Pengendalian Produksi: Dari Informasi Pabrik ke Keputusan

Beranda » Sumber Daya » Pengendalian Produksi: Dari Informasi Pabrik ke Keputusan

Perkiraan waktu baca: 9 menit

Seorang supervisor melaporkan bahwa sebuah komponen akan terlambat. Bagian pembelian mengetahui perkiraan kedatangan material yang belum tersedia. Bagian penjualan ingin tahu apakah pelanggan masih bisa menerima pesanan yang sudah selesai pada hari Jumat. Setiap bagian memiliki informasi yang berguna, tetapi harus ada yang mengolahnya menjadi keputusan tentang pekerjaan yang perlu dilakukan.

Itulah tugas pengendalian produksi: mengoordinasikan produksi agar sesuai dengan rencana, mengenali penyimpangan, dan mengarahkan tindakan penanganannya. Pengendalian produksi menghubungkan apa yang hendak diproduksi dengan kondisi nyata di pabrik. Dengan begitu, tim dapat mengambil langkah koreksi sebelum operasi yang terlambat berujung pada keterlambatan pengiriman.

SkyPlanner APS mempermudah koordinasi tersebut dengan memusatkan perhitungan jadwal di satu tempat. Tim Anda menetapkan prioritas dan mencatat perubahan; Arcturus menghitung ulang jadwal produksi yang saling terkait, lalu tampilan Gantt memperlihatkan dampaknya. Waktu Anda untuk menata ulang antrean masing-masing mesin berkurang, sehingga Anda bisa lebih berfokus pada keputusan untuk menjaga komitmen kepada pelanggan.

Apa itu pengendalian produksi?

Pengendalian produksi adalah koordinasi berkelanjutan atas pekerjaan manufaktur, sumber daya produksi, dan kemajuan pekerjaan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Fungsinya menentukan pekerjaan mana yang harus dijalankan, membandingkan kinerja aktual dengan rencana, serta mengoordinasikan tindakan koreksi ketika keduanya tidak sejalan.

Tujuannya bukan sekadar memastikan semua mesin tetap sibuk. Memulai batch yang salah dapat menghabiskan material dan kapasitas yang dibutuhkan pesanan yang lebih mendesak. Pengendalian yang baik menjaga aliran pekerjaan agar memenuhi jumlah, mutu, dan tanggal pengiriman yang ditetapkan, sekaligus menghindari waktu tunggu dan penumpukan barang dalam proses yang tidak perlu.

Istilah ini dapat merujuk pada sebuah departemen, sekumpulan tanggung jawab, atau fungsi manajemen produksi yang lebih luas. Apa pun sebutan yang digunakan perusahaan, pertanyaan intinya tetap sama: dengan perubahan yang terjadi, apa yang harus kita lakukan selanjutnya, dan siapa yang perlu diberi tahu?

Hubungan antara perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produksi

Perencanaan produksi menetapkan apa yang perlu dibuat dan sumber daya produksi yang dibutuhkan. Penjadwalan produksi menentukan sumber daya produksi dan waktu untuk setiap operasi. Pada tahap pelaksanaan, pekerjaan tersebut dijalankan dan menghasilkan informasi tentang waktu mulai, penyelesaian, jumlah, serta gangguan yang terjadi.

Pengendalian produksi memanfaatkan semua unsur tersebut secara terpadu. Fungsinya memeriksa apakah pekerjaan yang direncanakan dapat dijalankan, memantau hasilnya, dan mengoordinasikan penyesuaian tindakan bila diperlukan. Di perusahaan manufaktur kecil, satu orang bisa memegang beberapa tanggung jawab ini. Di pabrik yang lebih besar, alur koordinasinya melibatkan berbagai departemen.

Ambil contoh pesanan yang memerlukan proses pemesinan sebelum perakitan. Perencanaan mengidentifikasi operasi dan material yang dibutuhkan. Penjadwalan mengalokasikan waktu yang tersedia untuk pengerjaan operasi tersebut di mesin dan bagian perakitan. Operator melaporkan bahwa proses pemesinan memakan waktu lebih lama dari perkiraan. Pengendalian produksi menentukan dampaknya terhadap pengiriman dan mengoordinasikan keputusan: mengubah urutan, mengatur penyesuaian kapasitas yang telah disetujui, atau merevisi komitmen.

Karena itu, penjadwalan produksi merupakan alat penting dalam pengendalian, bukan penggantinya. Jadwal baru tidak menentukan janji kepada pelanggan mana yang harus didahulukan, memberikan izin lembur, ataupun menyetujui penggunaan suatu komponen. Keputusan tersebut tetap menjadi wewenang pihak yang bertanggung jawab.

