Mejorar la gestión de inventarios para la fabricación

Evitar sanciones por retrasos en la fabricación es una de las mayores prioridades de los planificadores de producción. Imagina que estás supervisando un proyecto crucial para un cliente importante. Todo parece ir por buen camino hasta que te das cuenta de que falta un componente crítico en tu inventario y tienes que detener ese pedido. Se hacen llamadas frenéticas a los proveedores para ver si es posible conseguir ese material, pero no llegará hasta dentro de semanas. Ahora, no sólo se incumplen los plazos, sino que la empresa se enfrenta a fuertes sanciones, daños a la reputación y, lo peor de todo, un cliente insatisfecho.

¿Te suena? Si te dedicas a la fabricación, es probable que te hayas enfrentado a este escenario de pesadilla más de una vez. Una mala gestión del inventario en la fabricación, creada por errores de planificación manual, falta de datos en tiempo real y otros factores, puede provocar costosas roturas de stock o exceso de existencias, que pueden sumir en el caos incluso a las operaciones más organizadas. La buena noticia es que esta pesadilla es totalmente evitable.

En este artículo exploraremos por qué es tan esencial la gestión de inventarios en la fabricación, las herramientas y estrategias que puedes utilizar para mejorarla, y cómo la adopción de las prácticas adecuadas puede ayudarte a evitar errores costosos y a asegurarte de que tus operaciones funcionan como un reloj.

¿Qué es la Gestión de Inventarios para la Fabricación?

La gestión de inventarios para la fabricación es el proceso de supervisar los pedidos, el almacenamiento y el uso de materias primas, componentes y productos acabados. Este proceso incluye el seguimiento de los niveles de inventario, la gestión de las ubicaciones de las existencias y la garantía de que los productos adecuados estén disponibles cuando se necesiten. Este enfoque permite a los fabricantes mantener el equilibrio evitando las roturas de stock, el exceso de existencias o que el inventario obsoleto se quede en las estanterías sin ningún propósito.

En conjunto, la gestión de inventarios para la fabricación es algo más que llevar la cuenta de lo que hay disponible. Se trata de comprender todo el ciclo de vida de los materiales y productos, desde que entran en las instalaciones hasta que salen como productos acabados listos para ser entregados al cliente.

Una buena gestión del inventario se alinea con la previsión de la demanda, la coordinación y comunicación con los proveedores, y la garantía de que los planes de producción se desarrollan sin problemas ni retrasos. Por suerte, una de las ventajas de un sistema APS es que ayuda a mejorar la gestión del inventario y facilita este proceso. Este enfoque ayuda a controlar y reducir los costes, favorece una programación más fluida de la producción y mejora la satisfacción del cliente, lo que conduce a un crecimiento empresarial a largo plazo.

¿Cómo funciona la Gestión de Inventarios en la Fabricación?

1. Recepción del Inventario: El proceso comienza cuando se recibe el inventario de los proveedores. Los productos entrantes se inspeccionan para garantizar su calidad y precisión. Comparar las cantidades entregadas con los pedidos de compra es crucial para evitar retrasos en la producción.
2. Almacenamiento del inventario: Tras la inspección, los productos se almacenan en sus zonas designadas. Una organización adecuada en esta fase garantiza una recuperación rápida y fácil cuando sea necesario.
3. Gestión de pedidos de clientes: Cuando los clientes hacen pedidos, la persona encargada hace un seguimiento y asigna el inventario. Esto implica actualizar los niveles de existencias y preparar los artículos necesarios para su cumplimiento.
4. Cumplimentación y envío de pedidos: El siguiente paso consiste en seleccionar, empaquetar y enviar los productos correctos a los clientes. El cumplimiento puntual ayuda a mantener la satisfacción del cliente, crea una buena reputación y evita sanciones por retrasos.
5. Auditorías de inventario: Las auditorías periódicas garantizan que el inventario físico coincide con los registros del sistema. Las auditorías ayudan a evitar problemas como el exceso de existencias, la escasez de inventario o el extravío de artículos.
6. Reordenación del inventario: El último paso consiste en reordenar las existencias cuando los niveles alcanzan un umbral predefinido. Esto garantiza que los materiales se repongan antes de que se agoten, manteniendo la producción en marcha sin interrupciones.

¿Cuáles son los 5 elementos de la gestión de inventarios?

Previsión de la demanda: Se trata de predecir lo que querrán los clientes en el futuro. Se estudian las tendencias y los datos para calcular qué cantidad de un producto comprará la gente, de modo que la empresa no acabe teniendo demasiado o demasiado poco.

Planificación del inventario: Aquí se trata de calcular exactamente la cantidad de producto que necesitas tener a mano. No quieres quedarte sin nada, pero tampoco quieres tener demasiado. Debes tener en cuenta aspectos como el tiempo que se tarda en conseguir más, tener un poco más por si acaso y la frecuencia con la que tienes que volver a hacer pedidos.

Seguimiento y control del inventario: Esto significa vigilar las existencias en todo momento. Controlas lo que entra, lo que sale y te aseguras de que no se pierde ni se roba nada. Si algo falla, lo arreglas.

Adquisición: Esto es básicamente la parte de compras. Pides lo que necesitas para que el negocio funcione sin problemas. Te aseguras de que los productos llegan de tus proveedores a ti y están listos para satisfacer la demanda de los clientes.

Optimización del inventario: Se trata de asegurarte de que funcionas eficientemente. Buscas formas de gastar menos en inventario, pero que las cosas sigan moviéndose con rapidez. Tal vez reduzcas la cantidad de cosas almacenadas o encuentres una forma de venderlas más rápido, ya sea mediante ofertas o racionalizando su fabricación. Se trata de ahorrar dinero y aumentar las ventas.

3 técnicas utilizadas para la gestión de inventarios

Estrategia de empuje: Es cuando las empresas se abastecen de productos basándose en previsiones de demanda. Predicen lo que necesitarán los clientes; un ejemplo fácil sería una tienda que pidiera muchas parrillas en verano. Funciona bien si puedes predecir la demanda con exactitud.

Estrategia pull: En este caso, las empresas sólo encargan los productos cuando los clientes los compran, como cuando se hacen los vestidos de novia después de que la novia los encargue. Es genial para artículos especiales o caros, pero no para productos cotidianos que la gente quiere rápido.

Estrategia Justo a Tiempo (JIT): Esta estrategia consiste en ser innovador y eficiente. No gastas dinero ni ocupas espacio en cosas que aún no necesitas. En su lugar, pides o fabricas productos sólo cuando estás listo para venderlos. El JIT ayuda a ahorrar dinero y evita tener cosas de más por ahí. Sin embargo, el inconveniente es que puedes quedarte sin existencias si tus proveedores no son fiables, lo que significa clientes descontentos. Por tanto, funciona muy bien cuando todo va sobre ruedas, pero necesitas que todo esté a tiempo.