Sistema de gestión de almacenes (SGA)
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Tener un almacén de empresa bien organizado y mantenerlo así parece sencillo; sin embargo, puede convertirse en una tarea muy tediosa, sobre todo para una gran empresa que recibe grandes volúmenes de mercancía y múltiples pedidos. En un almacén se ejecutan muchos procesos, como las actividades de recepción, codificación, preparación de pedidos, expedición y muchas otras actividades que se llevan a cabo en el almacén.
Por suerte, un sistema de gestión de almacenes puede ayudar a las empresas a ahorrarse complicaciones en sus almacenes o que quieran expandirse o aventurarse en el comercio electrónico.
¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?
Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es una herramienta que ayuda a las empresas a coordinar y optimizar los movimientos y operaciones diarias de un almacén de forma automatizada, rentable y cumpliendo los objetivos marcados.
Un sistema de gestión de almacenes recopila y sincroniza información sobre qué, cuánto y dónde se encuentra cada producto dentro de la empresa, lo que ayuda a simplificar la gestión de las operaciones de la cadena de suministro de una empresa, desde el centro del almacén hasta la estantería de una tienda.
En conjunto, un SGA permite un mejor control y flujo de trabajo de las funciones del almacén con una visibilidad más transparente y actualizada.
Este flujo de información ayuda a la toma de decisiones, tanto para prevenir la escasez de material o existencias como en casos de eventos esporádicos o cambios de última hora.
Un SGA abarca desde la coordinación de la entrada y recepción de materiales y mercancías por primera vez, su almacenamiento en un lugar estratégico para una mayor fluidez del transporte, la selección del embalaje o el envío hasta el momento en que sale del almacén para su entrega y la reposición del inventario. Estas actividades sincronizadas permiten al software del Sistema de Gestión de Almacenes tener una mejor visibilidad de todos los procesos que se están llevando a cabo en el almacén en tiempo real, teniendo un mayor control de los mismos.
Este software puede utilizarse en la industria manufacturera y en grandes superficies, especialmente si se están aventurando en el comercio electrónico en busca de crecimiento. La compra en línea se está generalizando hoy en día, lo cual es otra razón por la que añadir un sistema de gestión de almacenes puede ayudar significativamente a satisfacer la demanda de los clientes.
La gestión de la cadena de suministro puede ser una herramienta crucial para el sistema de gestión de almacenes. Ayuda al SGA a planificar los niveles óptimos de inventario, determinar la ubicación excelente del espacio en función del flujo de productos y disponer de información actualizada sobre el seguimiento de los productos para evitar el exceso de existencias o las roturas de stock.
La importancia de un sistema de gestión de almacenes
Un almacén no es sólo un lugar físico donde se almacenan mercancías; una empresa necesita tener el control de las existencias, gestionar la zona donde se encuentra todo y registrar la entrada y salida de cada material o de las mercancías de la empresa. Las empresas que utilizan el método Just-in-Time pueden obtener importantes ventajas de un SGA.
No sólo las empresas se benefician de esta información. En el mundo actual, las demandas de los clientes han cambiado debido al uso de la tecnología, y ahora exigen conocer el estado de su pedido de forma actualizada, ver dónde se encuentra y tener un tiempo estimado de cuándo llegará. Compartir esta información puede mejorar las relaciones con los clientes, creando una mayor fidelidad.
Un sistema de gestión de almacenes simplifica las actividades dentro del almacén, como:
- Recepción: Antes, la gestión de almacenes se hacía a mano con papel y lápiz o utilizando hojas de cálculo propensas a errores y procesos posteriores. Al recibir o enviar mercancías en un almacén, hay que validarlas y conciliarlas con las órdenes de compra y los recibos. Con el software SGA, la recepción, el procesamiento y el almacenamiento de artículos estas funciones se convierten en una tarea sencilla. El software de planificación de necesidades de material mejora el SGA agilizando la llegada de nuevas mercancías.
