Veiledning til Xero-integrasjon for produksjonsplanlegging med SkyPlanner APS

Xero er én skybasert løsning med flere leietakere, og alle organisasjoner bruker samme API. Accounting API er et REST API på https://api.xero.com/api.xro/2.0/, med JSON eller XML. Hvert kall angir organisasjonen i Xero-tenant-id-headeren. (kilde)

Endepunktene som trengs for produksjonsplanlegging:

• Grunndata: /Contacts (kunder og leverandører), /Items (Code, IsTrackedAsInventory, QuantityOnHand).
• Behov: /Quotes (Status ACCEPTED, LineItems), og for verksteder som fakturerer først, /Invoices med Type ACCREC.
• Forsyning: /PurchaseOrders (DeliveryDate, ExpectedArrivalDate, LineItems med ItemCode).
• Tilbakeskriving: /Quotes/{QuoteID}/History, /Invoices, /Quotes og Projects API på https://api.xero.com/projects.xro/2.0/projects/{projectId}/time.

Alle listeendepunkter godtar en If-Modified-Since-header, slik at hver synkronisering bare leser det som er endret. Opprettelser og oppdateringer sendes i grupper. Det finnes ikke endepunkter for stykklister, produksjonsruter eller produksjonsordrer.

«Webhooks allow you to subscribe to certain events that happen in Xero.» (Med webhooks kan du abonnere på bestemte hendelser i Xero.) (kilde) Hendelsene som er relevante for produksjonsplanlegging, er Contact og Invoice, begge med CREATE og UPDATE.

Slik fungerer de:

• Én webhook per app dekker alle tilkoblede organisasjoner.
• Hver melding inneholder en hendelsesliste med ressurs-ID og hendelsestype. Mottakeren leser deretter ressursen.
• Hver melding signeres med en x-xero-signature-header som genereres fra appens webhook-nøkkel. Xero sender en «Intent to receive»-kontroll før meldingene begynner å komme.
• Xero prøver å sende mislykkede meldinger på nytt og deaktiverer en webhook ved vedvarende feil. Mottakeren svarer derfor raskt og utfører arbeidet etterpå.

Tilbud, varer og innkjøpsordrer har ingen webhook-hendelser. SkyPlanner leser dem med korte intervaller ved hjelp av If-Modified-Since. Når ingenting er endret, krever dette ett kall per entitet.

1. Førstegangsinnlasting av grunndata. Hent kontakter og varer side for side, deretter åpne innkjøpsordrer og aksepterte tilbud. Opprett kunder i SkyPlanner med Xeros ContactID som external_identifier, og produkter og materialer med varekoden som nøkkel. Sett deretter opp det Xero ikke inneholder: arbeidsstasjoner, prosesstrinn per produkt, skift, ferie og permisjoner og omstillingstider. Import fra CSV eller Excel er den raskeste måten å legge inn prosesstrinn på.

2. Ordresynkronisering. Les tilbud med jevne mellomrom med If-Modified-Since. Når et tilbud får status ACCEPTED, oppretter SkyPlanner en ordre med tilbudsnummeret som external_order_number. Verdien i delivery_date hentes fra feltet verkstedet bruker for lovet leveringsdato. Denne koblingen settes opp under innføringen. For hver tilbudslinje opprettes jobber som følger produktets prosesstrinn. Innkjøpsordrelinjer registreres som innkommende materialer med forventet ankomstdato, slik at jobbene venter på leveransen. En full avlesning av åpne tilbud og innkjøpsordrer hver natt fanger opp det som eventuelt er oversett.

3. Skriv tilbake produksjonsplanen og opplysninger om fullførte ordrer. Tre kall overfører resultatene til Xero:

• PUT /Quotes/{QuoteID}/History legger til et notat med planlagt sluttdato. På et akseptert tilbud kan bare kontakt og notater endres, så datoen lagres i historikknotatet. (kilde)
• Når ordren er fullført, oppretter POST /Invoices en salgsfaktura med Type ACCREC, Status DRAFT, tilbudets kontakt og varelinjer, og tilbudsnummeret som Reference. Regnskapsføreren din godkjenner og sender fakturaen i Xero.
• POST /Quotes med QuoteID og Status INVOICED lukker tilbudet. Endring fra Accepted til Invoiced er en gyldig statusendring i Accounting API.

4. Registreringer fra produksjonsgulvet og prosjekttimer. Operatørene registrerer arbeid med SkyPlanner Mobile Confirmations, Production Timer eller Quick Log Mode. Fremdriften oppdaterer produksjonsplanen umiddelbart, og Autopilot planlegger resten på nytt. For prosjektarbeid sender SkyPlanner timene som timeføringer på prosjektoppgaven, med Xero-bruker, dato og varighet. (kilde)

5. Regler for dataeierskap og konflikter. Dokumenter dem før løsningen settes i drift:

• Ingen produksjonsobjekter i Xero. Legg prosesstrinnene for hvert produkt i SkyPlanner, knyttet til varekoden i Xero. Hold varekodene uendret.
• Tilbud har ingen webhook. Poll dem med If-Modified-Since med korte intervaller, innenfor grensene per minutt og per dag.
• Aksepterte tilbud er låst. Etter aksept kan bare kontaktopplysninger og notater endres. Derfor leses lovet dato én gang ved aksept, mens planlagt dato skrives som et historikknotat.
• Lagerbeholdningen følger salgs- og leverandørfakturaene. Xero oppdaterer beholdningen for lagerførte varer gjennom salgsfakturaer, leverandørfakturaer og kreditnotaer. Avklar med regnskapsføreren hvordan ferdigvarer og forbrukte materialer skal bokføres.
• Prosjekttimer krever Xero-brukere. Hver timeføring tilhører en Xero-bruker. Bestem hvilke operatører som skal føre timer i Xero Projects, og behold resten i SkyPlanner.
• Detaljerte tilgangsrettigheter. Be om detaljerte tilgangsrettigheter fra starten, siden brede tilgangsrettigheter er under utfasing.
• Appnivå. Partnernivået avgjør hvor mange organisasjoner en app kan koble til, og hvor mange kall den får per dag. Velg nivå ut fra antall fabrikker.