Sprievodca integráciou Xero na rozvrhovanie výroby so SkyPlanner APS

Xero je jeden cloudový produkt pre viacerých nájomcov a všetky organizácie používajú rovnaké API. Accounting API je REST API na adrese https://api.xero.com/api.xro/2.0/ a podporuje JSON aj XML. Každé volanie identifikuje organizáciu v hlavičke Xero-tenant-id. (zdroj)

Koncové body potrebné na rozvrhovanie výroby:

• Kmeňové dáta: /Contacts (zákazníci a dodávatelia), /Items (Code, IsTrackedAsInventory, QuantityOnHand).
• Dopyt: /Quotes (Status ACCEPTED, LineItems) a v prevádzkach, ktoré najprv fakturujú, aj /Invoices s Type ACCREC.
• Zásobovanie: /PurchaseOrders (DeliveryDate, ExpectedArrivalDate, LineItems s ItemCode).
• Spätný zápis: /Quotes/{QuoteID}/History, /Invoices, /Quotes a Projects API na adrese https://api.xero.com/projects.xro/2.0/projects/{projectId}/time.

Každý koncový bod na načítanie zoznamu podporuje hlavičku If-Modified-Since, takže pri každej synchronizácii sa načítajú len zmenené dáta. Záznamy sa vytvárajú a aktualizujú v dávkach. Koncový bod pre kusovníky, technologické postupy ani výrobné zákazky neexistuje.

„Webhooks allow you to subscribe to certain events that happen in Xero.“ (Webhooky umožňujú prihlásiť sa na odber určitých udalostí v Xero.) (zdroj) Pre rozvrhovanie výroby sú dôležité udalosti Contact a Invoice, pri oboch s typmi CREATE a UPDATE.

Ako fungujú:

• Jeden webhook na aplikáciu pokrýva všetky pripojené organizácie.
• Každá doručená správa obsahuje pole udalostí s ID zdroja a typom udalosti. Prijímajúca strana potom načíta daný zdroj.
• Každá doručená správa je podpísaná hlavičkou x-xero-signature, ktorá sa vytvára z kľúča webhooku aplikácie. Pred začatím doručovania Xero odošle overovaciu požiadavku „Intent to receive“.
• Xero opakuje neúspešné doručenia a pri opakovaných zlyhaniach webhook vypne. Prijímajúca strana preto rýchlo odpovie a samotné spracovanie vykoná až potom.

Pre cenové ponuky, položky a nákupné objednávky neexistujú udalosti webhookov. SkyPlanner ich načítava v krátkych intervaloch pomocou If-Modified-Since. Ak sa nič nezmenilo, spotrebuje sa jedno volanie na entitu.

1. Úvodné načítanie kmeňových dát. Postupne načítajte všetky stránky kontaktov a položiek, potom otvorených nákupných objednávok a prijatých cenových ponúk. V SkyPlanner vytvorte zákazníkov s Xero ContactID v poli external_identifier a výrobky a materiály s kódom položky ako kľúčom. Potom vytvorte to, čo Xero neobsahuje: pracoviská, kroky výrobného procesu pre jednotlivé výrobky, zmeny, voľno a prípravné časy. Kroky výrobného procesu najrýchlejšie načítate importom z CSV alebo Excelu.

2. Synchronizácia zákaziek. Pravidelne načítavajte cenové ponuky pomocou If-Modified-Since. Keď ponuka prejde do stavu ACCEPTED, SkyPlanner vytvorí zákazku s číslom ponuky v poli external_order_number. Hodnota delivery_date sa preberá z poľa, v ktorom vaša prevádzka eviduje prisľúbený termín. Toto pole sa namapuje počas zavádzania. Z každého riadka vzniknú operácie podľa krokov výrobného procesu daného výrobku. Z riadkov nákupných objednávok vzniknú očakávané dodávky materiálu s predpokladaným termínom dodania, takže operácie čakajú na dodávku. Úplné nočné načítanie otvorených ponúk a nákupných objednávok zachytí všetko, čo sa vynechalo.

3. Spätný zápis údajov o rozvrhu a dokončení zákaziek. Výsledky sa zapíšu do Xero tromi volaniami:

• PUT /Quotes/{QuoteID}/History pridá poznámku s plánovaným termínom dokončenia. Pri prijatej cenovej ponuke možno meniť len kontakt a poznámky, preto sa termín ukladá do poznámky v histórii. (zdroj)
• Po dokončení zákazky vytvorí POST /Invoices odberateľskú faktúru s Type ACCREC, Status DRAFT, kontaktom a riadkami z cenovej ponuky a jej číslom v poli Reference. Vaša účtovníčka alebo účtovník ju schváli a odošle v Xero.
• POST /Quotes s QuoteID a Status INVOICED uzavrie cenovú ponuku. Prechod zo stavu Accepted do Invoiced je v Accounting API platnou zmenou stavu.

4. Potvrdzovanie práce vo výrobe a čas na projektoch. Operátori vykazujú prácu pomocou SkyPlanner Mobile Confirmations, Production Timer alebo Quick Log Mode. Postup práce sa okamžite premietne do rozvrhu a Autopilot preplánuje zostávajúcu prácu. Pri práci na projektoch SkyPlanner zapisuje hodiny ako časové záznamy k projektovej úlohe s používateľom Xero, dátumom a trvaním. (zdroj)

5. Pravidlá zodpovednosti za dáta a riešenia konfliktov. Spíšte ich pred spustením ostrej prevádzky:

• Xero nemá výrobné objekty. Operácie pre jednotlivé produkty uchovávajte v SkyPlanner a prepojte ich cez kód položky v Xero. Kódy položiek nemeňte.
• Cenové ponuky nemajú webhook. Zisťujte ich zmeny v krátkych intervaloch pomocou If-Modified-Since, pričom dodržiavajte minútové aj denné limity.
• Prijaté cenové ponuky sú uzamknuté. Po prijatí možno meniť iba kontaktné údaje a poznámky. Prisľúbený termín sa preto načíta raz pri prijatí a plánovaný termín sa zapíše ako poznámka do histórie.
• Stav zásob sa mení podľa faktúr a dobropisov. Xero mení množstvo na sklade pri sledovaných položkách prostredníctvom vystavených faktúr, prijatých faktúr a dobropisov. Dohodnite sa s účtovníkom, ako sa budú účtovať hotové výrobky a spotrebovaný materiál.
• Vykazovanie času na projektoch vyžaduje používateľov Xero. Časové záznamy patria konkrétnemu používateľovi Xero. Určte, ktorí operátori budú vykazovať čas do Xero Projects, a ostatné záznamy ponechajte v SkyPlanner.
• Presne vymedzené rozsahy oprávnení. Žiadajte o ne od začiatku, pretože široké rozsahy oprávnení sa postupne rušia.
• Úroveň aplikácie. Partnerská úroveň určuje, koľko organizácií môže aplikácia pripojiť a koľko volaní má denne k dispozícii. Úroveň vyberte podľa počtu závodov.