- Codificación: La codificación de artículos, como su nombre indica, es un código único que se asigna a un producto para su identificación, facilitando enormemente los procesos que se llevan a cabo en el almacén. Estos códigos, que se colocan en las etiquetas, son generados por el sistema de gestión de almacenes y contienen información como el tipo de material, si puede ser peligroso y los cuidados que hay que tener, el día de caducidad, la fecha de llegada al almacén, la ubicación dentro del almacén, entre otros tipos de información. Los tipos de etiquetas más comunes son los códigos de barras, los QR y las etiquetas RFID.
- Gestión del inventario: Un sistema de gestión de almacenes realiza un seguimiento preciso del inventario, incluso con pedidos en tránsito de envío. Este software también ofrece visibilidad sobre la ubicación de la empresa y el número de mercancías disponibles. Por lo tanto, ayuda a las empresas a prevenir la escasez de existencias en función de la demanda, cumplir los pedidos y evitar los cuellos de botella en la producción.
- Procesos de embalaje y envío: Que el pedido de un cliente llegue a tiempo empieza por una buena organización de la salida desde el muelle de la empresa, un buen embalaje para que el producto llegue sin daños y la supervisión del tránsito hasta el destino correcto. Un SGA ayuda a agilizar estas funciones procesando la información de envío, el embalaje y las facturas, y prestando asistencia en la logística y el transporte.
- Empleo de personal: Un sistema de gestión de almacenes ayuda a planificar las actividades de los trabajadores dentro del almacén para que puedan ser más eficientes y ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero en estos procesos. Con un SGA, también puede mejorar el tiempo de respuesta de la plantilla en caso de cambios de última hora, prioridades y cualquier evento esporádico.
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Ventajas de un sistema de gestión de almacenes
Hay muchas razones por las que las empresas que buscan o experimentan crecimiento deberían plantearse tener un SGA. Gestionar un mayor volumen de inventario y aumentar los pedidos y entregas a realizar serán tareas sencillas si se dispone de un Sistema de Gestión de Almacenes además de otras importantes ventajas, entre las que se encuentran:
- Reduce costes y residuos: Un software de Sistema de Gestión de Almacén analiza cuáles son los lugares estratégicos; puede optimizar el tiempo colocando el stock en la ubicación ideal, como las mercancías más utilizadas en zonas más accesibles para hacer un recorrido más fluido, ayudando a operar de forma más eficiente y con menor uso de mano de obra, reduciendo costes. También puede ayudar a identificar con mayor precisión qué artículos deben venderse o cuáles deben retirarse por fecha de caducidad, evitando pérdidas a la empresa. Un buen ejemplo es un supermercado o una cadena de tiendas que manejan grandes volúmenes de almacenamiento.
- Mayor transparencia del inventario en tiempo real: Un sistema de gestión de almacenes crea un flujo de información transparente y fácil de usar para que una empresa reduzca los errores de surtido, agilice las actividades dentro del almacén y reduzca los costes operativos. Un SGA utiliza informes de inventario, tickets de recogida y traslado, facturas y embalajes de forma automatizada y actualizada mediante su procesamiento digital. Esta información adquirida por el software elimina las voluminosas hojas manuscritas difíciles de organizar o las tediosas hojas de cálculo que sólo ralentizan los procesos de la cadena de suministro al necesitar una visibilidad actualizada.
- Buena gestión de la documentación del inventario: Al disponer de un mejor registro, ya sea mediante etiquetado, código de barras u otro método, un SGA permite el flujo de información en tiempo real sobre la cantidad de material o mercancía que hay en el almacén; esto facilita su localización, saber cuándo es el momento de pedir nuevo material y no retrasar un pedido o dejar existencias olvidadas, haciendo que la empresa sea más eficiente.
- Menos errores de envío: El seguimiento de dónde se encuentra un producto dentro del almacén permite organizar mejor las entregas y, por tanto, cometer menos errores al despachar un pedido. El sistema de gestión de almacenes puede simplificar los procesos de embalaje, transporte y envío y permite reducir las devoluciones de los clientes.
- Mejor aprovechamiento del espacio: Un SGA analiza cómo utilizar el espacio del almacén para almacenar más mercancía de forma eficiente y organizada. Además, puede calcular los destinos más cortos para llegar al muelle de salida o a la estantería o establecer normas de precaución en el lugar donde debe colocarse un producto.
