Sistema di gestione del magazzino (WMS)
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Avere un magazzino aziendale ben organizzato e mantenerlo tale sembra semplice; tuttavia, può diventare un compito molto noioso, soprattutto per una grande azienda che riceve grandi volumi di merce e ordini multipli. All’interno di un magazzino vengono eseguiti molti processi, come le attività di ricezione, codifica, prelievo, spedizione e molte altre attività che vengono svolte all’interno del magazzino.
Fortunatamente, un sistema di gestione del magazzino può aiutare le aziende a salvarsi dalle complicazioni del magazzino o che vogliono espandersi o avventurarsi nell’e-commerce.
Che cos’è un sistema di gestione del magazzino?
Un sistema di gestione del magazzino (WMS) è uno strumento che aiuta le aziende a coordinare e ottimizzare i movimenti e le operazioni quotidiane di un magazzino in modo automatizzato e redditizio, rispettando gli obiettivi prefissati.
Un sistema di gestione del magazzino raccoglie e sincronizza le informazioni su cosa, quanto e dove si trova ogni prodotto all’interno dell’azienda, contribuendo a semplificare la gestione delle operazioni della catena di approvvigionamento di un’azienda, dal centro del magazzino allo scaffale di un negozio.
Nel complesso, un WMS consente un migliore controllo e flusso di lavoro delle funzioni di magazzino con una visibilità più trasparente e aggiornata.
Questo flusso di informazioni aiuta il processo decisionale, sia per evitare carenze di materiale o di scorte, sia in caso di eventi sporadici o di cambiamenti dell’ultimo minuto.
Un WMS va dal coordinamento dell’ingresso e della ricezione dei materiali e delle merci per la prima volta, al loro stoccaggio in una posizione strategica per una maggiore fluidità del trasporto, alla selezione dell’imballaggio o della spedizione fino al momento in cui lasciano il magazzino per la consegna e la sostituzione dell’inventario. Queste attività sincronizzate consentono al software del Warehouse Management System di avere una migliore visibilità di tutti i processi in corso nel magazzino in tempo reale, avendone un maggiore controllo.
Questo software può essere utilizzato nell’industria manifatturiera e nei grandi negozi al dettaglio, soprattutto se si stanno avventurando nell’e-commerce in cerca di crescita. Gli acquisti online sono sempre più diffusi, e questo è un altro motivo per cui l’aggiunta di un sistema di gestione del magazzino può aiutare in modo significativo a soddisfare la domanda dei clienti.
Il Supply Chain Management può essere uno strumento cruciale per il Warehouse Management System. Aiuta il WMS a pianificare i livelli ottimali di inventario, a determinare la posizione ottimale dello spazio in base al flusso dei prodotti e a disporre di informazioni aggiornate sulla tracciabilità dei prodotti per evitare l’eccesso di scorte o l’esaurimento delle scorte.
L’importanza di un sistema di gestione del magazzino
Un magazzino non è solo un luogo fisico in cui vengono immagazzinate le merci; un’azienda deve avere il controllo delle scorte, gestire l’area in cui si trova tutto e registrare l’entrata e l’uscita di ogni materiale o di ogni merce dall’azienda. Le aziende che utilizzano il metodo Just-in-Time possono trarre notevoli vantaggi da un WMS.
Non sono solo le aziende a beneficiare di queste informazioni. Nel mondo di oggi, le esigenze dei clienti sono cambiate grazie all’uso della tecnologia e ora chiedono di conoscere lo stato del loro ordine in modo aggiornato, di vedere dove si trova e di avere una stima dei tempi di arrivo. La condivisione di queste informazioni può migliorare le relazioni con i clienti, creando una maggiore fedeltà.
Un sistema di gestione del magazzino semplifica le attività all’interno del magazzino, come ad esempio:
- Ricezione: In passato, la gestione del magazzino veniva effettuata a mano con carta e matita o utilizzando fogli di calcolo soggetti a errori e processi successivi. Quando si riceve o si spedisce merce in un magazzino, questa deve essere convalidata e riconciliata con gli ordini di acquisto e le ricevute. Con il software WMS, la ricezione, l’elaborazione e lo stoccaggio degli articoli diventano un compito semplice. Il software di pianificazione dei requisiti materiali migliora il WMS semplificando l’arrivo di nuove merci.