Apa saja yang dilakukan dalam pengendalian produksi?

Dalam praktiknya, fungsi ini dijalankan melalui empat tanggung jawab yang saling terkait. Keempatnya membentuk siklus yang berulang, bukan daftar periksa yang cukup diselesaikan sekali saat pesanan masuk ke pabrik.

Mengoordinasikan kesiapan dan izin memulai pekerjaan

Sebelum pekerjaan dimulai, harus ada yang memastikan bahwa pekerjaan tersebut siap dijalankan. Memiliki nomor pesanan saja tidak cukup. Material, gambar kerja, tenaga kerja, dan peralatan yang dibutuhkan harus tersedia pada tahap yang tepat dalam routing produksi, dan operasi sebelumnya harus sudah diselesaikan.

Izin memulai produksi merupakan otorisasi untuk memasukkan pekerjaan ke proses produksi. Pemberiannya harus mempertimbangkan kesiapan pabrik dan persyaratan mutu, bukan hanya adanya mesin yang sedang menganggur. Mengizinkan lebih banyak pesanan masuk daripada yang mampu ditangani proses berikutnya yang kapasitasnya terbatas hanya akan menambah antrean, bukan mempercepat pengiriman.

SkyPlanner menghubungkan routing dan kebutuhan sumber daya produksi dengan jadwal. Jika penjadwalan yang mempertimbangkan material diaktifkan, ketersediaan material juga menjadi masukan perhitungan. Dengan begitu, Anda dapat merencanakan waktu mulai yang realistis, bukan sekadar memilih slot yang cocok lalu baru mengetahui ada komponen yang belum tersedia. Pemeriksaan kesiapan fisik dan persetujuan untuk memulai produksi tetap menjadi bagian dari prosedur operasional Anda.

Menjaga keselarasan prioritas di seluruh routing produksi

Ketika beberapa pesanan yang siap dikerjakan membutuhkan sumber daya produksi yang sama, prioritasnya harus selaras. Jika tidak, setiap departemen bisa menyusun urutan yang masuk akal bagi bagiannya sendiri, tetapi bertentangan dengan kebutuhan departemen berikutnya.

Arcturus, mesin penjadwalan SkyPlanner, menghitung jadwal lintas pesanan berdasarkan sumber daya produksi, ketergantungan antaroperasi, durasi, dan prioritas yang Anda tetapkan. Routing proses yang telah dikonfigurasi untuk suatu produk diterapkan pada item pesanannya. Jadi, Anda tidak perlu menyusun ulang urutan manufaktur setiap kali ada pesanan baru.

Anda mengarahkan prioritas; Arcturus menangani alokasi pekerjaan yang saling terkait. Jadwal Gantt memperlihatkan hasilnya di seluruh stasiun kerja. Ini mengurangi pekerjaan manual berupa memindahkan satu job, menemukan benturan berikutnya, lalu membenahi beberapa antrean lainnya.

Memantau kemajuan aktual dan menelusuri penyimpangan

Rencana membutuhkan umpan balik dari pelaksanaan pekerjaan. Informasi yang berguna mencakup pekerjaan yang sudah dimulai atau selesai, jumlah hasil produksi yang layak digunakan, perubahan material, serta gangguan yang memengaruhi kapasitas atau penyelesaian.

Timer di SkyPlanner mencatat waktu produksi aktual untuk dibandingkan dengan durasi yang direncanakan. Pencatatan produksi juga dapat merekam jumlah yang diproduksi dan jumlah yang cacat. Data dari ERP atau MES yang sudah digunakan dapat dihubungkan melalui REST API terbuka SkyPlanner. Dengan begitu, proses perencanaan mendapat umpan balik tanpa memerlukan daftar status manual terpisah.

Penting untuk membedakan antara mencatat fakta dan menafsirkannya. Job yang sudah menghabiskan jam kerja sesuai rencana belum tentu selesai. Pastikan apa yang masih harus dikerjakan dan mengapa kondisinya berbeda dari perkiraan sebelum menggunakan catatan tersebut sebagai dasar komitmen baru.

Menetapkan tindakan koreksi dan menyampaikannya kepada semua pihak terdampak

Penyimpangan menjadi persoalan pengendalian ketika mengubah apa yang seharusnya dilakukan pabrik. Penanganannya dapat berupa perubahan prioritas, penggunaan sumber daya produksi alternatif yang memenuhi syarat, keputusan terkait material, atau revisi tanggal pengiriman.

Sebelum melakukan perubahan, pertimbangkan pesanan lain yang menggunakan kapasitas terdampak. Memajukan pesanan mendesak akan menggeser pekerjaan lain. Memindahkan pekerjaan ke mesin lain hanya membantu jika mesin tersebut mampu menjalankan operasinya dan tahapan yang tersisa dalam routing masih dapat dijadwalkan sesuai kebutuhan.

