Циклічна інвентаризація у виробництві: усунення розбіжностей у запасах

Головна » Ресурси » Циклічна інвентаризація у виробництві: усунення розбіжностей у запасах

Орієнтовний час читання: 11 хвилин

За обліковими даними комплектувальні є в наявності. Оператор відкриває тару й бачить, що їх не вистачить для завершення завдання. Тепер склад шукає деталі, відділ закупівель терміново підшуковує заміну, а фахівець з планування виробництва перебудовує графік, складений з розрахунку на їхню наявність.

Циклічна інвентаризація допомагає виявляти такі розбіжності раніше. Замість того щоб чекати на перерахунок усього складу, ви регулярно перевіряєте вибрані запаси, з’ясовуєте причини розбіжностей і виправляєте процеси, через які вони виникли. Користь не лише в точнішому звіті про запаси. Ви рідше ухвалюєте виробничі рішення, спираючись на матеріали, які існують лише в обліку.

Уточнені дані мають також потрапити до виробничого плану. SkyPlanner APS пов’язує наявність матеріалів із залежними від них замовленнями, верстатами та змінами. Завдяки цьому фахівець з планування може реагувати на нестачу без ручної перебудови кожної черги завдань.

Що таке циклічна інвентаризація?

Циклічна інвентаризація — це регулярний фізичний перерахунок вибраних запасів за заздалегідь визначеною черговістю. Фактичну кількість порівнюють з обліковою для тієї самої номенклатурної позиції, місця зберігання, статусу запасів і моменту часу, а потім з’ясовують та усувають виявлені розбіжності.

Програма може передбачати почергову перевірку місць зберігання, груп номенклатури або окремих пар «номенклатурна позиція — місце зберігання». Деякі запаси перевіряють частіше, оскільки помилки в їхньому обліку створюють вищі фінансові чи виробничі ризики. Мета — налагодити постійну практику перевірки, а не час від часу шукати матеріали, коли нестача вже зупинила роботу.

Ці три пов’язані підходи мають різне призначення:

• Безперервний облік запасів підтримує поточний залишок на основі надходжень, видачі, споживання та інших облікових операцій. Він показує, що має бути в наявності за даними системи.
• Циклічна інвентаризація передбачає фізичний перерахунок вибраних запасів протягом робочого року для перевірки відповідних облікових даних. Вона допомагає виявляти невідображені операції, помилки в кількості та інші розбіжності, поки їхні причини ще легко простежити.
• Повна фізична інвентаризація охоплює всю визначену сукупність запасів на обраний момент часу. Натомість циклічна інвентаризація розподіляє перевірку на менші частини, а не зосереджує її в одному заході.

Поточний обліковий залишок не доводить фізичної наявності запасів. Так само програма циклічної інвентаризації не замінює автоматично виконання вимог до фінансової звітності чи аудиту вашої компанії. Визначте ці вимоги окремо від цієї поточної практики перевірок.

Спочатку відрізніть розбіжність у запасах від проблеми з доставкою

Відсутність деталі на робочому центрі не обов’язково означає помилку в обліку запасів. Вона може досі перебувати на зазначеному в обліку місці зберігання й чекати на внутрішню доставку. У такому разі проблема в тому, як матеріал надходить до місця роботи, а не в нестачі, яку слід списати.

Перш ніж порівнювати кількості, переконайтеся, що перевіряєте ті самі запаси в тих самих межах. Не можна напряму порівнювати загальний залишок у будівлі з вмістом однієї комірки біля виробничої лінії. Запаси, уже видані на виробниче завдання, не можна повторно враховувати як невидані складські запаси. Деталі, що очікують дозволу служби якості, можуть бути фізично в наявності, але недоступними для виробництва.

Якщо порівняння справді виявило розбіжність, простежте облікові операції та дії з матеріалом, які могли її спричинити:

Можлива причина	Що перевірити
Надходження проведено з неправильною кількістю	Зіставте фактичну поставку, результати перевірки під час приймання та проведене надходження.
Коробки переплутали зі штуками	Перевірте одиниці закупівлі, зберігання та споживання, а також коефіцієнти їх перерахунку.
Матеріал перемістили, але місце зберігання в обліку не змінили	Перевірте місця відправлення й призначення та облікову операцію переміщення.
Фактичне використання відрізняється від облікового споживання	Перегляньте спосіб видачі, кількості у специфікації матеріалів, брак і повернення.
Схожі деталі або різні ревізії змішані	Перевірте етикетки, ідентифікатори та фактичний вміст тари.
Пошкоджені або заблоковані запаси враховано як придатні до використання	Зіставте фактичний стан запасів із доступністю, зазначеною в обліку.