- Aumento de la productividad: El sistema de gestión de almacenes crea un entorno más organizado con un uso más competente del tiempo. La logística de entrada y salida serán tareas gestionadas eficazmente con un SGA. Esta herramienta permite crear calendarios con datos más precisos para la llegada de existencias o la salida de pedidos con el personal necesario. Esta planificación mejora el rendimiento del trabajo a la hora de gestionar las entregas, embalar, buscar material dentro del almacén y ver la cantidad de existencias disponibles para evitar faltas en la producción con la ayuda de los códigos únicos.
Una empresa que cuente con un SGA también puede ajustar los tiempos en caso de retrasos o cambios en la recepción de mercancías o la expedición de pedidos. El sistema avanzado de Planificación y Programación puede ayudar significativamente en esta tarea y en otras funciones. - Aumenta la satisfacción del cliente: Con el uso de un Sistema de Gestión de Almacén, una empresa obtiene procesos de almacén más controlados y ágiles, lo que permite una entrega a tiempo o más rápida de un pedido, una respuesta más eficaz a las incertidumbres en caso de que el comprador solicite información sobre la procedencia de su pedido, creando clientes satisfechos y una mayor fidelidad a la empresa, aumentando su buen prestigio.
Tipos de sistemas de gestión de almacenes
Existen varias opciones en el mercado de los sistemas de gestión de almacenes; conocer cada una de ellas ayudará a la empresa a elegir la ideal en función de sus necesidades y su crecimiento. Las soluciones de SGA más populares son:
- Independiente: Es la más básica y accesible de las opciones, ya que cuenta con funciones mínimas. Es una opción perfecta para gestionar el día a día de las operaciones de almacén de una pequeña empresa que no maneja grandes volúmenes de existencias. Un SGA autónomo es un sistema independiente que realiza tareas de control de inventario y operaciones de almacén. Estas dos funciones ayudan a mejorar la cadena de suministro y a mantener los procesos en orden.
Además de ser una opción rudimentaria, una de sus desventajas es que no puede ayudar en otros procesos logísticos y apenas se integra con distintos tipos de software. - Integrado con ERP: La integración de un sistema de gestión de almacenes con la planificación de recursos empresariales (ERP) unifica los procesos de su almacén con el resto de funciones de la empresa en una única interfaz. Esta unificación permite agilizar la logística y coordinar la información con el resto de la empresa.
Es una inversión excelente para empresas en crecimiento que buscan un control más centralizado de sus operaciones. Por ejemplo, si se produce un retraso por parte de un proveedor, un SGA integrado con el ERP puede planificar cómo resolver el problema sobre el terreno y poder finalizar un pedido a tiempo. Esta opción es perfecta para grandes empresas y empresas de logística a terceros (3PL) que quieran expandirse. - SGA en la nube: Como su nombre indica, es un SGA que funciona a través de un servicio en línea (SaaS). Sus ventajas son la gestión integral de los procesos de almacenamiento y una mayor transparencia de la información en tiempo real y al alcance de varios tipos de dispositivos.
El SGA en la nube es una opción perfecta para pequeñas empresas o empresas de nueva creación. Este servicio se realiza a través de un proveedor que reduce los costes de implantación e instalación; la empresa sólo paga una cuota mensual. Una de sus desventajas más notables es que hay que tener más seguridad con los datos y que si hay problemas de conexión, la información no estará disponible para la empresa. - Módulo de cadena de suministro: Este tipo de sistema de gestión de almacenes es perfecto para pequeñas y medianas empresas con múltiples cadenas de suministro. Facilita la gestión de proveedores, la gestión de vendedores y el transporte. Además de cumplir las tareas básicas que se realizan a diario en un almacén, como el envío, la preparación de pedidos y la expedición, ayuda a mejorar el servicio al cliente.
Optimice los procesos y el rendimiento de su almacén
Añadir un sistema de gestión de almacenes a la programación de la producción con IA de Skyplanner es una inversión inteligente que simplificará significativamente las actividades del almacén para satisfacer las demandas de sus clientes, haciendo que su empresa sea más competitiva y productiva.
