Průvodce integrací Xero pro plánování výroby se SkyPlanner APS

Xero je jednotný cloudový produkt s architekturou pro více tenantů a všechny organizace používají stejné API. Accounting API je REST API dostupné na adrese https://api.xero.com/api.xro/2.0/ a pracuje s formáty JSON nebo XML. Každé volání určuje organizaci v hlavičce Xero-tenant-id. (zdroj)

Endpointy potřebné pro rozvrhování výroby:

• Kmenová data: /Contacts (zákazníci a dodavatelé), /Items (Code, IsTrackedAsInventory, QuantityOnHand).
• Poptávka: /Quotes (Status ACCEPTED, LineItems) a pro provozy, které nejprve fakturují, /Invoices s Type ACCREC.
• Zásobování: /PurchaseOrders (DeliveryDate, ExpectedArrivalDate, LineItems s ItemCode).
• Zpětný zápis: /Quotes/{QuoteID}/History, /Invoices, /Quotes a Projects API na adrese https://api.xero.com/projects.xro/2.0/projects/{projectId}/time.

Každý endpoint pro výpis záznamů přijímá hlavičku If-Modified-Since, takže se při každé synchronizaci načítají jen změněné záznamy. Vytváření a aktualizace probíhají dávkově. Pro kusovníky, technologické postupy ani výrobní příkazy žádný endpoint neexistuje.

„Webhooks allow you to subscribe to certain events that happen in Xero.“ (Webhooky umožňují odebírat oznámení o určitých událostech v Xero.) (zdroj) Pro rozvrhování výroby jsou důležité události Contact a Invoice, v obou případech s typy CREATE a UPDATE.

Jak fungují:

• Jeden webhook na aplikaci pokrývá všechny připojené organizace.
• Každá doručená zpráva obsahuje pole událostí s ID zdroje a typem události. Příjemce si poté načte příslušný zdroj.
• Každá doručená zpráva je podepsána pomocí hlavičky x-xero-signature, která se vytváří z klíče webhooku aplikace. Než Xero začne zprávy doručovat, odešle ověřovací požadavek „Intent to receive“ (ověření připravenosti přijímat zprávy).
• Xero opakuje neúspěšná doručení a při opakovaném selhávání webhook deaktivuje. Příjemce proto odpovídá rychle a samotné zpracování provádí až poté.

Pro nabídky, položky a nákupní objednávky nejsou události webhooků k dispozici. SkyPlanner je načítá v krátkých intervalech pomocí If-Modified-Since. Pokud se nic nezměnilo, stačí jedno volání na typ entity.

1. Úvodní načtení kmenových dat. Postupně načtěte všechny stránky kontaktů a položek, poté otevřené nákupní objednávky a přijaté nabídky. Ve SkyPlanner vytvořte zákazníky s Xero ContactID v poli external_identifier a výrobky a materiály s kódem položky jako klíčem. Poté doplňte to, co Xero neobsahuje: pracoviště, výrobní operace pro každý výrobek, směny, dovolené a seřizovací časy. Výrobní operace nejrychleji načtete importem z CSV nebo Excelu.

2. Synchronizace zakázek. Pravidelně načítejte nabídky pomocí If-Modified-Since. Jakmile nabídka přejde do stavu ACCEPTED, SkyPlanner vytvoří zakázku s číslem nabídky v poli external_order_number. Hodnota delivery_date se přebírá z pole, ve kterém váš provoz eviduje slíbený termín. Toto mapování se nastavuje při úvodním nasazení. Z každého řádku nabídky vzniknou operace podle technologického postupu výrobku. Řádky nákupních objednávek se převedou na očekávané dodávky materiálu s předpokládaným termínem dodání, takže operace čekají na dodávku. Úplné načtení otevřených nabídek a nákupních objednávek každou noc zachytí vše, co případně uniklo.

3. Zpětný zápis plánu a dokončených zakázek. Výsledky se do Xero zapíšou třemi voláními:

• PUT /Quotes/{QuoteID}/History přidá poznámku s plánovaným termínem dokončení. U přijaté nabídky lze měnit pouze kontakt a poznámky, proto se termín ukládá do poznámky v historii. (zdroj)
• Po dokončení zakázky vytvoří POST /Invoices vydanou fakturu s Type ACCREC, Status DRAFT, kontaktem a řádky z nabídky a číslem nabídky v poli Reference. Vaše účetní ji schválí a odešle v Xero.
• POST /Quotes s QuoteID a Status INVOICED uzavře nabídku. Přechod ze stavu Accepted do Invoiced je v Accounting API povolenou změnou stavu.

4. Odvádění práce ve výrobě a čas na projektech. Obsluha vykazuje práci pomocí SkyPlanner Mobile Confirmations, Production Timer nebo Quick Log Mode. Postup práce se ihned promítne do výrobního plánu a Autopilot přeplánuje zbývající práci. U projektové práce zapisuje SkyPlanner hodiny jako časové záznamy k projektovému úkolu, včetně uživatele Xero, data a délky trvání. (zdroj)

5. Odpovědnost za data a pravidla pro řešení konfliktů. Před spuštěním ostrého provozu je písemně stanovte:

• Xero nemá výrobní objekty. Operace pro jednotlivé produkty udržujte ve SkyPlanner a propojte je s kódem položky v Xero. Kódy položek neměňte.
• Nabídky nemají webhook. Na změny se dotazujte v krátkých intervalech pomocí If-Modified-Since a dodržujte minutové i denní limity.
• Přijaté nabídky jsou uzamčené. Po přijetí lze měnit pouze kontaktní údaje a poznámky. Slíbený termín se proto načte jednou při přijetí nabídky a plánovaný termín se zapíše jako poznámka do historie.
• Stav zásob se mění podle faktur. U položek se sledováním zásob upravuje Xero skladové množství na základě vydaných faktur, přijatých faktur a dobropisů. S účetní se dohodněte, jak budete účtovat hotové výrobky a spotřebovaný materiál.
• Vykazování času na projektech vyžaduje uživatele Xero. Časové záznamy patří konkrétnímu uživateli Xero. Určete, kteří pracovníci obsluhy budou vykazovat čas do Xero Projects. Čas ostatních evidujte pouze ve SkyPlanner.
• Podrobně vymezená oprávnění. Od začátku žádejte o podrobně vymezené rozsahy oprávnění, protože široké rozsahy se postupně ruší.
• Úroveň aplikace. Partnerská úroveň určuje, kolik organizací může aplikace připojit a kolik volání má denně k dispozici. Zvolte ji podle počtu závodů.