Результати цих перевірок вимагають різних заходів. Поліпшення дисципліни приймання не виправить помилково облікованої кількості спожитого матеріалу, а закупівля додаткових запасів не замінить пропущеного запису про переміщення.

Визначте, що й як часто перераховувати

Почніть з виробничої дільниці або групи матеріалів, які реально охопити перевірками й де розбіжності спричиняють відчутні збої. Призначте відповідального за програму, виділіть для неї гарантований час і встановіть чіткий порядок опрацювання результатів. Краще регулярно перевіряти невелику частину запасів і усувати виявлені розбіжності, ніж мати великий перелік для перерахунку, результати якого нікому досліджувати.

Визначаючи частоту перерахунку, враховуйте кілька чинників. Вартість спожитих матеріалів допомагає визначити, на чому зосередити фінансовий контроль, за допомогою ABC-аналізу запасів. Частота облікових операцій та історія розбіжностей показують, де облік може швидко втрачати точність. Враховуйте також критичність деталей для виробництва: недорога закупна деталь може зупинити складання дорогого виробу.

Не беріть за універсальне правило, що кожну позицію категорії A слід перераховувати щомісяця, а категорії C — щороку. Обирайте інтервали з огляду на ваші ризики та час, доступний для перерахунку й дослідження розбіжностей. Приділяйте більше уваги позиціям із повторюваними помилками, а потім перевіряйте, чи стало їх обліковування надійнішим після усунення причини.

Перерахунок за місцями зберігання може полегшити фізичну роботу, оскільки об’єднує запаси, розташовані поруч. Перерахунок за номенклатурними позиціями допомагає простежити одну деталь у кількох місцях. Який би підхід ви не обрали, визначте охоплення так, щоб незручні місця зберігання, малорухомі запаси та несподівано порожні комірки не випадали з програми. Порожня комірка з додатним обліковим залишком — це виявлена розбіжність, а не привід пропустити перевірку.

Порядок циклічної інвентаризації для усунення розбіжностей

1. Визначте межі перерахунку

Визначте номенклатурну позицію та місце зберігання, а також партію, ревізію чи статус запасів, якщо у вас їх розрізняють. Зазначте одиницю складського обліку та спосіб перерахунку вмісту запечатованих упаковок і тари, з якої вже використали частину матеріалу. Окресліть межі достатньо чітко, щоб інша людина могла повторити перерахунок.

Включайте до перевірки й запаси, несподівано знайдені в її межах. Якщо перевіряти лише позиції з надрукованого списку, невраховане надходження або деталь не на своєму місці можуть залишитися непоміченими.

2. Установіть чіткий момент відсікання облікових операцій

Фізичний перерахунок і залишок у системі мають стосуватися одного й того самого моменту часу. Інакше навіть правильно відображений в обліку відбір під час перерахунку може виглядати як нестача.

Для невеликого пілотного проєкту найпростішим засобом контролю може бути коротка зупинка переміщень у вибраному місці зберігання. Якщо робота має тривати, установіть порядок фіксації надходжень, відборів і переміщень під час перерахунку та звірте час їх виконання. Повідомте працівникам, які працюють із матеріалами, що саме перераховують і хто дозволяє винятки. Ви контролюєте вибрану частину запасів, а не обов’язково закриваєте весь склад.

3. Перераховуйте незалежно від очікуваної кількості

Де це практично можливо, не показуйте обліковий залишок працівнику під час першого перерахунку. Просіть указати фактичну кількість, а не підтвердити число на екрані.

Перевіряйте фактичний вміст тари, а не лише етикетку. Записуйте час перерахунку, одиницю виміру, місце зберігання та ім’я виконавця, а також випадки нечіткого маркування чи пошкодження упаковки, які потребують уваги. Якщо використовуєте зважування або інший непрямий метод, перевірте його правильність і придатність для цього матеріалу.

4. Повторно перерахуйте запаси та звірте результати з обліковими даними

Перш ніж змінювати залишок, підтвердьте номенклатурну позицію, одиницю виміру, місце зберігання та момент відсікання операцій. За значної або нез’ясованої розбіжності доручіть іншій людині незалежний повторний перерахунок. Потім дослідіть надходження, переміщення, видачу у виробництво, споживання, повернення та брак, зафіксовані незадовго до перерахунку, під час нього та невдовзі після.