Di SkyPlanner, Anda dapat mengubah masukan perencanaan yang relevan lalu menghitung ulang jadwal, alih-alih menyusun ulang setiap antrean secara manual. Prioritas dan penguncian memungkinkan Anda mengarahkan perhitungan dan melindungi pekerjaan yang sudah menjadi komitmen. Setelah itu, sampaikan hasil yang disepakati kepada bagian produksi, pembelian, atau penjualan sesuai kebutuhan. Rencana yang telah dikoreksi hanya berguna jika benar-benar menjadi acuan kerja.

Siapa yang bertanggung jawab atas pengendalian produksi?

Staf pengendalian produksi, perencana produksi, atau manajer produksi biasanya mengoordinasikan penanganan secara keseluruhan. Namun, bukan berarti mereka berwenang atas setiap keputusan. Batas tanggung jawab yang jelas mencegah perubahan jadwal disalahartikan sebagai izin untuk mengabaikan persyaratan teknis, mutu, atau komersial.

Berikut contoh pembagian tanggung jawab yang umum:

Keputusan atau informasi	Pihak yang biasanya bertanggung jawab	Hal yang harus tercermin dalam rencana bersama
Prioritas pesanan dan urutan produksi	Perencana atau staf pengendalian produksi bersama manajemen produksi	Prioritas dan kapasitas yang disepakati, serta pekerjaan yang harus dilindungi
Kemajuan aktual dan gangguan di area kerja	Operator dan supervisor	Status terkini, jumlah, dan pekerjaan yang tersisa
Ketersediaan material	Bagian pembelian, gudang, atau perencanaan material	Ketersediaan yang sudah dikonfirmasi dan perubahan penting
Pemulihan peralatan dan keselamatan pengoperasian	Bagian pemeliharaan dan operasional	Kapasitas yang dapat digunakan dan perkiraan waktu kembali beroperasi
Keputusan penanganan atau persetujuan dari bagian mutu	Personel bagian mutu yang berwenang	Apakah material terdampak boleh digunakan atau pekerjaannya boleh dilanjutkan
Revisi komitmen kepada pelanggan	Bagian penjualan atau layanan pelanggan bersama bagian produksi	Tanggal yang dapat dipenuhi dan pesan kepada pelanggan yang telah disepakati

Sesuaikan nama jabatan dengan organisasi Anda. Yang penting, setiap penyimpangan memiliki penanggung jawab yang dapat menanganinya, dan perubahan yang dihasilkan sampai kepada perencana. Perangkat lunak penjadwalan menghitung dampaknya, bukan mengambil alih tanggung jawab tersebut.

Contoh: komponen terlambat tidak harus membuat antrean kerja saling berbenturan

Bayangkan sebuah pesanan perakitan yang dijadwalkan dikirim pada hari Jumat. Salah satu komponen yang dibutuhkan terlambat, tetapi daftar kerja supervisor perakitan masih mencantumkan jadwal mulai semula, yaitu hari Kamis. Sementara itu, ada pesanan lain yang seluruh komponennya sudah siap dan sedang menunggu giliran di area perakitan yang sama.

Tugas pertama dalam pengendalian adalah memastikan fakta: kapan komponen akan tersedia, operasi mana yang masih harus dikerjakan, dan apakah waktu mulai yang dijadwalkan masih memungkinkan. Bagian pembelian bertanggung jawab memperbarui informasi ketersediaan. Perencana mengoordinasikan dampaknya terhadap routing produksi. Supervisor memastikan kendala perakitan yang ada di lapangan.

Selanjutnya, keputusan perlu diambil. Pesanan yang seluruh komponennya sudah siap mungkin dapat menempati slot lebih awal, sementara pesanan yang terkendala komponen digeser ke waktu berikutnya. Penyesuaian sif yang telah disetujui mungkin juga dapat menjaga agar pengiriman tetap dilakukan pada hari Jumat. Jika kedua pilihan itu tidak memungkinkan, bagian penjualan membutuhkan tanggal yang telah direvisi, bukan sekadar kabar optimistis lagi.

Setelah perubahan ketersediaan atau kapasitas dimasukkan ke SkyPlanner, Arcturus dapat menghitung ulang jadwal pekerjaan yang saling terkait. Perencana meninjau pesanan yang terdampak beserta waktu penyelesaiannya dalam tampilan Gantt, sambil mempertahankan penguncian jadwal yang diperlukan. Tim kemudian bekerja mengikuti antrean yang telah disepakati, dan bagian penjualan menerima informasi dampak terhadap pengiriman berdasarkan rencana yang sama.