- Codifica: La codifica degli articoli, come indica il nome, è un codice univoco assegnato a un prodotto per la sua identificazione, facilitando notevolmente i processi svolti in magazzino. Questi codici, che vengono apposti sulle etichette, sono generati dal Sistema di Gestione del Magazzino e contengono informazioni come il tipo di materiale, se può essere pericoloso e la cura da prestare, il giorno di scadenza, la data di arrivo in magazzino, la posizione all’interno del magazzino e altri tipi di informazioni. I tipi più comuni di tag sono i codici a barre, i QR e i tag RFID.
- Gestione dell’inventario: Un sistema di gestione del magazzino traccia accuratamente l’inventario, anche con gli ordini in transito di spedizione. Questo software offre anche visibilità sulla posizione dell’azienda e sul numero di merci disponibili. Pertanto, aiuta le aziende a prevenire la carenza di scorte in base alla domanda, a evadere gli ordini e a prevenire i colli di bottiglia della produzione.
- Processi di imballaggio e spedizione: L’ordine di un cliente che arriva in tempo inizia con una buona organizzazione della partenza dal bacino dell’azienda, un buon imballaggio in modo che il prodotto arrivi senza danni e la supervisione del transito verso la destinazione corretta. Un WMS aiuta a velocizzare queste funzioni elaborando le informazioni di spedizione, l’imballaggio e le fatture e assistendo la logistica e il trasporto.
- Utilizzo del personale: Un sistema di gestione del magazzino aiuta a pianificare le attività dei lavoratori all’interno del magazzino in modo che possano essere più efficienti e risparmiare tempo, fatica e denaro in questi processi. Con un WMS, inoltre, è possibile migliorare i tempi di risposta della forza lavoro in caso di modifiche dell’ultimo minuto, priorità e qualsiasi evento sporadico.
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Vantaggi di un sistema di gestione del magazzino
Sono molti i motivi per cui le aziende che stanno cercando o sperimentando una crescita dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di dotarsi di un WMS. Gestire un volume maggiore di scorte e aumentare gli ordini e le consegne da effettuare sarà un compito semplice se si dispone di un sistema di gestione del magazzino, oltre ad altri vantaggi significativi, tra i quali si possono trovare:
- Riduce i costi e gli sprechi: Un software di gestione del magazzino analizza quali sono i luoghi strategici; può ottimizzare i tempi collocando le scorte nella posizione ideale, ad esempio le merci più utilizzate in aree più accessibili per rendere il viaggio più agevole, aiutando a operare in modo più efficiente e con un minore impiego di manodopera, riducendo i costi. Può anche aiutare a identificare con maggiore precisione quali articoli devono essere venduti o quali devono essere ritirati entro la data di scadenza, evitando perdite per l’azienda. Un buon esempio è rappresentato da un supermercato o da una catena di negozi al dettaglio che gestiscono grandi volumi di stoccaggio.
- Maggiore trasparenza dell’inventario in tempo reale: Un sistema di gestione del magazzino crea un flusso di informazioni trasparente e facile da usare per un’azienda che riduce gli errori di assortimento, snellisce le attività all’interno del magazzino e riduce i costi operativi. Un WMS utilizza i rapporti sull’inventario, i biglietti di prelievo e di spostamento, le fatture e l’imballaggio in modo automatizzato e aggiornato, elaborandoli digitalmente. Le informazioni acquisite dal software eliminano gli ingombranti fogli scritti a mano, difficili da organizzare, o i tediosi fogli di calcolo che rallentano solo i processi della catena di approvvigionamento per la necessità di una visibilità aggiornata.
- Buona gestione della documentazione d’inventario: Un WMS permette di registrare meglio, sia che si utilizzi l’etichettatura, la codifica a barre o un altro metodo, il flusso di informazioni in tempo reale sulla quantità di materiale o di merci presenti in magazzino; in questo modo è più facile localizzarle, sapere quando è il momento di ordinare nuovo materiale e non ritardare un ordine di acquisto o lasciare scorte dimenticate, rendendo l’azienda più efficiente.
- Meno errori di spedizione: La tracciabilità della posizione di un prodotto all’interno del magazzino consente di organizzare meglio le consegne e quindi di ridurre gli errori al momento della spedizione di un ordine. Il sistema di gestione del magazzino può semplificare i processi di imballaggio, trasporto e spedizione e consente un minor numero di resi da parte dei clienti.