Не повторюйте перерахунок доти, доки хтось не отримає очікуваний результат. Зберігайте початковий результат і всі подальші підтвердження. Якщо різницю в кількості пояснює належне переміщення після моменту перерахунку, врахуйте його під час звіряння, а не проводьте через нього додаткове коригування.

5. Затвердьте належне коригування

Розмежуйте фіксацію результатів підрахунку та надання дозволу на зміну облікових залишків. Визначте, хто погоджує зміни та в яких випадках рішення слід передавати на вищий рівень, з огляду на вартість позиції та ризик для виробництва.

Зафіксуйте підтверджену кількість, розбіжність, її причину, особу, яка погодила коригування, та підтвердні матеріали. Виправляйте саме ту помилку, яку виявлено: для зміни помилкового місця зберігання або статусу запасу може знадобитися інша облікова операція, ніж для коригування кількості. Перш ніж вносити коригування, перевірте, чи не пропущено первинні облікові операції, щоб пізніше проведення надходження або витрачання не усунуло ту саму розбіжність удруге.

Якщо підтверджена нестача загрожує виконанню поточних робіт, негайно повідомте фахівця з планування виробництва. Не приховуйте ризик зриву постачання, поки триває триваліше розслідування першопричини.

6. Налагодьте процес, у якому виникла помилка

Погоджене коригування виправляє поточні облікові дані. Але воно не пояснює, чому виникла помилка, і не запобігає її повторенню.

Призначте відповідального за коригувальні дії та встановіть строк їх виконання. Це може бути зміна перевірки під час приймання, виправлення перерахунку одиниць виміру, облік браку на тій технологічній операції, де він виникає, або налагодження повернення невикористаних компонентів на склад. Коли процес знову буде виконано, повторно перевірте відповідні запаси. Критерій успіху — чи виникла розбіжність знову, а не те, чи вдалося провести коригування.

7. Врахуйте уточнену доступність матеріалів у календарному плануванні виробництва

Переконайтеся, що погоджене коригування надійшло до системи, яка надає дані про матеріали для графіка виробництва. Потім перегляньте замовлення, для яких потрібен цей матеріал, їхні пріоритети та виробничі ресурси, які вони використовують спільно з іншими роботами.

Команда, відповідальна за облік запасів, уточнила вихідну кількість. Однак фахівцю з планування ще потрібно відповісти на інше запитання: що ми тепер можемо виготовити, у якій послідовності та як це вплине на строки постачання?

Приклад: підрахунок завершено, але деталі досі потрібні для двох замовлень

Уявімо виробника, в обліку якого на складі є 120 придатних до використання корпусів. Для кожного з двох найближчих замовлень потрібно по 60. Підрахунок із контролем переміщень виявляє 90 корпусів, а незалежний повторний підрахунок підтверджує цю кількість.

Команда перевіряє, чи не перемістили корпуси в інше місце та чи не видали їх уже зі складу. З’ясовується, що розбіжність спричинили пошкоджені корпуси, які вилучили під час попередніх складських операцій, але не оформили списання браку. Після погодженого коригування залишок придатних до використання корпусів становить 90, а команда чітко визначає, хто надалі відповідатиме за облік таких вилучень.

Так усувають поточну розбіжність у кількості. Проте корпусів усе одно не вистачає на обидва замовлення: загальна потреба й далі становить 120. Відділ закупівель перевіряє можливість постачання на заміну, а фахівець з планування вирішує, яке із зобов’язань має пріоритет.

Перенесення замовлення, якого стосується нестача, змінює не лише перелік матеріалів. Його операції механічної обробки та складання використовують ті самі виробничі ресурси, що й інші замовлення, зокрема ті, для яких ці корпуси не потрібні. Тому уточнений залишок запасів може змінити кілька черг робіт і строків постачання. Саме тут зв’язок даних про запаси з єдиним графіком виробництва зменшує обсяг ручної роботи з планування.

Оцінюйте результат першого підрахунку, а не лише скоригований залишок

Точність обліку запасів потребує чіткого визначення. Практичний показник відповідності обліковим даним можна розрахувати так: поділіть кількість записів «позиція — місце зберігання», які збіглися з результатом першого підрахунку, на загальну кількість перевірених записів і виразіть результат у відсотках. Визначте, що вважати збігом — точну відповідність чи відхилення в межах погодженого допуску, — і надалі послідовно застосовуйте це визначення.