El APS de Skyplanner puede ayudarle a personalizar su SGA según las necesidades de su empresa. Nuestro equipo de profesionales está listo para asistirle y ayudar a su empresa a crecer con este software. Descubra cómo Skyplanner APS puede ayudarle.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
En esta parte, puede encontrar las respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre la solución del Sistema de Gestión de Almacenes y los beneficios de emparejarlo con el APS de SkyPlanner.
¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?
Un sistema de gestión de almacenes (SGA) es una herramienta que facilita la organización, coordinación y optimización de los movimientos y operaciones diarias dentro de un almacén. Ofrece automatización y rentabilidad, sincroniza la información de los productos y garantiza que los procesos se ajusten a los objetivos fijados. Ayuda a gestionar las operaciones de la cadena de suministro, proporciona datos en tiempo real para la toma de decisiones y mejora el control de las funciones del almacén.
¿Por qué es importante un sistema de gestión de almacenes?
Un SGA es esencial para controlar las existencias, gestionar la ubicación de los productos y registrar la entrada y salida de mercancías. Satisface las demandas de los clientes modernos de seguimiento de pedidos en tiempo real y mejora las relaciones con los clientes. Simplifica actividades de almacén como la recepción, la codificación, la gestión de inventarios, los procesos de embalaje y envío, y el uso del personal.
¿Cuáles son las principales ventajas de un sistema de gestión de almacenes?
Un SGA ofrece numerosas ventajas, como la reducción de costes y residuos, la transparencia del inventario en tiempo real, la mejora de la documentación del inventario, la disminución de los errores de envío, la mejor utilización del espacio, el aumento de la productividad y la mejora de la satisfacción del cliente.
¿Qué tipos de sistemas de gestión de almacenes existen?
Existen varios tipos de soluciones de SGA, como los sistemas autónomos integrados en la planificación de recursos empresariales (ERP), los SGA basados en la nube y los módulos de cadena de suministro. Cada una de ellas tiene sus propias características, adecuadas a las diferentes necesidades y tamaños de las empresas.
¿Cómo mejora un sistema de gestión de almacenes los procesos de recepción y codificación?
Un SGA agiliza la recepción, el procesamiento y el almacenamiento de artículos, reduciendo los errores habituales de los sistemas manuales. También facilita la codificación de artículos, asignando códigos únicos a los productos para facilitar su identificación y gestión.
¿Cómo ayuda un sistema de gestión de almacenes a la gestión de inventarios?
Un SGA realiza un seguimiento preciso del inventario, incluso de los pedidos en tránsito. Proporciona visibilidad en tiempo real de las mercancías disponibles y su ubicación, lo que ayuda a evitar la escasez de existencias y los cuellos de botella en la producción.
¿Puede un sistema de gestión de almacenes ayudar en los procesos de embalaje y envío?
Sí, un SGA ayuda a agilizar los procesos de embalaje, transporte y expedición. Procesa la información de envío, los detalles de embalaje y las facturas, y ayuda con la logística y el transporte, garantizando entregas puntuales y precisas.
¿Cómo mejora la eficiencia del personal un sistema de gestión de almacenes?
Un SGA facilita la planificación eficaz de las actividades de los trabajadores dentro del almacén. Mejora el tiempo de respuesta ante cambios, prioridades o imprevistos, ahorrando tiempo, esfuerzo y dinero.
¿Cómo puede un sistema de gestión de almacenes ayudar a mi empresa a crecer?
Si su empresa está creciendo o quiere expandirse, un SGA puede ayudarle a gestionar un mayor volumen de inventario y pedidos. Ofrece varias ventajas:
- Costes reducidos
- Transparencia de inventario en tiempo real
- Mejora de la documentación del inventario
- Menos errores de envío
- Mejor aprovechamiento del espacio
- Aumento de la productividad
¿Se puede adaptar un sistema de gestión de almacenes a las necesidades de mi empresa?
Con el APS de Skyplanner, puede personalizar su SGA de acuerdo con las necesidades únicas de su empresa. Nuestro equipo de profesionales puede ayudarle a implantar y utilizar este software para mejorar el crecimiento y la competitividad de su empresa.
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