- Migliore utilizzo dello spazio: Un WMS analizza come utilizzare lo spazio del magazzino per immagazzinare più merce in modo efficiente e organizzato. Inoltre, è in grado di calcolare le destinazioni più brevi per raggiungere la banchina di partenza o lo scaffale o di stabilire regole di precauzione per il posizionamento di un prodotto.
- Aumento della produttività: Il sistema di gestione del magazzino crea un ambiente più organizzato con un utilizzo più competente del tempo. La logistica in entrata e in uscita sarà gestita in modo efficiente con un WMS. Questo strumento può creare programmi con dati più precisi per l’arrivo delle scorte o la partenza degli ordini con il personale necessario. Questa pianificazione migliora le prestazioni lavorative quando si tratta di gestire le consegne, l’imballaggio, la ricerca di materiale all’interno del magazzino e la visualizzazione della quantità di scorte disponibili per evitare carenze nella produzione con l’aiuto dei codici univoci.
Un’azienda che conta su un WMS può anche adeguare i tempi in caso di ritardi o modifiche nella ricezione delle merci o nella spedizione degli ordini. Il sistema avanzato di pianificazione e programmazione può aiutare in modo significativo in questo compito e in altre funzioni. - Aumenta la soddisfazione dei clienti: Con l’utilizzo di un Warehouse Management System, un’azienda ottiene processi di magazzino più controllati e snelli, che consentono una consegna puntuale o più rapida di un ordine, una risposta più efficace alle incertezze nel caso in cui l’acquirente richieda informazioni sulla provenienza dell’ordine, creando clienti soddisfatti e una maggiore fedeltà all’azienda, aumentandone il buon prestigio.
Tipi di sistemi di gestione del magazzino
Esistono diverse opzioni nel mercato dei sistemi di gestione del magazzino; la comprensione di ciascuna di esse aiuterà l’azienda a scegliere quella ideale in base alle proprie esigenze e alla propria crescita. Le soluzioni WMS più diffuse sono:
- Standalone: È la più semplice e accessibile delle opzioni, poiché presenta funzioni minime. È un’opzione perfetta per gestire le operazioni di magazzino quotidiane di una piccola azienda che non gestisce grandi volumi di scorte. Un WMS standalone è un sistema indipendente che si occupa del controllo dell’inventario e delle operazioni di magazzino. Queste due funzioni contribuiscono a migliorare la catena di approvvigionamento e a mantenere i processi in ordine.
Oltre a essere un’opzione rudimentale, uno dei suoi svantaggi è che non può aiutare in altri processi logistici e difficilmente si integra con diversi tipi di software. - Integrato con l’ERP: L’integrazione di un sistema di gestione del magazzino con l’Enterprise Resource Planning (ERP) unifica i processi di magazzino con le altre funzioni dell’azienda in un’unica interfaccia. Questa unificazione consente una logistica più snella e il coordinamento delle informazioni con il resto dell’azienda.
È un ottimo investimento per le aziende in crescita che desiderano un controllo più centralizzato delle proprie attività. Ad esempio, in caso di ritardo da parte di un fornitore, un WMS integrato con l’ERP può pianificare come risolvere il problema sul posto ed essere in grado di completare un ordine in tempo. Questa opzione è perfetta per le grandi aziende e per le società di logistica di terzi (3PL) che vogliono espandersi. - WMS basato sul cloud: come indica il nome, si tratta di un WMS che funziona attraverso un servizio online (SaaS). I suoi vantaggi sono una gestione completa dei processi di conservazione e una maggiore trasparenza delle informazioni in tempo reale e a portata di mano su vari tipi di dispositivi.
Il WMS basato sul cloud è un’opzione perfetta per le piccole imprese o le start-up. Questo servizio viene fornito da un provider che riduce i costi di implementazione e installazione; l’azienda paga solo un canone mensile. Uno degli svantaggi più rilevanti è che i dati devono essere più sicuri e che, in caso di problemi di connessione, le informazioni non saranno disponibili per l’azienda. - Modulo Supply Chain: Questo tipo di sistema di gestione del magazzino è perfetto per le piccole e medie imprese con catene di approvvigionamento multiple. Facilita la gestione dei fornitori, la gestione dei fornitori e il trasporto. Oltre a svolgere le attività di base che si svolgono quotidianamente in un magazzino, come la spedizione, il prelievo e la consegna, contribuisce a migliorare il servizio ai clienti.
