje oziroma z njega.

Določite tudi redne preglede v časovnih razmikih, ki ustrezajo hitrosti spreminjanja dela. Preverite prihodnje potrebe po kadrovski pokritosti, še neizvedene ukrepe usposabljanja in zapise, pri katerih se bliža datum pregleda ali izteka veljavnosti. Ustaljena naloga, ki jo zaposleni pogosto opravljajo, lahko zahteva drugačen pristop k pregledu kot redka naloga po večji spremembi procesa.

Ko se zahteve spremenijo, ugotovite, katere ocene so še uporabne. Ne predpostavljajte, da vse prejšnje ocene postanejo neveljavne ali da vse ostanejo veljavne. Odgovorni ocenjevalec naj presodi, ali sprememba zahteva seznanitev, praktično delo pod nadzorom ali ponovno ocenjevanje, nato pa odločitev zabeleži.

Vzdržujte eno nadzorovano, aktualno različico matrike z dostopnimi podpornimi zapisi. Zaposlenim omogočite, da opozorijo na zastarel vnos. Posredujte informacije, ki jih ljudje potrebujejo za odločanje o razporeditvah, ne da bi na javno dostopni oglasni deski objavljali nepotrebne osebne podrobnosti o ocenah.

Odobreno razporeditev zaposlenih vključite v proizvodni načrt z rešitvijo SkyPlanner

Matrika pokaže, katere kompetence so na voljo in kje jih je treba razvijati. Naslednji izziv je uporabiti odobreno razporeditev zaposlenih, ne da bi izgubili pregled nad naročili kupcev, ki jih morajo ti zaposleni izvesti.

SkyPlanner je odlična izbira, kadar kadrovska odločitev zahteva preurejanje čakalnih vrst na več strojih in ročno preverjanje dobavnih rokov. Podpira zaposlene in skupine zaposlenih, privzete delovne izmene ter razporejanje na delovne centre za posamezne dneve. Odobreno razporeditev posameznika ali skupine lahko vnesete v isto okolje, v katerem urejate terminski načrt proizvodnje.

O ustreznosti razporeditve odločate vi. SkyPlanner pri izbiri razporeditev kompetenc zaposlenih ne upošteva samodejno. Ocenjevanje in odobritve še naprej izvajajte po svojem nadzorovanem postopku, nato pa vnesite sprejeto razporeditev zaposlenih in uporabno zmogljivost delovnih centrov, ki iz nje izhaja. Razporeditev skupine ne nadomesti preverjanja, ali lahko njeni dejanski člani opravijo zahtevano delo.

Ko so ti vhodni podatki o proizvodnji pravilni, lahko Arcturus, umetna inteligenca za terminiranje v rešitvi SkyPlanner, ponovno izračuna zaporedje nalogov glede na nastavljene zmogljivosti, prednostne naloge in odvisnosti v procesu. Nastali načrt je prikazan v Ganttovem diagramu, kjer lahko preverite, ali bo delo po spremembi še vedno pravočasno prešlo na naslednje operacije in bilo končano v dobavnem roku.

Recimo, da nadrejeni odobri nadomestnega izvajalca za odsotnega pripravljavca strojev. S tem je rešeno vprašanje ustrezne usposobljenosti, vendar lahko premestitev nadomestnega izvajalca z drugega področja zamakne dokončanje drugega naloga. V SkyPlanner vnesite odobreno razporeditev in posledične spremembe zmogljivosti, ponovno izračunajte načrt ter preverite oba naloga. Tako si prihranite ponavljajoče se premikanje del med ločenimi čakalnimi vrstami, odločitve o prednostnih nalogah in razporejanju zaposlenih pa ostanejo v vaših rokah.

SkyPlanner se prek odprtega vmesnika REST API poveže s katerim koli sistemom ERP ali MES, zato lahko pri tej izboljšavi terminiranja uporabite sisteme, v katerih že hranite naročila in podatke o proizvodnji.

Naslednji korak preizkusite na eni dejanski kadrovski vrzeli

Za prvo matriko izberite eno področje, dogovorite se o mejah posameznih nalog in ocenite zaposlene, ki so najpomembnejši za njihovo izvajanje. Poiščite najbolj ranljiv stolpec, določite razvojni ukrep in preverite, katere zaposlene lahko razporedite že zdaj. To je boljši začetek kot zbiranje ocen po vsej tovarni brez konkretne odločitve, ki bi jo morali sprejeti.

Nato na predstavitev rešitve SkyPlanner prinesite primer ene dejanske vrzeli v kompetencah in odobrene nadomestne razporeditve. Spremljajte prizadeto naročilo kupca skozi njegov proizvodni postopek in preverite, kaj spremenjena razporeditev zaposlenih pomeni za drugo delo, ki uporablja iste vire. Iščite predvsem manj ročnega preterminiranja in jasnejšo podlago za odločanje o dobavi, ne programske opreme, ki bi namesto vas potrjevala usposobljenost.

Rezervirajte predstavitev rešitve SkyPlanner in skupaj s svojo ekipo preučite to spremembo v proizvodnji. Če si želite najprej ogledati okolje za terminiranje, preizkusite SkyPlanner s predstavitvenimi podatki.