Komponen yang belum tersedia tidak lagi membuat bagian pembelian, perakitan, dan penjualan bertindak berdasarkan tiga asumsi yang berbeda. Waktu untuk mencocokkan daftar menjadi lebih sedikit, sehingga waktu yang tersisa dapat digunakan untuk mengambil langkah penanganan yang memungkinkan.

Peran ERP, MES, dan SkyPlanner

Pengendalian produksi merupakan tanggung jawab bisnis, bukan satu kategori perangkat lunak tertentu. ERP umumnya menyimpan data pesanan, material, dan catatan bisnis. MES umumnya mendukung pelaksanaan produksi serta menyediakan informasi terperinci dari lantai produksi. Sistem APS menghitung jadwal produksi dengan mempertimbangkan kapasitas, ketergantungan antaroperasi, dan prioritas. Satu sistem dapat mencakup lebih dari satu bidang tersebut.

Jika sistem yang Anda gunakan sudah menyimpan informasi yang diperlukan, tetapi perencana masih harus menyusun ulang antrean pekerjaan mesin setiap kali ada perubahan, yang belum tersedia adalah kemampuan menghitung jadwal agar tetap sesuai kondisi terkini. Di sinilah SkyPlanner APS menjadi pilihan yang tepat.

SkyPlanner dapat diintegrasikan dengan ERP atau MES apa pun melalui REST API terbukanya. Anda dapat tetap menggunakan sistem pengelolaan pesanan dan pelaksanaan produksi yang sudah ada, sekaligus menghubungkan datanya ke penjadwalan kapasitas terbatas. Tampilan Gantt dan antrean pekerjaan di stasiun kerja membuat rencana dapat digunakan dalam pekerjaan sehari-hari. Timer atau umpan balik produksi yang terintegrasi membantu memastikan perhitungan berikutnya tetap berpijak pada kondisi pekerjaan yang sebenarnya. Anda tidak perlu mengganti semua fungsi pengendalian produksi untuk berhenti menyusun ulang jadwal secara manual.

Perubahan berkat pengendalian bersama di Laboratory & Allied

Laboratory & Allied Limited, produsen farmasi di Kenya, sebelumnya menyusun rencana menggunakan Excel dan pengetahuan masing-masing manajer produksi. Menjaga agar informasi antardepartemen tetap mutakhir membutuhkan upaya. Bagian penjualan harus menanyakan perkiraan tanggal penyelesaian kepada bagian produksi, sementara pekerjaan yang dipilih untuk dikerjakan tidak selalu merupakan pekerjaan dengan prioritas tertinggi.

Dalam penerapannya di perusahaan tersebut, SkyPlanner diintegrasikan dengan SAP Business One on HANA dan Power BI. Penjadwalan otomatis serta tampilan peralatan khusus untuk setiap departemen membantu semua pihak memperoleh gambaran produksi yang sama. Bagian penjualan dapat memantau kemajuan pesanan di setiap tahap beserta perkiraan pengirimannya tanpa harus menghubungi bagian produksi setiap kali membutuhkan pembaruan.

Pelajaran pentingnya terletak pada keterkaitan tanggung jawab: setiap departemen tetap memerlukan keahliannya sendiri, tetapi tidak lagi perlu memiliki versi informasi yang berbeda tentang status pekerjaan. Ulasan Laboratory & Allied tentang SkyPlanner menjelaskan perubahan tersebut dalam lingkungan produksinya sendiri.

Mulai dari penyimpangan terakhir yang sulit ditangani tim Anda

Ambil satu kasus keterlambatan yang baru terjadi, lalu telusuri sejak laporan pertama hingga keputusan akhir. Siapa yang memastikan faktanya? Siapa yang memilih langkah penanganannya? Bagaimana dampaknya terhadap pesanan lain ditentukan? Apakah bagian produksi dan penjualan menerima revisi rencana yang sama?

Jika bagian tersulitnya adalah menyusun ulang antrean pekerjaan dan menyelaraskan asumsi pengiriman, pilih SkyPlanner untuk menangani pekerjaan penjadwalan tersebut. Tim Anda tetap bertanggung jawab atas prioritas dan keputusan perbaikan, sementara Arcturus menjaga urutan pekerjaan yang saling terkait.

Untuk melihat bagaimana cara kerjanya di pabrik Anda, jadwalkan demo SkyPlanner. Siapkan routing awal pesanan, penyimpangan yang terjadi, serta komitmen lain yang harus dipenuhi dengan sumber daya yang sama. Dengan begitu, diskusi dapat berfokus pada masalah pengendalian produksi yang nyata. Jika Anda ingin menjelajahi sendiri terlebih dahulu, coba SkyPlanner dengan data demo.