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Domande frequenti (FAQ)
In questa parte troverete le risposte ad alcune domande frequenti sulla soluzione Warehouse Management System e sui vantaggi dell’abbinamento con l’APS di SkyPlanner.
Che cos’è un sistema di gestione del magazzino?
Un sistema di gestione del magazzino (WMS) è uno strumento che facilita l’organizzazione, il coordinamento e l’ottimizzazione dei movimenti e delle operazioni quotidiane all’interno di un magazzino. Offre automazione e redditività, sincronizza le informazioni sui prodotti e garantisce l’allineamento dei processi agli obiettivi prefissati. Aiuta a gestire le operazioni della supply chain, fornendo dati in tempo reale per il processo decisionale e migliorando il controllo delle funzioni di magazzino.
Perché è importante un sistema di gestione del magazzino?
Un WMS è essenziale per controllare le scorte, gestire l’ubicazione dei prodotti e registrare l’entrata e l’uscita delle merci. Soddisfa le moderne esigenze dei clienti di tracciare gli ordini in tempo reale e migliora le relazioni con i clienti. Semplifica le attività di magazzino come la ricezione, la codifica, la gestione dell’inventario, i processi di imballaggio e spedizione e l’utilizzo del personale.
Quali sono i principali vantaggi di un sistema di gestione del magazzino?
Un WMS offre numerosi vantaggi, tra cui la riduzione dei costi e degli sprechi, la trasparenza dell’inventario in tempo reale, una migliore documentazione dell’inventario, una riduzione degli errori di spedizione, un migliore utilizzo dello spazio, un aumento della produttività e una maggiore soddisfazione dei clienti.
Quali sono i tipi di sistemi di gestione del magazzino disponibili?
Esistono vari tipi di soluzioni WMS, tra cui sistemi autonomi integrati con l’Enterprise Resource Planning (ERP), WMS basati su cloud e moduli per la supply chain. Ognuno di essi ha caratteristiche uniche, adatte a esigenze e dimensioni aziendali diverse.
In che modo un sistema di gestione del magazzino migliora i processi di ricezione e codifica?
Un WMS semplifica la ricezione, l’elaborazione e lo stoccaggio degli articoli, riducendo gli errori comuni ai sistemi manuali. Inoltre, facilita la codifica degli articoli, assegnando codici univoci ai prodotti per facilitarne l’identificazione e la gestione.
In che modo un sistema di gestione del magazzino aiuta la gestione dell’inventario?
Un WMS traccia accuratamente l’inventario, anche per gli ordini in transito. Fornisce una visibilità in tempo reale delle merci disponibili e della loro ubicazione, aiutando a prevenire la carenza di scorte e i colli di bottiglia della produzione.
Un sistema di gestione del magazzino può aiutare nei processi di imballaggio e spedizione?
Sì, un WMS aiuta a semplificare i processi di imballaggio, trasporto e spedizione. Elabora le informazioni di spedizione, i dettagli dell’imballaggio e le fatture e assiste nella logistica e nel trasporto, assicurando consegne puntuali e precise.
In che modo un sistema di gestione del magazzino migliora l’efficienza del personale?
Un WMS facilita la pianificazione efficiente delle attività dei lavoratori all’interno del magazzino. Migliora i tempi di risposta a fronte di cambiamenti, priorità o eventi imprevisti, risparmiando tempo, fatica e denaro.
Come può un sistema di gestione del magazzino aiutare la mia azienda a crescere?
Se l’azienda sta crescendo o vuole espandersi, un WMS può aiutare a gestire un volume maggiore di inventario e di ordini. Offre diversi vantaggi:
- Costi ridotti
- Trasparenza dell’inventario in tempo reale
- Miglioramento della documentazione d’inventario
- Meno errori di spedizione
- Migliore utilizzo dello spazio
- Aumento della produttività
Un sistema di gestione del magazzino può essere personalizzato in base alle esigenze della mia azienda?
Con APS di Skyplanner, potete personalizzare il vostro WMS in base alle esigenze specifiche della vostra azienda. Il nostro team di professionisti può assistervi nell’implementazione e nell’utilizzo di questo software per migliorare la crescita e la competitività della vostra azienda.
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