Оцінюйте точність за результатами підрахунку до внесення коригувань. Звіт, сформований лише після усунення всіх розбіжностей, приховує фактичний стан, виявлений під час перевірки.

Аналізуйте цей відсоток разом із неврегульованими розбіжностями, повторюваними причинами, охопленням підрахунків і зупинками виробництва через матеріали. Високий загальний показник може приховувати нестачу одного критично важливого компонента. Так само програма підрахунків на основі ризиків, яка цілеспрямовано перевіряє проблемні позиції, не дає неупередженої оцінки точності всіх облікових записів підприємства.

Корисна тенденція — це менше повторюваних помилок і несподіванок під час запланованого початку виробничих завдань, а не просто більше підрахунків.

Перетворіть уточнені дані про запаси на здійсненний план зі SkyPlanner

Обирайте SkyPlanner, якщо ваша команда може визначити доступність матеріалів, але досі витрачає забагато часу на зіставлення цих даних із замовленнями та перебудову черг робіт на верстатах. SkyPlanner об’єднує ці рішення в одному графіку виробництва.

Зв’язки матеріалів із виробом зберігаються і в позиціях замовлень на цей виріб. Дані про запаси можна підтримувати актуальними через інтеграцію або в модулі Warehouse системи SkyPlanner. Якщо ввімкнено планування з урахуванням матеріалів, Arcturus — ШІ для календарного планування у SkyPlanner — враховує доступність матеріалів разом із потужністю робочих центрів, змінами, залежностями між технологічними операціями та налаштованими вами правилами.

Після того як погоджене коригування запасів буде відображено в даних для планування, перерахуйте графік і перегляньте результат на діаграмі Ганта. Ви побачите, як роботи, яких торкнулися зміни, узгоджуються з іншими замовленнями, замість того щоб окремо редагувати чергу кожного виробничого ресурсу. Ви визначаєте пріоритети, а Arcturus виконує розрахунок графіка. Це зменшує обсяг ручного узгодження та дає змогу раніше побачити, які зобов’язання щодо постачання потребують уваги.

SkyPlanner інтегрується з будь-якою ERP- або MES-системою через відкритий REST API. Збережіть порядок приймання, підрахунку та погодження коригувань за розбіжностями, який відповідає вашій роботі, і підключіть актуальні дані про матеріали до детального календарного планування виробництва. Підрахунок підтверджує фактичну наявність, а SkyPlanner допомагає врахувати її наслідки для виробництва.

Що змінила краща видимість стану матеріалів в Eskomatic

Компанія Eskomatic, яка виконує механічну обробку на замовлення, раніше працювала в застарілій системі оперативного управління виробництвом, де черги робіт здебільшого формували вручну. Через обмежену видимість стану матеріалів нестачу могли виявити незадовго до запланованого початку виробничого завдання.

Після підключення SkyPlanner до наявної ERP-системи команда отримала наочну чергу робіт, автоматичне планування завантаження та кращу видимість стану матеріалів. Eskomatic повідомляє про зменшення кількості зупинок виробництва через нестачу матеріалів і точніше визначення строків постачання. Цей досвід показує цінність зв’язку даних про матеріали з календарним плануванням: фахівцю з планування не доводиться розбиратися з наслідками в останню мить.

Почніть з однієї повторюваної розбіжності

Виберіть деталь, яку регулярно доводиться шукати або нестача якої стає несподіванкою. Визначте межі її підрахунку, контролюйте переміщення під час перевірки, з’ясуйте причину розбіжності та призначте коригувальні дії. Потім простежте, як погоджена зміна доступної кількості враховується в замовленнях, яким потрібна ця деталь.

Щоб побачити цей останній крок на практиці, замовте демонстрацію SkyPlanner. Підготуйте дані про один спірний залишок матеріалу, замовлення, для яких потрібна ця деталь, і верстати, на яких поряд із цими замовленнями виконують інші роботи. Це надасть розмові конкретної мети: побачити, як уточнені дані про матеріали можуть стати виробничим планом, придатним для роботи вашої команди. Якщо спочатку хочете ознайомитися самостійно, спробуйте SkyPlanner із демонстраційними даними.